Bereits seit 2008 trägt die elektronische Versicherungsbestätigung (eVB) dazu bei, dass der Fahrzeugzulassungsprozess stark vereinfacht ablaufen kann. Zum einen liegt das daran, dass physische Dokumente wegfallen und damit auch deren Transport und Aufbewahrung. Zum anderen wird der Prozess dadurch schneller und weniger anfällig für Fehler, da jeder Versicherungsnehmer für alle seine Fahrzeuge nur eine einzige eVB-Nummer benötigt. Oder anders gesagt: Wenn ein Unternehmen 100 Fahrzeuge zulassen möchte, waren dafür früher 100 Versicherungskarten erforderlich. Heute reicht eine einzige eVB-Nummer. Und da für jedes Fahrzeug eines Halters immer die gleiche eVB-Nummer eingegeben werden muss, sinkt auch die Zahl der Fehler, die sich bei manuellen Eingaben nicht immer vermeiden lassen.
Auch wenn dies an sich schon eine Vereinfachung bedeutet, muss das Unternehmen nicht unbedingt jemanden abstellen, der bei der Kfz-Zulassungsstelle die Vorgänge persönlich vor Ort begleitet. Namhafte professionelle Zulassungsdienstleister übernehmen die Arbeit und können sich dabei ebenfalls auf elektronische Unterstützung berufen. DIE ZULASSER Services GmbH bedient heute einige Tausend Autohäuser und die beauftragten Zulassungsdienste mit einer innovativen technischen Auftragsverarbeitungsplattform. „Alle erfassten Vorgänge können im Autohaus, bei der Leasing- und Fuhrparkmanagementgesellschaft sowie auf der Zulassungsstelle mittels ZULASSER- App vollelektronisch verarbeitet werden. „Damit wird eine lückenlose Dokumentation inklusive Tracking des Auftrags und der Abrechnungsmodalitäten gewährleistet. Eine Flotte hat damit eine umfassende Kontrolle und kann auch Zulassungsgebühren durch eine Direktbeauftragung sparen“, erläutert Niels Krüger, Geschäftsführer DIE ZULASSER Services GmbH, die Vorteile. Auch die Christoph Kroschke-Gruppe verspricht bei Beauftragung immense Effizienzvorteile, die sich durch die Direktschnittstellen zu zahlreichen Behörden ergeben. Sie erlauben die rein digitale Übermittlung vieler Daten und machen die Prozesse noch schneller und zuverlässiger.
Heute schon möglich ist die elektronische Fahrzeugabmeldung. Ein Siegel auf dem Fahrzeugbrief sowie der Personalausweis mit eID-Funktion helfen dabei. Doch: „Der Prozess der Fahrzeugabmeldung ist für Flotten nicht gut geeignet“, äußert Carsten Schäfer, Director Business Unit Fleet bei PS-Team, Kritik. „Zu den Aspekten, die das Verfahren für Flottenbetreiber respektive Fuhrparkbetreuer erschweren, zählen: keine einheitliche Systemlösung der Zulassungsbehörden, unterschiedliche Einzelbezahlsysteme, personenbezogenes Log-in und Rückmeldung der Außerbetriebnahme nur an den Halter des Fahrzeugs. Das beeinflusst den bestehenden Prozess eher negativ.“
Ähnlich kritische Worte kommen von Liane Maletzki-Kahlbaum, Bereichsleiterin Service Center, DAD Deutscher Auto Dienst GmbH: „Die elektronische Fahrzeugabmeldung hinkt in der Effizienz unseren eigenen digitalen Abmeldeprozessen weit hinterher. Unter anderem liegt ein Problem darin, dass die bisher definierten Abmeldeprozesse auf Privatpersonen zugeschnitten sind und nicht auf Firmen, die größere Fahrzeugmengen abmelden möchten. So ist es zum Beispiel problematisch, dass die Abmeldebescheinigungen bei E-Abmeldung dezentral versendet werden und bei Massenabmeldungen wieder zentral zusammengeführt werden müssten. Noch entscheidender ist jedoch, dass bei elektronischen Abmeldungen der Abmeldende auch der Halter sein muss. Selbst wenn verantwortliche Mitarbeiter also einen neuen Personalausweis mit aktivierter Ausweisfunktion und ein Ausweislesegerät besitzen und auch alle anderen Voraussetzungen für das Verfahren erfült sind, bleibt Firmen dieser Weg verwehrt.“ Auch DIE ZULASSER sehen noch einiges an Regulierungsbedarf seitens der Behörden: „So muss zum Beispiel geregelt werden, welche Behörde welche Befugnisse hat und wer als Plattformbetreiber, als beliehener Abwickler oder als reiner Dienstleister zugelassen wird. Erst danach sind durchgängige technische Prozesse möglich. Diese basieren aber immer auch darauf, dass Firmen oder Personen ebenfalls ihre Legitimation vollelektronisch durchführen können und alle relevanten Stellen vernetzt zusammenarbeiten können, beispielsweise muss der Datenaustausch aus diversen Systemen harmonisiert sein“, gibt Niels Krüger zu bedenken und überlegt weiter: „Der Fuhrparkleiter muss wie heute auch die geforderten Unterlagen, dann allerdings elektronisch, bereitstellen. Dazu gehören ebenfalls das elektronische Legitimationsverfahren, hier Unterschriften des Geschäftsführers oder Vorstandes. Aus heutiger Sicht benötigt wird dazu der Personalausweis mit E-Governmentfunktion. An einer Stelle im Prozess muss dann der Geschäftsführer oder Vorstand den Anmeldeauftrag persönlich freigeben. Die Vertretungsbefugnis könnte hier helfen, aber an dieser Stelle vermischen sich persönliche Daten beispielsweise des Fuhrparkleiters mit dienstlichen Belangen.“
Bleibt zu hoffen, dass bei der Umsetzung der Anmeldeprozesse nicht nur der Privatmann im Fokus steht und die Behörden die Expertenkritik annehmen und zum Besseren umsetzen. Denn die Dienstleister haben jetzt schon den Weg geebnet, um für ihre Kunden die Fahrzeugzulassung vollelektronisch abwickeln zu können, wenn denn die Bundesregierung das bisher noch als „iKfz“ betitelte Projekt Realität werden lässt. Carsten Schäfer (PS-Team) skizziert folgende Möglichkeiten, die sein Unternehmen den Kunden anbieten kann: „Mit unseren Erfahrungen als Spezialist für Flottenprozesse sind wir hervorragend präpariert, um alle erforderlichen Informationen zur Fahrzeugzulassung auf elektronischem Weg zur Verfügung zu stellen. Dokumente können dabei auch beliebig durch die sogenannte VBN (Verfügungsberechtigungsnummer) ersetzt werden. Zulassungsaufträge nehmen wir, wie heute, über das System PS Logic entgegen. Der begleitende operative Prozess der Zulassung könnte dann ohne weiteres Zutun des Fuhrparks elektronisch durchgeführt werden und der Fuhrparkleiter kann den Status des Auftrags am Bildschirm verfolgen.“
Jetzt ist noch die Zeit, Fragen zu stellen und in Pilotprojekten die Flottentauglichkeit umzusetzen. Als IT-versierter Prozessdienstleister arbeitet der DAD konkret in verschiedenen Pilotprojekten mit, um optimale, reibungslose und sichere Zulassungsprozesse zu entwickeln. Liane Maletzki-Kahlbaum, DAD Deutscher Auto Dienst GmbH, dazu: „Mit der Zulassungsstelle in Ingolstadt zum Beispiel wurde in diesem Jahr ein Projekt gestartet, bei dem wir mit der Behörde die Schnittstellen testen, die für Großkunden bundesweit eingeführt werden sollen. Folgende Fragen müssen dabei geklärt werden: Welche Daten sind erforderlich? Verläuft die Übermittlung und Datenintegration reibungslos? Der Test ist dabei vollkommen unabhängig von den bereits seit Langem von uns zu vielen Zulassungsstellen bestehenden und bewährten Direktschnittstellen.“ Um die mit E-Government angestrebte Effizienz und Nutzerfreundlichkeit zu erzielen, müssten letztlich einheitliche Schnittstellen für alle Bürger, alle Unternehmen und alle Behörden geschaffen werden. Dass zum Beispiel Zulassungsbehörden nicht unabhängig agieren können, wird etwa beim Abfrageprozess rund um offene Kfz-Steuern deutlich. Nur wenn der Antragsteller hier keine Steuerschulden hat, darf ein Fahrzeug auf ihn zugelassen werden. Bisher stellen Mitarbeiter die Anfrage manuell im System der Steuerbehörde. Wirklich effizient wäre es, so die Überlegungen des DAD, wenn auch dieser Vorgang bei Antragstellung automatisch erfolgen würde. Das wiederum setzt eine funktionierende Schnittstelle zwischen Zulassungsbehörde und Finanzamt voraus. Nach Einschätzung des DAD wird es noch einiges an Zeit und Aufwendungen kosten, bis alle Prozesse rund um die An-, Umund Abmeldung von Fahrzeugen effizient und praktikabel im Sinne des E-Governments sein werden.
Aus dem Projekt „iKfz“ des BMVI sollen laut Informationen des PS-Teams ab Mitte 2017 die Onlinewiederzulassung und schätzungsweise ab 2019 die Onlinezulassung als erste Prozesserweiterungen zur Onlinestilllegung realisiert werden. Inwiefern bis dahin die speziellen Anforderungen aus den Flottenprozessen berücksichtigt wurden, bleibt allerdings offen. Wenn es nach der Umsetzung hinkt, braucht niemand sich zu wundern, dass Deutschland bezüglich der Akzeptanz von E-Government ein Entwicklungsland bleibt. Andere europäische Länder sind uns weit voraus.
