Wenngleich die letzten Jahre durch viele Krisen geprägt waren, hatte zumindest die Pandemie auch etwas Gutes: die Beschleunigung der Digitalisierung. Neue Arbeitsformen erforderten neue Lösungen und Online-Meetings erlebten einen regelrechten Boom. Auch wenn digitalisierte Prozesse schon vor der Pandemie vorhanden waren, schien man sie erst durch die Pandemie schätzen zu lernen. Es offenbarten sich aber auch Lücken und Unwägbarkeiten. Dies ermöglichte die Weiterentwicklung und Verbesserung von Digitalisierungslösungen.
Möglichkeiten für das Fuhrparkmanagement
Für das eigentliche Fuhrparkmanagement reicht das Spektrum von neuen technischen Möglichkeiten bei Fahrzeugen, wie Assistenzsystemen, Telematik und autonomes Fahren. Letzteres wird noch einige Zeit brauchen, kann aber erhebliche Bedeutung gewinnen. Telematikbasierte Versicherungstarife sind seit einiger Zeit möglich und auch Systeme für ein intelligentes Flottenmanagement werden weiterentwickelt. Bekannte Tools, wie zum Beispiel elektronische Fahrtenbücher, sind hierbei eher schon „Oldies“, haben aber immer noch Potenzial. Spannend wird es bei Managementsystemen, beispielsweise im Poolfahrzeugmanagement. Hier ist die Zukunftsaufgabe vor allem auch elektrisierte Flotten steuern zu können. Die digitale Verwaltung der Fahrzeuge vereinfacht Analysen von Auslastung und Fahrprofilen des Fahrzeugpools. So entsteht eine Datengrundlage, mit der die tatsächlich benötigte Fahrzeuganzahl überprüft und bedarfsgerecht angepasst werden kann.
Digitales Schaden- und Reparaturmanagement ist ein weiterer Baustein im Konzept der digitalisierten Welt. Neben dem Schadenmanagement kann auch das Risikomanagement durch Digitalisierung im Vorfeld transparenter werden, um auf lange Sicht Kosten zu vermeiden. Selbstredend können Poolfahrzeuge entsprechend mit Buchungssystemen gemanagt werden.
Häufig scheuen Unternehmen den Aufwand einer Digitalisierung. Dies ist aber meist zu kurzsichtig, denn mit einer stärkeren Digitalisierung können Prozesse verbessert und Einsparungseffekte erzielt und vor allem die inzwischen unabdingbaren Nachhaltigkeitsaspekte optimiert werden.
Eine erhebliche Zeitersparnis ist im Schaden- und Wartungsmanagements möglich, denn dies nimmt einen großen Anteil in der täglichen Arbeit der Fuhrpark- und Mobilitätsverantwortlichen ein. Das digitale Schadenmanagement wird nicht nur vorangetrieben, weil die Digitalisierung in den letzten Jahren einen Schub bekommen hat. Auch die Interkonnektivität der Fahrzeuge ist ein Treiber der Entwicklung. Ein vernetztes Auto kann bei einem Auffahrunfall automatisch das Servicecenter des zuständigen Versicherers alarmieren oder auf drohende Schäden hinweisen. Flottenmanagementsysteme visualisieren außerdem Servicebedarfe, die Schadenakte und den Reparaturstatus von Fahrzeugen. Zudem können Reifenwechsel, Reinigung oder Reparaturen digital ausgelöst werden. Auch weitere Prozessschritte wie Terminierung und Kommunikation mit der Werkstatt können digital abgebildet werden.
Fuhrparkmanagement genügt nicht mehr
Es wird aber immer deutlicher, dass die Beschränkung auf ein reines Fuhrparkmanagement auch unter Einbeziehung einer stärkeren Digitalisierung nicht ausreichen wird. Mobilität wird vielfältiger. Die Elektrifizierung von Flotten ist nicht aufzuhalten. Es geht immer nach der Devise: Das Machbare tun und das Zukünftige anstreben. Betrachtet man die betriebliche Mitarbeitermobilität als Ganzes, fällt rasch auf, dass ein Mobilitätsmanagement der Zukunft nur digital erfolgen kann. Das Spektrum der betrieblichen Mitarbeitermobilität reicht von Arbeitswegen über die Dienstradnutzung, die Einbindung des ÖPNV und der Dienstreisemittel bis hin zu Fahrzeugen. Es gilt also, Systeme intelligent zusammenzuführen und so zu entwickeln, dass die Anwendbarkeit auch für Mitarbeitende und deren erforderliche Mobilität gewährleistet bleibt. Systeme, die zu komplex und nicht nahtlos nutzbar sind, verstärken gegebenenfalls die Ablehnung und damit wäre eine Digitalisierung kontraproduktiv. Zudem müssen Systeme eine Steuerung und ein Controlling des Gesamtgeschehens ermöglichen und hier haben wir heute, zum Beispiel im Bereich der Elektromobilität, erhebliche Defizite. Verbrauchsbezogene Analysen sind teils nur mit großem Aufwand möglich, da kein Ladesäulenbetreiber auf die Idee kam, Kilometerstände zu erfassen.
Digitalisierung unterstützt Mobilitätswende
Im Rahmen einer zielgerichteten Digitalisierung bieten sich nicht nur direkte Vorteile für Fuhrpark- und Mobilitätsverantwortliche wie Verringerung des administrativen Aufwands, Zeitersparnis und Kostensenkung. Entsprechende Systeme können auch dabei unterstützen, den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens zu reduzieren.
Die Digitalisierung wird Auswirkungen auf die gesamte betriebliche Mobilität haben. Die Mitarbeitermobilität spielt schließlich auch eine tragende Rolle. Die Digitalisierung verbessert die Nutzbarkeit umweltfreundlicher Mobilitätsangebote, denn Apps und Smartphones bieten einen ständig verfügbaren Zugang zu Routenplanungen und zur Buchung von Tickets für den ÖPNV. Zudem ist es sinnvoll, auch einmal über den Tellerrand der eigenen Unternehmensmobilität hinauszuschauen. Im Bereich Verkehrssteuerung sind ebenfalls erhebliche Digitalisierungsmaßnahmen im Gang. Die Nutzung entsprechender Daten für die eigene betriebliche Mobilität ist naheliegend. Bessere Verkehrsund Routenplanungen können ebenfalls Einsparungen mit sich bringen und tragen zur Nachhaltigkeit bei.
Daten sind das Gold der Zukunft – Datenschutz muss gewahrt bleiben
Auch wenn die Vorteile der Digitalisierung auf der Hand liegen, sind mit der Zunahme von digitalen Prozessen bei der betrieblichen Mobilität auch Herausforderungen verbunden. Wissen zum Thema Daten und Datenschutz ist unabdingbar. Verantwortliche müssen sich mit Programmen vertraut machen, um einen richtigen Umgang mit Daten zu gewährleisten. Und der Streit, wem Daten gehören und wer welche Daten nutzen darf, ist schon in vollem Gange. Wichtig ist, sich an die Regeln zu halten, die die Datenschutz-Grundverordnung vorgibt. Dazu gehört auch zwingend die Einwilligung der Betroffenen einzuholen, bevor Daten erhoben und verarbeitet werden. Geschieht die Einwilligung nicht, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten.
Fazit
Der Stand der Digitalisierung bei der betrieblichen Mobilität ist je nach Unternehmen und Anwendungsfall verschieden. All diejenigen, die glauben, ein „Weiter so“ ist machbar, werden zeitnah merken, dass dies beachtliche Probleme mit sich bringen kann. Fehlende digital gemanagte Mobilitätskonzepte können zu einem Wettbewerbsnachteil werden. Es gilt, die Augen offen zu halten und offen zu sein für Innovationen. Dies alles aber in einer für Menschen verträglichen Taktung. Der gewaltigen Aufgabe, Mobilität effizient, zielgerichtet und nachhaltig zu vernünftigen Konditionen anzubieten, wird eine weitere hinzugefügt: Die Mitarbeitenden müssen zwingend in diesen Prozess einbezogen und vor allem mitgenommen werden. Denn sie sind es, die letztlich neue Konzepte leben und in ihren Alltag integrieren müssen. Fuhrparkmanagement ist im Kontext betrieblicher Mobilität keine isolierte Aufgabe mehr. Es gilt, interdisziplinäre Teams zu bilden, die die eigene betriebliche Mobilität entwickeln. Dies ist dann vor allem eine Führungsaufgabe auf der oberen Ebene. „Läuft nebenbei mit“ wird nicht mehr funktionieren.
AUTOR
AXEL SCHÄFER ist seit 2010 Geschäftsführer des von ihm mit initiierten und mit gegründeten Bundesverbandes Betriebliche Mobilität e. V. (vormals Bundesverband Fuhrparkmanagement e. V.) und Sprecher der FMFE Fleet and Mobility Management Federation Europe. Der diplomierte Finanzierungs- und Leasingwirt (VWA) ist seit 1992 als Autor, Trainer/Fachreferent in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig. Seine Kernkompetenz liegt in den Bereichen Mobilitäts-, Fuhrparkmanagement und Leasing. Er publiziert zu den Themen regelmäßig Beiträge in Büchern, Fachmagazinen und ist immer wieder Redner bei Vorträgen im Rahmen verschiedener Events, Seminare und Workshops.
