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Grundsätzlich dokumentiert ein Fahrtenbuch die von einem Fahrzeug zurückgelegte Strecke sowie den Anlass der Fahrt. Es kann dazu dienen, die Daten der Polizei, dem Finanzamt oder einem Unternehmen vorzulegen. Dazu muss es bestimmte Regularien erfüllen, also „ordnungsgemäß“ sein, wie es die Rechtsprechung definiert: Es muss zeitnah – innerhalb von bis zu sieben Kalendertagen – und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Bei dienstlicher Nutzung müssen Datum, Fahrtziele und grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder jedenfalls der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang mit dem am Abschluss erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufgeführt werden. Wenn elektronische Fahrtenbücher hierfür zum Einsatz kommen, sollte das Betriebsstätten-Finanzamt unbedingt bei der Wahl einer geeigneten, von ihm anerkannten Lösung einbezogen werden. Grundsätzlich erfüllen alle in der Tabelle (Seite 92 - 93) aufgeführten Anbieter die finanzrechtlichen Anforderungen. Nutzer von Premiummarken (Audi, BMW, Jaguar/Land Rover, Mercedes-Benz, Porsche, Volvo) sowie Kunden von bestimmten aktuellen Modellen der Marken des PSA-Konzerns und Volkswagen erhalten ab Werk eine integrierte Blackbox beziehungsweise haben via Dataplug für die OBD-Schnittstelle die Möglichkeit, nach Aktivierung ein digitales Fahrtenbuchs zu nutzen.

Gute Gründe
Die Gründe, ein Fahrtenbuch zu führen, sind vielfältig. Eine behördliche Auflage an den Halter erfolgt meist, wenn sich nach einer Ordnungswidrigkeit keine Person als Fahrer zuordnen lässt. „Der sicherlich häufigste Verwendungszweck eines Fahrtenbuchs in der Flotte ist die revisionssichere Dokumentation der Fahrten von Poolfahrzeugen“, sagt Claus Wollnik, Geschäftsführer Wollnikom GmbH. Dabei geht es nicht nur um die steuerliche Seite, sondern häufig auch um die Fahrerdokumentation. Bei Fahrzeugen, die ausschließlich zu dienstlichen Zwecken genutzt werden dürfen, muss ohnehin seitens des Finanzamtes ein Fahrtenbuch geführt werden, um den lückenlosen Nachweis zu erbringen.

Doch wer hat die Wahl und wer profitiert von der Nutzung eines Fahrtenbuchs? „Allgemeingültig lässt sich das nicht sagen“, weiß Andreas Schneider, Geschäftsführer Vimcar GmbH, „aber eine gute Faustregel ist, dass sich die Fahrtenbuchmethode vor allem für Dienstwagenfahrer mit einem relativ geringen Anteil privater Fahrten lohnt. Gleiches gilt für Fahrer etwas teurerer Dienstwagen. Was viele nicht wissen: Wenn Poolfahrzeuge auch privat genutzt werden dürfen, ist die Fahrtenbuchmethode meist die fairste Variante. Wird hier pauschal versteuert, kommen auf alle Fahrer die gleichen Kosten zu, auch wenn einige das Fahrzeug vielleicht nie privat fahren.“ Auch Julius Rothmann, Produktmanagement Bornemann AG, gibt zu bedenken, dass wenn Arbeitnehmern Dienstwagen ohne Fahrtenbücher überlassen werden, genaueste Steuerprüfungen stattfinden. Häufig werde gegen das Unternehmen oder den Selbstständigen entschieden, weil Privatfahrten pauschal vorausgesetzt werden und deren Anteil geschätzt wird. Eine Nachversteuerung durch die Ein-Prozent-Pauschale sei kaum abzuwenden, weil es keinen lückenlosen und begründeten Nachweis der Fahrten gebe.

Automatische Datenübernahme
Elektronische Fahrtenbücher, die über eine Blackbox oder einen OBD-Stecker fest mit dem Fahrzeug verbunden sind, über GPS-Signal mit Daten versorgt werden und diese via Mobilfunkkarte weiter kommunizieren, werden heute wesentlich häufiger von den Finanzbehörden akzeptiert als handgeschriebene. Uwe Bauch, Geschäftsführer community4you, argumentiert für die elektronische Lösung: „Die während einer Fahrt gesammelten Daten werden automatisch in das digitale Fahrtenbuch übertragen und können in unserer Fuhrparksoftware comm.fleet verwaltet werden. Das Fahrtenbuch arbeitet lückenlos, fehlerfrei und ist fälschungssicher. Jede Fahrt wird aufgezeichnet, sobald die Zündung eingeschaltet wird. Alle gängigen Anforderungen werden erfüllt, die für eine steuerliche Anerkennung notwendig sind.“ Andere Anwendungen arbeiten in Kombination mit Apps und lassen sich rund um die Uhr einfach und revisionssicher bedienen, wie das Produkt AutoLogg der AMV Networks GmbH. Einer der wesentlichsten Vorteile bei der Nutzung einer digitalen Fahrtenbuchlösung, neben beispielsweise einer perfekten Leserlichkeit, ist die Arbeitszeitersparnis, fasst Verena Weber, Product Owner AutoLogg und Leitung Marketing, zusammen. „Mit einem elektronischen Fahrtenbuch können bis zu 80 Prozent Zeitaufwand gespart werden. Grund hierfür ist die starke Automatisierung. Alle Fahrten werden von selbst erfasst und mit Adressen bereits vorgetragen. Diese Arbeitszeitersparnis ist für viele Hauptgrund für einen Umstieg auf die einfachere elektronische Variante.“

Häufig können weitere Funktionen, die sich aus den erhobenen Fahrdaten ergeben, genutzt werden: „Durch die eindeutige Fahrerzuordnung der Fahrten ist das Strafzettelmanagement deutlich vereinfacht. Auch der Abgleich von Stundenzetteln, die Dokumentation von Einsatzzeiten an Baustellen, der Nachweis bei unklaren Terminrückfragen oder auch einfach nur die Nutzungsauslastung der Fahrzeuge lassen sich mithilfe des Fahrtenbuchs nachhalten“, nennt Can Oektem, Sales Manager bei der FLEETIZE GmbH weitere Möglichkeiten. Auch Optimierungen in Bezug auf das Fahrverhalten (Spritverbrauch, Standzeiten) lassen die Daten zu. Thomas Gräbner, Vertriebsleiter YellowFox GmbH, ergänzt, dass die gewonnenen Fahrzeugdaten auch für die Verwaltung und Überwachung von Serviceintervallen, Laufleistungen und zur Nachweisführung gegenüber Auftraggebern verwendet werden. „Durch das modulare Konzept sowie stetige Weiterentwicklung kann man mit unserer eFahrtenbuch-Lösung eine Strategie zur Digitalisierung starten“, schlägt Ulric E. Rechtsteiner, Geschäftsführer der Arealcontrol GmbH, vor. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur ein Bestandteil in einem größeren Plan zur Optimierung.

Datenschutz
Die Erhebung von Daten wirft jedoch immer gleich die Frage nach Datenschutz auf. Selbstverständlich unterliegen alle Produkte den rechtlichen Bestimmungen und der DSGVO. Tino Zanner, Produktmanager S-TEC GmbH, dazu: „Die Geräte dürfen nicht der Kontrolle der Mitarbeiter dienen. Die genaue Verwendung der Daten muss daher schriftlich festgehalten werden. Generell kann ein zuverlässiger Datenschutz mithilfe eines elektronischen Fahrtenbuchs eher gewährleistet werden als mit einem manuell geführten Fahrtenbuch. Wird ein Fahrzeug beispielsweise von mehreren Fahrern genutzt, könnten alle Fahrer die Fahrten der anderen Fahrer in einem manuellen Fahrtenbuch einfach nachlesen. Bei GPS CarControl können wir dank des umfangreichen Berechtigungsmanagements genau festlegen, wer Zugriff auf welche Daten hat. So können die Fahrer zum Beispiel nur ihre eigenen Fahrten einsehen und bearbeiten.“

Ebenfalls hilft es, Vorbehalten mit Offenheit zu begegnen, ist Maria Johanning, Geschäftsführerin Ctrack Deutschland GmbH, überzeugt: „Die Ctrack Telematiklösung wird so konfiguriert, dass sie die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens und seines Betriebsrats erfüllt. Sofern es keinen Einblick in das Bewegungsverhalten geben darf, erhält beispielsweise die Disposition ausschließlich Livedaten. Auf das elektronische Fahrtenbuch wird nur einem im Vorfeld festgelegten Benutzerkreis Zugriff gewährt.“ Auch Marcel Stürmer, Chief Marketing Officer Ryd.one by ThinxNet, GmbH hält am Grundsatz fest: „Datensätze, die Kontakt- oder Bewegungsdaten von Kunden enthalten, geben wir nie an Dritte weiter.“ Er votiert aber dafür, dass gebündelte, anonymisierte Fahrzeug-Schwarmdaten Grundlage für wissenschaftliche Auswertungen, zur Berechnung von Staudaten oder der Bestimmung von Gefahrenstellen sein können. „Diese Big Data kann zur intelligenten Verkehrssteuerung genutzt werden, um aufzeigen, zu welcher Uhrzeit an welchem Tag an einem Ort sehr viel Verkehr herrscht. Am Ende kommen die Ergebnisse also wieder den Usern, dem einzelnen Autofahrer, zu Gute.“

Fazit
Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs entlastet Unternehmen. Die in der Tabelle aufgeführten Lösungen sind laut Anbieter bereits ab einem Fahrzeug im Fuhrpark vorgesehen und lohnen sich daher vor allem auch in kleinen Betrieben und für Selbstständige. Die elektronische, rechtssichere Dokumentation kann dabei unterstützen, geldwerte Vorteile für Mitarbeiter optimal zu versteuern. Sofern die Freigabe des örtlichen Finanzamtes vorliegt und sämtliche innerbetrieblichen Vorgaben erfüllt sind, steht der Nutzung nichts mehr im Weg. Die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell, wenn man die Steuereinsparungen aufseiten des Unternehmens einbezieht.

 

Beispielrechnung

Arbeitnehmer H. fährt ein Auto mit einem Bruttolistenpreis von 47.000 Euro. Nach der Ein-Prozent-Regelung erhöht sich sein zu versteuerndes Einkommen demnach um 5.640 Euro pro Jahr. Außerdem nutzt er seinen Firmenwagen für den Weg zur Arbeit. Er wohnt 20 Kilometer vom Arbeitsort entfernt. Dies erhöht den geldwerten Vorteil um weitere 3.384 Euro pro Jahr. Mit der Ein-Prozent-Regelung erreicht H. somit einen sozialversicherungspflichtigen und steuerpflichtigen geldwerten Vorteil in Höhe von 9.024 Euro. H.‘s Gehalt wird mit einen Einkommenssteuersatz von 42 Prozent versteuert (aus Vereinfachungsgründen wurde Solidaritätszuschlag von 5,5 und etwaige Kirchensteuer von 9 Prozent der Einkommensteuer außer Ansatz gelassen). Das bedeutet, dass er als Resultat des durch den Firmenwagen erhaltenen geldwerten Vorteils jährlich 3.790 Euro beziehungsweise monatlich 316 Euro Steuern zahlen muss. Angenommen, 20 Prozent der von H. gefahrenen jährlichen Kilometer sind Privatfahrten. Durch das Führen eines Fahrtenbuchs könnte er erhebliche Einsparungen erzielen. Angenommen, die laufenden Kosten für das Firmenfahrzeug belaufen sich jährlich auf 6.700 Euro und der Wertverlust beträgt 7.500 Euro (Summe: 14.200 Euro). Mit der Fahrtenbuchmethode würde H.s steuerpflichtiger geldwerter Vorteil auf 2.840 Euro (statt 9.024 Euro nach der Ein-Prozent-Regelung) reduziert werden. Bei einem Steuersatz von 42 Prozent müsste er jährlich nur 1.188 Euro Steuern zahlen, eine Einsparung von 2.597 Euro pro Jahr beziehungsweise 216 Euro pro Monat – und das nur durch die Nutzung eines Fahrtenbuchs.

H.‘s Arbeitgeber muss für den geldwerten Vorteil, der ihm durch den Dienstwagen entsteht, Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Nach der Ein-Prozent-Regelung müsste das Unternehmen zusätzliche Beiträge in Höhe von ca. 670,90 Euro zahlen. Hochgerechnet auf eine typische Flottengröße von 10 Fahrzeugen mit Fahrern, die ein ähnliches Profil wie H. haben, steigt die Rechnung entsprechend um das Zehnfache. Ein Unternehmen mit einer Flotte von 10 Fahrzeugen und ähnlichen Fahrerprofilen könnte demnach durch die Einführung von Fahrtenbüchern Steuereinsparungen in Höhe von 6.709 Euro erzielen. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann sich die Investition in ein elektronisches Fahrtenbuch somit sehr schnell rentieren.
Quelle: TomTom WEBFLEET