Einsteuerung
Die Einsteuerung beginnt meist mit der Lieblingsaufgabe vieler Außendienstleister: der Neufahrzeugkonfiguration. Unter Umständen ist dies nicht einmal das einfachste Thema bei der Beschaffung neuer Firmenwagen. Längere Gespräche mit den Mitarbeitern über Änderungen in der Car Policy oder bei Fragen zu verschiedenen Konfigurationsoptionen können sehr zeitraubend sein. Daher bieten die Fuhrparkmanagement-Unternehmen an, während der Fahrzeugkonfiguration und auch darüber hinaus die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu übernehmen. Bei offenen Fragen kann der Fuhrparkleiter einfach an den Management-Dienstleister verweisen. Dies entspannt oftmals das Betriebsklima und entlastet den Flottenverantwortlichen. Auch in anderen Bereichen stehen Flottendienstleister den Unternehmen beratend zur Seite, zum Beispiel wenn es um die Abstimmung von Laufzeiten der Fahrzeuge geht. Unter dem Motto „one face to the customer“ bietet Panopa Fleet Management beispielsweise eine umfassende Fahrerbetreuung an, die von der Neukonfiguration bis hin zu Details aus dem Schadenmanagement alle Belange abdeckt.Nachdem der neue Firmenwagen konfiguriert ist, muss die Auslieferung koordiniert werden. Dabei stellt sich zunächst die Frage: Wann soll oder kann der Wagen ausgeliefert werden? Kommt es beispielsweise zu Verzögerungen im Prozessablauf, muss unter Umständen für ein Interimsfahrzeug gesorgt werden. Außerdem muss die Zulassung beantragt und das Kennzeichen reserviert werden. In manchen Fällen soll der Dienstwagen auch direkt zum Mitarbeiter geliefert werden, oder der Wagen muss entsprechend vorbereitet werden (Einbauten, Beklebung, Reifen) – hier ist dann eine gute Terminabsprache gefragt. An diesem Punkt der Einsteuerung lassen sich große Überschneidungen zwischen den klassischen Fuhrparkmanagement-Dienstleistern und den Logistikspezialisten erkennen. Viele der genannten Leistungen wie Zulassungen können auch von Logistikern abgedeckt werden, manche bieten gar ein komplettes Fuhrparkmanagement an. So schildert Eric Wirtz, Director Sales und Operation beim PS-Team: „Sämtliche Randprozesse wie etwa die Koordination von Fahrzeugtransporten inklusive Auftragsvergabe, Terminierung und Zulassung sowie die Zuführung in den definierten Remarketingkanal wickeln wir ab. Das wirkt sich für unsere Kunden ressourcenschonend, bezogen auf Mensch und Kosten, aus.“ Auch Daniel Haufe, Geschäftsführer von der SNC Logistic-GmbH, weiß Ähnliches zu berichten: „Unser Full-Service- Fuhrparkmanagement erstreckt sich von der Fahrzeugbeschaffung über die Versicherung bis hin zum Schadenmanagement und zu den Rückläufen. Zudem können wir für unsere Kunden günstigere Konditionen in vielen Bereichen aushandeln.“
An diesen Beispielen wird auch ein zentraler Vorteil der externen Flottenverwaltung deutlich: Dienstleister können, sofern sie den Service nicht selbst erbringen, aufgrund ihres großen Vertragsbestandes gute Kooperationen mit spezialisierten Unternehmen eingehen. Im Falle der Einsteuerung wären dies zum Beispiel Logistiker oder Lackierereien und Firmen für Fahrzeugbeklebungen. Darüber hinaus werden manche Dienstleistungen auch ganz unabhängig ausgeschrieben und an Dritte vergeben. Solche Ausschreibungen finden häufig in den Bereichen Reparatur, Tankkarten oder auch Reifen statt. Abgeschlossen wird der Einsteuerungsprozess mit der eigentlichen Übergabe des Fahrzeugs. Zu beachten gilt dabei, dass der Fahrer eine korrekte Einweisung am Fahrzeug erhält und dass das Übergabeprotokoll vollständig ausgefüllt wird.
Aussteuerung
Die Vorgänge am Ende der Laufzeit eines Dienstwagens ähneln denen der Einsteuerung. Auch hier sollten Termine mit einem Transportunternehmen vereinbart werden und die Behördengänge zur Abmeldung des Fahrzeugs müssen auch unternommen werden. Wer ein professionelles Fuhrparkmanagementsystem besitzt kann diese Arbeitsschritte digital per Mausklick erledigen. Bevor jedoch der Autotransporter auf dem Firmenhof anrückt gilt es noch einige andere Dinge zu klären, zum Beispiel ob Zubehör wie Winterräder vorhanden ist oder Sondereinbauten vorgenommen wurden. Eventuell können Smart-Repair- Maßnahmen zur Aufbereitung im Vorfeld der Begutachtung in Erwägung gezogen werden. Wie schon bei der Einsteuerung stehen auch hierbei Fuhrparkmanagement-Dienstleister mit Rat und Tat zur Seite. So schildert der Geschäftsführer von FAC Concept, Dirk Winter: „Ausgehend vom klassischen Fuhrparkmanagement komplettieren wir unser Angebot um ergänzende Services wie Smart Repair, sanfte Dellen-Entfernung und Kfz-Sachverständigen- Dienstleistungen wie unabhängige Gutachten oder die Fahrzeug-Bewertung. Daher können wir durch ein breit gefächertes Netzwerk an Partnerunternehmen vorteilhafte Synergieeffekte vor allem für unsere Kunden erzielen.“
Fazit
Gerade bei der Ein- und Aussteuerung können Flottendienstleister den Prozess enorm vereinfachen. Durch Kooperationen kann zumeist alles aus einer Hand angeboten werden und oft auch zu günstigeren Konditionen. Dies gilt auch für alle anderen Bereiche des Fuhrparkmanagements, sodass Outsourcing bei den immer komplexer werdenden Abläufen im Flottenalltag und dem steigenden Kostendruck durchaus eine Alternative darstellt. Full-Service gibt es eben nicht nur im Leasingbereich.
Checkliste Fahrzeugeinsteuerung
• Neufahrzeugkonfiguration
• Abstimmung Laufzeiten Alt- und Neufahrzeug
• Eventuell Interimsfahrzeug organisieren
• Koordinierung der Auslieferung:
- über Autohaus
- über Leasinggesellschaft
- über Zustelldienst – Werksabholung
• Vorbereitung des Fahrzeugs mit Einbauten, Beklebung, Reifen
• Terminierung der Auslieferung
• Kennzeichenreservierung
• Zulassung
• Auslieferung an welche Adresse
• Übergabe des Fahrzeugs und Einweisung des Fahrers
• Übergabeprotokoll
• Dokumentenverteilung
• Dokumentenverwaltung
Checkliste Fahrzeugaussteuerung
• Terminierung Abholung
- über Autohaus
- über Leasinggesellschaft
- über Transportdienst
• Dokumentensammlung
• Zubehör wie Winterräder
• Eventuell Smart Repair/Aufbereitung im Vorfeld
• Begutachtung
• Rücknahmeprotokoll
• Abmeldung
• Remarketing
