Der Trend zeigt, dass die meisten Fuhrparkbetreiber ihren Fahrern bezüglich Auslandsfahrten keine Grenzen auferlegen. 90 Prozent der von uns befragten Fuhrparkleiter erlauben eine grundsätzliche Nutzung der Dienstfahrzeuge auch für Auslandsfahrten. Dabei unterscheidet keiner der Befragten zwischen dienstlichen und privaten Fahrten im Ausland. Sobald dienstliche Auslandsfahrten erlaubt sind, schließen diese auch den privaten Gebrauch der Fahrzeuge ein. Sollten Nutzer die Fahrzeuge anhand der Ein-Prozent-Regelung beziehen, kann eine private Nutzung nicht eingeschränkt werden.
In diesem Punkt sind sich die meisten Fuhrparkmanager einig. Stellt man allerdings die Frage, ob einige Länder für den Einsatz der Fahrzeuge ausgeschlossen sind, sieht dies schon ein wenig anders aus. Die Mehrheit der Befragten, immerhin noch circa 65 Prozent, schränkt die Auswahl der Reiseländer nicht ein (vielleicht im Bewusstsein, dass kaum jemand in ein Krisengebiet fährt, außer wenn er es muss). Im Fuhrpark der ArjoHuntleigh GmbH, geführt durch Petra Barth- Lankau, zum Beispiel, können die Dienstfahrzeuge uneingeschränkt im Ausland bewegt werden. Nichtsdestotrotz machen die übrigen Flotten Einschränkungen, wenn es sich beispielsweise um Länder mit Risikoeinstufung oder Krisengebiete handelt. Länder wie Serbien, Afghanistan oder auch der türkische Teil von Zypern sind solch risikobehaftete Gebiete. Im Falle von Ralf Welter, der für die Leitung des Fuhrparks der AXA Konzern AG verantwortlich zeichnet, bedeutet dies, dass Fahrten in Länder, die auf der internationalen Versicherungskarte ausgeschlossen sind, mit den flotteneigenen Fahrzeugen nicht bereist werden dürfen.
Obwohl die Grenzen der europäischen Staaten geöffnet sind, heißt dies nicht, dass die einzelnen Länder ohne Einschränkungen bereist werden dürfen. So ist es beispielsweise in Polen und Dänemark Pflicht, eine Vollmacht des Fahrzeugbesitzers mitzuführen, wenn man nicht selbst der Besitzer ist. Dieses wird zwar nicht regelmäßig überprüft, könnte aber im Falle einer Kontrolle die Weiterreise verhindern. Deshalb sollten dies alle Dienstwagenfahrer und Fuhrparkleiter vor dem Fahrtantritt berücksichtigen. Dokumentvorlagen mit Ausfertigungen in zahlreichen Sprachen werden kostenlos im Internet zur Verfügung gestellt. Die Ausgabe dieser Vollmacht wird in den meisten Fuhrparks mit der Regelung im Dienstwagennutzungsvertrag gewährleistet. Die Nutzfahrzeugrichtlinien der unterschiedlichen Flotten beinhalten ebenfalls, ob es dem Fahrer generell erlaubt ist, das Fahrzeug im Ausland zu bewegen. Ohne den entsprechenden Passus im Vertrag sollte von einer Nutzung des Kfz im Ausland abgesehen werden.
Nahezu selbstverständlich ist es, die Internationale Versicherungskarte für Kraftverkehr, meist besser bekannt als grüne Versicherungskarte, für das jeweilige Fahrzeug mitzuführen. Mit dem Mitführen der Vollmacht sowie der Internationalen Versicherungskarte und dem entsprechenden Passus im Dienstwagennutzungsvertrag ist der Fahrer bei eintretenden Problemen, wie zum Beispiel einem Verkehrsunfall, rechtlich abgesichert.
Aber was tun, wenn sich die Tankanzeige dem Ende nähert? Dürfen die dienstlichen Tankkarten im Ausland genutzt werden? Dürfen sie auch bei privater Benutzung des Dienstwagens im Ausland verwendet werden? Mehr als 71 Prozent der befragten Fuhrparkleiter machen auch hier keine Einschränkungen und erlauben ihren Dienstwagenfahrern die Nutzung der Tankkarten im Ausland. Selbstverständlich mit den gleichen Einschränkungen wie in Deutschland, so sind beispielsweise Shop-Artikel nach wie vor vom Erwerb mit einer Tankkarte ausgeschlossen. Ob beziehungsweise wo die Tankkarte im Ausland akzeptiert wird, sollte jedoch vor der Nutzung in Erfahrung gebracht werden. Hierbei kann der Artikel dieser Ausgabe „Tankkarten im Ausland“ ab Seite 76 weiterhelfen. Ebenfalls hilfreich ist die direkte Nachfrage beim Fuhrparkleiter, denn dieser weiß über die gewählten Modalitäten der Tankkarten Bescheid und kann gegebenenfalls über das Tankstellennetz im Reiseland Auskunft geben. Mittlerweile gibt es auch hier Apps, welche die Suche nach der passenden Tankstelle erleichtern. Rund 14 Prozent der befragten Fuhrparkleiter schlossen die private Betankung mit der Tankkarte aus. Und einzelne Fuhrparkbetreiber untersagen lediglich die Bezahlung der Mautgebühren für Privatfahrten.
Was ist, wenn das Fahrzeug nicht wegen eines leeren Tanks, sondern wegen eines Defekts oder eines Unfalls nicht mehr weiterfahren kann? Dann haben über die Hälfte der Fuhrparkleiter mit einem Auslandsschutzbrief vorgesorgt und ermöglichen somit eine schnelle und unkomplizierte Regelung des Problems. Teilweise sind die Auslandsschutzbriefe automatisch Bestandteil der Versicherungspolicen. Und nicht zuletzt bieten die Leasinggeber stets unbürokratische Hilfe (siehe auch ab Seite 74).
