Die Unternehmensflotte wird in nur ungefähr fünf Prozent aller Firmen hauptamtlich verwaltet. Das bedeutet, dass der Großteil der Unternehmen den Fuhrpark von einem Mitarbeiter „nebenbei“ managen lässt, in den meisten Fällen über Excel-Tabellen und gesammelte Papierbelege. Dass diese Herangehensweise wenig übersichtlich sowie aufwendig und daher zeitintensiv ist, kann wohl jeder bestätigen, der dies so praktiziert. Und dass so das Controlling des Fuhrparks leidet und viele Potenziale unerkannt bleiben, dürfte auf der Hand liegen. Besonders, da die Fuhrparkverwaltung immer komplexer wird: von den Anforderungen neuer Mobilitätslösungen wie Corporate Carsharing oder Mobilitätsbudget über die Wahrnehmung von Compliance-Aufgaben bis zur Einhaltung von Berichtspflichten. Wäre es da nicht besser, sich von Excel-Listen zu verabschieden und die Vorteile einer Softwarelösung zu nutzen? Dirk Zieschang, Geschäftsführer InNuce Solutions GmbH, bringt es auf den Punkt: „Die Fuhrparkmanagementplattform FleetScape IP hilft Fuhrparkleitern höchstmögliche Klarheit, Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit in allen Fragen der Mobilität zu erreichen.“
Vorteile
Wenn man über den Nutzen von Fuhrparkmanagementsoftware spricht, sollte zuerst die Reduzierung des Administrationsaufwandes und die Vereinfachung der Prozesse genannt werden. Hans-Joachim Guth, Geschäftsführer der Carano Software Solutions GmbH, weiß „Eine Fuhrparksoftware automatisiert die zeitaufwendigen, manuellen Routineaufgaben rund um die Fahrzeuge. Dadurch werden Fuhrparkverantwortliche in ihrer täglichen Arbeit entlastet und der administrative Arbeitsaufwand wird auf ein Minimum reduziert. So kann der Fokus auf das strategische Management der Flotte gelegt und der Fuhrpark ganzheitlich optimiert werden.“ Die Organisation läuft effizient und reibungslos ab, da jederzeit ein Überblick über den Status quo sowie anfallende Aufgaben gegeben ist. Da die Ausgaben für die Flotte oft sonst schwer nachvollziehbar sind, können so auch die Betriebskosten reduziert werden, wie Francine Gervazio, CEO der Partnerfirmen Vimcar und Avrios, ausführt: „Unseren Erfahrungen nach wird unterschätzt, welche Kosteneinsparungen und Effizienzpotenziale im Allgemeinen in Flottensoftware stecken. Zum Beispiel kann die digitale Verwaltung von Dokumenten, wie Fahrzeugakten und Schadens- oder Versicherungsunterlagen, allein schon etwa zehn Prozent der Verwaltungskosten senken.“
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Transparenz: „Man sollte seinen Fuhrpark und die Auslastung erst kennen, um ihn zu optimieren. Das sind die zwei Schritte: dumme Daten sammeln, um kluge Konsequenzen daraus abzuleiten. Und die haben große Effekte auf die gesamte Effizienz einer Organisation: Weniger Fahrzeuge besser eingesetzt bedeuten weniger Kosten, weniger CO2-Ausstoß, weniger Aufwand, weniger Fehler“, erklärt Patric Schneider, Gründer und COO der AZOWO GmbH. Eine Software, die Daten also sowohl erheben als auch auswerten kann, um so Analysen zur Identifizierung von Einsparmöglichkeiten zu generieren, ist gefragt. Je mehr Geschäftsprozesse dabei über die Software laufen, umso mehr Nutzen kann aus ihr gezogen werden. Daher stellt sich an dieser Stelle natürlich die Frage nach den möglichen Bestandteilen.
Module und Schnittstellen
Softwarelösungen müssen nicht immer als Gesamtpaket erworben werden, sondern es können durchaus nach und nach einzelne Teile erprobt und erworben werden: „Die Größe und Art des Fuhrparks spielen keine große Rolle. Denn heutzutage sind die meisten Lösungen modular aufgebaut und können an die Anforderungen des Kunden – in Form von maßgeschneiderten Servicepaketen – angepasst werden“, so David Brown, Senior Produktmanager – Connected Mobility bei Vodafone Automotive. Die einzelnen Module hängen dann von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Je nach Wunsch kann die Software verschiedene Aspekte übernehmen, die Clemens Herzig, Junior Sales Manager Mobility bei der KEMAS GmbH, kennt: „Unseres Wissens gibt es vier große Punkte, welche Fuhrparkentscheider interessieren: ‚Fuhrparkverwaltung‘ im Allgemeinen, ‚Poolwagenverwaltung‘, ‚Führerscheinkontrolle‘ und ein ‚elektronisches Fahrtenbuch‘ sind besonders wichtig.“ Auch die Verbindung zur Telematik mit ihren Vorzügen (siehe dazu den Artikel Optimierungspotenziale auf Seite 67) kommt hier zum Tragen. Entscheidend bei einer digitalen Lösung ist auch, dass sie unterschiedliche Abteilungen einer Firma einbinden kann, wie Jörg Harzmann, Inhaber ehsystemhaus e. K., angibt: „Einer der Hauptgründe für die Einführung einer Fuhrparkmanagementsoftware ist die zentrale und einheitliche Verwaltung der Daten aus den verschiedenen Bereichen. Oftmals werden zum Beispiel Fälligkeitstermine in umständlichen und unübersichtlichen Excel-Listen verwaltet, die gerade bei größeren Unternehmen auch noch dezentral von den einzelnen Abteilungen oder Standorten getrennt verwaltet werden.“ Dies bestätigt auch Dennis Podlech, Geschäftsführer der Mobexo GmbH, und fügt die Bedeutung von Schnittstellen zu externen Dienstleistern sowie Lieferanten als wichtigen Punkt hinzu: „Aus unserer Sicht ist das Thema Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung nach wie vor der Dauerbrenner. Hier wird oft sehr viel Doppelarbeit erzeugt, wenn die Daten nicht richtig übergeben werden können. Außerdem sind Schnittstellen zu Autohäusern, Leasinggesellschaften und Werkstätten wichtig, damit digitale Workflows für Bestellungen, Multibid-Leasingvergleiche und Reparaturabwicklung möglich sind.“
Fazit
Fuhrparkmanagementsoftware kann einem Unternehmen viele Vorteile bieten: Die Automatisierung von bestimmten Prozessen spart Zeit und damit Geld, hinzu kommt das Erkennen von Problemen als auch Verbesserungsmöglichkeiten durch eine verbesserte Übersicht über den Fuhrpark. Lavinio Cerquetti, Vorstand der community4you AG, fasst daher in einem Satz die Zukunft von digitalen Lösungen zusammen: „Der Trend zur Automatisierung von Fuhrparkprozessen wird sich ohne Frage auch weiter fortsetzen.“
