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Grundsätzlich sollte man davon ausgehen können, dass das Eigentum anderer pfleglich behandelt wird. Dienstwagennutzer erhalten mit ihrem Fahrzeug, das ja im Eigentum der Leasinggesellschaft steht, und dem Überlassungsvertrag zudem eine Reihe von Rechten und Pflichten, die auch den Umgang mit dem Fahrzeug und dessen Zustand regeln. Generell ist es für Fuhrparkmanager besonders wichtig, Dienstwagennutzer für die Kosten der Reparaturen und Nachbelastungen zu sensibilisieren. Dienstwagenfahrer sollten mit dem Fahrzeug so sorgsam umgehen, als ob es ihr Eigentum wäre. Dabei helfen können klare Regelungen in der Dienstwagenordnung. Hier lassen sich präventive Maßnahmen platzieren, damit es möglichst nicht zur Nachbelastung von Schäden kommt. Was man berücksichtigen sollte, ist, dass nicht nur Schäden zu Nachbelastungen bei der Rlückgabe von Geschäftsfahrzeugen führen können, sondern auch das Fehlen von zum Beispiel Winterreifen, Navi-CD, Zweitschlüssel oder des Servicehefts. Hier sollte die Fahrzeugrückgabe gewissenhaft vorbereitet werden. Besonders ärgerlich ist es außerdem, wenn Wartungen – trotz inkludiertem Wartungsvertrag, der die Kosten abdeckt – nicht durchgeführt wurden. „Bereits im Vorfeld stimmen wir uns sehr genau mit den Fuhrparkleitern über Ablauf und Bewertungskriterien bei Rückgabe ab und sorgen somit von Anfang an für Transparenz“, lässt Sebastian Hainke, Teamleiter Logistik & Interimsfahrzeuge bei der Raiffeisen- IMPULS Fuhrparkmanagement GmbH & Co. KG, wissen.

Immer mehr Leasingunternehmen bedienen sich bei der Fahrzeugrückgabe zertifizierter Prozesse. Etabliert hat sich vor allem „Die Faire Fahrzeugbewertung VMF®, die vom Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementunternehmen e. V. erarbeitet wurde und von dessen Mitgliedsunternehmen angewandt wird. Der Vorteil liegt in klaren Regelungen für Leasingrückläufer mit unterschiedlichen Katalogen für Pkw und Transporter aufgrund der differenzierten Nutzung. Die Einhaltung der Regelungen wird regelmäßig von unabhängigen Prüfgesellschaften kontrolliert. Aus den klaren Regeln ergeben sich Sicherheit und Transparenz für die Fuhrparks, denn sie stellen die Berechnungsgrundlage für Schäden eindeutig dar. Dabei unterscheiden die Leasinggesellschaften nach laufleistungsanalogem Zustand oder nicht laufleistungskonformen Schäden. „Mit einem bebilderten Kriterienkatalog können unsere Kunden praktikabel nachvollziehen, welche Schäden toleriert und welche berechnet werden“, erklärt Dr. Hubertus Mersmann, Mitglied der Geschäftsleitung Geschäftsfeld Mobility der Deutschen Leasing, die Mitglied im VMF ist. „Dienstwagennutzer können mit einer Checkliste in unserer Deutsche Leasing Mobility App bequem alle Punkte abhaken, die eine reibungslose Rückgabe ermöglichen (...) Sämtliche Schäden, die während der Laufzeit entstehen, sollten gemeldet werden. Auch hierfür finden unsere Kunden Leitfäden auf unserer Website und in der Deutsche Leasing Mobility App.“ Hilfreich ist es, mit zeitlichem Vorlauf einen Check-up des Fahrzeugs durchführen zu lassen. So lassen sich Schäden beispielsweise durch Smart Repair kostengünstig und schnell beheben. Dies ist in der Regel nach Rücksprache mit dem Leasinggeber erlaubt und erwünscht. Laufleistungsanaloge Schäden spielen bei ARI FlexLease keine Rolle für die Abrechnung von Minderwerten, weil der am Markt erzielte Verkaufspreis den Fahrzeugzustand widerspiegelt, so Majk Strika, Geschäftsführer ARI Fleet Leasing Germany GmbH. Mit Blick auf mögliche Unfallschäden bietet das Unternehmen im Rahmen des Fuhrparkmanagements Schadenmanagement als Basismodul an, Kunden dürfen aber für ihre mittels ARI FlexLease finanzierten Fahrzeug die Reparatur organisieren.

Kommt es zum Rückgabeprozess, setzen immer mehr Leasinggesellschaften auf die Hilfe digitaler Vorgänge. Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Deutschland der Volkswagen Leasing GmbH, dazu: „Seit Ende 2011 setzt die Volkswagen Leasing GmbH bei der Leasing-Fahrzeugrückgabe auf digitale, transparente und zertifizierte Prozesse. Die ,Leasing- Rücknahme Online‘ basiert auf einer Internetplattform, die allen Händlern über ein gemeinsames Serviceportal zur Verfügung gestellt wird. Auf Basis des bebilderten Schadenkatalogs ,Zustandsbewertung bei der Fahrzeugrückgabe‘, der jedem Kunden bei der Fahrzeugauslieferung ausgehändigt wird, kann der Händler gemeinsam mit dem Kunden den Fahrzeugzustand aufnehmen – zusammen mit digitalen Fotoaufnahmen. Ebenso ist es möglich, ein Sachverständigen-Gutachten in die ,LeasingRücknahme Online‘ einzufügen und ohne Zeitverlust digital an die Volkswagen Leasing zu senden.“ Das unabhängige Prüfinstitut DEKRA hat das System zertifiziert und damit den hohen Qualitätsstandard offiziell bestätigt.

Für die Deutsche Leasing beschreibt Dr. Hubertus Mersmann den Fortschritt der Digitalisierung bei der Fahrzeugrückgabe: „Wir beschäftigen uns sehr intensiv gemeinsam mit unseren Partnern mit neuen digitalen Weiterentwicklungen. Vollständig maschinell durchgeführte Gutachten bieten den Vorteil, objektiv zu sein, das heißt ohne individuelle Schwankungen. Das wird allerdings noch einige Zeit dauern. Bis dahin unterstützt der Einsatz digitaler Techniken die manuelle Arbeit von Gutachtern.“ Das seien zum Beispiel geführte Gutachten, bei denen Tablets oder Smartphones Schäden quasi aus der Distanz aufnehmen, dokumentieren und anschließend unter anderem mithilfe künstlicher Intelligenz bewerten. Wie schnell sich digitale Techniken bei der Fahrzeugbewertung durchsetzen werden, hängt von der Qualität der Ergebnisse der unterschiedlichen Technologien und der Wirtschaftlichkeit der Nutzung im Gesamtprozess ab, erwartet der Leasingexperte. Auch bei der Arval Deutschland GmbH kommt digitale Technik jetzt schon zum Einsatz: „Die Sachverständigenorganisationen senden uns das Gutachten digital via Schnittstelle zu, wir erstellen und versenden das Protokoll papierlos und unsere Kunden können die Dokumente virtuell abrufen. Mit der Integration von Fahrzeugscannern im Rahmen der Begutachtung oder mit auch einer automatisierten Auslesung der Gutachten planen wir die Digitalisierung weiter voranzutreiben“, beschreibt Commercial Director Christian Schüßler das Procedere. 

Doch all das sorgt nicht immer für eine Kostenersparnis, wenn die genannten Vorgaben nicht bis zum Dienstwagennutzer durchdringen, Überlassungsvertrag hin oder her. Je nach Fahrlässigkeitsgrad können die Verursacher an Schäden beteiligt werden, jedoch ist dies stets Abwägungssache und individuelles Vorgehen des Unternehmens. Schließlich handelt es sich häufig bei Fahrzeugen um Motivationsinstrumente zur Mitarbeiterbindung. Sorgfältige und sensible Kommunikation steht hierbei im Vordergrund. Zum einen mit der Leasinggesellschaft im Vorfeld des Vertragsschlusses und zum anderen mit dem Fahrzeugnutzer bei der Überlassung, während der Laufzeit und besonders kurz vor deren Ende.