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Pflegebedürftige Aufpasser

Was dem Browser Cookies und temporäre Dateien sind, ist dem Dienstwagenfahrer das Fahrtenbuch. In beiden Fällen sind es Belege für den Verlauf einer Strecke zu einer bestimmten Zeit, sei es im Computer der Verlauf der letzten besuchten Internetseiten oder im Fahrzeug der Besuch der letzten Kunden. Ähnlich wie beim PC ist diese Dokumentation im Fuhrparkbetrieb Fluch und Segen zugleich. Eine Marktübersicht elektronischer Fahrtenbücher

Grundlegende Informationen wie Abfahrtsort und -datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt (zurückgelegte Entfernung) und der Zweck der Fahrt gehören in ein Fahrtenbuch, um bei einer Prüfung durch das Finanzamt Bestand zu haben. Eine zeitnahe Führung sowie lückenlose Erfassung aller Fahrten und Manipulationssicherheit sind ebenso wichtige Aspekte wie die Daten selbst und bedürfen dringlichster Einhaltung, damit die Finanzbehörden das Fahrtenbuch anerkennen. Denn Ziel der Fahrtenbücher ist es schließlich, Steuern zu sparen.

Zur Versteuerung des geldwerten Vorteils bei privat genutzten Fahrzeugen besteht nach geltender Steuergesetzgebung die Wahlmöglichkeit zwischen der Pauschalversteuerung oder der Führung eines Fahrtenbuches. Gegenüber der pauschalen „1-Prozent-Versteuerung“ für Privatfahrten bietet die Fahrtenbuchmethode oftmals vor allem für die Arbeitnehmer einen erheblichen finanziellen Vorteil, wenn sie das Firmenfahrzeug überwiegend für dienstliche Fahrten nutzen. Ob sich die Führung eines Fahrtenbuchs lohnt, kann unter Verwendung des Fahrtenbuchrechners (www.bury.com/cms/support/fahrtenbuchrechner. html) von Bury im Internet herausgefunden werden. Nutzen jedoch mehrere Fahrer ein Fahrzeug, spielt der steuerliche Vorteil keine Rolle, da hier die Führung eines Fahrtenbuchs zum Beispiel für Poolfahrzeuge aufgrund der Halterhaftung vorgeschrieben ist.

Die elektronischen Helfer sind in der Regel einfach zu bedienen und erkennen wiederkehrende Fahrtziele selbstständig, was wiederum die Dokumentation erleichtert. Tücken gibt es jedoch ebenso. Niels Krüger, Geschäftsführer der TCS GmbH, verweist dabei auf die Erfassung der zurückgelegten Entfernung. Denn diese kann je nach Messmethode bereits nach wenigen Tagen erheblich von der Tachoeinheit abweichen. Der Grund hierfür ist die gesetzliche Bestimmung, dass ein Tacho ab einer Geschwindigkeit von 50 km/h nie weniger als 50 km/h anzeigen darf und somit meist etwas mehr anzeigt. Aber auch die gewählten Rad-Reifen-Kombinationen spielen eine gewisse Rolle. Bei der Erfassung mit GPS wird jedoch die genaue Geschwindigkeit beziehungsweise die wirklich zurückgelegte Wegstrecke aufgezeichnet, und diese fällt im Vergleich zum Tacho dann geringer aus. Hier können Systeme, die den Kilometerstand über den CAN-Bus auslesen, punkten.

Aber ähnlich wie beim Verlauf im Browser lassen die erfassten Daten Rückschlüsse zu, auf die besuchten Websites oder eben den Aufenthaltsort des Fahrers. Und genau hier liegt das Problem: die Einhaltung des Datenschutzes. „Grundsätzlich unterliegt der Aufenthaltsort einer Person dem Datenschutz. Jedoch nicht unter bestimmten Bedingungen in der Arbeitszeit“, führt Ulric Rechtsteiner, Geschäftsführer bei Arealcontrol, aus. Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, ihre Position anzugeben, damit sie zum Beispiel für Aufträge disponiert werden können. Allein aus diesem Sachverhalt heraus darf die Standortbestimmung auch per GPS-Ortung oder anderen Verfahren erfolgen. Ausgeschlossen davon bleiben Privatfahrten, bei denen die Übertragung der Position oder das Speichern der Daten abgeschaltet sein muss, wenn die Fahrt als solche deklariert wird. Die Einhaltung dieser Standards ist ein häufiges Unterscheidungsmerkmal zu günstigen Online-Angeboten. Denn genau das kann zur Herausforderung werden, wenn es um die lückenlose und vollständige Führung des Fahrtenbuchs geht. Aufgrund der fehlenden GPS-Koordinaten könnte in diesem Modus keine Streckenberechnung durchgeführt werden. Ein Lösungsansatz ist die interne Berechnung der gefahrenen Kilometer anhand der GPS-Daten. Diese werden aber nicht gespeichert, sondern dienen nur der Ermittlung der Entfernung. Somit ist eine spätere Rekonstruktion der privat zurückgelegten Routen nicht möglich. Über die vielfältigen Möglichkeiten der elektronischen Wegbegleiter zum Schutz der Privatsphäre und der Einhaltung des Datenschutzes muss der Betriebsrat genauestens informiert werden, denn gelegentlich sind Bedenken hinsichtlich dieser Brennpunkte das „Aus“ für die Einführung elektronischer Fahrtenbücher. Nicht zuletzt sollte hier aber auch daran gedacht werden, dass es der Arbeitnehmer ist, der dadurch bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils teilweise massiv einsparen kann.

Aber selbst wenn alle Hürden im Unternehmen genommen sind, heißt dies noch lange nicht, dass das Fahrtenbuch von den zuständigen Finanzbehörden akzeptiert wird. Auch dann nicht, wenn dies laut Produktbeschreibung so angeboten wird. Denn die Anwendung selbst wird nicht durch das Finanzamt „freigegeben“, es kommt letztendlich auch auf die sachgemäße Führung und Manipulationssicherheit an. Hierzu ein Auszug aus dem Urteil des Finanzgerichtes Münster: „Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch kann für Zwecke der Ermittlung des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung nur dann anerkannt werden, wenn nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten – steuerlich relevanten – Daten ausgeschlossen sind und die dem Nachweis dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen“ (BFH-Urteil vom 16.3.2006 VI R 87/04, BStBl. II 2006, 625).
Wie schwer es ist, alle gesetzlichen Vorgaben umzusetzen, ist unschwer vorstellbar. Eine simple Probefahrt bei einem Werkstatttermin ohne dementsprechende Eingabe im Fahrtenbuch würde bereits die lückenlose Aufzeichnung infrage stellen und kann eine Nichtanerkennung der Daten nach sich ziehen.

Welche Funktionen elektronische Fahrtenbücher im Einzelnen bieten, haben wir in der folgenden Tabelle zusammengetragen.

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