Der Fuhrpark steht in einem Unternehmen nicht nur für Mobilität und Transportorganisation. Fahrzeuge können Motivation für Mitarbeiter und Imageträger sein – und sie sind ein Kostenfaktor. Geschäftsführung, Kollegen und Dienstleister haben jeweils unterschiedliche Erwartungen. Diesen zu entsprechen und sie bestmöglich zu koordinieren, ist Aufgabe des Fuhrparkleiters.

Know-how in vielen Gebieten gefragt

Das Aufgabenfeld im Fuhrpark ist vielfältig. Autos müssen beschafft, Mitarbeiter eingewiesen und Fahrer betreut werden. Dazu kommen die Koordination mit der Werkstatt, das Aushandeln von Verträgen, Schadenmanagement, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die Abwicklung mit der Versicherung und der Überblick über die Kosten – um nur die wesentlichsten Posten zu nennen.

Diese Aufgaben scheinen fast gleichgewichtig den Alltag zu prägen. Denn danach gefragt, welche Tätigkeit die meiste Zeit in Anspruch nimmt, liegen die Antworten dicht beieinander: Fahrzeugbeschaffung/-austausch liegt vorn, direkt gefolgt von Werkstatt, Fahrerbetreuung und Schadenmanagement.

Zertifizierte Fuhrparkmanager in der Minderheit

Man sollte erwarten, dass sich in einem Beruf mit einem so breiten Aufgabenspektrum eine entsprechende Qualifikation zum Flottenbeauftragten langfristig durchsetzt. In der Regel jedoch fehlt diese. Das kann man bei Unternehmen mit ein bis neun Fahrgeräten noch nachvollziehen. Alle Befragten erledigten hier diese Aufgabe zusätzlich im Rahmen einer anderen Tätigkeit. Auch in der Kategorie bis 49 Fahrzeuge wird einer Qualifizierung offenbar noch wenig Bedeutung zugeschrieben, weniger als fünf Prozent sind zertifiziert. Selbst bei 50 und mehr Autos oder Transportern hat nur jeder Zehnte eine entsprechende Fortbildung.

Das wundert insofern, da bei dieser Fuhrparkgröße offenbar erkannt wurde, dass sich diese vielfältigen Aufgaben nicht mehr nebenbei erledigen lassen. Etwa ein Drittel der Befragten sind hauptberufliche Fuhrparkmanager – aber auch nicht mehr. Bei Unternehmen mit bis zu 49 Fahrzeugen schrumpft der Anteil auf unter 5 Prozent.

Professionelles Kostenmonitoring bleibt rar

Ein wesentlicher Faktor für Firmen sind die Kosten. Bewährt haben sich Exceltabellen, um Ausgaben zu protokollieren. Überblick und Transparenz sind damit allerdings schwierig, mit wachsender Flottengröße eine Herkulesaufgabe. Gezieltes Monitoring der Gesamtkosten (Total Cost of Ownership – TCO) mit entsprechender Software ist die Lösung. Ganz klar, wer wenige Gefährte betreut, kommt meist noch ohne Spezialsoftware aus. Nur knapp ein Drittel der Befragten mit Fuhrparks bis 49 Fahrzeugen arbeiten bereits mit TCO-Monitoring. In der nächstgrößeren Flottenkategorie sind es schon nahezu 50 Prozent. Erstaunlich ist aber, dass auf der anderen Seite in beiden Flottengrößen rund zwei Drittel beziehungsweise zwei Fünftel das Thema „vorerst“ gar nicht in der Planung haben, obwohl sich damit Effizienzoptionen gut aufspüren ließen.

Die umfassenden Ergebnisse sind auf rund 130 Seiten im Dataforce Standardwerk Fuhrparkmanagement 2019 übersichtlich zusammengefasst, mit vielen Schaubildern und detaillierten Bewertungen von 18 Automobilmarken. Neben der Fahrzeuganschaffung werden Personalausstattung, Pkw-Nutzung, TCO, Softwareanwendungen und Weiteres ebenso beleuchtet wie die Car Policy.