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Das Dienstreisemanagement setzt sich aus vielen verschiedenen Faktoren zusammen. Sei es das Buchen von Transportmitteln wie Flugzeug, Bus, Bahn, Schiff oder Auto oder sei es die Buchung der Unterkunft, die Fürsorgepflicht, die Dienstreisebegleitung wie ein 24-Stunden-Service oder auch das Reporting der Reisedaten. Hier die besten und passenden Angebote für die Mitarbeiter zu finden, ist sehr aufwendig. Welche Vorteile bieten externe Anbieter?

Vorteile
Die Planung von Geschäftsreisen wird immer komplexer und viele Unternehmen übernehmen sich mit dieser Aufgabe und verschwenden durch Unwissen Geld. Da kann es von Vorteil sein, die Verwaltung der Reisen in fremde Hände zu geben. Anbieter für das Geschäftsreisemanagement arbeiten oft eng mit den Unternehmen zusammen, um die individuellen Bedürfnisse der Dienstreisenden genau zu kennen und dementsprechend ein Management-Tool zu entwickeln oder die Reisen zu planen. Oft arbeiten ausgebildete Reiseverkehrskaufleute im Unternehmen, damit eine gewisse Expertise geboten werden kann. Sie übernehmen meist die komplette Verantwortung für eine Geschäftsreise, von der Fürsorgepflicht bis hin zum 24-Stunden-Service für die Reisenden. Sie holen das Beste aus jeder Reise heraus, verlieren dabei auch nicht die Prozessoptimierung und Kostenkontrolle aus dem Blick, so Hans-Jürgen Gutleben, Bereichsleiter Geschäftsreisen/ DTS des Dienstreisemanagementanbieters DERPART. Oft wird mit eigenen Webportalen gearbeitet, welche individuell konfiguriert werden können. Teils werden für die Reisenden nicht nur Onlineportale, sondern auch Apps angeboten, welche während der Reise genutzt werden können, um jederzeit alles einsehen zu können oder Buchungen vorzunehmen. Besonders das Angebot des 24-Stunden-Service gebe den Reisenden eine gewisse Sicherheit, ergänzt Peter Ashworth, Senior Vice President Central & Eastern Europe von Carlson Wagonlit Travel (CWT). Mithilfe von regelmäßigen Reportings könne man zudem das Reiseverhalten der Mitarbeiter analysieren und die kommende Reiseplanung nach den Analyseergebnissen richten.

Dienstleistungen
Mit der Nennung der Vorteile wird bereits deutlich, welche Dienstleistungen externe Geschäftsreiseveranstalter anbieten. Dr. Veit Blumschein, CEO bei Lanes & Planes, gibt einen guten Vorgeschmack darauf, was Unternehmen erwartet, die ihr Geschäftsreisemanagement outsourcen. Von dem Versprechen 30 Prozent der Reise- und Prozesskosten einzusparen mal abgesehen bietet Lanes & Planes nicht nur die Buchung, die Zahlungsabwicklung oder einen mobilen Reisebegleiter per App an, sondern auch die Reisekostenabrechnung, das Belegmanagement und umfassende Reportings. Gutleben von dem Veranstalter DERPART setzt in seinem Angebot besonders auf den 24-Stunden-Service und auf das Travel-Risk-Management, was besonders bei Dienstreisen in Krisenländern hilfreich sein kann und zu mehr Sicherheit verhilft. Peter Ashworth von CWT verrät, dass viele Unternehmen darauf Wert legen, jederzeit zu wissen, wo ihre Mitarbeiter sich gerade befinden. Aus diesem Grund bieten sie ein sogenanntes Traveler-Tracking an. Dies sei besonders im Krisenfall hilfreich und wichtig, wenn der Mitarbeiter anders nicht zu erreichen ist. Fraglich ist jedoch, selbst wenn das Unternehmen es als Vorteil sieht, ob es hier nicht zu stark in die Privatsphäre dringen könnte.

Mittel der Anbieter
Die Dienstleistungsangebote der Veranstalter gleichen einem All-inclusive-Angebot. Doch wie setzen sie all dies um? René Zymni, Vice President Strategic Accounts and Commercial Services EMEA bei BCD Travel, gibt an, gleich drei Onlineangebote für seine Kunden zu haben. Eine auf Travelmanager und Einkäufer ausgerichtete Produktplattform, um das eigene Geschäftsreiseprogramm zu optimieren. Eine mobile Lösung für die Geschäftsreisenden selbst, welche zur Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und zur Verwaltung und zum Teilen von Reiseplänen dient sowie zur Echtzeitangabe von Gate- oder Flugänderungen. Zudem zeigt die Lösung Warnungen und Notfallmeldungen an. Ein weiteres Tool gibt es für das Reporting für Travelmanager. Auch andere Anbieter für das Dienstreisemanagement haben ausschließlich Onlineangebote. Darunter sind auch Funktionen, die von unterwegs gesteuert werden können, erläutert Ashworth von CWT: „Wir greifen auf bereits bestehende Systeme im Markt zurück, haben aber auch eigene Systeme entwickelt. Dazu gehört unter anderem unsere App CWT To Go für die Reisenden, über die Hotelbuchungen und mobiles Check-in möglich sind sowie viele Informationen zum Zielgebiet und zu aktuellen Hinweisen eingesehen werden können. Außerdem können unsere Kunden über unser eigenes Portal myCWT Profilinformationen einsehen und aktualisieren, auf Online-Buchungssysteme zugreifen, konforme Express-Hotelbuchungen aus einem großen Angebot von über 800.000 relevanten Hotels durchführen, Reisepläne einsehen, auch für Reiseplaner, Richtlinien und Unternehmensvorgaben verwalten und teilen und vieles mehr. Des Weiteren bietet unser Reporting-Tool CWT AnalytIQs einen Überblick über die Reisedaten des Unternehmens in Echtzeit und erlaubt das Traveler Tracking, bei dem der Aufenthaltsort der Reisenden bestimmt werden kann.“ Hier zeigt sich ein Trend zur digitalen Reiseplanung, die viele Kunden auch voraussetzen, da sie einen transparenteren Überblick über die Reisedaten mit sich bringt.

Kosten
Die Kosten für die professionelle Beratung und das individuelle Zusammenstellen der Onlineangebote, welche sich teils genau an die Bedürfnisse der Unternehmen anpassen lassen, werden laut den befragten Geschäftsreiseanbietern je nach Leistungsumfang mit dem Kunden verhandelt und abgestimmt. Es gibt teilweise monatliche Raten oder Preise pro Produkt.

Nachhaltigkeit
Heutzutage wird der Umweltgedanke in fast allen Bereichen großgeschrieben und nicht erst seit gestern auch beim Thema Reisen. Lanes & Planes bietet bei kurzen Strecken Busreisen an, andere wie CWT bevorzugen besonders bei einer Reise innerhalb von Deutschland die Bahn. Doch René Zymni von BCD Travel gibt zu bedenken, dass die meisten Kunden in erster Linie an einer Kosteneffizienz interessiert sind und nicht am „grünen“ Reisen. Trotzdem engagiert sich BCD Travel als Unternehmen im Bereich Umwelt und Soziales: „Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung liegen uns als Travel Management Company sehr am Herzen und sind fester Bestandteil unserer Unternehmensidentität. Und das nicht erst seit gestern: Bereits 2008 haben wir uns als erstes Geschäftsreiseunternehmen überhaupt dem United Nations Global Compact angeschlossen. Die mehr als 8.000 teilnehmenden Unternehmen aus über 160 Ländern verpflichten sich im Rahmen des Global Compact zu zehn Prinzipien in den Bereichen Umweltschutz, Menschenrechte, Arbeitsrecht und Korruptionsbekämpfung. Darüber hinaus befolgt BCD die G4-Leitlinien der GRI, einem international anerkannten Standard, der Unternehmen dabei hilft, Berichte zu den nachhaltigkeitsrelevanten Auswirkungen ihrer Geschäftstätigkeit zu erstellen. Zuletzt haben wir vor ein paar Wochen im Rahmen einer unabhängigen Bewertung den Goldstatus der führenden Nachhaltigkeitsplattform EcoVadis erhalten – als einziges Geschäftsreiseunternehmen mit dieser Spitzenbewertung im zweiten Jahr in Folge“, so Zymni. Um dem Nachhaltigkeitsgedanken Ausdruck zu verleihen, sind viele Veranstalter Mitglied von Umweltschutzorganisationen oder bieten bei ihren Reporting-Angeboten unter anderem CO2-Reportings an, welche den Kunden bereits bei der Planung der Dienstreise die Emissionswerte der gesamten bevorstehenden Geschäftsreise aufzeigen.

Trends
Obwohl sich bereits jetzt ein Trend hin zu Online- Tools feststellen lässt, gehen die Geschäftsreiseveranstalter noch einen Schritt weiter. Sie gehen davon aus, dass Künstliche Intelligenz Einzug halten wird, welche die Reisenden auf der Reise begleiten, sie unterstützen und ihnen unterwegs bei Buchungen helfen könnte. Bei CWT kann man sich vorstellen, dass sich mit Big Data und der Nutzung von vorhersehbaren Daten (Predictive Data) künftige Dienstreisen noch besser planen lassen. Auch mithilfe einer Blockchain und künstlicher Intelligenz könnte alles noch sicherer und einfacher gestaltet werden. „Da gibt es einige, zu den wichtigsten zählt das individuelle Kundenerlebnis, das immer bedeutsamer wird, da Reisende im Berufsleben die gleichen Annehmlichkeiten bei der Buchung einer Reise und im Ablauf erleben möchten, wie im Privatleben. Deshalb hat CWT seine komplette Strategie auf Digitalität ausgerichtet und investiert gezielt in Technologien und das Kundenerlebnis“, so Ashworth weiter. Dabei sollen in keinem Fall die Bedürfnisse der Menschen, die Nutzerfreundlichkeit und die persönliche Beratung hintenanstehen, so die Veranstalter.

Fazit
Bei all den genannten Aspekten stellt sich die Frage, warum es noch Unternehmen gibt, die versuchen, ihre Geschäftsreisen eigenhändig zu planen, es sei denn, es gibt ein eigenes Travelmanagement. Dienstreisemanagementanbieter übernehmen alle Aufgaben, die bei einer Dienstreise anfallen, und sie versuchen, die Dienstreise dem Unternehmen als auch dem Reisenden so angenehm wie möglich zu gestalten. Dies passiert mithilfe von Online-Tools, die entweder Travelmanager unterstützen oder welche sie selbst nutzen oder den Reisenden anbieten. All inclusive sozusagen, doch für welchen Preis? Hier zeigt sich der einzige Nachteil, weil dies bei der Abfrage von Flottenmanagement verborgen blieb. Gleichzeitig zeigt sich aber, dass alle Anbieter ihre Preise je nach Leistungsumfang festlegen. Der Nachhaltigkeitsgedanke ist bei den Anbietern zwar vorhanden, doch scheint es die Kunden wenig zu interessieren, ihren Nachhaltigkeitsgedanken bei den Anbietern umzusetzen, obwohl CO2-Reportings gefragt sind. Künftig dürfen sich Unternehmen, welche sich für ein Outsourcing des Geschäftsreisemanagements entscheiden, auf Künstliche Intelligenz freuen, die ihre Mitarbeiter bei der Reise unterstützt, auch wenn das wahrscheinlich momentan wirklich noch Zukunftsmusik ist. Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis, so kann es sich lohnen, darüber nachzudenken, den Schritt zum Outsourcing zu gehen und dem Fuhrparkleiter und anderen Mitarbeitern die Mehrarbeit abzunehmen. Wem das zu viel ist, könnte darüber nachdenken nur einen kleinen Teil der Aufgaben wie das Reisekostenmanagement an externe Dienstleister abzugeben. Anbieter wie die Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH bieten dies bereits seit vielen Jahren an.