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Eine Fuhrparkmanagementsoftware kann für die unterschiedlichsten Flotten hilfreich sein, vor allem dann, wenn sie modular aufgebaut ist. Manuel Schrenk, Head of Product Management bei der Carano Software Solutions GmbH, erklärt: „Der große Nutzen für den Anwender ist der, dass er sich genau die Funktionalitäten auswählen kann, die er aktuell für sein Flottenmanagement benötigt. Darüber hinaus kann er schrittweise die Automatisierung des Flottenmanagements erhöhen. Oftmals ändern sich die Bedürfnisse über die Zeit, beispielsweise durch Unternehmenswachstum oder neue Mobilitätsstrategien. Und Andreas Schneider, Geschäftsführer der Vimcar GmbH, ergänzt: „Eine intelligente, modulare Lösung knüpft an die individuellen Problemstellungen und Herausforderungen der Nutzer an. Ohne den Anwender mit Komplexität zu überfordern, lassen sich je nach Bedarf und Situation individuelle Features aktivieren oder abschalten. Kein Fuhrpark gleicht dem anderen und die Anforderungen ändern sich über die Zeit, deswegen gibt es eine One-Fits-All Lösung im Fuhrparkbereich nicht.“ Torsten Schulz, Geschäftsführer FleetOne Software GmbH, nennt direkt konkrete Beispiele: „Bei einem Kunden ohne Full-Service-Leasing sind die Module für das Schadensmanagement und die Erfassung von Werkstattaufträgen notwendig. Bei Unternehmen, die Fahrzeuge kurzfristig einsetzen, ist das Modul zur automatischen Disposition unerlässlich.“

Mehr Effizienz und Entlastung
Damit spricht er bereits einige Möglichkeiten an, für welche die Software eingesetzt werden kann. Claudia Steinfeldt aus dem Vertrieb der InNuce Solutions GmbH bringt die wesentlichen Vorteile auf den Punkt: „Durch die Automatisierung mit Hilfe von Fuhrparkmanagementsoftware wird der Fuhrparkleiter hinsichtlich der Themenfelder Transparenz, Halterhaftung, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit so deutlich unterstützt, dass mehr Zeit für die zukünftige Gestaltung des Fuhrparks bleibt.“

In kleinen und mittelständischen Unternehmen übernehmen Flottenleiter ihre Fuhrparkaufgaben oftmals nebenbei zu ihren „eigentlichen“ Tätigkeiten im Einkauf oder in anderen Abteilungen. Gerade hier kann der Fuhrparkbeauftragte die Vielzahl von Aufgaben dann ohne Unterstützung kaum neben dem Alltagsgeschäft bewältigen. Wertvolle Statistiken und Analysen würden dabei helfen, den Überblick über die Flotte zu behalten und zu optimieren, statt zu nur zu reagieren, sagt Andreas Schneider, Geschäftsführer bei Vimcar. So müsse eine entsprechende Software wie die rechte Hand eines Fuhrparkleiters sein, erklärt Sara Yalniz, Geschäftsführerin der Yalone-IT GmbH. Dabei spielt es keine Rolle, wie ein Fuhrpark aufgebaut ist. „Fuhrparkleiter agieren zentral, dezentral, regional, international oder länderübergreifend. Unabhängig wie ein Unternehmen aufgestellt ist, die Fuhrparkmanagementsoftware passt sich den unterschiedlichsten Strukturen und Branchen an“, sagt Lavinio Cerquetti, Vorstand der community4you AG.

Vernetzung
Nicht immer liegen alle Aufgaben in einem Fuhrpark auch tatsächlich im (alleinigen) Verantwortungsbereich des Fuhrparkleiters. Sei es die Lohnbuchhaltung oder das Schadenmanagement – solche und auch andere Aufgaben werden zum Teil von anderen Bereichen im Unternehmen oder externen Dienstleistern übernommen. Dann helfen Schnittstellen bei der Software, um sie mit wichtigen anderen Programmen zu verknüpfen. So berichtet Patrizia Opitz, Marketing Manager KEMAS GmbH: „Vernetzungsmöglichkeiten gibt es über Schnittstellen zum Beispiel zum SAP-System, Travelmanagement oder zum Lademanagement für Elektrofahrzeuge.“ Norman Schwarzkopf, Vertriebsleiter von CX9 Systems, sagt über die hauseigene Software: „Sie bietet vielfältige Möglichkeiten der Vernetzung, zum Beispiel mit ERP- oder Fibu-Systemen, Tankdaten, Maut, externen Vermietsystemen oder Leasingsysteme. Es gibt in dem Bereich kaum Beschränkungen. Die Software ist jederzeit auf die individuellen Anforderungen anpassbar.“ Und Christian Adam, Managing Partner bei Verizon Connect, nennt einen weiteren Aspekt: „Die Vernetzung mit dem Fahrtenschreiber vereinfacht die Handhabe der Tachos, die Datenverarbeitung und die Einhaltung der Lenkzeitvorschriften.“

Künftige Entwicklungen
Wohin die Wege in technikgetriebenen Branchen führen, ist immer schwer vorherzusagen. André Derouaux, Geschäftsführer Produkte & Konzeption bei der freenet.de GmbH für carmada.de, eine Marke der freenet.de GmbH, kann sich vorstellen, „dass durch Prozesse wie OCR (Optical Character Recognition) Abläufe stärker abgekürzt werden, indem zum Beispiel Dokumente wie Belege durch Scans erfasst, in der Cloud abgelegt und vollautomatisiert zugeordnet werden. Bei der Disposition von Poolwagen könnte das System aus Präferenzen der Poolwagen-Nutzer lernen und automatisch aus den frei verfügbaren Fahrzeugen das passende auswählen und zuweisen.“ Damit spricht Derouaux auch Einflüsse von Künstlicher Intelligenz (KI) an. Niels Krüger, Geschäftsführer der TCS – Technology Content Services GmbH, glaubt ebenso an solche Entwicklungen: „Veränderungen werden schnelle und einfachere Prozesse und damit Transparenz bieten. Dienstwagennutzer werden mit einer App ausgestattet, um auch hier eine neue Form der Transparenz für diese Zielgruppe zu schaffen. Künstliche Intelligenz spielt dabei eine bedeutende Rolle, um selbstlernende Prozesse abbilden zu können.“

Andreas Gruber, Geschäftsführer der ags andreas gruber software GmbH, sieht die Anwendbarkeit von Methoden der Künstlichen Intelligenz beispielsweise bei den Prognosemöglichkeiten, die dem Fuhrparkmanager das Auswerten großer Datenmengen bietet. So entwickle man bei ags für die Software Algorithmen, die firmenübergreifend Daten anonymisiert auswerten und diese Ergebnisse dem Fuhrparkmanager als Prognosen zur Verfügung stellen können. „Derartige Prognosen ermöglichen zum Beispiel die Bestimmung des Zeitpunktes zum Austausch von Fahrzeugen (Ersatzbestellungen)“, so Gruber.

Es zeigt sich: Das Thema Fuhrparkverwaltungssoftware ist alles andere als trocken und wird in den nächsten Jahren mit großer Sicherheit noch einmal (deutlich) an Bedeutung zunehmen. Sara Yalniz von der Yalone-IT GmbH spricht im Rahmen der KI bei vorausschauenden Analysen und automatisierten Prozessen gar von zurzeit unvorstellbaren Möglichkeiten.