PDF DOWNLOAD

Es war noch nie einfach! Aber die Car-Policy, die Rahmenabkommen mit Herstellern und Leasinggesellschaften, die Stückpreisversicherung, die Prozesse rund um Tanken, Service, Reparatur und Führerscheinkontrolle ergaben zusammen mit bewährten internen Routinen bisher ein qualitativ hohes Dienstleistungslevel. Der Fleetmanager konnte überwiegend das Gefühl haben, seinen Aufgabenbereich im Griff zu haben.

Als vor zwei Jahren der erste Lockdown wie eine Decke über die verängstigte Nation gelegt wurde, ahnte kaum jemand, wie die Welt und das eigene Umfeld sich verändern würden. Homeoffice, Webkonferenzen, kein Stau oder überfüllte Busse und Bahnen, in der Nähe der Kinder sein, die Kreativarbeit auf der Terrasse oder unterm Apfelbaum im Garten erledigen. Vieles war ungewohnt und erzeugte gewisse Bedenken bei den Mitarbeitern und Führungskräften. Manche Begleiterscheinungwarallerdingsdurchausnicht unangenehm. 

Die Werkstätten hatten anfangs gut zu tun. Viele private Autofahrer und Firmenwagenberechtigte nutzten den zunächst nur für ein paar Wochen angesetzten ersten Lockdown für fällige oder vorgezogene Reparaturund Servicearbeiten. Die Ersatzteillager waren noch gut gefüllt.

Doch schon bald zeigten sich beim Neuwagenhandel fabrikatübergreifend die ersten Umsatzeinbrüche. Während die genau definierten Fahrzeugwechsel im Großkundenbereich noch stabil weiterliefen, hielten sich die privaten Käufer zurück. Die mit der Pandemie einhergehenden beruflichen und privaten Zukunftsängste verstärkten die Kaufzurückhaltung, die letztlich mit den juristischen Schlachten um Fahrverbote zwischen Kommunen und Umwelthilfsorganisationen begann. 

Aber was hat das bisher Aufgeführte mit unserem Tagesgeschäft zu tun? Firmenwagen werden weiterhin gebraucht, der Servicetechniker im Außendienst wird, außer im Softwarebereich, noch lange keine Steuerungseinheit oder kein Kugellager per Telephatie austauschen können. Und das Management wird vorerst weiterhin einen gehobenen Dienstwagen als Bestandteil des Arbeitsvertrags erwarten. Zumindest so lange, wie das bei der ebenfalls nach guten Fachkräften Ausschau haltenden Konkurrenz auch noch der Fall sein wird. Eine einschneidende Veränderung könnte das „Kippen“ der aktuellen Dienstwagenbesteuerung sein, die ja zumindest Teilen der Ampel-Regierung ein großer Dorn im Auge ist und je nach „Anpassung“ eine Milliardenreserve im Staatshaushalt darstellen könnte. Wir werden sehen und kritisch beobachten, wo der Weg hingeht.

Zurück ins Büro des Fleetmanagers. Recht schnell bewirkte die Pandemie vor allem seitens der Nutzer von Pool-, Leihund Sharingfahrzeugen das Bedürfnis nach einem keimfreien Hygienestandard bezüglich Oberflächen und Atemluft. Von bereitgestellten Sprays, Papiertüchern und Einmalhandschuhen über Anweisungen zum Lüften bis hin zum regelmäßigen Ausräuchern durch spezielle Servicekräfte wurde alles Mögliche ausprobiert. Endlose Diskussionen zwischen selbst ernannten Corona-Spezialisten und dem überwiegend kaufmännisch und technisch orientierten Personal des Fleetmanagements gehörten zum Tagesgeschäft. Vernünftige Aufklärung und mentalen Beistand kann da nur der inoder externe Werksarzt leisten. Da gehört das Thema hin und von da muss in Zusammenarbeit mit dem Fleetmanagement eine klar formulierte Hygieneund Verhaltensanweisung kommen, die mit den entsprechenden Hygieneprodukten in den Fahrzeugen gut sichtbar ausgelegt wird.

Mit der Dauer der Pandemie sind inzwischen weitere Themen aufgetaucht, die im Fleetmanagement bisher eher unbekannt waren: Als Folge der ersten Kontaktbeschränkungen zum Schutz der Außendienstmitarbeiter ging die beruflich bedingte Jahresfahrleistung zum Teil erheblich zurück. Der Vertrieb, und zum Teil auch der technische Support, fand am Telefon oder in Form von Webkonferenzen statt. Die Mehr-/Minderkilometer sind in den Leasingverträgen oft als pauschaler Faktor erfasst und nur bei vorhersehbaren Ausreißern wird ein Vertrag mit allen Faktoren neu kalkuliert. Ein unmittelbarer Mittelzufluss durch Minderkilometer in die Firmenkasse ist leider nicht in der gewünschten Höhe zu verzeichnen. Als Ersparnis bleibt vielleicht ein Satz Reifen weniger, der nicht benötigte Kraftstoff oder eine nicht angefallene Windschutzscheibe, die Selbstbeteiligung bei einem Unfall.

EineweitereHerausforderungistdieinzwischen extrem schlechte Verfügbarkeit von Neuwagen. Die zurzeit angegebenen Lieferzeiten beziehen sich zum großen Teil schon auf das Jahr 2023. Durch pandemiebedingt zusammengebrochene globale Lieferketten, fehlendes Personal und Equipment im Logistikbereich und einen exorbitanten Mangel an Microchips ist eine bisher unbekannte Lieferund Mangelsituation entstanden. Die Globalisierung zeigt ihr zweites Gesicht. Aber Fuhrparkprofis sind keine Politiker und müssen sehen, dass der Laden läuft. 

Der Leasingvertrag nähert sich dem Ende, das Fahrzeug hat situationsbedingt eine Menge Minderkilometer und ist durchgängig gewartet in gutem Zustand. Das Einfachste wäre, das Fahrzeug weiter zu fahren. Leider gestaltet sich die Idee, den Vertrag zu verlängern, nicht ganz so einfach. Einerseits sinkt der tabellarische Restwert mit dem Fahrzeugalter ab einem gewissen Punkt drastisch ab und es ergibt sich unter Umständen eine für ein letztlich „altes Auto“ unattraktive Leasingrate. Auch die Finanzabteilung und das Controlling sind über solche meist nicht einkalkulierten Entwicklungen bezüglich der Budgetplanung nicht begeistert. Andererseits sind aufgrund der schlechten Verfügbarkeit von Neuwagen die Preise für Gebrauchtwagen und somit auch für Leasingrückläufer in unerwartete Höhen geklettert. Die Leasinggesellschaften haben natürlich großes Interesse, die Differenz zwischen ursprünglich kalkuliertem Restwert und dem nun tatsächlich erzielbaren Verkaufspreis am Gebrauchtwagenmarkt für sich gewinnbringend auszunutzen, und zeigen kein großes Interesse daran, die Verträge zu verlängern. Das ist durchaus verständlich, denn die Zeiten waren in diesem Geschäft in den letzten Jahren nicht immer rosig. Egal! Die Mitarbeiter müssen und wollen fahren und das Fleetmanagement muss eine Lösung finden.

In einer relativ guten Situation befinden sich die eher kleineren Fuhrparks, wo die Fahrzeuge zum Betriebsvermögen gehören und die Haltedauer frei bestimmt werden kann. Hier ist der klassische Gedanke „reparieren und weiterfahren“ direkt umsetzbar und der Mitarbeiter erst einmal froh, mit „seinem“ Firmenwagen weiterhin mobil zu sein. 

Anders sieht die Welt bei großen Fuhrparks aus. Hier findet man oft eine professionelle und bewährte Mischung mehrerer Mobilitätsarten. Meistens wird die Mobilität der berechtigten Firmenwagennutzer mit einer Leasingflotte sichergestellt. In „guten Zeiten“ eine variable, gut kalkulierbare Lösung mit einem technologisch immer aktuellen Fahrzeugbestand. 

In der Reiserichtlinie des Unternehmens finden nicht firmenwagenberechtigte Mitarbeiter die Regularien zur Umsetzung nötiger Dienstreisen. Die Nutzung des preisgünstigsten Verkehrsmittels hat im Allgemeinen Priorität. Müssen mehrere Mitarbeiter zur gleichen Veranstaltung reisen, ist ein Leihwagen oder Minibus die richtige Lösung, bei projektbezogenem Mobilitätsbedarf ein Langzeitmietfahrzeug. Hier gibt es eine interessante Schnittstelle zum Fuhrpark, wo auch regelmäßig Kurzund Langzeitmietfahrzeuge als Werkstattersatzfahrzeug oder als Vorabfahrzeug bis zur Lieferung des Leasingfahrzeugs genutzt werden. Warum nicht in der aktuellen Situation die Firmenwagenberechtigung mit Langzeitmietfahrzeugen überbrücken? 

Not kennt kein Gebot! Auch wenn es eventuell an ein paar Stellen weh tut, stecken einige Reserven im vorhandenen Fuhrpark oder in einer angepassten Neuorganisation der Unternehmensmobilität. Die im Arbeitsvertrag mit der Position des Nutzers verknüpften Firmenwagen sind erst mal außen vor, da ein Vertragsbestandteil. Aber Pool-, Außendienstund Servicefahrzeuge kann man sich durchaus mal näher anschauen. Werden denn die Mindestkilometer des firmenwagenberechtigten Außendienstmitarbeiters überhaupt (noch) erreicht? Passt zum momentanen Tätigkeitsprofil noch ein Vielfahrerauto? Noch dazu in den aktuellen Zeiten von Homeoffice und Webkonferenzen. Werden die Poolautos zweckgerecht genutzt? Oder nur aus Bequemlichkeit der Bahn oder dem ÖPNV vorgezogen? Kann man die Nutzung eines nur temporär genutzten Außendienstfahrzeugs ausweiten und es als Abteilungsfahrzeug umwidmen? Vielleicht macht es Sinn, einige Poolautos mehr vorzuhalten und variabel einzusetzen und dafür einige nicht mehr ausreichend genutzte Außendienstfahrzeuge auszusteuern. Oder die Serviceautos auf Kurzzeitmiete umzustellen. „Bisschen was geht immer!“, sagt eine alte Lebensweisheit.

Eine bisher ungern genutzte, weil juristisch problematische Variante könnte die (vorübergehende) Nutzung von Privatwagen der Mitarbeiter darstellen. Dem Kunden ist es letztlich egal, mit welchem Fahrzeug der Mitarbeiter anreist, er möchte vor allem gut bedient werden. Der Mitarbeiter muss auf jeden Fall finanziell entsprechend abgefunden werden. Basis wäre das seiner Funktion zugeordnete Referenzfahrzeug. Ein fairer Zuschlag für die tatsächlichen Kosten des Privatwagens, falls er über dem Referenzfahrzeug einzustufen wäre, könnte einen zusätzlichen Anreiz für den Mitarbeiter bilden, vorübergehend seinen Privatwagen gegen Zahlung einer realistischen Kilometerpauschale beruflich zu nutzen. Das leidliche Problem ist immer das Risiko, den Schadenfreiheitsrabatt der Haftpflichtund Vollkaskoversicherung zu verlieren, sollte auf einer Dienstreise ein Unfall passieren. Zusätzlich kommen die Themen Arbeitsschutz und Ladungssicherung ins Spiel, wenn der Mitarbeiter für das Unternehmen unterwegs ist. Im Hinblick auf eine sich möglicherweise weiter verschärfende Liefersituation könnte man die Sache aber auf jeden Fall mal als eine mögliche Übergangslösung in kompetenter Runde diskutieren.

Die bereits erwähnten steigenden Gebrauchtwagenpreise gehen einher mit massiven Lieferschwierigkeiten im Neuwagenbereich und was plötzlich selten ist, wird man nicht (mehr) zum gewohnten Preis bekommen. Sinkende Neuwagenrabatte werden die Angebote der Leasinggesellschaften wahrscheinlich auf ein neues Niveau heben. Da wird demnächst manche Budgetplanung neue Herausforderungen bieten. Aber es werden auch neue Marken auf den Markt drängen und versuchen, sich ein Stück vom „Firmenwagenkuchen“ abzuschneiden. Konkurrenz belebt das Geschäft.

Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen: Nicht nur in den Bereichen Digitalisierung und Homeoffice kristallisierten sich durch die Pandemie organisatorische und strukturelle Defizite heraus. Viele Unternehmen haben die Pandemie genutzt, um neue Wege zu suchen und zu gehen. Auch ein kritischer Blick auf die Zukunft der Unternehmensmobilität erscheint durchaus ratsam. Passt die Car-Policy noch in das Bewegungsprofil der Mitarbeiter? Speziell die „Young Urbans“ haben ganz andere Mobilitätsansprüche, Denkund Verhaltensweisen. Teilen/ nutzen statt kaufen hat an vielen Stellen Einzug gehalten. Der für drei Jahre fest zugeordnete Mittelklassekombi passt möglicherweise nur zum Teil zum Nutzungsverhalten des Mitarbeiters. Viel sinnvoller und nachhaltiger wäre eine Abo-Lösung. Ein monatliches Mobilitätsbudget ermöglicht mithilfe einer App, das jeweils sinnvollste Verkehrsmittel zu nutzen.

Ob Mountainbike, Carsharing, Familienkutsche, flottes Cabrio, SUV, Umzugs-Lkw, Stadtbus, ICE oder Flugzeug, alles ist situationsgerecht nutzbar und wird durch eine Mobilitätspauschale als Bestandteil des Arbeitsvertrags abgegolten. Das Firmenwagen-Alternativprogramm „Geld statt Auto“ stellt ja bereits eine vereinfachte Variante davon dar. Vom Einkauf verhandelte Kontingente mit den großen und wichtigen Verkehrsträgern könnten die Attraktivität für das Unternehmen und die Mitarbeiter weiter steigern. Auf jeden Fall wahlweise, denn viele Mitarbeiter, gerade aus den ländlichen Wohnregionen, profitieren durchaus von der Nutzung eines Firmenwagens nach den klassischen Firmenwagenrichtlinien. Natürlich brauchen die Serviceund Vertriebsaußendienstler einen Firmenwagen, um Werkzeuge und Ersatzteile zu transportieren, aber eine „One fits all“-Car-Policy könnte in Zukunft zum Auslaufmodell werden.