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Ein neuer Dienstwagen ist eigentlich nicht nur ein neuer Dienstwagen, sondern der neue Dienstwagen. Schließlich konfiguriert der Nutzer diesen häufig selbst und individualisiert ihn dadurch entsprechend seinen persönlichen Bedürfnissen. Schon das Zusammenstellen der Ausstattung ist in der Regel ein Erlebnis, denn hier können eigene Wünsche im Rahmen der Vorgaben des Unternehmens, also der Car Policy, maßgeschneidert erfüllt werden. Umso wichtiger ist dabei, dass der Konfigurator nicht nur leicht bedienbar ist, sondern auch nur das zulässt, was unternehmensseitig gewollt ist. Dass der Nutzer befähigt ist, den Konfigurationsprozess individuell und eigenständig umzusetzen, stellt im Übrigen auch ein motivierendes Erlebnis für den Mitarbeiter dar, hebt Susan Käppeler, Leiterin Vertrieb und Marketing der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH, hervor. Der Fahrzeugnutzer hat für die Zusammenstellung des neuen Dienstwagens Zugriff auf den Kalkulator entweder einer Leasinggesellschaft, eines Fuhrparkmanagementunternehmens oder den eines Anbieters für Fuhrparkmanagementsoftware. Aber nicht nur der Komfort für denjenigen, der ein Fahrzeug konfiguriert, sollte im Vordergrund stehen. Auch alle Einschränkungen, die der Fuhrparkmanager an die Konfigurationsmöglichkeiten hat, und vor allem dessen größtmögliche Entlastung durch eine weitestgehende Automatisierung sind wichtig. Dies in Einklang zu bringen, stellt die Anbieter von Fahrzeugkonfiguratoren vor wichtige Herausforderungen.

Unterstützung für den Fuhrparkleiter 
In der Regel kann das Unternehmen für die Zusammenstellung seiner Flotte die jeweiligen Car-Policy-Vorgaben voreinstellen, sodass der Nutzer nur das wählen kann, was auch seinen Berechtigungen entspricht. Das beinhaltet die Marken- und Modellauswahl, Motorisierungen und Ausstattungen. „Wesentlich ist, dass in dem Konfigurator alle Beschaffungsschritte von der Modellauswahl bis zur Freigabe der Bestellung durch den Fuhrparkmanager in einem Tool abgebildet werden. In dem Konfigurator sollten unterschiedliche Angebote verglichen werden können und die Konfiguration von Fahrzeugtypen und Ausstattung nach den Referenzwerten der Car-Policy (Budget, CO2 et cetera) sollte möglich sein. Zudem ist eine „mitlaufende Rate“ für den Nutzer besonders komfortabel. Diese zeigt in Echtzeit, wie sich die Rate durch die Zu- oder Abwahl von Ausstattungsmerkmalen verändert. „Zudem sollte selbstverständlich für Mitarbeiter die Berechnung des geldwerten Vorteils möglich sein“, sagt Frank Hägele, Leiter Mobility Deutsche Leasing AG. 

Des Weiteren hilft es dem Fahrer, das Wunschfahrzeug über einen gewissen Zeitraum lang abspeichern und mit anderen Fahrzeugen vergleichen zu können. Nicht zuletzt sollte der Konfigurator über eine Schnittstelle verfügen, um den Bestellantrag per Mausklick an den Fuhrparkverantwortlichen zu übermitteln. Dieser wiederum kann den Antrag elektronisch in eine feste Bestellung bei der Leasinggesellschaft umwandeln. Damit die zahlreichen Konfigurationen und Kalkulationen, die Dienstwagennutzer bis zum endgültigen Wunschfahrzeug gern vornehmen, keine wertvolle Arbeitszeit binden, besteht oftmals der Anspruch der Fuhrparkleitung, den Zugang zum Konfigurator zeitlich, zum Beispiel auf die Abendstunden, begrenzen zu können“, stellt Jürgen Petschenka, Commercial Director, Lease- Plan Deutschland GmbH, fest. Auch sollte aufseiten des Fuhrparkmanagements der Kalkulator den händisch sehr aufwendigen Prüfungsprozess merklich abkürzen und dennoch sicher machen. Die Ari Fleet Germany GmbH fährt mit folgendem Prozess sehr gut, wie Sebastian Fruth, Head of Sales Region South Germany, erläutert: „Die Berechnung und Beschränkung der Fahrzeuge läuft während der Konfiguration automatisch und in Echtzeit. Über den Limit Guide wird dem Fahrer jederzeit in Prozent angezeigt, wie sich die Rate entwickelt, ob er eventuell eine private Zuzahlung hat und wie weit er von seinem persönlichen Limit entfernt ist. Auch ein Bonus-Malus-System bezüglich des CO2-Ausstoßes ist möglich. So wird gewährleistet, dass die Konfigurationen ohne Überprüfung der Fuhrparkentscheider im vorgegebenen preislichen Rahmen erfolgen.“ Zeitlich sollte eine Konfiguration nicht permanent möglich sein. Arval Deutschland verfährt dabei so, wie Commercial Director Christian Schüßler zusammenfasst: „Ist bereits ein Folgevertrag vereinbart, wird der Konfigurator automatisch drei Monate vor Vertragsende freigeschaltet, damit Nutzende zeitnah ein Folgefahrzeug konfigurieren und beantragen können.“ Dirk Zieschang, Geschäftsführer InNuce Solutions GmbH, weist auf weitere wesentliche Aspekte hin, auf die die Fuhrparkverwaltung Wert legen sollte und die in der Software FleetScape IP umgesetzt sind: keine Doppelerfassungen von Daten in mehreren Systemen (Konfigurator, Vertragsverwaltung), Begrenzung des Zeitraums der möglichen Konfiguration durch den Fahrer (zum Beispiel drei Wochen), Ausblendung nicht zulässiger Ausstattungen, parallele Kalkulation der Leasingrate, des geldwerten Vorteils und der Fahrerzuzahlung. Gerade wenn Angebote über Multibidding eingeholt werden sollen, spielt Genauigkeit eine Rolle. Darauf weist Andreas Brenner, CEO bei der Avrios International GmbH, hin: „Beim Multibidding geht es darum, Angebote richtig einzuordnen. Mit Avrios haben Fuhrparkleiter die Möglichkeit, Parameter selbst festzulegen und so bessere Entscheidungen zu treffen. Ein weiterer Vorteil: Über Avrios ist eine direkte Kommunikation möglich. Das heißt, man bleibt immer in einem System. Das reduziert die Fehlerquote und spart Zeit.“

Erlebnis für den Dienstwagennutzer 
Da das Konfigurieren des neuen Dienstwagens für den Nutzer ein besonderes Ereignis darstellt, sollte dies auch über einen mit sämtlichen aktuellen Daten ausgestatteten, intuitiv bedienbaren und transparenten Car-Calculator begleitet werden. Hilfethemen oder auch eine Rückfragemöglichkeit sollten barrierefrei zur Verfügung stehen. „Ausstattungsabhängige Fahrzeugbilder wie bei der Kalkulation über das System der Volkswagen Leasing sind sehr wichtig, weil sie das spätere Wunschfahrzeug veranschaulichen. Dazu gehören eine kundenindividuelle Leasingkalkulation synchron zur Fahrzeugkonfiguration und die transparente Anzeige der Eigenbeteiligung für Fahrer“, wie Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Deutschland der Volkswagen Leasing GmbH, ausführt. Darüber hinaus werden den Fahrern Konfigurationen auf Basis von Referenzfahrzeugen vorgeschlagen, die der Fuhrparkleiter zuvor definiert hat. Optimieren lässt sich das Erlebnis durch Monitoring, und zwar immer unter Einhaltung sämtlicher Datenschutzvorgaben.

Bei der Sixt Mobility Consulting GmbH wertet man die Nutzerdaten regelmäßig anonym aus. „Das hilft uns sehr dabei, den Konfigurationsprozess weiter zu optimieren. Wenn wir feststellen, dass bestimmte Funktionen seltener oder häufiger genutzt werden, leiten wir daraus konkrete Maßnahmen für die Weiterentwicklung ab. Maßgeblich bleibt aber das direkte Feedback unserer Kunden im persönlichen Gespräch“, so Christian Braumiller, Geschäftsführer der Sixt Mobility Consulting GmbH. Dies ist nach wie vor ganz entscheidend, findet auch André Girnus, Geschäftsführer der Athlon Germany GmbH: „Wir entwickeln Athlonline weiter und optimieren so regelmäßig die Funktionalitäten hinsichtlich der Kundenbedürfnisse. Feedbackrunden mit den Kunden, unter anderem in Form von anonymisierten Nutzungsstatistiken oder Nutzerumfragen, bilden die Basis.“ Schnelligkeit ist ein weiterer Faktor, wie Karsten Rösel, Geschäftsführer der ALD AutoLeasing D GmbH, weiß: „Wir nutzen die Erkenntnisse, die sich aus den Gesprächen mit Fuhrparkentscheidern und Dienstwagennutzern ergeben, um unseren Konfigurator kontinuierlich zu optimieren. Da wir das Tool inhouse entwickelt haben, lassen sich Anpassungen durch unsere Fachabteilung in der Regel zeitnah umsetzen, sodass wir immer auf dem aktuellen Stand der Dinge sind.“

Ausblick auf die Entwicklung 
Die Digitalisierung schreitet so schnell voran, dass auch bei den Fahrzeugkonfiguratoren viel Bewegung zu erwarten ist. Bei der Software Easy+ der Carano Software Solutions GmbH plant man künftig neben der Hotline einen Live- Chat zu integrieren, um den Nutzer bestmöglich zu unterstützen. Der 1st Level Support soll weiterhin in erster Linie durch das Fuhrparkmanagement gewährleistet werden zur direkten Lösung kleinerer Probleme. Darüber kann auch Feedback auf kurzem Weg an die Entwickler weitergeleitet werden, wie Tobias Becker, Produktmanager bei Carano, ausführt. Die Live-Darstellung ist ein Aspekt, an dem bei der community4you AG getüftelt wird, wie Vorstand Lavinio Cerquetti beschreibt: „Vor allem grafisch wollen wir aber noch mal nachlegen. In Zukunft werden wir die konfigurierten Fahrzeuge auch als 3-D-Modelle darstellen. Änderungen in der Konfiguration werden dann auch live in der Animation angepasst.“ Volkswagen Leasing arbeitet am „Leasingvertrag auf Knopfdruck“. Weitere Pläne betreffen die Zielgruppe des Konfigurators, sie soll auf kleinere Gewerbekunden ausgeweitet werden. Dies plant auch die Deutsche Leasing, die in einer Pilotphase den Konfigurator direkt am Point of Sale bei ihren Partnerautohäusern anbietet. Darüber hinaus sollen in die Konfiguratoren vieler Anbieter Elektrofahrzeuge aufgenommen werden inklusive Berücksichtigung von Stromkosten und Umweltbonus. Aber auch beispielsweise antriebsdifferenzierte Car-Policys, spezielle Obergrenzen und Anreiz-/Bonussysteme für E-Fahrzeuge sowie die Buchbarkeit von Ladelösungen sollen zukünftig integriert werden.

Fazit: Gut durchdachte, intuitiv bedienbare Fahrzeugkalkulatoren entlasten den Fuhrparkmanager ungemein und bieten dem Dienstwagennutzer zugleich ein Erlebnis, das bestenfalls die Vorfreude auf das neue Fahrzeug noch mehr steigert. Im Rahmen der Digitalisierung können beide Seiten hierbei mit weiterer Vereinfachung rechnen. Eine Win-win-Situation also.