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Auch bei den Dienstreisen wirkte der Ausbruch der Corona-Pandemie wie eine Zäsur: Im März fanden so gut wie keine Reisen statt, die neuerlich gestiegenen Infektionszahlen im Herbst bewirken nach einer kurzen Erholung der Aktivitäten über den Sommer nun wieder eine Reduktion der Geschäftsreisen auf ein Minimum. Die meisten Unternehmen erlauben derzeit nur geschäftskritische Termine, analysierte der Verband Deutsches Reisemanagement e. V. kürzlich. Dennoch sind laut dessen Aussage Geschäftsreisen ein wesentlicher Motor für die Wirtschaft, persönliche Treffen entscheidend für die Kreativität. Eine Aufnahme der Geschäftsreisetätigkeit scheint daher nötig und sinnvoll.

Doch vorerst und wohl bis weit ins nächste Jahr erwarten die Experten hier wenig Besserung. Das wiederum bedeutet eine Durststrecke für viele vielversprechende Start-ups, die ihr Know-how, ihr Kapital und ihre Kreativität in die Entwicklung moderner Systeme gesteckt haben, die die Reiseplanung, -buchung und -abrechnung effizienter machen sollen. Und damit Unternehmen ansprechen wollen, denen schlanke, transparente Prozesse grundsätzlich gelegen kommen. Sollten Geschäftsreisen wieder verstärkt durchgeführt werden können, sollten Travelmanager jedoch die Aktivitäten solcher Start-ups auf dem Schirm haben. Budgetkürzungen bei Dienstreisen finden seit mehreren Jahren statt, mit der Folge, dass die Reisen auch immer kürzer werden. Das wiederum wirkt sich auf die etablierten Travelmanagementdienstleister aus, deren Aufträge sukzessive zurückgehen. Schon länger nehmen die Onlinebuchungen von Reisen zu, die direkt vom Reisenden getätigt werden statt über Dienstleister. Bei letzteren mehren sich nun die Zukäufe von Travel- Start-ups, die den Full-Service-Dienstleistern so das fertige digitale Equipment liefern können. Denn praktische Smartphone-Apps, die die Buchung direkt durch den Nutzer ermöglichen, fehlen oftmals im umfangreichen Portfolio.

Im nebenstehenden Kasten findet sich eine Auswahl an Travel Start-ups, die mit unterschiedlichen Schwerpunkten Geschäftsreisemanagement per Apps erleichtern wollen. In den jeweiligen Anwendungen lassen sich die individuellen Reise- und Genehmigungsrichtlinien, aber auch persönliche Präferenzen hinterlegen. Teilweise können Richtlinien auch auf einzelne Reisende oder auf Abteilungen zugeschnitten werden. Sämtliche Informationen, die die Buchhaltung benötigt, sind hinterlegt. Den Umfang der Buchungsmöglichkeiten sollte jedes Unternehmen, das Travel-Apps zur Organisation von Dienstreisen hinzunehmen möchte, hinsichtlich des eigenen Bedarfs prüfen. Alle Anbieter legen Wert auf intuitive Bedienung, 24/7-Support, per Chat oder telefonisch, und Transparenz. Über Reportings können die Verantwortlichen sich über die Buchungen informieren, auch verschiedene Rechnungsstellungen sind möglich, beispielsweise die Adressierung an firmeninterne Kostenstellen, Anbindungen an namhafte Anbieter von Reisekostenabrechnungsunternehmen wie Airplus et cetera. Was gerade bei Start-ups nicht fehlen darf, ist die Option, den CO2-Ausstoß der Reisen direkt zu kompensieren.

Die mobilen Applikationen wollen alle eins: Die Reise von der Buchung bis zur Durchführung möglichst einfach und barrierefrei machen. Und genau über das technische Gerät, das idealerweise immer dabei ist, alles aus einer Hand liefern. Hierüber können alle notwendigen Dokumente wie Fahrkarten, Bordkarten und Hotelvouchers abgerufen werden. Bei Änderung des Reiseplans, sei es eigen- oder fremdbestimmt, können die Umbuchungen oder Stornierungen direkt über die Plattform zeitnah angewiesen werden. Wichtig ist die schlüssige End-to- End-Umsetzung, dass der Mitarbeiter auf Geschäftsreise seine Reise selbst steuern kann und nicht Externe bei Änderungen beauftragen muss. Ein weiterer wesentlicher Vorteil liegt unter anderem darin, dass kein Dienstreisender mit seinem eigenen Geld in Vorkasse gehen muss oder sich vor Ort darum kümmern muss. Firmenkonten, Kreditkarten und Ähnliches können hinterlegt werden, manche Anbieter wie TravelPerk oder Voya werben damit, dass durch sie Leistungen zentral bezahlt werden.

Fazit: Der Markt des Dienstreisemanagements konsolidiert sich – nicht zuletzt aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung und innovativer Ideen aus der Schmiede von Start-ups. Die Corona- Pandemie wird ihren Beitrag zu einer weiteren Verschlankung des Geschäftsreisebereichs leisten. Aber vor allem sind es die Unternehmen, die mit ihrem Handeln das Angebot bestimmen. Wenn die Travel-Apps halten, was sie versprechen, vereinfachen sie die Reisebuchung unter anderem durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und verschlanken die damit verbundenen Prozesse nahezu in Echtzeit.