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Etwas mehr als eine Stunde nordöstlich vor den Toren von München, im beschaulichen Arnstorf, liegt die Zentrale des weltweit agierenden Bauunternehmens. Von dort aus werden die Geschicke des Konzerns mit Tochtergesellschaften in mehr als 20 Ländern geleitet. Kaum ein Ort, an dem die Lindner-Produkte für Innenausbau, Fassadenbau und Isoliertechnik nicht zu finden sind: So waren die Bayern beispielsweise am Bau des 2007 neu eröffneten Wembley Stadions in London beteiligt. Auch in Norwegen, Dubai oder Australien seien sie regelmäßig tätig, wie Christian Kainz, Bereichsvorstand Controlling/IT/Fuhrpark, berichtet.

Flottenalltag
Eine Flotte mit mehr als 2.000 Pkw, etwa 60 Staplern und drei Lkw verwaltet nicht einfach ein Fuhrparkleiter alleine – die Aufgaben müssen auf verschiedene Schultern verteilt werden. Bei Lindner ist Christian Kainz als Bereichsvorstand unter anderem für Fuhrparkfragen zuständig, daneben arbeitet beispielsweise beim Thema Telematikeinbindung Richard Steinbeißer als Fuhrparkleiter eng mit Isidor Eichinger und Stefan Kirschner aus der hauseigenen IT-Abteilung zusammen. Bereits an dem vergleichsweise kleinen Bereich der Telematik wird deutlich, wie komplex eine Flottenverwaltung in einem großen Unternehmen ist, vor allem wenn man bedenkt, dass bei Lindner alles inhouse verwaltet wird. So erläutert Christian Kainz: „Wir führen sämtliche Prozesse in Eigenverantwortung durch, beginnend bei der Beschaffung der Fahrzeuge über deren Reparatur und Wartung bis hin zur Wiedervermarktung. Für die Fahrzeuge haben wir eine eigene Werkstatt.“ Alle Fahrzeuge sind nicht geleast, sondern ein Teil des Anlagevermögens. Damit ist der Kauffuhrpark ein großer Kostenpunkt für das gesamte Unternehmen. Die Verantwortlichen leiten den Fuhrparkbereich als Profitcenter und führen regelmäßig einen Fremdvergleich zum Leasing durch. Zudem werden unwirtschaftliche Modelle aussortiert und nicht mehr zur Beschaffung freigegeben.

Gerade bei den Automarken im Fuhrpark wird schnell klar, dass dies ein heiß diskutiertes Thema ist – schließlich sind die Dienstwagen auch ein klassisches Motivationsinstrument. Je nach Aufgabe kann der Mitarbeiter unterschiedliche Fahrzeugklassen und -ausstattungen wählen. Auf jeder Ebene stehen mindestens zehn verschiedene Fahrzeuge zur Auswahl, die dann mit den eigenen Ausstattungswünschen konfiguriert werden können. „Grenzen setzen hier nur der Fuhrparkleiter (schmunzelt) und das zur Verfügung stehende Budget. Insgesamt nutzen wir mehrheitlich deutsche Marken. Hier ist dann vom Kleinwagen bis zu den Fahrzeugen für die Führungsebene alles vertreten“, erklärt Fuhrparkleiter Richard Steinbeißer. Gerade bei Flottenfahrzeugen für Monteure, die seltener für Privatfahrten genutzt werden, kommen bei Lindner elektronische Fahrtenbücher zum Einsatz. Hier setzt man seit Längerem auf die Expertise von Sycada.

Zusammenarbeit
Im Jahre 2010 war man bei dem bayerischen Bauunternehmen auf der Suche nach einer elektronischen Fahrtenbuchlösung, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. „Bis zu diesem Zeitpunkt wurden viele Fahrtenbücher noch per Hand ausgefüllt. Zusätzlich hatten wir teilweise eine halbelektronische Lösung im Einsatz. Dieser Prozess war anfällig für Fehler und nicht wirklich wirtschaftlich. Eine elektronische Lösung hingegen vergisst nichts und schreibt auch immer leserlich“, berichtet Christian Kainz. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch wollte man seine steuerrechtliche Fahrdokumentation präzisieren und effizienter gestalten. Der Kontakt zu Sycada kam dann über die Deutsche Telekom zustande. Auch in der folgenden offenen Ausschreibung konnte der Telematikspezialist überzeugen.

Anfangs, so die Flottenverantwortlichen, wurde die Fahrtenbuchlösung in vielen gemeinsamen Gesprächen immer weiter optimiert und auch bei den Mitarbeitern musste etwas Überzeugungsarbeit geleistet werden. Gerade Mitarbeitern, die nicht ständig mit den digitalen Medien arbeiten, wollte man die Angst vor Bedienungsfehlern nehmen. Doch mittlerweile würden die elektronischen Fahrtenbücher, aufgrund ihres einfachen Handlings, von allen sehr gut angenommen werden.

Die Erfahrungen von Lindner zeigen zudem, wie wichtig es sein kann, den Betriebsrat von Anfang an mit ins Boot zu nehmen. So wurden alle wichtigen Themen und Anforderungen an das Fahrtenbuch zuvor gemeinsam mit dem Betriebsrat besprochen und später von Sycada umgesetzt. Beispielsweise war es wichtig, dass kleinere Fahrtunterbrechungen, bedingt etwa durch eine Tankpause, die weniger als 30 Minuten in Anspruch nehmen, zu einer Fahrt zusammengefasst werden. Durch die Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung konnten Probleme bereits im Vorfeld geklärt werden und die Integration der Telematik in den Fuhrpark konnte reibungslos erfolgen. Nach einer kleineren Testphase in der Montageflotte sind mittlerweile 515 Fahrzeuge mit der Telematik ausgestattet.

Herausforderungen
Die wichtigste Anforderung an ein elektronisches Fahrtenbuch ist die Anerkennung durch das Finanzamt. Prinzipiell muss das Telematiksystem dafür jene Informationen automatisch und manipulationssicher erfassen, die normalerweise per Hand in ein Fahrtenbuch eingetragen würden. Das bedeutet auch, dass zwischen der Dienstfahrt und der Privatfahrt unterschieden werden kann. Bei Lindner wählt der Fahrer über einen speziellen Schalter den Fahrttyp aus (privat/geschäftlich/Arbeitsweg). Die Weitergabe der privat gekennzeichneten Fahrkilometer an die Verwaltungsstelle geschieht dann automatisiert, allerdings muss die Entscheidung, ob eine Fahrt eine Privatfahrt ist oder nicht, der Fahrer selbst treffen – entweder direkt im Fahrzeug oder später bei der Bearbeitung seiner Fahrten im Portal. Darüber hinaus sollte, wie bereits geschildert, das System auch für nicht IT-affine Mitarbeiter bedienbar sein. Diese beiden Aspekte stellten die Kernanforderungen an die neue Telematiklösung bei der Lindner Group. Aus Flottensicht sollte zudem die zum Einsatz kommende Technik natürlich möglichst langlebig sein. Denn sobald ein Gerät ausfällt, ist die lückenlose Dokumentation nicht mehr gegeben.

Ein finanzamtkonformes elektronisches Fahrtenbuch einzuführen, scheint, von außen betrachtet, also gar nicht so komplex zu sein. Doch bei genauerem Hinsehen wird deutlich: Der Teufel steckt im Detail. Das fängt schon bei den Datentarifen an, wie Christian Kainz erläutert: „Zwar sind Datentarife und Datennetzabdeckungen früher ein größeres Thema als heute gewesen, dennoch ist es uns wichtig, ein flächendeckendes und europaweit funktionierendes Netz zu haben. Das ist immer auch eine Kostenfrage.“

Gerade wenn man, wie die Lindner Group international agiert und die Dienstwagen auch schon mal die Landesgrenzen verlassen. Hier sollte man die Roaming- Gebühren im Blick haben beziehungsweise wissen, wie lange das Telematiksystem die Fahrdaten in einem Zwischenspeicher dokumentieren kann, bevor er diese nach Rückkehr in das Heimatnetz kostengünstig weiterleitet. Wobei sich heute diese Problematik aufgrund der zwischenzeitlich sehr viel günstigeren Roaming-Gebühren nicht mehr in dem Maße wie vor einigen Jahren stellt.

Eine weitere Herausforderung stellt die Integration in das Flottenverwaltungssystem dar. Die Lindner Group hat ein eigenes Managementsystem entwickelt. Da ist dann von Dienstleisterseite Flexibilität gefragt, um die entsprechende Lösung zu implementieren. Für Sycada sei dies allerdings weniger ein Problem gewesen, wie Dr. Uwe Bertram, Geschäftsführer der Sycada Deutschland GmbH, erläutert: „Da wir selbst die Software bei uns im Haus entwickeln, fällt es uns leicht, flexibel und individuell auf die Anpassungswünsche von Kunden zu reagieren. Speziell für Lindner haben wir ein einfaches System entwickelt. Jeder Mitarbeiter soll es bedienen können, ohne sich lange damit beschäftigen zu müssen. Außerdem füllt es sich durch den Import der Baustellenadressen fast von selbst.“ Gerade dieser letzte Punkt hat sich als besonders praktisch erwiesen. In einem speziellen Webservice werden die Adressen der Lindner-Baustellen hinterlegt und ein Geofenster wird aktiviert. Wenn der Fahrer mit seinem Fahrzeug in dieses Geofenster reinfährt, muss er das Projekt mit seiner Bezeichnung nicht mehr erfassen. Im Ergebnis erscheint dann im Kommentierungsfenster die Projektnummer der Baustelle, was die Zuordnung erleichtern soll.

Die elektronischen Fahrtenbücher sind in dem hauseigenen Flottenverwaltungssystem komplett integriert. Neben der Fahrtdokumentation wurde hier auch eine Geräteverwaltung umgesetzt. Diese ermöglicht eine Zuordnung zwischen den Geräten, den Mobilfunktarifen, den Mitarbeitern und den Fahrzeugen. „Damit haben wir eine exakte Historie der Fahrtenbuchnutzung und können auch bei einem Mitarbeiterwechsel schnell reagieren“, wie Isidor Eichinger, Leiter der IT bei Lindner, schildert.

Manipulationssicherheit und Datenschutz
Trotz all der Vorteile, die ein Telematiksystem mit sich bringt, ist das Thema dennoch nicht unumstritten. „Telematik ist aus verschiedenen Gründen ein sensibles Thema in Deutschland, insbesondere die sogenannte grüne Telematik. Oft herrschen hier, anders als beispielsweise in den Benelux-Staaten, große Datenschutzbedenken“, erläutert Dr. Christian Matzner von Sycada.

Von der technischen Seite gibt es hier allerdings wenig Grund zur Sorge, wie die Telematikspezialisten beteuern. Im Wesentlichen gibt es zwei Komponenten: Einmal die Blackbox im Fahrzeug selbst und dann die Backend-Lösung, bei der die Daten zusammengeführt werden. Im Falle von Lindner werden die Daten über eine sichere VPN-Verbindung der Deutschen Telekom an das Rechenzentrum von Sycada übermittelt. „Unser Rechenzentrum in Maastricht ist auf dem neuesten Stand der Technik und genügt höchsten Sicherheitsstandards“, versichert Dr. Uwe Bertram.

Auch von Anwenderseite wird der Datenschutz großgeschrieben. So erklärt Stefan Kirschner, IT-Bereichsleiter bei Lindner: „Bei dem Thema Datenschutz ist es wichtig, dass der Betriebsrat dem Vorhaben zustimmt. So speichern wir keine Informationen zu Privatfahrten, und es hat auch nur eine sehr geringe Anzahl an Personen Zugriff auf die Daten der Fahrtenbücher.“

An dem Gerät selbst und an der Software lässt sich nichts mehr manipulieren. Jede Änderung würde zudem dokumentiert werden. Dr. Uwe Bertram lässt keinen Zweifel daran aufkommen, dass ein elektronisches Fahrtenbuch sicherer und glaubwürdiger ist als jede klassische Lösung. So schildert er: „Generell ist dem Finanzamt ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch sehr viel lieber als ein handschriftlich ausgefülltes. Wer manipulieren wollte, könnte dies sehr viel einfacher mit einem klassischen Fahrtenbuch tun als mit einer gesicherten elektronischen Lösung.“

Ausblick
In den letzten Jahren hat sich die Zusammenarbeit zwischen der Lindner Group und Sycada bewährt und einen reibungslosen Ablauf geschaffen. Dennoch ist Stillstand wenig wirtschaftlich und so wird bereits über zukünftige Projekte nachgedacht. Laut Dr. Uwe Bertram und Dr. Christian Matzner ist die Elektromobilität ein wichtiges Zukunftsfeld. „Hier können wir beispielsweise dem Fahrer die sogenannte ‚Reichweitenangst‘ nehmen, indem wir durch ein Monitoring die Fahrt sehr viel genauer planen können. So haben wir bereits eine Carsharing-Plattform entwickelt, die sich auf Elektrofahrzeuge spezialisiert hat“, erläutert der Geschäftsführer von Sycada.

Darüber hinaus sei die grüne Telematik ein wachsendes Zukunftsthema. Hier könne Sycada helfen, ein bewussteres Fahrverhalten im Fuhrpark zu ermöglichen und gleichzeitig Kraftstoff zu sparen. Auch bei Lindner ist der grüne Fuhrpark ein Thema. So schildert Christian Kainz: „Stand jetzt nutzen wir ausschließlich das elektronische Fahrtenbuch. Allerdings sind weiterführende Telematikdienstleistungen, wie eine Fahreranalyse mit freiwilligen Kfz-Nutzern, denkbar, da wir bemüht sind, unseren CO2-Ausstoß zu reduzieren. So haben wir beispielsweise auch eine CO2-Obergrenze bei der Beschaffung der Fahrzeuge.“ Der Vorteil der Fahrtenbuchlösung bei Lindner ist, dass sie flexibel erweiterbar ist, sollte sich die Konzernstruktur ändern oder eben eine Fahreranalyse gewünscht sein. So können Anwender und Dienstleister zuversichtlich in die Zukunft blicken.

 

 

Lindner Group KG

Die Lindner Group ist Europas führender Spezialist für Gebäudehülle, kompletten Innenausbau, Isoliertechnik und baurelevante Dienstleistungen. Das innovative Familienunternehmen, mit Sitz im niederbayerischen Arnstorf, setzt auf Individualität bei kompletten Baulösungen – von der Planung bis zur Umsetzung. Mit weltweit über 6.000 Mitarbeitern betreibt Lindner Produktionsstätten und Tochtergesellschaften in mehr als 20 Ländern. Dabei wird großer Wert auf eine nachhaltige Entwicklung sowie auf ein zukunftsorientiertes Energie- und Umweltmanagement in Produktion und Abwicklung auf den Baustellen weltweit gelegt.

 

Sycada Deutschland GmbH

Die europaweit für mehr als 2.000 Firmenkunden tätige Sycada Unternehmensgruppe verfügt über zwanzig Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Datenkommunikationssystemen. Das Lösungsportfolio des Telematikspezialisten umfasst GPS-Ortung und Flottensteuerung, das elektronische Fahrtenbuch, Connected Navigation, Auftragsmanagement sowie Frachten- und Ladungssicherung. Ein eigenes Kompetenzzentrum widmet sich nachhaltigen Mobilitätslösungen zur Reduzierung von Kraftstoffverbräuchen und CO2-Emissionen sowie der Elektromobilität.