Muster einer Car Policy  

CAR POLICY

der Firma YX (genaue Bezeichnung und Zusatz z.B. laut Handelsregister GmbH, AG , usw).

über die dienstliche und private Nutzung von Dienstwagen für Mitarbeiter/innen sämtlicher Niederlassungen in Deutschland.

A Allgemeine Regelungen

Diese Car Policy regelt als Dienstwagenordnung die dienstliche und private Nutzung von Dienstwagen / Geschäftsfahrzeugen der in Deutschland bei der Firma YX angestellten Mitarbeiter/innen (nachfolgend: „Mitarbeiter“).

I. Anspruch auf einen Dienstwagen

Der Mitarbeiter erhält einen Anspruch auf Nutzung eines Dienstwagens durch eine Nutzungsüberlassungsregelung im Arbeitsvertrag oder durch gesonderte Dienstwagenüberlassungsvereinbarung neben dem Arbeitsvertrag oder eine entsprechende schriftliche Zusage.

II. Fahrzeug-Typen / Referenzfahrzeuge

Die Firma YX wählt jeweils Fabrikat, Typ und Ausstattung der Dienstfahrzeuge aus. Mit dieser Aufgabe wird das Fuhrparkmanagement der Firma YX betraut. Die für die verschiedenen Führungs- und Tätigkeitsbereiche wählbaren Fahrzeuge und Fahrzeugsausstattungen ergeben sich derzeit aus der Anlage A zu dieser Car Policy in der jeweils gültigen Fassung.

III. Sonderausstattung / Zuzahlung

Die Mitarbeiter stimmen ihre Wünsche betreffend die Ausstattung und Sonderausstattung vor der Bestellung eines Neufahrzeugs bzw. in anderen Fällen vor der Übergabe des jeweiligen Fahrzeugs mit dem Fuhrparkmanagement der Firma YX ab. Die Tragung der Kosten für die Grundausstattung richtet sich nach Ziffer B IV 1 dieser Richtlinie; die Kostentragung für die individuellen Ausstattungswünsche (Sonderausstattung) richtet sich nach Ziffer B IV 2 dieser Richtlinie.

B Nutzungsregelungen

Die Nutzung des Dienstfahrzeugs für dienstliche und private Zwecke ist wie folgt geregelt:

I. Dienstliche Nutzung

Die dienstliche Nutzung des überlassenen Geschäftsfahrzeugs hat grundsätzlich Vorrang vor der Nutzung anderer Reisemittel. Die Benutzung anderer Reisemittel muss in jedem Einzelfall vom jeweiligen Vorgesetzten vor Reiseantritt/Fahrtantritt genehmigt werden. Die Kosten der Nutzung eines anderen Kraftfahrzeugs anstelle des überlassenen funktionsfähigen Dienstwagens werden nicht erstattet. Die dienstliche Nutzung des Geschäftsfahrzeugs im Ausland (außerhalb der Bundesrepublik Deutschland) ist jeweils vor Antritt der Dienstreise mit dem Fuhrparkmanagement abzustimmen.

Die Überlassung des Dienstwagens zu dienstlichen Zwecken an einen anderen Mitarbeiter der Firma YX ist zulässig, soweit der andere Mitarbeiter nicht selbst über einen einsatzfähigen Dienstwagen verfügt. Dies ist dem Fuhrparkmanagement anzuzeigen.

II. Regelung der Privatnutzung

Das Dienstfahrzeug wird dem Mitarbeiter auch für private Zwecke überlassen; er darf das Fahrzeug privat und ohne Kilometerbegrenzung nutzen. Dies gilt sowohl für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie für sonstige Privatfahrten.

Soweit die dienstliche/geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs nicht eingeschränkt wird, ist die Benutzung des Dienstfahrzeugs durch die im Haushalt des Mitarbeiters lebenden volljährigen Familienangehörigen oder nichteheliche Lebenspartner unter der Voraussetzung erlaubt, dass diese im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Der Mitarbeiter hat sich stets vor der Fahrzeugüberlassung an diese Personen vom Vorliegen der Fahrerlaubnis und von der Fahrtüchtigkeit dieser Personen zu vergewissern; er haftet gegenüber der Firma YX und sonst für ein unerlaubtes Fahren durch diese Personen.

Eine Überlassung des Dienstwagens an andere als die vorgenannten Personen ist verboten. Sollte der Mitarbeiter entgegen dieser Regelung das Dienstfahrzeug Dritten überlassen, haftet er für alle Schäden, die durch die verbotene Nutzung eintreten.

Die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs im Ausland (außerhalb der Bundesrepublik Deutschland) ist mit dem Fuhrparkmanagement abzustimmen.

III. Dauer der Nutzung

1. Beginn des Arbeitsverhältnisses, Ausfall des Dienstwagens

Der Mitarbeiter einen Anspruch auf Überlassung eines Dienstwagens mit Abschluss der entsprechenden Vereinbarung (s.O.). Besteht danach bereits ein Anspruch auf einen Dienstwagen und steht das bestellte neue Dienstfahrzeug noch nicht zur Verfügung, erhält der Mitarbeiter für die Wartezeit bis zur Auslieferung des Dienstfahrzeugs ein vergleichbares Ersatzfahrzeug (Interimsfahrzeug). Steht firmenintern kein Ersatzfahrzeug zur Verfügung, wird die entgangene Nutzung in Geld abgegolten.

Für den Fall, dass ein Dienstfahrzeug unfallbedingt ausfällt oder anderweitig aus vergleichbaren Gründen, die der Mitarbeiter nicht zu vertreten hat, nicht einsatzfähig ist, wird dem Mitarbeiter nach Abstimmung mit dem Fuhrparkmanagement entweder die Nutzung des Privatfahrzeugs zu dienstlichen Zwecken gestattet oder ein gemietetes Ersatzfahrzeug zur Verfügung gestellt.

2. Ende des Arbeitsverhältnisses

Der Anspruch auf die Nutzung des Dienstwagens besteht nur für die Dauer des Bestehens des Arbeitsverhältnisses des Mitarbeiters bei der Firma YX und endet spätestens mit Beendigung dieses Arbeitsverhältnisses.

3. Herausgabepflichten vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Firma YX berechtigt, die Herausgabe des Dienstwagens in den nachfolgend aufgezählten Fällen vom Mitarbeiter zu verlangen:

* nach einer verhaltensbedingten Kündigung, sofern der Mitarbeiter gleichzeitig von der Verpflichtung zur Arbeitsleitung freigestellt wird;
* nach Ausspruch einer Freistellung, selbst wenn nicht vorher oder gleichzeitig eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses ausgesprochen wurde;
* in allen übrigen in dieser Richtlinie abschließend aufgezählten Fällen, in denen das Nutzungsrecht zeitweilig oder dauerhaft entfällt.

4. Sonderfälle (Teilzeit; Mutterschutz/ Elternzeit, Krankheit, ruhendes Arbeitsverhältnis)

a) Teilzeit

Teilteilzeitbeschäftigte Mitarbeiter haben Anspruch auf einen Dienstwagen wie vollzeitbeschäftigte Mitarbeiter. Die anteilige Differenz des geldwerten Vorteils auf der Basis der lohnsteuerrechtlichen 1-%-Methode (ohne den pauschalierten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zwischen Vollzeit und Teilzeit ist vom Mitarbeiter zu tragen. Die Erstattung wird durch Abzug vom Lohn vorgenommen.

b) Mutterschutz/Elternzeit

Unterliegt eine Mitarbeiterin den Bestimmungen des Mutterschutzgesetzes, ist sie verpflichtet, den Dienstwagen für die Dauer der Mutterschutzfrist vor und nach der Entbindung an die Firma YX herauszugeben. Während dieser Zeit besteht jedoch Anspruch auf Nutzungsausfall. Gleiches gilt, wenn ein Mitarbeiter Elternzeit in Anspruch nimmt.

c) Krankheit, ruhendes Arbeitsverhältnis

In Fällen von längerer Krankheit und vergleichbaren Abwesenheitszeiten ist der Mitarbeiter mit Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraumes verpflichtet, den Dienstwagen herauszugeben. Ein Nutzungsausfall-Anspruch besteht in diesem Fall nicht. Entsprechendes gilt, wenn das Arbeitsverhältnis in sonstigen Fällen ohne den vollen Entgeltanspruch ruht.

5. Fahrzeugwechsel

Die Dauer der Nutzung des überlassenen Dienstfahrzeugs ist abhängig vom jeweiligen Fahrzeugtyp und von den Bestimmungen des Leasingvertrags und ergibt sich aus den Einzelheiten der Anlage A zu dieser Car Policy. Bestehen die Voraussetzungen für eine Dienstwagen-Nutzung weiter fort, ist der Mitarbeiter berechtigt, nach Anstimmung mit dem Fuhrparkmanagement ein anderes neues Fahrzeug zu ordern. Die Bestellung eines solchen Nachfolgefahrzeugs hat mindestens 3 Monate vor Ablauf der Nutzungsdauer des vorherigen Fahrzeugs zu erfolgen.

Beabsichtigt der der Mitarbeiter, das von ihm genutzte Dienstfahrzeug nach Ablauf des Leasingvertrags in sein Privatvermögen zu übernehmen, hat er dies rechtzeitig mit dem Fuhrparkmanagement abzustimmen und im Einzelnen zu regeln. Übernimmt der Mitarbeiter den Dienstwagen nicht, so hat er diesen in verkehrstauglichem und gepflegtem Zustand an das Fuhrparkmanagement der Firma YX zurück zu geben. Über die Fahrzeugrückgabe wird in Anwesenheit des Mitarbeiters ein Rückgabeprotokoll erstellt, von dem der Mitarbeiter eine Abschrift erhält. Die Kosten für Schäden anlässlich der Fahrzeugrückgabe sind wie folgt verteilt: übliche Verschleißerscheinungen wie kleinere Kratzer sind nicht vom Mitarbeiter zu beheben bzw. bezahlen. Darüber hinausgehende stärkere Schäden (Beulen, Dellen, starke Kratzer usw.) sind von einer Vertragswerkstatt beheben zu lassen und vom Mitarbeiter zu bezahlen bzw. zu erstatten.

IV. Kosten der Fahrzeugüberlassung

1. Kostenerstattung durch die Firma YX

Die Firma YX erstattet dem Mitarbeiter gegen Vorlage entsprechender Kostenbelege folgende Kosten, sofern diese Positionen nicht ohnehin bereits von der Firma YX bezahlt worden sind:

* Treibstoff (nur bei Abrechnung über Firmentankkarte);
* Motoröl, Frostschutzmittel und ähnliche Betriebsstoffe (nur bei Abrechnung über Firmentankkarte);
* Kosten der Fahrzeuginnen- und -außenreinigung bis zur Höhe von 25 Euro netto monatlich;
* Reparatur- und Servicekosten in der Vertragswerkstatt;
* GEZ- /Rundfunkgebühren für das im Dienstfahrzeug befindliche Autoradio;
* Kfz-Steuer.

2. Nicht erstattungsfähige Kosten

Kosten für Parkgebühren, Garagenmiete oder anderweitige Stellplatzkosten sowie Verwarnungsgelder, Geldbußen, Geldstrafen, Abschleppkosten und vergleichbare Sanktionsgebühren und –kosten werden nicht erstattet. Ferner werden nicht erstattet Kosten für Treibstoff, Öl, anderweitige Betriebsstoffe und Reinigungskosten, die anlässlich privater Auslandsreisen entstehen.

3. Nutzungsausfall-Anspruch

Der Mitarbeiter hat Anspruch auf Nutzungsausfall in den Fällen, in welchen dem Mitarbeiter nach dieser Car Policy, einer vertraglichen Zusage im Arbeitsvertrag oder separaten Dienstwagenüberlassungsvertrag, zwingenden vorrangigen gesetzlichen Regelungen oder durch rechtskräftiges Urteil einen Geldanspruch als Ersatz für die entgangene private Nutzungsmöglichkeit des Dienstfahrzeugs zusteht.

Dieser berechnet sich wie folgt: für jeden Kalendertag erhält der Mitarbeiter 1/30 (ein Dreißigstel) von 1 % des Bruttolistenpreises des ihm zustehenden Dienstfahrzeugs. Bei Teilzeitbeschäftigung reduziert sich dieser Nutzungsausfallanspruch entsprechend dem reduzierten Arbeitszeitanteil im Verhältnis zur Vollzeitbeschäftigung.

Der Nutzungsausfall-Anspruch fällt als Bruttoentgeltanspruch unter die gesetzlichen Vorschriften über die Lohnsteuer und die Sozialversicherungspflicht. Der Mitarbeiter hat daher die darauf entfallende Lohnsteuer sowie die anfallenden Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung zu tragen.

V. Versicherung, Haftungsausschluss für nicht versicherte Gegenstände

Die Firma YX versichert das Dienstfahrzeug auf Basis einer Vollkasko-Versicherung. Darüber hinaus schließt die Firma YX eine Insassen-Unfall-Versicherung ab. Die Firma YX trägt im Schadensfalle die Kosten einer eventuellen Selbstbeteiligung bei den vorgenannten Versicherungen.

Die Firma YX haftet nicht für die vom Versicherungsschutz nicht abgedeckten dienstlichen oder privaten Gegenstände im Dienstwagen, falls diese im Falle eines Diebstahls abhanden kommen oder anlässlich eines anderen äußeren Ereignisses beschädigt werden.

VI. Haftung und Verantwortung, Fahrerlaubnis

Mit der Übergabe des Dienstfahrzeugs an den Mitarbeiter geht die Verantwortung für das Fahrzeug auf diesen über. Er ist zum Besitz des Fahrzeugs im Rahmen dieser Car Policy berechtigt. Weitere Pflichten in Bezug auf die Nutzung des Dienstwagens ergeben sich ebenfalls aus dieser Car Policy und darüber hinaus auch aus den jeweils geltenden vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen.

Der Mitarbeiter sowie die weiteren Nutzungsberechtigten im Sinne der Ziffer B II. haften als Fahrer gegenüber dritten Personen (z.B. Insassen und sonstige Personen) grundsätzlich uneingeschränkt.

Im Verhältnis zur Firma YX haftet der Mitarbeiter nur im Falle von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Diese Haftung besteht auch im Falle der Duldung des Fahrens durch berechtigte Dritte oder unberechtigte Personen.

Der Mitarbeiter und seine haushaltsangehörigen nutzungsberechtigten Personen müssen bei jeder Fahrt im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sein. Selbst ein nur vorübergehender Verlust der Fahrerlaubnis durch den Mitarbeiter berechtigt die Firma YX und das von diesem beauftragte Fuhrparkmanagement zur sofortigen Entziehung des Dienstfahrzeuges. In einem solchen Fall hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf Nutzungsausfall-Entschädigung.

VII. Verhalten bei Unfällen

Bei Unfällen muss der jeweilige Fahrer des Dienstwagens die Polizei hinzuziehen, wenn und soweit über offensichtliche Bagatellschäden hinaus gehenden Schadensfolgen bestehen oder zu befürchten sind. Dem Mitarbeiter, den berechtigten Dritten und den vom Mitarbeiter geduldeten Fahrern ist es verboten, am Unfallort Schuldanerkenntnisse abzugeben.

Der Mitarbeiter bzw. der berechtigte Fahrer ist insbesondere dafür verantwortlich, dass anlässlich eines Unfalls von ihm folgende Feststellungen getroffen werden:

* Name, Vorname und Anschrift des Unfallgegners und weiterer Unfallbeteiligter
* Name und Versicherungsnummer der Haftpflichtversicherung der beteiligten Fahrzeuge
* Fahrzeug-Kennzeichen (Nummernschild) des Unfallgegners
* Name, Vorname und Anschrift von Zeugen am Unfallort.

Der Mitarbeiter darf das verunfallte Dienstfahrzeug erforderlichenfalls zur nächstgelegenen Vertragswerkstatt abschleppen lassen. Dem Mitarbeiter ist es dabei untersagt, eine Abtretung von etwaigen Ersatzansprüchen gegen Dritte an Werkstätten, Kfz-Sachverständige, Versicherungen oder anderweitige Dritte vorzunehmen.

Der Mitarbeiter hat das Fuhrparkmanagement nach einem Unfall mit dem Dienstfahrzeug unverzüglich, spätestens aber an dem auf den Unfall folgenden Werktag von dem Unfall zu unterrichten. Dem Fuhrparkmanagement sind die von diesem angeforderten Informationen und Unterlagen zu übermitteln. Der Mitarbeiter ist auch im Falle des Diebstahls des Dienstfahrzeugs oder etwaigen Einbrüchen in den Dienstwagen verpflichtet, das Fuhrparkmanagement zu informieren.

VIII. Freihaltung von Rechten Dritter

Der Mitarbeiter ist verpflichtet, den überlassenen Dienstwagen stets von Rechten Dritter freizuhalten. Er darf das Fahrzeug insbesondere nicht verkaufen, vermieten, verleihen, verpfänden, sicherungsübereignen oder sonst mit Rechten Dritter belasten.

IX. Hinweis auf arbeitsrechtliche Folgen bei Pflichtverstößen

Die Firma YX behält sich vor, Verstöße des Mitarbeiters gegen diese Car Policy mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen wie Abmahnung, Kündigung, und Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen zu sanktionieren.

Mit Sanktionen ist insbesondere zu rechnen bei Verkehrsverstößen und Verkehrsstraftaten (Fahren ohne Fahrerlaubnis, Duldung des Fahrens ohne Fahrerlaubnis durch unberechtigte Dritte), Verstößen gegen Halterpflichten (Fahren oder Dulden des Fahrens durch berechtigte Dritte in offenkundig fahruntüchtigem Zustand (Alkoholgenuss, Drogenkonsum, Übermüdung etc.), sowie Verstöße durch die grobe Vernachlässigung des Fahrzeugzustandes (z.B. Unterlassen von Pflege, Wartung und/oder Inspektionen).

C Besteuerung / Lohnsteuer

Die Überlassung des Dienstfahrzeugs wird steuerlich wie folgt behandelt.

I. Versteuerung des geldwerten Vorteils

Der geldwerte Vorteils für die Privatnutzung des Dienstwagens wird nach Pauschalbeträgen versteuert. Diese richten sich nach den jeweils gültigen steuerrechtlichen Bestimmungen.

II. Mitteilungspflichten des Mitarbeiters

Jeder Nutzer eines Dienstwagens ist verpflichtet, steuerrechtlich relevante Änderungen in Bezug auf die Dienstwagennutzung unverzüglich und unaufgefordert dem zuständigen Fuhrparkmanagement mitzuteilen.

Der Mitarbeiter hat insbesondere mitzuteilen:

o die Änderung der Wohnanschrift,
o die Begründung, Änderung oder Aufgabe einer doppelten Haushaltsführung,
o der Verlust des Dienstwagens,
o der Verlust der Fahrerlaubnis.

D Geltungsumfang der Car Policy

I. Verhältnis zum Individual-Arbeitsvertrag

Diese Car Policy ist in ihrer jeweils gültigen Fassung Bestandteil aller Arbeitsverträge.

II. Zeitliche Geltungsdauer und Änderungen der Car Policy

Diese Car Policy ist für unbestimmte Dauer gültig.

Die Firma YX ist berechtigt, diese Car Policy jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise zu ändern oder aufzuheben.

Firma YX, Ort, den [DATUM]

Anlage A

zur CAR POLICY der Firma YX (genaue Bezeichnung und Zusatz z.B. laut Handelsregister GmbH, AG , usw) über die dienstliche und private Nutzung von Dienstwagen für Mitarbeiter/innen sämtlicher Niederlassungen in Deutschland vom [DATUM].

Fahrzeug- und Ausstattungsliste für verschiedenen Führungs- und Tätigkeitsbereiche

((Die Fahrzeug- und Ausstattungsliste dieser Anlage müssen Sie für nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens selbst festlegen))