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Firmenfahrzeuge unterstützen die geschäftlichen Prozesse eines Unternehmens und dessen Ziel des Geldverdienens. Dazu gehört ebenfalls der Motivationsfaktor, den User-Chooser-Fahrzeuge für die Gewinnung und Bindung von neuen Fachkräften besitzen. Doch die Anschaffungsund Unterhaltskosten eines Fuhrparks liegen oftmals bei den Gesamtbetriebskosten an zweiter Stelle nach den Personalkosten, ein nicht zu unterschätzender Betrag, der einiges an Beweglichkeit in beide Richtungen mit sich bringt. Damit die Flottenkosten aber nicht den Nutzen, sofern messbar, übersteigen, sollte die Bewilligung von Fahrzeugen stets transparenten Kriterien unterliegen, die in einer Dienstwagenordnung – auch Car-Policy genannt – festgeschrieben sind. Ein positiver Begleiteffekt dieser Kriterien ist die Planungssicherheit, die sie mit sich bringen.

Laut Dataforce-Zahlen im Ratgeber Dienstwagen- und Mobilitätsmanagement 2019 besitzt ein Unternehmen umso eher eine Dienstwagenordnung, je größer sein Fuhrpark ist. Das heißt, bei weniger als 25 Fahrzeugen ist nur bei fast jeder zweiten Firma ein solches Regelwerk etabliert. Hingegen greifen nahezu alle Unternehmen mit Flotten über 100 Fahrzeuge auf eine Car-Policy zurück. In dieser sollten vor allem dynamische Inhalte, das heißt Fahrzeugmarken, -modelle und Ausstattungsinhalte, Dienstwagenkategorien oder auch Nutzungsdauer und Ersatzzeitpunkt, geregelt werden. Diese haben einen direkten Effekt auf die Kostenstruktur. Beispielsweise beeinflusst die Wahl der Antriebsart, des Getriebes oder der Motorisierung den Kraftstoffverbrauch und kann damit auch zu einem Treiber der Betriebskosten werden. Auf nachhaltige Kriterien ausgelegte Vereinbarungen, eventuell mit Bonus- Malus-Regelungen verbunden, motivieren die Nutzer, CO2-arme Fahrzeuge zu wählen, die gleichzeitig werksseitig einen niedrigen Kraftstoffverbrauch aufweisen. Der Verband der markenunabhängigen Mobilitäts- und Fuhrparkmanagementgesellschaften VMF e. V. weist auf die CO2-Zielwerte der EU hin, die für die Hersteller nach dem Stand vom 1. Januar 2020 pro gefahrenem Kilometer bei Pkw-Neuwagen gelten: bis 2021 95 Gramm CO2, bis 2025 minus 15 Prozent zu 2021, bis 2030 minus 37,5 Prozent zu 2021. Die Hersteller werden durch abgeschwächte CO2-Vorgaben belohnt, wenn sie ihren Absatz CO2-armer Fahrzeuge in bestimmter Höhe steigern. Der VMF empfiehlt daher, die Car-Policy so auszurichten, dass die Flotte diese Richtwerte auch erreichen beziehungsweise unterschreiten kann.

Mindestanforderungen sollten sich im Wesentlichen aus den sicherheitsrelevanten Ausstattungen ergeben. Auch die Farbwahl kann sich auf die Kosten vor allem in Bezug auf den Restwert auswirken. Grundsätzlich sollte die Balance zwischen Wirtschaftlichkeit sowie technischen Anforderungen ausgewogen sein. Die Entscheidung für den Einsatz einheitlicher Fahrzeuge wirkt sich ebenfalls maßgeblich auf die Kosten aus, da sich hier größere Rabatte bei den Anbietern aushandeln lassen. Grenzen bei der Fahrzeugwahl lenken zudem die Konfiguration, die häufig vom Dienstwagennutzer selbst vorgenommen werden darf und bei unbegrenzten Auswahlmöglichkeiten auch unbegrenzt lange dauern kann. Es empfiehlt sich, sämtliche Inhalte der Car-Policy regelmäßig hinsichtlich Aktualität und Wirtschaftlichkeit zu überprüfen. Hilfreich erweist es sich hierbei, Referenzfahrzeuge zu erstellen und diese sowie die dazugehörigen Gesamtkostenlimits gemäß Expertenmeinung zweimal pro Jahr auf Aktualität zu überprüfen. Darüber hinaus ergeben sich mit festgelegten Dienstleistern effiziente Prozesse und Einkaufsvorteile, die planbare Kosten mit sich bringen.

Soll eine bestehende Dienstwagenordnung zugunsten von Einsparungseffekten angepasst werden, also was Marken, Modelle, Motorisierung, Ausstattung et cetera angeht, bedarf es keiner Mitbestimmung des Betriebsrates. Hier sollten sich Geschäftsleitung und Fuhrparkmanagement einig sein und die Gratwanderung zwischen Motivationsfaktor und Kostenblock weitsichtig meistern. Kosteneinsparungen lassen sich kurzfristig und relativ eindeutig und unmittelbar verzeichnen. Sinkende Motivation oder sogar Mitarbeiterfluktuation wirken sich hingegen mittelfristig und auch nur indirekt auf Änderungen der Car-Policy zurückführbar aus. Daher ist zwar die Berechtigung, einen SUV, Sportwagen oder ein Cabriolet auszuwählen, kostenseitig sicher anzuzweifeln, aber bei der Gewinnung von Fachkräften ein schlagendes Argument. Einsparungsmöglichkeiten bieten sich an anderer Stelle, beispielsweise durch Downsizing, also die Verringerung der Motorleistung entweder durch Beibehaltung der gewohnten Marken und Modelle oder aber durch Wechsel von Hersteller und Modellen. Der Effekt: Ein geringerer CO2-Ausstoß und Kraftstoffverbrauch, aber auch ein geringerer Verschleiß, was sich beim Reifenbedarf und auch bei den Wartungskosten bemerkbar macht. Zudem kann der Fuhrparkleiter mit günstigerer Kfz-Steuer und Versicherungsprämie rechnen. Zuvorderst schlagen geringere Anschaffungskosten beziehungsweise eine niedrige Leasingrate zu Buche. Diese Fakten lassen sich leicht in den einschlägigen Kalkulatoren nachrechnen und gegenüberstellen. Ebenfalls kann die Aufnahme von Elektro- und Hybridfahrzeugen nicht nur durch die Subventionen, die hierfür in Anspruch genommen werden können, zu Kosteneinsparungen führen. Auch im Unterhalt, durch günstigen Stromeinkauf und niedrigere Wartungskosten, ergibt sich Sparpotenzial.

Fazit: Die Car-Policy ist oft eine heilige Kuh, die nicht angetastet wird, nicht zuletzt, weil hieran auch ein großer Motivationsfaktor hängt. Doch der Einspareffekt, den eine Überprüfung einzelner Posten auf Aktualität und auf Wirtschaftlichkeit mit sich bringt, sollte nicht unterschätzt werden. Verantwortungsvolles und nicht zu kurzfristiges Vorgehen mit Blick auf Nachhaltigkeit ist hier ratsam. Einigkeit zwischen Fuhrparkmanagement und Geschäftsleitung steht hierbei im Vordergrund, denn sonst verpuffen alle Maßnahmen.