Wenige Themen spalten die Fuhrparkbranche so sehr wie das Thema Outsourcing. Die Befürworter heben vor allem die Kostenersparnis hervor. Die Gegner fürchten einen Kontrollverlust über den Fuhrparkbereich. Beide Standpunkte haben starke Argumente auf ihrer Seite und eine Entscheidung für oder gegen Outsourcing im Fuhrpark will wohlüberlegt sein. Daher haben wir die Pro- und Kontra-Argumente zusammengetragen und gegenübergestellt.
Weniger ist mehr!
Es gibt viele Gründe, sich in einem kapitalistischen Wirtschaftssystem für ein neues Konzept zu entscheiden, doch kaum einer ist so schlagkräftig wie die Kostensenkung. Das Outsourcingkonzept verspricht genau das: Effizienzsteigerung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung. Durch die Ausgliederung eines Teilbereichs können vielfach erhebliche Einsparungen erzielt werden, weil sich das Unternehmen stärker auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann, lautet eines der zentralen Argumente für Outsourcing. Damit einher geht auch eine Steigerung der Qualität und der Produktivität der Unternehmensprodukte, da sich Mitarbeiter verstärkt oder ausschließlich auf die Erbringung ihrer Kernaufgaben konzentrieren können. Diese Faktoren kommen besonders in Unternehmen ohne ein eigenständiges Fuhrparkmanagement zum Tragen. Eine Flottenverwaltung, die parallel zu dem eigentlichen Tagesgeschäft geführt wird, kann niemals so effizient arbeiten wie ein professionelles Flottenmanagement. Daher werden in diesen Unternehmen besonders häufig Teilbereiche, wie zum Beispiel die Rechnungsprüfung, an Dienstleister abgegeben. Doch auch eine komplett externe Fuhrparkverwaltung kann sich in manchen Fällen lohnen.
In größeren Flotten mit mehr als 100 Fahrzeugeinheiten ist die Flottenverwaltung kaum noch als Nebentätigkeit zu schaffen. Hier gibt es oft eigene kleine Abteilungen, die sich damit befassen. Durch die Ausgliederung der gesamten Verwaltung entfallen die Personal-, Sach- und Kapitalkosten. Unter Umständen können sogar ganze Gebäude und Hallen frei werden, wenn beispielsweise keine Reifen mehr am Unternehmenssitz gelagert werden müssen. Grundsätzlich ändert sich die gesamte Ausgabenstruktur des Unternehmens für den Flottenbereich. Es findet hier eine Umwandlung von fixen in variable Kosten statt, da Leistungen nur noch auf Abruf bezahlt werden müssen. Teure Mitarbeiter oder Anlagen wechseln oft zum Dienstleister. Dadurch wird das unternehmerische Risiko verlagert. Die Verantwortung für Personal, Auslastung oder Aufträge geht auf den Anbieter über. Wenn beispielsweise die Flotten-EDV ausgelagert wird, muss der Dienstleister unter anderem sicherstellen, dass es keine Probleme mit Datensicherheit und Datenschutz gibt. Und er muss dafür sorgen, dass er stets über modernste Hardware, gut ausgebildete Mitarbeiter und eine funktionierende Infrastruktur verfügt. Allerdings birgt dieses Vertrauen in den Dienstleister auch Gefahren. Daher sollte sich das Unternehmen vor Vertragsunterzeichnung gegen eventuelle Probleme absichern und möglichst detaillierte Konditionen aushandeln. Sonst haftet das Unternehmen und nicht der Dienstleister.
Es gibt also viele Vorteile durch Outsourcing. Doch ab wann eine Kompetenzabgabe rentabel ist, kann durchaus unterschiedlich sein. Einfach ausgedrückt lohnt sich Outsourcing dann, wenn die Einsparungen größer sind als die Ausgaben für den Dienstleister. Die magische Grenze für die Ausgliederung des Fuhrparkmanagements liegt etwa bei 20 Fahrzeugeinheiten. Bei Flotten mit weniger Fahrzeugen ist ein Komplettoutsourcing oft für beide Seiten nicht rentabel. Die Auslagerung einzelner Prozesse, wie das Kraftstoff- oder Reifenmanagement, kann auch in kleineren Flotten sinnvoll sein. Im Fuhrparkalltag hat sich bislang ein selektives Outsourcing durchgesetzt, bei dem einzelne Bereiche abgegeben werden. Welche Bereiche und Prozesse das sind, ist von Fuhrpark zu Fuhrpark unterschiedlich.
Freie Entscheidung
Vielleicht liegt es an dem in Deutschland oft negativ verstandenen Begriff ‚Outsourcing‘, dass sich viele nicht für eine Auslagerung von Unternehmensbereichen entscheiden. Die Verlagerung von Arbeitsplätzen in kostengünstigere, weil häufig nicht tarifgebundene, Tochtergesellschaften ist eben auch eine Form des (internen) Outsourcings und sorgte in diesem Jahr bereits bei der Post für lange Streikwochen und dementsprechende Negativschlagzeilen. Auch im Fuhrparkwesen gibt es Argumente, die gegen die Ausgliederung verschiedener Prozesse sprechen.
Die meisten Unternehmen wollen die Entscheidungshoheit über Prozesse im Fuhrpark nicht an Dienstleister abgeben und fürchten eine Abhängigkeit vom Leistungserbringer, da eine bestimmte Arbeit in fast allen Fällen an einen einzigen Anbieter vergeben wird. Denn auch wenn man dem Dienstleister eigene Vorgaben macht, müssen die Prozesse immer noch von einer internen Kontaktperson überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Dazu fehlt oftmals die Expertise, da man ja eigentlich durch Outsourcing Personal einsparen wollte. Es besteht also trotz Auslagerung ein größerer Kommunikations- und Koordinationsaufwand, um die Qualität der Dienstleister und deren Weiterentwicklungen beurteilen zu können. Dies minimiert eine mögliche Kosten- und Aufwandsreduzierung durch Outsourcing.
Ein weiteres Kontra-Argument ist die mangelnde Flexibilität bei einem Anbieterwechsel. Hat man sich einmal für einen Dienstleister entschieden, ist diese Wahl nur schwer umkehrbar, da die Verträge Laufzeiten von mehreren Jahren haben und ein Wechsel kostenintensiv ist. Wechselt man bei diesem Szenario jedoch nicht, fallen die schlechten Leistungen des Dienstleisters auf das auslagernde Unternehmen zurück, da dieses weiterhin die Gesamtverantwortung für die Leistungserbringung hat. Beim Thema Flotte bedeutet dies unzufriedene Dienstwagennutzer und Kunden.
Eine Bindung an einen oder mehrere Dienstleister bedeutet auch, sich anderen Unternehmen zu öffnen und einen Einblick in firmeninterne Prozesse zu gewähren. Für die Umsetzung vieler Outsourcingprojekte müssen alle Prozesse, Dokumente oder Abrechnungen durchleuchtet werden. Das Risiko der Weitergabe von Betriebsinterna kann zu einem großen Problem werden, vor allem wenn sich der Anbieter später als nicht vertrauenswürdig herausstellt.
Fazit
Pro- und Kontra-Argumente in der Diskussion um Outsourcing halten sich etwa die Waage. Dieser Befund spiegelt auch in etwa den Flottenalltag in Deutschland wider. Denn selten findet sich ein Unternehmen, das die Fuhrparkverwaltung komplett an einen Dienstleister abgegeben hat. In vielen Fällen wird ein selektives Outsourcing betrieben, bei dem einzelne Prozesse ausgelagert werden. Diesen Befund bestätigen regelmäßig die Flottenmanagement-Onlineumfragen zu Themen des Outsourcings. So gaben beispielsweise in unserer Tankkartenumfrage 83 Prozent der Teilnehmer an, ein externes Kraftstoffmanagement zu betreiben (FM 6/2014, S. 104). Auch Einund Aussteuerungsprozesse werden häufig extern abgewickelt (siehe Onlineumfrage FM 1/2015, S. 70–71).
Daher sollte sich das Fuhrparkmanagement eines Unternehmens fragen, in welchen Bereichen eine Kompetenzabgabe sinnvoll ist und in welchen nicht. Die Entscheidung sollte aber in keinem Falle leichtfertig getroffen werden. Ohne eine systematische Kostenanalyse und den Vergleich unterschiedlicher Dienstleister sollte kein Unternehmen Kompetenzen abgeben.
