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Den Begriff der „kalten Progression“ hat mittlerweile jeder schon einmal ganz aktuell in den Nachrichten gehört – oder sich sogar schon selbst darüber geärgert. Er stammt aus dem Steuerrecht und wirkt sich unangenehm für Steuerzahler aus. Denn steht eine Lohnerhöhung ins Haus, gelangt der Mitarbeiter durch das Gehaltsplus in eine andere Steuerkategorie und der Staat kassiert mehr ab. Oft bleibt trotz eines höheren Bruttoverdiensts weniger Geld auf dem Konto. Zwar will Bundesfinanzminister Wolfgang Schäuble jetzt angeblich zumindest mit einer Änderung im Steuerrecht für 2015 dafür sorgen, dass diese kalte Progression eben nicht mehr zuschlägt, aber noch – Stand Mitte Juli – ist das letzte Wort dazu nicht gesprochen.

Außerdem gibt es eine viel sicherere Methode, bei anstehenden Gehaltserhöhungen die kalte Progression zu vermeiden: wenn das Plus in Form von Gutscheinen, Boni oder anderen Extras fließt. Statt mit dem Aufschlag die Kassen der Sozialversicherungen und der Finanzämter zu füllen, können diese Extras steuer- und sozialabgabenfrei fließen, wenn der Chef bestimmte Regeln einhält. Die sollte das Unternehmen auch strikt einhalten, denn die Finanzämter schauen hier immer genau hin. Schließlich ist jedes zusätzliche Extra für das Finanzamt ein geldwerter Vorteil – und der unterliegt natürlich der Steuerpflicht.

Tatsächlich rechnen Experten bei der derzeitigen guten Wirtschaftslage damit, dass viele Gehaltsrunden anstehen. „Unternehmen stehen 2014 vor der Herausforderung, dass die Mitarbeiter ein merkliches Gehaltsplus erwarten“, urteilt etwa George Wyrwoll, Corporate Relations Manager und HR-Experte beim Dienstleistungsunternehmen Sodexo, das sich auch mit Themen wie Mitarbeitermotivation, betriebliche Sozialleistungen und Incentives sowie Sonderleistungen befasst. „Daher sollten Unternehmen auch komplementäre Gehaltsextras in ihre Überlegungen für die Lohngestaltung mit einbeziehen.“

Nutzt ein Unternehmen alle Spielräume aus, ist ein jährliches Plus von 1.800 Euro drin – steuerund abgabenfrei, versteht sich. Beispiel Benzingutscheine: Erhält der Mitarbeiter jeden Monat seinen Gutschein in Höhe von 44 Euro, summiert sich das auf 528 Euro. Wyrwoll: „Wollte man einen gleichen Nettozufluss als Barlohnerhöhung erreichen, müsste man bei einem durchschnittlichen Lohnempfänger inklusive Arbeitgeberbelastung rund 1.291 Euro aufwenden.“

Den Gedanken an diese steuer- und abgabenfreien Extras sollten Chefs nicht nur bei einer Gehaltserhöhung im Hinterkopf haben. Gleiches gilt für Sonderprämien, die das Haus etwa als Dankeschön für ein besonders erfolgreiches Projekt seinen Mitarbeitern gewähren will. Sollen zum Beispiel alle Mitarbeiter eine Prämie in Höhe von 500 Euro bekommen, lohnt sich auch hier die Umwandlung. Denn rechnet man die Abgaben für beide Seiten – Arbeitgeber wie Arbeitnehmer – zusammen, kassiert das Finanzamt von den 500 Euro bis zu 60 Prozent.

Um das zu vermeiden, muss der Betrieb die Spielregeln einhalten. Die wichtigste Regel ist zunächst, dass es sich tatsächlich um eine echte Lohnerhöhung handelt. Dem beliebten Dreh, bereits gewährten Barlohn in solche Extras umzuwandeln, hatte der Bundesfinanzhof (BFH) schon im letzten Jahr einen Riegel vorgeschoben. Das höchste deutsche Steuergericht bezeichnet das als „geschuldeter Arbeitslohn“, worunter auch freiwillige Leistungen des Unternehmens fallen könnten – und auch die lassen sich nicht nachträglich umwandeln (Aktenzeichen VI R 54/11 und VI R 55/11). Auf diesen Dreh waren findige Unternehmen gekommen, die einfach die Arbeitsverträge mit den Mitarbeitern geändert hatten. Die Vergütung wurde im neuen Vertrag herabgesetzt, im Gegenzug durften sich die Mitarbeiter durch die Liste der steuerfreien Extras durchwühlen und sich die für sie passenden Einheiten heraussuchen. Daher bekam dieses Verfahren auch schnell den Namen „Cafeteria- Modell“, dem der BFH 2013 dann eine Absage erteilte. Die Konsequenz: Wer Zuschüsse etwa zu Fahrt- oder Krankheitskosten kassierte, musste diese Extras wie Arbeitslohn zu seinen Steuersätzen versteuern.

Wer sich an die Regeln hält, findet im Steuerrecht aber zahlreiche Ausnahmen, die zusätzliche Leistungen des Chefs an den Mitarbeiter zulassen, ohne dass Steuern gezahlt werden müssen. Und je nach Art und Ausgestaltung sind die Extras oft auch noch komplett sozialabgabenfrei. So reicht die Palette der steuerfreien Gehaltsextras von Arbeitskleidung und Fort- und Weiterbildungskosten bis hin zum Werkzeuggeld. Auch beim Thema „Auto“ gibt es Boni, die damit direkt oder indirekt verknüpft sind.

Klassiker Nummer eins ist natürlich der Dienstwagen selbst. Das Auto vom Chef bleibt zwar sozialversicherungsfrei, muss aber versteuert werden. Wer kein Fahrtenbuch führen will, kann die klassische Pauschale nutzen. Dann gilt monatlich pauschal ein Prozent des Listenpreises plus pauschal 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer zur Arbeit. Ein Fahrtenbuch empfiehlt sich bei einer nur geringen privaten Nutzung.

Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann das Unternehmen aber seinen Mitarbeitern finanzieren. Die Zuschüsse unterliegen der Lohnsteuer, aber pauschaliert mit 15 Prozent plus Soli und Kirchensteuer. Auch die Höhe ist begrenzt: Der Betrag darf nicht die Summe übersteigen, die der Mitarbeiter in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen darf. Dieser Zuschuss gilt übrigens auch für Mitarbeiter, die einen Firmenwagen privat nutzen dürfen. Voraussetzung ist auch hier die Versteuerung des geldwerten Vorteils.

Beliebt sind auch sogenannte Warengutscheine, allen voran Gutscheine für Benzin. Steuer- und abgabenfrei sind alle Gutscheine, wenn sie den monatlichen Betrag von 44 Euro nicht überschreiten. Fallen die Gutscheine höher aus, gilt für die Steuer der übliche Verkaufspreis abzüglich pauschal vier Prozent. Weitere 21 Euro kann der Arbeitgeber zahlen, wenn der Mitarbeiter auf seinem Auto einen Werbeaufkleber der Firma spazieren fährt.

Bei den Benzingutscheinen gibt es aber gleich zwei Stolperfallen. Erstens muss gerade bei den schwankenden Benzinpreisen das Unternehmen streng darauf achten, die 44-Euro-Grenze nicht zu überschreiten. Denn hier schaut der Fiskus generell ganz genau hin. Liegt der Betrag auch nur einen Cent darüber, muss der gesamte Betrag versteuert werden. Die 44 Euro sind keine Freigrenze. Zum Zweiten muss immer exakt auf dem Gutschein stehen, wofür er gilt – aber nur Liter und Spritart, nicht der Euro-Betrag. Im Klartext: „Gutschein für 30 Liter Diesel“ ist korrekt. Nur sollte die Buchhaltung vorher prüfen, wo gerade der Literpreis steht, um unter der Summe von 44 Euro zu bleiben. Dann kann das Haus im Jahr die eingangs genannten 528 Euro steuer- und abgabenfrei in Form von Benzingutscheinen pro Jahr an Mitarbeiter vermachen.

Wer mobil ist, muss erreichbar sein – und auch hier lässt sich dem Finanzamt ein Schnippchen schlagen. Für Handy und PC kann der Chef einen Zuschuss von pauschal bis zu 50 Euro gewähren. Stattet die Firma den Mitarbeiter zudem noch zu Hause mit der gesamten Hard- und Software aus, kann der Zuschuss für Internet sogar nach oben hin unbegrenzt sein. Eine Stolperfalle gibt es: Die Gerätschaften müssen im Besitz der Firma bleiben. Selbst wenn der Mitarbeiter die Geräte nur privat nutzt, ist der Zuschuss abgaben- und steuerfrei. Nur: Verschenkt der Betrieb die Hard- und Software, schlägt sofort die Steuer zu.

Damit die Mitarbeiter auch fit beim Kunden ankommen, kann die Firma Mitarbeitern Fitnesskurse und Trainings pro Jahr in Höhe von bis zu 500 Euro spendieren – abgabenfrei, solange sie der Gesundheit dienen. Auch Anti-Stress-, Burn-out- oder Nichtraucher-Kurse fallen unter das abgabenfreie Extra. Ausnahme: Sportvereine wie auch Fitnesscenter sind von der Regel ausgenommen; die muss der Mitarbeiter immer aus eigener Tasche finanzieren.

Sind Mitarbeiter zudem in Berufskleidung unterwegs, können die Unternehmen den Mitarbeitern die Kosten dafür teilweise oder sogar ganz erstatten. Das gilt allerdings nicht für den schicken Anzug: Es muss sich dann um eine typische Berufskleidung, also eine Arbeitsschutzbekleidung, oder eine uniformähnliche Dienstkleidung handeln, auf der das Firmenlogo dauerhaft angebracht ist.

Darüber hinaus kann der Chef berufliche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen steuerfrei gewähren, solange sie im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers sind. Damit sind alle Kurse problemlos, wenn sie das Ziel haben, die Einsatzfähigkeit des Mitarbeiters zu erhöhen. Soll es den Kurs als Belohnung geben, sind wiederum Steuern fällig.