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Circa zehn Prozent einer durchschnittlichen Unternehmensflotte sind Poolfahrzeuge. Meist sind die Pools kostenintensiv zu managen beziehungsweise schwer operativ zu handhaben. Dabei sind Pool und Flotte, entgegen der üblichen Zweiklassenbehandlung, mindestens über Nutzungsdaten sowie zunehmend über temporäres Pooling von Flottenfahrzeugen verbunden.

Daher suchen viele Unternehmen nach intelligenten Lösungen für die Verwaltung und Herausgabe der Fahrzeugschlüssel. Zeitungebundenen Zugriff, Flexibilität und Rechtssicherheit sollen sie vereinen. Aber wonach suchen und wie den Bedarf beschreiben?

Auf Komplettlösungen für firmeneigene Pools erfolgen in über 70 Prozent der Fälle Anfragen nach „Schlüsselkästen“ oder nach Fuhrparkmanagementsystemen. Beide Ansätze haben gemeinsam, dass der Interessent durch seinen Anfrageweg und die Suche nach Produkten „fremdgesteuert“ wird und in den wenigsten Fällen vergleichbare Angebote seinem Bedarf entsprechend erhält. Unter Umständen werden sogar notwendige oder sinnvolle Teillösungen „weggesteuert“. Bestandsdaten aus Fahrtenbüchern, Reisekostenabrechnungen werden aus Erfahrung kaum herangezogen. Lastenhefte und Ausschreibungen sind, wenn vorhanden, fachlich und IT-seitig dünn; die wirtschaftlichen Ziele oft nicht nachhaltig.

Zeitgleich scheinen auch Berater nicht die erste Adresse für Interessenten zu sein: Aktuelle Ausschreibungen zeigen, dass dafür die Dimensionierung von Beraterprojekten (Dauer, Inhalte, Vorlaufkosten) verantwortlich sein könnte. Aus verschiedenen Erwägungen heraus werden durch Berater Anforderungen gestellt, die dem Interessenten zu weit gehen, beispielsweise wenn es sich beim Interessenten um einen Kfz-Meister oder einen Einkäufer handelt.

Was kann daher ein Anbieter tun, der Hersteller, Lieferant und Serviceanbieter von individuellen Standardlösungen zugleich ist? Er sollte bedenken, dass er als Anbieter nicht alles kann. Wesentlich sind:

• eine kostendeckende, neutrale vorvertragliche Unterstützung für wirtschaftliche Standardlösungen (im Rahmen der eigenen Kernkompetenz)

• aus einer Hand die Kernlösung für Backend (Carpooling/Carsharing/Bereitstellung für stationäre und Floating Pools et cetera) und Frontend (SB-Stationen für flexiblen Check-out/Check-in für Nutzer und beteiligte Dienstleister)

• eine offene und herstellerunabhängige technische Plattform für die Integration von Teillösungen in Bestandssysteme beziehungsweise die Ergänzung der Kernlösung um zusätzliche technische Lösungen

• die Projektleitung und ein Systembetreuer für die produktive Nutzung

Damit schafft man den Riesenspagat zwischen dem Produkt „Schlüsselkasten“ und dem unmittelbaren sowie langfristig gewünschten Erfolg – dem wirtschaftlich betriebenen Pooling/ Sharing als Projekt. Und mit Fantasie lässt sich das Modell auch auf andere betriebliche Szenarien anwenden.