Eine Zeit lang entwickelte sich der Trend hin zu einer möglichst schlanken Fuhrparkverwaltung. Davon getragen, wurden viele Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft des Unternehmens zählten, ausgelagert und an Dritte vergeben. Auch Full-Service-Leasing wurde in diesem Zusammenhang immer populärer, wenngleich Outsourcing prinzipiell erst einmal unabhängig von der Finanzierungsform ist. Mittlerweile ist diese Entwicklung etwas rückläufig. Viele Unternehmen versuchen einzelne Verwaltungsbereiche wieder inhouse zu steuern, weil sie mehr Einfluss und Entscheidungsfreiheit beim Thema Flotte haben wollen. Die Tendenz scheint demnach eher hin zu einem selektiven Outsourcing zu gehen, bei dem einzelne Aufgaben ausgelagert werden.
Vor- und Nachteile
Es gibt viele Gründe für Überlegungen von Fuhrparkverwaltern in Richtung Outsourcing: ein erhöhter Kostendruck, ein schnelles Wachstum der eigenen Flotte oder Personalabbau, auch abgesehen von der Wirtschaftskrise steigen die Belastungen auf die Fuhrparks. Doch bevor die Entscheidung für ein Outsourcing im Flottenmanagement getroffen wird, sollte eine gründliche Fuhrparkanalyse durchgeführt werden. Den Verantwortlichen müssen alle aktuellen Prozesse und Kosten bekannt sein, um eine zielgerichtete Auslagerung von Fuhrparkaufgaben in die Wege zu leiten. Im Zentrum sollte dabei immer auch die Frage nach dem Verhältnis von Aufwand und Nutzen stehen. Nicht in allen Fällen können durch Outsourcing-Maßnahmen auch Einsparungen gemacht werden. Die Folgekosten bei einem Auslagerungsprozess sollten mit in die Überlegungen aufgenommen werden. Sollte man beispielsweise die komplette Fuhrparkverwaltung in fremde Hände geben, kann ein Dienstleisterwechsel sehr teuer werden.
Den großen Vorteilen von Outsourcing, wie Fachwissen der Dienstleister, Entlastung des eigenen Personals, bessere Konditionen und Skaleneffekte beim Einkauf in den einzelnen Bereichen, stehen auch einige Nachteile gegenüber: So findet zwar auf der einen Seite eine personelle Entlastung statt, aber auf der anderen Seite verliert das Unternehmen auch an Eigenständigkeit und Entscheidungsgewalt in den ausgegliederten Bereichen. Interne Prozesse ermöglichen darüber hinaus eine höhere Entscheidungsgeschwindigkeit und Flexibilität.
Beschaffung
Ist die Entscheidung für ein selektives Outsourcing gefallen, gilt es zu klären, welche Teile ausgelagert werden können. Die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers lassen sich grob in drei Prozessbereiche gliedern: die Beschaffung, die Verwaltung und die Verwertung von Flottenfahrzeugen. Innerhalb dieser Abläufe gibt es, neben der eigentlichen Beschaffung des Fahrzeugs durch eine Leasinggesellschaft, viele einzelne Aufgaben, welche an einen Dienstleister abgegeben werden können. Dazu zählen unter anderem Wartung und Inspektion, die Überführung oder die Versicherung des Firmenwagens. Ein Bereich, der so gut wie immer ausgelagert wird, ist das Tankkartenmanagement. Meist ist dies bereits ein Teil des Full-Service-Leasingvertrages. Hier kann man allerdings prüfen, ob man diesen Posten nicht aus dem Leasingvertrag herausnimmt und einen eigenen Anbieter, beispielsweise eine Tankkarte einer freien Tankstellenkette, wählt.
Ebenso häufig wird das Schadenmanagement ausgegliedert. Denn die Regulierung eines Schadens ist in den Abläufen komplex und aufwendig. Die Spezialisten auf diesem Gebiet verfügen darüber hinaus auch über gute Netzwerke und müssen sich in eine Thematik nicht erst einarbeiten. Zudem hat das Unternehmen, welches einen externen Dienstleister mit diesen Aufgaben betraut, den Vorteil, am Ende einer Schadenabwicklung eine Endabrechnung zu bekommen und nicht jeden Kostenpunkt einzeln überweisen zu müssen. Denn der Dienstleister legt die Beträge bis zur endgültigen Regulierung des Schadens aus.
Etwas anders ist dies bei der Beschaffung von Reifen. Hier kommt es auf die Größe des Fuhrparks an, ob ein externer Dienstleister die Aufgabe übernehmen sollte oder eine interne Lösung sinnvoll ist. Etwa ab einer Flottengröße von 100 Fahrzeugen kann es lohnend sein, einen eigenen Rahmenvertrag mit einem Reifenhersteller oder einer Reifenhandelskette abzuschließen. Bei einer solchen internen Lösung sollte allerdings darauf geachtet werden, dass der Vertrag hinsichtlich der Reifenfabrikate und -größen sowie der Montage und Einlagerung in regelmäßigen Abständen neu verhandelt wird.
Verwaltung und Verwertung
Steht der neue Dienstwagen auf dem Firmenhof, fängt die Arbeit für den Fuhrparkverantwortlichen erst richtig an. Während der gesamten Nutzungsdauer kommen immer wieder Verwaltungsaufgaben auf ihn zu. Eine davon ist die Rechnungsprüfung. Hier empfiehlt es sich, aufgrund der Komplexität und des Arbeitsaufwands einen professionellen Rechnungsprüfer einzuschalten. Gerade in größeren Flotten wächst der Berg an Rechnungen schnell und allzu häufig finden sich in diesem Papierstapel auch große Einsparpotenziale.
Daneben ist die Auswertung von Reportings und Monitoringberichten eine zentrale Verwaltungsaufgabe. Nur so lassen sich neue Möglichkeiten der Kostenreduzierung beispielsweise bei den Betriebskosten erschließen. Alle Dienstleister bieten ein entsprechendes Reporting in ihrem Bereich an. Tankkartenauswertungen, Telematik-Lösungen et cetera bieten umfangreiche Möglichkeiten, jederzeit über den Stand der Dinge in der Flotte informiert zu sein und bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Dies gilt beispielsweise für eine etwaige Umschreibung und Anpassung des Leasingvertrages. Sogenannte Abweichler können nur durch ein exaktes Reporting identifiziert werden.
Auch Fuhrparkmanagementsysteme liefern dem Flottenmanager ein umfangreiches Reporting. Diese Systeme werden in der Regel mithilfe eines externen Providers im Fuhrpark implementiert. Die Ausnahme können da kleinere Fuhrparks bis etwa 50 Fahrzeuge bilden. Daran angeschlossen ist neben der Stammdatenverwaltung und einer Buchungskostenübersicht meist auch die Bearbeitung von Verstößen, Ordnungswidrigkeiten und Bußgeldern (VOB-Management). Hat das Unternehmen die personellen Ressourcen, kann die Fuhrparkverwaltung mit einem solchen Flottenmanagementprogramm auch intern durchgeführt werden.
Abseits der klassischen Verwaltungsthemen ist die Einführung eines Corporate Carsharin- Systems eher eine alternative Outsourcing-Methode. Hierbei kommen entweder die eigenen Pool-Fahrzeuge zum Einsatz oder der Carsharing- Dienstleister stellt Fahrzeuge zur Verfügung. Der Anbieter übernimmt im Bedarfsfall alle anfallenden Aufgaben: von der Reinigung bis hin zur Disposition der Fahrzeuge. Ein solches System kann zu einer verbesserten Auslastung der Poolfahrzeugflotte führen oder auch die Integration von Elektrofahrzeugen erleichtern.
Nach Ende der Nutzungsdauer geht der Dienstwagen wieder an die Leasinggesellschaft zurück. Sollten Mängel am Fahrzeug festgestellt werden, muss ein Gutachter den Minderwert des Fahrzeugs prüfen und die eventuellen Schäden müssen durch eine Werkstatt behoben werden. Diese Prozesse sind von vornherein nur durch externe Kräfte durchzuführen.
Fazit
Die Abgabe der kompletten Fuhrparkverwaltung an einen Fuhrparkmanagement-Dienstleister kann in vielen Fällen sinnvoll sein, dennoch muss immer eine Schnittstelle zum Unternehmen bleiben, um die Rahmenbedingungen für dessen Arbeit festzulegen. Viel häufiger kommt ein selektives Outsourcing zum Einsatz, bei dem nur einzelne Bereiche ausgegliedert werden. Hier ist entscheidend, die richtige Mischung für die individuelle Unternehmenssituation zu finden. Ab einer Fuhrparkgröße von etwa 50 Fahrzeugen ist eine professionelle Flottenverwaltung im eigenen Haus lohnend. Dies lässt genügend Spielraum für die Einbindung externer Dienstleister. Am Ende stellt sich weniger die Frage, ob man Outsourcing im Unternehmen umsetzt, sondern vielmehr wie viel Outsourcing sinnvoll ist.
