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Die Car-Policy soll als Fundament des Fuhrparkmanagements die Bedürfnisse von Unternehmen in Bezug auf die Mobilität, deren Kosten und das Firmenimage mit der Zufriedenheit von Mitarbeitern in Einklang bringen und damit auch Transparenz herstellen. Roland Meyer, Geschäftsführer LeasePlan Deutschland GmbH, weiß: „Bei konsequenter Einhaltung der Car-Policy kann eine Flotte wirtschaftlicher, umweltfreundlicher, stärker aufs Unternehmensimage oder auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter ausgerichtet betrieben werden. Unternehmen formulieren maßgebliche Regeln und Normen für die Struktur ihrer Flotte, für die Mobilität ihrer Fahrer und deren Rechte und Pflichten bei der Dienstwagennutzung. Wir raten, die Car-Policy mindestens einmal im Jahr dahin gehend zu prüfen, ob sie weiterhin zum Flottenmanagement und zur aktuellen Marktlage bezüglich Fahrzeugangebot und -verfügbarkeit passt.“ Ergeben sich Änderungen in der Dienstwagenordnung, die sich auf die Fahrer auswirken, dann sollte auch der Dienstwagenüberlassungsvertrag geprüft werden. „Außerdem sollten Fuhrparkbetreiber die Option einer Markenund Modellauswahl in den einzelnen Klassen immer als Anhang formulieren. Diese kann problemlos auch unterjährig angepasst werden, um Marktveränderungen kurzfristig begegnen zu können“, empfiehlt Frank Hägele, Mitglied der Geschäftsleitung Deutsche Leasing AG, Geschäftsfeld Mobility. Das eröffnet die Möglichkeit, bei Lieferverzögerungen von im Fuhrpark etablierten Marken auf lieferbare, bisher nicht in Betracht gezogene Marken und Modelle auszuweichen.

Leasing- und Fuhrparkmanagementgesellschaften stehen für eine Beratung mit ihrer Expertise bereit, egal, ob eine Anpassung oder eine Neuregelung der Car-Policy gewünscht ist. Dazu benötigen sie neben der Datenbasis auch Informationen zur Unternehmensausrichtung beziehungsweise zu den individuellen Anforderungen. Wie solch ein Vorgang aussehen kann, beschreibt Stephan Maleszka, Geschäftsführer Car Professional Fuhrparkmanagement und Beratungsgesellschaft mbH & Co. KG: „Wir überprüfen die bestehende Car-Policy auf Auffälligkeiten, notwendige Anpassungen und mögliche Optimierungsmaßnahmen auf Basis unserer langjährigen Fuhrparkmanagementexpertise. Falls Unterstützung bei der Erstellung einer ganz neuen Car-Policy – zum Beispiel eine Ausrichtung nach CO2-Emissionen – gewünscht wird, stellen wir diese basierend auf den individuellen Wünschen der Kunden und unseren Best Practices vergleichbarer Unternehmen zusammen. Dabei kümmern wir uns auf Wunsch um alle Details: Wir erstellen praxiserprobte Regelungen zur Elektromobilität oder erstellen zur Ermittlung der Referenzfahrzeuge maßgeschneiderte Vollkostenbetrachtungen, um darauf basierend eine wirtschaftliche Auswahl des Fahrzeugangebotes abzuleiten. Denn nach wie vor gilt die Faustregel, dass man mit einer sorgfältig ausgearbeiteten Car-Policy den Großteil seiner Fuhrparkkosten steuern kann.“ Bei der Arval Deutschland GmbH kann das Arval Consulting Team national wie auch international die derzeitige Kundensituation analysieren und mithilfe der SMaRT („Sustainable Mobility and Responsibility Targets“) Methode die Kundenziele definieren. Aus der Zielsetzung heraus, können die sogenannten KPIs der Flotte analysiert werden, um im Anschluss konkrete Lösungsvorschläge zu erarbeiten. „Grundsätzlich ist es hilfreich, wenn sich Unternehmen im Vorfeld bereits Gedanken zu den anstehenden Veränderungen gemacht und die dazugehörigen Parameter, beispielsweise den Kilometerbedarf ermittelt haben“, rät Katharina Schmidt, Head of Consulting,Arval Mobility Observatory, Mobility Transition & Leitung Fuhrpark bei Arval Deutschland GmbH.

Stichwort Elektromobilität: Die innovativen Fahrzeugkonzepte erfordern nicht nur ein Umdenken in der Nutzung, sondern auch in der Gestaltung der Car-Policy. Die Experten weisen auf verschiedene Aspekte hin, die unbedingt bedacht werden sollten. Thomas Wagner, Head of Key Account Management bei Holman, dazu: „Die Komplexität der Car-Policy erhöht sich mit der Einführung von Elektromobilität natürlich erheblich. Regelungen in Bezug auf die Anschaffung von Ladeinfrastruktur sowie Rechte und Pflichten der Fahrer in Bezug auf Ladesäulen und das Laden selbst, neue Referenzfahrzeuge und/oder -raten, der Umgang mit Hybridkarten (laden und tanken), Kostenübernahmen, Fahrprofile und viele weitere wichtige Punkte müssen alle berücksichtigt werden. Wir unterstützen unsere Kunden hier ganzheitlich und stellen sicher, dass die Car-Policy auch die Unternehmensziele widerspiegelt.“ Stefan Fölting, Manager Produktmanagement, Innovation, Marketing & Rent bei Athlon, ergänzt: „Wenn die Grundsatzentscheidung gefallen ist, unterstützen wir unsere Kunden mit weiteren Tools, um herauszufinden, welche Lösungen für ihren individuellen Bedarf am besten geeignet sind und welche Anpassungen in der aktuellen Car-Policy gemacht werden sollten. Neben einer Fahrzeuganalyse stellen wir fundierte Fahrzeugempfehlungen bereit. Daraus sind die zum Mobilitätsbedarf passenden Referenzfahrzeuge abzuleiten. In der Car-Policy wird dann auch geregelt, welcher Kreis von Mitarbeitenden mit den jeweiligen Mobilitätsanforderungen für Elektrofahrzeuge infrage kommt. Dazu kommen Details zum Thema Laden (at home, at work, on the road) und Abrechnungsmodalitäten.“

Aus Sicht von Alphabet Deutschland gibt Tom Pilz, Manager E-Mobility & Sustainability Consulting, entscheidende Tipps für die Integration von Elektrofahrzeugen: „Es empfiehlt sich, die Bedürfnisse der Fahrerinnen und Fahrer im Blick zu behalten und auch dafür zu sorgen, dass die entsprechenden Modelle zu den Fahrprofilen passen. Mit Blick auf die Nutzung von Plug-in-Hybrid-Fahrzeugen empfehlen wir beispielsweise immer, dass der tägliche Arbeitsweg durch den elektrischen Fahranteil abgedeckt werden muss. Auf Wunsch unterstützen wir unsere Kunden umfassend bei dem gesamten Prozess: Von der Analyse der Gegebenheiten über die passende Modellstrategie bis hin zur Erstellung der optimalen eCar-Policy. Hierfür bieten wir verschiedene Services im Rahmen unseres eCar-Policy-Consultings an. Von einem kostenlosen Handlungsleitfaden über ein eMobility-Paket mit vorgefertigten Vorlagen bis hin zu einem individualisierten Beratungsworkshop.“

Ein weiterer Bereich, der von einer Umstellung des Fuhrparks auf Elektromobilität betroffen sein kann und geregelt werden sollte, ist die Parkplatzordnung, wenn auf Parkflächen Ladesäulen für Mitarbeiter installiert werden, die nur von E-Fahrzeugen genutzt werden dürfen. Des Weiteren sollten Regelungen getroffen werden, in welchem Zeitumfang Ladestationen genutzt werden dürfen.

Beim Betrieb einer Flotte müssen Fuhrparkmanager ständig gesetzliche, konjunkturelle oder politische Veränderungen im Auge behalten und gegebenenfalls reagieren. Aber auch Anpassungen aufgrund von internen Unternehmensvorgaben spielen eine große Rolle. Das gibt Ralf Weichselbaum, Leiter Vertrieb an Key Accounts & Sonderzielgruppen der Volkswagen Leasing GmbH, zu bedenken. „In Anbetracht der aktuellen Liefersituation beobachten wir allerdings kaum Veränderungen der Car-Policys, sondern es gibt eher Ausnahmeregelungen, wodurch Dienstwagenfahrer auch andere Modelle oder Ausstattungen wählen können, die ursprünglich nicht in der Car-Policy berücksichtigt wurden. Die aktuell deutlich längeren Lieferzeiten bei vielen Modellen bedingen eine Umstellung der Prozesse beim Kunden, damit die Folgebestellung so frühzeitig ausgelöst wird, dass das neue Fahrzeug rechtzeitig ausgeliefert werden kann. Die Sicherstellung der Mobilität ist für viele Fuhrparkmanager aktuell das zentrale Thema.“

Fazit: Eine flexible, dennoch klare Dienstwagenordnung unterstützt die Unternehmensstrategie und sorgt für Transparenz bei den Nutzern. Regelmäßige Anpassungen sind wichtig, um auf aktuelle Veränderungen bei den Mobilitätsanforderungen reagieren zu können. Das schont das Budget und sorgt für Handlungsspielraum. Erfahrene Partner können helfen, das Gerüst der Car-Policy effizient und passend zu gestalten. Oder auch, wenn die Policy mehr als nur Fahrzeuge betreffen soll und in eine Mobility-Policy mit sämtlichen Mobilitätsmöglichkeiten gewandelt werden soll. Daher gilt: im Gespräch bleiben – sowohl was die Interessen der Nutzer betrifft als auch die individuellen Angebote.