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Ende April sollte es in Nürnberg eigentlich heißen: „Willkommen zum 24. Verbandsmeeting“. Statt vor versammelter Menge fielen diese Worte jedoch vor dem Bildschirm als Marc-Oliver Prinzing (Verbandsvorsitzender) und Axel Schäfer (Geschäftsführer) etwa 70 Mitglieder wie auch interessierte Zuhörer begrüßten. Ohne den üblichen Anreisestress, aber auch ohne die zahlreichen Vorteile, die ein Treffen vor Ort mit sich bringt, begann das erste Verbandsmeeting online auf der Videokonferenz-Plattform Adobe Connect, die bereits seit Längerem vom BVF genutzt wird, um über FLEETLEARNING zahlreiche Onlinekurse und Webinare anzubieten. 

Natürlich kommt ein Treffen – ob virtuell oder vor Ort – dieser Tage nicht aus, ohne die aktuelle Situation und die weitreichenden Folgen anzusprechen: „Die aktuelle Situation beschert uns viele neue Fragen: Wie muss ich ein Poolfahrzeug desinfizieren? Dürfen mehrere Personen in einem Auto mitfahren? Wie sieht es mit dem Mundschutz beim Autofahren aus? Aktuell machen die Fuhrparkleiter zahlreiche praktische Erfahrungen mit Mobilitätsmanagement“, wie Marc-Oliver Prinzing zu Beginn erklärte. Und Mobilitätsmanagement war das richtige Stichwort für den ersten Vortrag des zweitägigen Verbandsmeetings. Denn Rechtsanwalt Peter Rindsfus ging auf die Halterpflichten bei Diensträdern ein: Obwohl der Begriff des Dienstrades eine Vielzahl von unterschiedlichen Fahrradarten in sich vereint, gibt es zwischen den Arten ein paar Unterschiede hinsichtlich der Halterpflichten. Da Fahrräder und Pedelecs 25 (Anmerkung der Redaktion: Höchstgeschwindigkeit 25 km/h) formal als Fahrräder gelten, müssen hier keine der gesetzlichen Halterpflichten eingehalten werden. Jedoch sind auch hier die Unfallverhütungsvorschriften (UVV) zu beachten. Das heißt, eine Gefährdungsbeurteilung gemäß §3 DGUV Vorschrift 1 sowie die jährliche Einweisung nach §4 DGUV Vorschrift 1 haben zu erfolgen. Handelt es sich hingegen um Pedelecs 45 oder E-Bikes (unabhängig von der Höchstgeschwindigkeit), müssen neben den Unfallverhütungsvorschriften, die bei Kraftfahrzeugen auch eine jährliche Sachkundigenprüfung sowie Einweisung, die Schutzhelmgestellung und die Sicherung gegen unbefugte Benutzung beinhalten, auch alle gesetzlichen Halterpflichten eingehalten werden. Diese umfassen die Führerscheinkontrolle, die Kontrolle des Fahrzeugzustands sowie der Schutzausrüstung. „Aber“, darauf wies Rechtsanwalt Peter Rindsfus hin, „wenn Fahrräder/Pedelecs im Rahmen der Gehaltsumwandlung vom Mitarbeiter gewählt werden und diese nicht für dienstliche Zwecke eingesetzt werden (Fahrt von zu Hause zum Arbeitsplatz fällt nicht darunter), dann entfällt die UVV komplett; die Halterhaftung ebenfalls, wenn der Mitarbeiter Eigentümer ist.“ Neben diesen wichtigen Hinweisen zu den Halterpflichten im Bereich Diensträder ging der Verbandsrechtsanwalt aber auch auf die zahlreichen Änderungen im Zuge der StVO-Novelle ein, die Ende April ebenfalls in Kraft trat.

Nach einer kurzen Pause, die natürlich auch bei einem Webmeeting nicht fehlen darf, ergriff Marc-Oliver Prinzing erneut das Wort. Mit seiner Präsentation „Die Auswahl von Fuhrparksoftware“ gab der Verbandsvorsitzende den Teilnehmern einige Kniffe bei der Suche nach der geeigneten Fuhrparkmanagementsoftware an die Hand. Grundsätzlich stellte er fest, dass Excel-Tabellen, aber auch handschriftliche Listen schnell an ihre Grenzen stoßen, wenn es um die Verwaltung von mehr als zehn Fahrzeugen geht. Gleichzeitig erfüllen Datensicherheit und Datenschutz bei diesen beiden Methoden oft nicht den Standard, was am Ende gegen die zu erwartenden Kostenvorteile dieser Methoden spricht. Nicht zuletzt überfordert diese Methoden aber auch die Einbindung von Schnittstellen zu weiteren Abteilungen oder externen Dienstleistern. Daher empfiehlt Prinzing, sich mindestens drei Monate, besser noch sechs Monate, bei der Suche nach einer geeigneten Software Zeit zu lassen, um am Ende ein Tool zu haben, welches nicht nur aktuelle Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftige. Jochen Stelter vom Kontor für Training gab im Anschluss gleich auch ein paar nützliche Tipps für allgemeine Verhandlungen. Grundsätzlich sei, wie in allen Bereichen des Lebens, ein partnerschaftliches Verhandeln der Schlüssel für eine erfolgreiche Strategie. Dabei sollte immer eine gemeinsame Lösung der Probleme im Vordergrund stehen, aber auch die Trennung von Personen und Problemen sei unerlässlich. Vielmehr stehe die Konzentration auf Interessen statt auf Positionen im Fokus. Vertrauen aufbauen, aber bitte nicht durch einseitige Vorleistungen, sondern ein Geben und Nehmen steht im Fokus einer guten Verhandlungsstrategie genauso wie die Offenheit für sachliche Argumente des Gegenübers.

Um Strategieentwicklung ging es auch nach der Mittagspause in der Präsentation von Katharina Schmidt (Head of Consulting, Arval Mobility Observatory & Leitung Fuhrpark). Hier lag der Fokus jedoch nicht auf Verhandlungen, sondern es ging um Strategien für die Energie- und Mobilitätswende des Flottenkunden. Als eine Art Best-Practice-Beispiel führte Katharina Schmidt durch die unterschiedlichen Schritte bei der Umstellung auf Elektromobilität: von der Frage bezüglich der Nachhaltigkeitsambitionen über die Flottenanalyse sowie die Analyse hinsichtlich der Machbarkeit einer Umstellung bis zur Unterstützung bei der Umgestaltung der Unternehmensflotte. Jedoch wies die Arval-Expertin auch darauf hin, dass es hier keine Zauberformel gibt, da sich die Ziele, aber auch die Voraussetzungen von Flotte zu Flotte unterscheiden. Auch sollte eine Überprüfung der Auswirkungen durch die Umstellung nicht fehlen. Überprüfungen standen auch im Vortrag von Annika Gravemeyer und Stefanie Effer von LapID im Mittelpunkt, doch hier in Form der Führerscheinkontrolle. Obwohl die Führerscheinkontrolle zum kleinen Einmaleins des Flottenverantwortlichen gehören sollte, führt das Thema regelmäßig zu Verunsicherung. Denn neben der manuellen Kontrolle durch den Fuhrparkleiter gibt es inzwischen zahlreiche elektronische Verfahren für die Führerscheinkontrolle. Dennoch sollte man auf sechs Merkmale achten: 1. Komfort für Fahrer und Fuhrparkverantwortliche, 2. Datenschutz, 3. Manipulationsschutz bei der Prüfmethode, 4. rechtssicheres und lückenloses System, 5. individuelle Anpassung an die eigenen Bedürfnisse sowie 6. persönliche Unterstützung und Support durch den Anbieter.

Telematik und elektronische Fahrtenbücher verglich Tom Bechert (Head of Department B2B Sales & Customer Support bei CARSYNC) in seiner Präsentation. Dabei zeigte sich recht schnell, dass beide Bereiche viele Verknüpfungspunkte miteinander haben. So ist eine Telematikeinheit oftmals die Grundlage für ein gut funktionierendes Fahrtenbuch. Denn im Vergleich zu einer Steckervariante (Anmerkung der Redaktion: Stecker für die OBD-II-Schnittstelle im Fahrzeug) sind sie manipulationssicher und bieten eine Vielzahl von Zusatzfunktionen. Dennoch kommt es wie so oft darauf an, welchen Zweck das elektronische Fahrtenbuch verfolgt und welche Voraussetzungen in der Unternehmensflotte gegeben sind. Grundsätzlich soll ein System aber eine Erleichterung für den Fuhrparkverantwortlichen bedeuten. Erleichterungen spielten auch bei Hans-Joachim Guth (Vertriebsleiter bei Carano) eine entscheidende Rolle. Wie nicht anders zu erwarten, ging es in seiner Präsentation um das Thema Digitalisierung. Die Digitalisierung soll den Fuhrparkleiter in seiner täglichen Arbeit entlasten. Das heißt, bei den vielen Rollen, die ein Flottenverantwortlicher tagtäglich einnehmen muss, können IT-Prozesse eine echte Erleichterung bedeuten. Dafür müssen zunächst einmal neben der Bereitschaft zum digitalen Wandel auch Prozesse ausgemacht werden, die sich automatisieren lassen. Erst dann sollte man sich gegebenenfalls Unterstützung suchen, um geeignete Tools für ein nutzerzentriertes digitales Ökosystem zu entwerfen. Nur so sei es möglich, die tägliche Arbeit des Fuhrparkverantwortlichen zu erleichtern und einen echten Mehrwert zu schaffen. Denn im Grunde liegt die Hauptaufgabe des Fuhrparkleiters darin, die unzähligen Prozesse in der Unternehmensflotte zu steuern und zu koordinieren.

Nach einer Pause ging es im letzten Teil des ersten Tages des Verbandsmeetings um Impulse für innovatives Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement. Den Start in die letzte Runde übernahm Sebastian Fruth (Head of Sales Region South Germany bei ARI Fleet) und stellte mit OpenFlex einen neuen Ansatz bei ARI Fleet vor. OpenFlex ist dabei der Oberbegriff für eine Vielzahl von vollkommen flexiblen Lösungen, die es zum Ziel haben, dass nur das bezahlt wird, was auch wirklich genutzt und benötigt wird. Dabei soll nicht nur ein Abschnitt des Lebenszyklus der Dienstwagen flexibler gestaltet werden, sondern die einzelnen Lösungen finden sich in der Fahrzeugbeschaffung über die Nutzungsdauer der Fahrzeuge bis zur Aussteuerung wieder. Robin Geisler (Geschäftsführer der eeMobility), Dipl.-Ing. Christof Kiesel (Sales Application Manager eMobility bei der DKV) sowie Roland Esser (Key Account Manager bei The Mobility House) widmeten ihre Präsentationen dem Bereich Elektromobilität: Bei eeMobility stand dabei ein Komplettpaket für den elektrifizierten Dienstwagen im Fokus, welches alle Ladesituationen – egal, ob zu Hause, unterwegs oder am Arbeitsplatz – abdeckt. Christof Kiesel von der DKV versorgte die Teilnehmer mit allerlei Informationen zu den Kosten im Bereich Elektromobilität. Ein nicht unwesentlicher Teil der Kosten kommt aufgrund der Erweiterung des Netzanschlusses zustande. Gerade dieser Teil lässt sich durch ein effizientes Lastmanagement reduzieren oder sogar ganz vermeiden, wie sich in der Präsentation von Roland Esser zeigte, die gleichzeitig auch den Abschluss des ersten Tages bildete.

Während der zweite Tag eines traditionellen Verbandsmeetings erfahrungsgemäß weniger stark frequentiert ist, blieb die Teilnehmerzahl beim ersten Web-Verbandsmeeting über die Zeit nahezu unverändert. Dies könnte natürlich auch an den spannenden Programmpunkten für den zweiten Tag liegen, an dem vor allem der Erfahrungsaustausch im Vordergrund stand. So standen gleich zu Beginn die Rechtsexperten des Verbandes Rede und Antwort. In dem Rechtstalk beantworteten Rechtsanwältin Inka Pichler-Gieser, Rechtsanwalt Peter Rindsfus und Rechtsanwalt Lutz D. Fischer zahlreiche Fragen der Teilnehmer: Von aktuellen Fragen zur StVO-Novelle und zu den Auflagen in Bezug auf die Corona-Beschränkungen bis zu Fragestellungen aus den Bereichen Führerscheinkontrolle, Halterverantwortlichkeit und Elektromobilität war alles dabei. Danach teilten die beiden Flottenverantwortlichen, Dieter Grün und Martin Kaus, ihre Praxiserfahrungen aus den Bereichen UVV wie auch der Gefährdungsbeurteilung sowie Einweisung und Unterweisung bei Elektrofahrzeugen mit den Teilnehmern. Abgerundet wurde die Online-Premiere mit Ernährungstipps vom Coach Ulrik Böhmer und Hinweisen zum Thema Homeoffice vom Verbandsgeschäftsführer und umsichtigen Moderator Axel Schäfer. So resümierte Prinzing nach zwei Tagen, dass sich das Motto des Online-Verbandsmeetings voll erfüllt habe: „Wenn das Leben Dir Zitronen gibt, mach Limonade daraus.“ Gerade die positive Resonanz auf das Web-Verbandsmeeting bestärkt den Bundesverband Fuhrparkmanagement in der Entscheidung, das Angebot im digitalen Bereich weiterzuentwickeln und auszubauen.