Risiko richtig managen
<p> Das Ausscheiden eines Mitarbeiters ist für den Fuhrparkleiter in der Regel ein schwer abzuschätzendes Risiko. Was passiert mit dem Dienstwagen? Welche Vorsorge kann getroffen werden? Flottenmanagement beantwortet diese und weitere wichtige Fragen.</p>
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Entscheidet sich das Unternehmen bei einem Leasingfahrzeug aufgrund des Ausscheidens eines Mitarbeiters für eine vorzeitige Rückgabe, liegen Vertragswert und Zeitwert des Dienstwagens meist weit auseinander. So entstehen dann entsprechend hohe Rückgabekosten. Wird ein User-Chooser-Fahrzeug im Fuhrpark behalten, aber nicht genutzt, ist es nicht mehr am wirtschaftlichen Ertrag beteiligt und kostet darüber hinaus auch weiterhin bares Geld. So bezifferte die Versicherung BNP Paribas Cardif die monatlichen Kosten auf 485 Euro pro Fahrzeug (Stand: September 2013). Ebenfalls nicht immer ganz einfach: die Abwicklung der Fahrzeugrückgabe mit dem Mitarbeiter. Doch all diese Schwierigkeiten müsssen nicht sein. Worauf muss also geachtet werden, wie sieht die rechtliche Grundlage aus und wie kann man entsprechend vorsorgen?
Vertragliche Regelung bei Ausscheiden
Im Dienstwagenüberlassungsvertrag sollte geregelt sein, was mit dem Fahrzeug nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen passiert. So kann der Dienstwagenberechtigte nach Verlassen des Unternehmens verpflichtet oder berechtigt sein, das Fahrzeug zu übernehmen. Doch Vorsicht: Denn ein Mitarbeiter kann nicht rechtlich wasserdicht dazu verpflichtet werden, den Leasingvertrag bei seinem Ausscheiden zu übernehmen. So sei dies zum einen arbeitsrechtlich unsicher und zum anderen müsse die Leasinggesellschaft stets einer Vertragsübernahme zustimmen, was nicht erzwungen werden könne, erläutert die Steuerkanzlei Dienes + Weiß.
Entscheidet sich der ausscheidende Arbeitgeber gegen die Fahrzeugübernahme oder das Fahrzeug kehrt automatisch in die Flotte zurück, kann das Kfz Dritten verkauft oder an einen anderen Dienstwagenberechtigten weitergegeben werden. Dann ist beispielsweise auch eine Nutzung als Interimsfahrzeug möglich, sprich, dass es übergangsweise ein Mitarbeiter nutzen kann, dem ein Dienstwagen zusteht, der aber noch nicht verfügbar ist.
Wenn der Mitarbeiter willens und finanziell in der Lage dazu ist, seinen Dienstwagen zu kaufen, kann er ihn an das Unternehmen vermieten und die Firma überlässt ihm das Fahrzeug in der Folge wieder als Dienstwagen. Dieses eher seltene Konstrukt ist steuerlich anerkannt und löst das Problem, dass beim Ausscheiden des Mitarbeiters womöglich ein überflüssiges Auto im Fuhrpark steht. Der Mietvertrag wird dann automatisch mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters beendet. Die Miete, die an den Mitarbeiter gezahlt wird, gehört nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern wird steuerlich getrennt gesehen, erklärt die Steuerkanzlei Dienes + Weiß.
Bei einer fristlosen Kündigung sieht es wiederum anders aus. Rechtsanwalt Lutz D. Fischer verdeutlicht: Ist ein Arbeitsverhältnis außerordentlich fristlos gekündigt, ist ein dem Arbeitnehmer überlassener Dienstwagen – auch ohne entsprechende vertragliche Regelung – regelmäßig mit Kündigungszugang an den Arbeitgeber zurückzugeben, und zwar unabhängig davon, ob das Fahrzeug auch zur Privatnutzung überlassen worden ist oder nicht.
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Versicherung
Zahlreiche Versicherungen bieten in Zusammenarbeit mit Leasinggesellschaften verschiedene Angebote zur Vermeidung von längerfristigen Fahrzeugausfällen an. Im Falle des Spezialversicherers BNP Paribas Cardif, der mit dem Fuhrparkspezialisten Arval kooperiert, wird die Differenz zwischen Vertrags- und Zeitwert als Einmalzahlung erstattet, wenn das Fahrzeug länger als sechs Monate nicht genutzt wurde oder der Fahrer verstorben ist. Bei der Kündigung eines Fahrers erfolgt ebenfalls eine Einmalzahlung der Rückgabekosten. Und zusätzlich können auch noch kleinere Schäden zum Zeitpunkt der Rückgabe in Höhe von bis zu einer Leasingrate mitversichert werden. Die Versicherungsprämie basiert unmittelbar auf der Full-Service-Leasingrate des jeweiligen Leasingvertrags.
Größere Flotten profitieren oftmals von „freien Rückgabequoten“ von etwa zehn Prozent in ihren Leasingverträgen (teilweise auch nur fünf Prozent). Das bedeutet, dass jedes zehnte Fahrzeug vor der Zeit zurückgegeben werden kann, beispielsweise wenn ein Dienstwagenfahrer vorzeitig ausscheidet. Alles, was über diese Prozentzahl hinausgeht, ist Verhandlungssache. Doch ganz einfach wird es dann in der Regel nicht. Denn Leasingverträge sind so kalkuliert, dass die Anbieter erst ganz am Ende wirklich Geld damit verdienen.
Sonderausstattung
Einen interessanten Aspekt bilden auch die Sonderausstattungen für den Dienstwagen, die über die Grundversion gemäß Dienstwagenrichtlinie hinausgehen. Dabei werden üblicherweise Zuzahlungen des Arbeitnehmers vereinbart, entweder zu den monatlichen Leasingraten oder aber zu den Ablösekosten bei vorzeitiger Beendigung des Leasingvertrags über das Dienstfahrzeug. Vielen Arbeitgebern ist allerdings nicht bewusst, dass sie bei allzu großzügigen Zugeständnissen hinsichtlich der Sonderausstattung auch ein eigenes Kostenrisiko eingehen: Denn wer trägt die Kosten für Sonderausstattungen, wenn der Arbeitnehmer von sich aus kündigt? Was gilt, wenn der Arbeitgeber auf Wunsch des Arbeitnehmers zunächst ein Dienstfahrzeug anschafft, das über eine deutlich hochwertigere Sonderausstattung verfügt, als es die Dienstwagenrichtlinie eigentlich vorgesehen hat – und der Mitarbeiter dann kündigt, bevor der Leasingzeitraum für den Dienstwagen abgelaufen ist?
Bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses und insbesondere bei fehlender anderweitiger Verwendungsmöglichkeit für den Leasingwagen wollen Arbeitgeber meist von ihren Verpflichtungen aus dem Leasingvertrag loskommen – oder die entstehenden Ablösekosten wegen vorzeitiger Beendigung sollen ganz oder teilweise dem Arbeitnehmer aufgebürdet werden. Denn andere Mitarbeiter möchten möglicherweise nicht ein solch teures Fahrzeug übernehmen, weil ihnen die Zuzahlungen hier zu hoch sind. Dem Arbeitgeber droht in solchen Fällen, auf den Kosten für das Fahrzeug sitzen zu bleiben. Ganz davon abgesehen besteht möglicherweise auch noch das praktische Problem, dass ein Fahrzeug mit allzu hochwertiger Sonderausstattung dann nicht einmal mehr für den allgemeinen Fahrzeugpool eingesetzt werden kann, weil dann ein Gerangel darum entstehen könnte, wer dieses Fahrzeug eigentlich fahren darf.
Gerichtsurteile tendierten bei vorzeitigem Ausscheiden eines Mitarbeiters eher zugunsten des Arbeitnehmers, nicht zuletzt weil ansonsten die Kündigungsfreiheit eingeschränkt sei, so Lutz D. Fischer. Die Frage, ob derartige Ablösekosten dem Arbeitnehmer wenigstens dann aufgebürdet werden können, wenn er die vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses selbst schuldhaft herbeigeführt hat, ist allerdings noch nicht höchstrichterlich entschieden.
Fazit
Das Ausscheiden eines Mitarbeiters muss nicht zwangsläufig Probleme mit sich bringen. Durch klare vertragliche Regelungen im Dienstwagenüberlassungsvertrag sollte eine saubere rechtliche Grundlage gewährleistet sein. Während größere (Leasing-)Flotten aufgrund der freien Rückgabequoten selten in die Bredouille kommen, bieten sich für kleinere Fuhrparks spezielle Versicherungspakete an. So kann bei kleineren Flotten auch auf die Kulanz des Leasinggebers gebaut werden, kurze Leasinglaufzeiten wirken zudem den oben genannten Risiken entgegen. Letztlich muss hier jedes Unternehmen für sich entscheiden, inwieweit das Risiko abgesichert werden soll und welcher der sinnvollste, weil kosteneffizienteste Weg ist.
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DIGges Ding
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Neuzugang
<p> A+, das Geschäftsreisemanagement-Magazin von AirPlus, ist ab sofort auch als App erhältlich. Nutzer können mittels Fingerstreich durch sämtliche Inhalte der gedruckten Ausgabe navigieren. Neuigkeiten und aktuelle Entwicklungen rund um das Thema Geschäftsreise, Expertenstimmen und Fallbeispiele sind einige der Inhalte, die den Kunden zur Verfügung stehen. Die kostenlose App kann ab sofort im App-Store unter dem Suchbegriff AirPlus heruntergeladen werden. Dem Nutzer stehen im Hochformat die kompletten Artikel der gedruckten Ausgabe zur Verfügung, im Querformat kann er auf zusätzliche multimediale Inhalte zugreifen. Laut Michael Wessel, Leiter Unternehmenskommunikation bei AirPlus, steht dem Kunden mit A+ nicht nur die gedruckte Ausgabe des Magazins auf dem iPad zur Verfügung, sondern ein auf das medienspezifische Nutzungsverhalten ausgerichtetes Magazin, das sich durch Mehrwert für den Kunden auszeichnet. A+ erscheint dreimal im Jahr und richtet sich an Reiseverantwortliche in Unternehmen. Zusätzlich zum Magazininhalt wird es unter der A+-App auch Studien und White Papers rund um das Thema Geschäftsreisemanagement geben; Nutzer können auf Wunsch automatisch über neue Inhalte informiert werden.</p>
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