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Grundsätzlich dokumentiert ein Fahrtenbuch die von einem Fahrzeug zurückgelegte Strecke sowie den Anlass der Fahrt. Es kann dazu dienen, die Daten der Polizei, dem Finanzamt oder einem Unternehmen vorzulegen. Dazu muss es bestimmte Regularien erfüllen, also „ordnungsgemäß“ sein, wie es die Rechtsprechung definiert: Es muss zeitnah – innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen – und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Bei dienstlicher Nutzung müssen Datum, Fahrtziele und grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder jedenfalls der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang mit dem am Abschluss erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufgeführt werden. Wenn elektronische Fahrtenbücher hierfür zum Einsatz kommen, sollte das Betriebsstätten-Finanzamt unbedingt bei der Wahl einer geeigneten, von ihm anerkannten Lösung einbezogen werden. Nutzer von Premiummarken (Audi, BMW, Jaguar/Land Rover, Mercedes-Benz, Porsche, Volvo) sowie Kunden von bestimmten aktuellen Modellen der Marken des Renault-Mitsubishi-NissanKonzerns, des Stellantis-Konzerns und des Volkswagen Konzerns erhalten ab Werk eine integrierte Blackbox beziehungsweise haben via Dataplug für die OBD-Schnittstelle die Möglichkeit, nach Aktivierung ein digitales Fahrtenbuch zu nutzen. Diese Funktion hält gleichwohl mit der zunehmenden Vernetzung und der Elektrifizierung der Fahrzeuge in immer mehr Modellen Einzug.

Gute Gründe 
Die Gründe, ein Fahrtenbuch zu führen, sind vielfältig. „Für den Bereich elektronisches Fahrtenbuch steht natürlich die Steueroptimierung bei geringem bürokratischem Aufwand im Fokus. Hierbei gibt es zwei Vorteile, die es hervorzuheben gilt. Erstens: Der Nutzer kann alle Fahrten per Knopfdruck kategorisieren und erspart sich durch automatisierte Prozesse, wie die Dokumentation von Start und Ziel der Fahrt, sowie der Angabe jeglicher Zeitangaben, viel Arbeit. Zweitens: Mithilfe der genauen Dokumentation der Fahrten durch das System kommt es zu weniger Abweichungen im Fahrtenbuch. Die automatisierten und beanstandungsfreien Berichte minimieren die Fehlerquote immens. Das freut die eigene Buchhaltung und, vielleicht noch wichtiger, das Finanzamt“, sagt Fabian Seithel, Associate Vice President − Sales & Business Development bei Geotab. Dabei geht es nicht nur um die steuerliche Seite, sondern häufig auch um die Fahrerdokumentation. Bei Fahrzeugen, die ausschließlich zu dienstlichen Zwecken genutzt werden dürfen, muss ohnehin ein Fahrtenbuch geführt werden, um einen lückenlosen Nachweis für das Finanzamt zu erbringen.

Doch wer hat die Wahl und wer profitiert von der Nutzung eines Fahrtenbuchs? „Durch das Fahrtenbuch können gegenüber der Pauschalversteuerung Steuern im vierstelligen Bereich eingespart werden. Ob sich die Nutzung eines Fahrtenbuchs lohnt, hängt dabei von mehreren Faktoren ab wie beispielsweise dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und dem Anteil an Privatfahrten. Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs liegen auf der Hand: Der Fahrzeugführende hat einen erheblich geringeren Aufwand als beim Führen eines handschriftlichen Fahrtenbuchs, da dieser nur die Kategorisierung der Fahrten vornehmen muss. Wichtige Daten wie die Start- und Zieladresse, gefahrene Kilometer und Uhrzeit werden automatisch aufgezeichnet und rechtssicher dokumentiert“, erläutert Andreas Schneider, CoFounder und Managing Director der Vimcar GmbH. Auch sei zu bedenken, dass wenn Arbeitnehmern Dienstwagen ohne Fahrtenbücher überlassen werden, genaueste Steuerprüfungen stattfinden. Häufig werde gegen das Unternehmen oder den Selbstständigen entschieden, weil Privatfahrten pauschal vorausgesetzt werden und deren Anteil geschätzt wird. Eine Nachversteuerung durch die Ein-Prozent-Pauschale sei kaum abzuwenden, weil es keinen lückenlosen und begründeten Nachweis der Fahrten gebe.

Datenübernahme 
Elektronische Fahrtenbücher, die über eine Blackbox oder einen OBD-Stecker fest mit dem Fahrzeug verbunden sind, über GPS-Signal mit Daten versorgt werden und diese via Mobilfunkkarte weiter kommunizieren, werden heute wesentlich häufiger von den Finanzbehörden akzeptiert als handgeschriebene. Uwe Bauch, Geschäftsführer der community4you AG, argumentiert für die elektronische Lösung: „Bei der Führung eines Fahrtenbuchs gilt es, besonders sorgfältig zu sein. Das Finanzamt prüft inzwischen auch mithilfe von Künstlicher Intelligenz, wie konsistent die Angaben sind, ob Wegstrecken plausibel sind, ob die Einträge zeitnah nach der Fahrt erstellt oder nachträglich Änderungen vorgenommen wurden und so weiter. Fehlerhafte Fahrtenbücher werden abgelehnt und stattdessen wird zwangsweise die EinProzent-Regel angewandt. Damit am Ende alles passt, müssen die Fahrer es also ganz genau nehmen und auch einigen Aufwand betreiben. Wesentlich einfacher ist es da, wenn Fahrer keine handgeschriebenen Fahrtenbücher führen, sondern elektronische Fahrtenbücher. Die meisten Anbieter solcher Produkte nutzen einen OBD-Stecker, mit dem Geodaten, Zeit und Kilometer automatisch aus dem Fahrzeug ausgelesen und online synchronisiert werden, sobald die Daten anfallen. Diese Aufzeichnung ist garantiert lückenlos. Auch hier gelten spezielle Anforderungen, um einen Betrug auszuschließen. Eine manuelle Bearbeitung der Daten muss technisch ausgeschlossen sein. Wer einen vertrauensvollen Anbieter wählt, kann sich aber sicher sein, dass das Finanzamt nichts zu beanstanden hat.“ Andere Anwendungen arbeiten in Kombination mit Apps und lassen sich rund um die Uhr einfach und revisionssicher bedienen. Einer der wesentlichsten Vorteile bei der Nutzung einer digitalen Fahrtenbuchlösung, neben beispielsweise einer perfekten Leserlichkeit, ist die Arbeitszeitersparnis. So kann mit einem elektronischen Fahrtenbuch bis zu 80 Prozent Zeit gespart werden. Grund hierfür ist die starke Automatisierung: Alle Fahrten werden von selbst erfasst und mit Adressen bereits vorgetragen.

Häufig können weitere Funktionen, die sich aus den erhobenen Fahrdaten ergeben, genutzt werden: „Neben dem WEBFLEET Fahrtenbuch ist der vollautomatisch erstellte und steuerlich anerkannte Fahrtenbuch-Report für unsere Kunden eine große Erleichterung und Zeitersparnis. Ebenso verschafft die intuitive und selbstlernende WEBFLEET Logbook App den Nutzern eine anwenderfreundliche Erfassung von Fahrten. Darüber hinaus schätzen unsere Kunden die einfache Integration via offener APIs in ihre anderen (Firmen-)Programme, beispielsweise zur Spesenabrechnung. Viele Kunden nutzen ihre Fuhrparkdaten auch direkt im Zusammenspiel mit ihrem Warenwirtschaftssystem, zum Beispiel zur automatisierten Rechnungslegung nach Leistungserbringung vor Ort. WEBFLEET ermöglicht zudem die Auswertung des Fahrstils auf folgenden Leistungsindikatoren: Geschwindigkeitsüberschreitung, Lenk- und Bremsmanöver, konstante Geschwindigkeit, ökologische Geschwindigkeit, Leerlaufzeiten. Zusätzlich zur Analyse des Fahrstils können noch folgende Indikatoren ausgewertet werden: Kraftstoffverbrauch, Ausrollen, Schalten“, nennt Wolfgang Schmid, Sales Director D-A-CH bei Webfleet Solutions, weitere Möglichkeiten. Auch für die Verwaltung und Überwachung von Serviceintervallen, Laufleistungen und zur Nachweisführung gegenüber Auftraggebern lassen sich die gewonnenen Fahrzeugdaten verwenden.

Datenschutz 
Die Erhebung von Daten wirft jedoch immer gleich die Frage nach dem Datenschutz auf. Selbstverständlich unterliegen alle Produkte den rechtlichen Bestimmungen und der DSGVO. Ulric E. J. Rechtsteiner, Geschäftsführer der AREALCONTROL GmbH, dazu: „Wir bestätigen unseren Flottenbetreibern beziehungsweise Kunden per Konformitätserklärung, dass die Lösungen allen Anforderungen der Finanz- und Datenschutzvorschriften gerecht werden. Datenschutz gab es auch schon vor der DSGVO, wobei seit 25. Mai 2018 durch die hohe Strafbewährung eine besondere Aufmerksamkeit geboten ist. GPSOrtung ist für jedes elektronische Fahrtenbuch unabdingbar, da ansonsten für die Geo-Koordinaten an der geparkten Position keine Adressen aus den großen Geo-Datenbanken oder dem system-internen POI-System (Point of Interest; eigene Adressen wie Kunden et cetera) herangezogen werden können. Ob die User die Fahrzeuge live orten und tracken können oder nicht, ist bei uns eine Frage des Kundenwunschs beziehungsweise der Betriebsvereinbarung. Im Privatmodus dürfen keine GPS-Koordinaten entstehen, gemäß Datensparsamkeit und Datenvermeidung nach DSGVO. Dies spiegelt sich auch in diversen Urteilen der Land- und Oberlandesgerichte wider. Aber die Kilometer-Strecken müssen dokumentiert werden. Alle AREALCONTROL-Lösungen besitzen einen ‚Schalter‘ in Form eines Touch-Buttons in der Driver-App oder direkt einen Kipp-/Wipp-Schalter zur Umschaltung von geschäftlich auf privat und umgekehrt. Im Privatmodus entstehen keine GPS-Koordinaten, obwohl das Telematik-System sehr genau weiß, wo es ist, aber diese Daten werden niemals auf die Telematik-Server übermittelt. Im Diebstahlfall kann im Privatmodus keine Ortung erfolgen, es müsste erst das Telematik-Gerät per Fernbefehl umgestellt werden. Einige Fahrtenbuch-Anbieter arbeiten an der Stelle nicht DSGVO-konform, sondern blenden die Privat-Strecken und -Koordinaten für die Portal-User aus, die dann glauben, dass es keine Koordinaten gäbe. Bei einer datenschutzrechtlichen Tiefenprüfung drohen in diesen Fällen Strafgebühren bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.“

Fazit 
Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs entlastet Unternehmen. Viele der Lösungen sind laut Anbietern bereits ab einem Fahrzeug im Fuhrpark vorgesehen und lohnen sich daher vor allem auch in kleinen Betrieben und für Selbstständige. Die elektronische, rechtssichere Dokumentation kann dabei unterstützen, geldwerte Vorteile für Mitarbeiter optimal zu versteuern. Sofern die Freigabe des örtlichen Finanzamts vorliegt und sämtliche innerbetrieblichen Vorgaben erfüllt sind, steht der Nutzung nichts mehr im Weg. Die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell, wenn man die Steuereinsparungen aufseiten des Unternehmens einbezieht. Nicht zuletzt fallen die erzielten Steuerersparnisse auch in einem Volumen aus, welche elektronische Fahrtenbücher auch in der Krise zu einer sinnvollen Investition avancieren lassen. So hat beispielsweise die COVID-19-Pandemie nur einen geringen Einfluss auf die Anzahl der Flottenfahrzeuge: Bei einer von Vimcar durchgeführten Umfrage gaben 60 Prozent der Befragten an, keine Fahrzeuge an- oder abzuschaffen. 21 Prozent haben die Bestellung von Fahrzeugen verschoben und 19 Prozent haben Fahrzeugbestellungen eingeleitet.