Dass Flottenbetreiber oder gar Leasinggesellschaften die Nutzung von Fahrzeugen, insbesondere von User Choosern, im europäischen Ausland generell untersagen, kommt so gut wie nicht vor. So kann es also sein, dass der Dienstwagen auf Dienstfahrten das nahe gelegene Ausland passiert oder der Dienstwagennutzer, wie in vielen Unternehmen gestattet, als User Chooser den Wagen für eine Urlaubsfahrt verwendet. Doch wie reagiert der Fahrer am besten im Falle eines Unfalls oder einer Panne, deren Behebung nicht mehr bis zur Rückkehr auf deutschen Boden warten kann? Welche Vorgaben beziehungsweise welche Anforderungen gibt es seitens der Leasinggesellschaften? Welche Besonderheiten gibt es bezüglich der Tankkartennutzung? Was bieten andere Dienstleister, mit denen vertragliche Beziehungen bestehen?
Full-Service-Leasing
Wesentlich bei Abschluss eines Leasingvertrages mit einer deutschen Leasinggesellschaft ist, dass die hauptsächliche Nutzung des Fahrzeugs im Inland erfolgt. Für Pannen und Unfälle steht zuallererst die 24-Stunden-Hotline der Anbieter zur Hilfe bereit, über die die Mobilität schnell wiederhergestellt wird. Dennoch steht der Fahrzeugnutzer beziehungsweise Fuhrparkleiter nicht vor einem unüberwindbaren Berg von Bürokratie, wenn er außerhalb eines Notfalls die Dienste ausländischer Servicebetriebe in Anspruch genommen hat. Zumeist erlauben die Leasinggesellschaften die Dienstleistung von Kooperationspartnern und herstellergebundenen Werkstätten im Ausland, an die sie den Dienstwagennutzer über die unternehmenseigene Hotline vermitteln. Bei einigen Anbietern müssen die Betroffenen die Kosten in Vorkasse begleichen. Diese werden bei Einreichung der relevanten Belege erstattet, allerdings nur in der Höhe der Kosten, die für die gleichen Arbeiten in Deutschland angefallen wären. So bieten es beispielsweise die Unternehmen ALD, Alphabet, Athlon und Deutsche Leasing an.
Ohne Vorkasse verfährt Arval in den Ländern, in denen es eine Tochtergesellschaft gibt. „Die Rechnungsstellung erfolgt an Arval vor Ort, der Kunde hat somit keine Zahlungen an eine ausländische Werkstatt zu leisten. Die betroffenen Arval-Gesellschaften verrechnen die Zahlungen untereinander. Sollten Kosten für Dienstleistungen entstehen, die nicht im Rahmen des Full-Service-Leasing abgedeckt sind, werden diese dem Kunden nachschüssig von der Arval Deutschland GmbH in Rechnung gestellt“, erläutert Klaus Pfeiffer, Commercial Director. Auch bei der Daimler Fleet Management GmbH kann der Kunde sich auf bargeldlose Vorgänge verlassen. Die Servicecard kann bei allen europäischen Servicestationen vorgelegt werden. Sollte die Karte in Ausnahmefällen nicht akzeptiert werden, geht der Kunde in Vorleistung und bekommt die Kosten erstattet, die eine gleichartige Reparatur in Deutschland gekostet hätte. Kunden der Sixt Leasing empfiehlt Günther Wenzel, Leitung Full Service, im Vorfeld mit der Werkstatt zu klären, ob diese den Werkstattauftrag von Sixt Leasing anerkennt und die Leistung auf Rechnung durchführt. Sollte dies nicht der Fall sein, kann sich der Fahrer entstandene Kosten von Sixt Leasing ersetzen lassen. Wer bei Volkswagen Leasing einen entsprechenden Full-Service- Vertrag abschließt, bekommt automatisch die Europa-Service-Abwicklung inklusive – ohne zusätzliche Kosten. Alle in den entsprechenden Dienstleistungspaketen inkludierten Wartungen und/oder Verschleißreparaturen als auch Reifen, Einlagerungen und Umrüstungen können so auch innerhalb Europas in Anspruch genommen werden. Somit hat der Kunde die Möglichkeit, die mit der Volkswagen Leasing vereinbarten Leistungen auch im Ausland zahlungsmittelfrei zu erhalten. „Die Abrechnung erfolgt komplett automatisiert. Der Kostenvoranschlag des ausländischen Händlerpartners wird über den jeweiligen Importeur an uns weitergeleitet. Wir prüfen dann die Vertragsdaten und geben den Auftrag bei einer Basisabwicklung innerhalb maximal einer Stunde frei. Diese Information wird im Anschluss wieder vom koordinierenden Importeur an den Händlerbetrieb weitergegeben. Danach kann die Reparatur sehr zeitnah beginnen“, so Gerhard Künne Sprecher der Geschäftsführung der Volkswagen Leasing GmbH.
Eine andere Sache ist die Nutzung der Tankkarte im Ausland. Bei den meisten Leasinggesellschaften kann der Kunde bei Vertragsabschluss wählen, ob die Tankkarte des jeweiligen Nutzers national oder auch international nutzbar sein soll. Das wiederum hängt auch von der gewünschten Tankkarte ab, denn nicht alle verfügen über ein grenzübergreifend nutzbares Tankstellennetz (nähere Infos im Artikel ab Seite 76). Schwierig wird es, wenn die Umsatz- beziehungsweise Mehrwertsteuer rückerstattet werden soll. Hier verweisen einige Leasinggeber darauf, dass sie von ausländischen Tankrechnungen nur die Bruttobeträge ohne Ausweis der Umsatzsteuer abrechnen. Ein Anspruch des Leasingnehmers auf die Originalrechnungsbelege der ausländischen Mineralölgesellschaften an die Leasinggesellschaft besteht nicht, wie es auch regelmäßig in den AGB der Leasingunternehmen ausgewiesen ist.
Externe Dienstleister
Wer in seinem Fuhrpark auf externe Dienstleister beispielsweise beim Reifen- oder Autoglasservice setzt, kann in der Regel ebenfalls von unbürokratischer Hilfe ausgehen, falls im Ausland ein Reparatur- oder Austauschfall auftritt. Allrounder A.T.U bietet seinen Vertragskunden in den ausländischen Betrieben den gleichen Dienstleistungsumfang wie aus Deutschland bekannt. „Für Österreich, die Niederlande und die Schweiz erhält der Kunde eine gesonderte Kundennummer, mit der er die Dienstleistungen in Anspruch nehmen kann, die Abrechnung erfolgt nach Absprache mit dem Kunden. Die von uns befragten Autoglas-Spezialisten berufen sich ebenfalls auf ein Netz internationaler Betriebe.“ Bei Carglass als Teil der Belron Gruppe kann der deutsche Kunde in 15 europäischen Ländern bei insgesamt 1.042 Servicecentern dieselben Dienstleistungen in Anspruch nehmen wie in Deutschland. Dazu genügt ein Anruf bei Carglass zur Schadensmeldung. Alles Weitere regelt der Dienstleister – von der Auftragsannahme über die Behebung des Schadens bis hin zur Regulierung des Schadens mit der Versicherung. Die einzigen Bedingungen lauten: Der Kunde wohnt in Deutschland, sein Fahrzeug ist hier zugelassen, und der Kunde hat eine deutsche Versicherung oder eine deutsche Leasinggesellschaft. In den Ländern, die nicht an das Netzwerk angeschlossen sind, sorgen Franchisepartner für den gewohnten Service. Allerdings gelten spezielle Bestimmungen, die im Einzelfall vorab geklärt werden müssten. junited Autoglas bietet seinen Kunden zu denselben Konditionen wie in Deutschland auch grenzübergreifend in vielen europäischen Ländern den Reparatur- und Austauschservice an. Diese Services sind in der Regel nicht Bestandteil des Vertrages mit den deutschen Kunden, sondern eine zusätzliche Leistung. „Wenn sich der Fahrer an das deutsche Servicecenter wendet, geben wir den Auftrag an unseren Partner im jeweiligen Land weiter. Diese gehen umgehend auf den Fahrer zu und beheben den Schaden. Die Berechnung erfolgt dann an den Kunden über junited zu den in Deutschland vertraglich geregelten Konditionen“, beschreibt Ralf Koeppe, Leiter Marketing & Vertrieb, die Prozessvorgabe.
Reifendienstleister handhaben Auslandsdienstleistungen unterschiedlich. Euromaster bietet einen Umbrella-Vertrag an, bei dem lokal jeweils die einzelnen gesetzlichen und steuerlichen Regelungen gelten. Alle Konditionsbestandteile werden pro Land festgelegt und europaweit gebündelt zusammengefasst, aber nicht vereinheitlicht. In grenznahen Gebieten können ausländische Flottenkunden ganz unbürokratisch auch über eine deutsche Kundennummer Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Intern findet dann eine Abrechnungsmethodik zwischen den Euromaster-Ländern statt, sodass der Kunde nur vom ursprünglichen Euromastervertragspartner seine Rechnungen erhält. Bei den deutschen First-Stop-Flottenkunden bestand laut Arnd Metzler, Teamleiter Flotten & Leasing, bislang kein Bedarf nach einer europäischen Dienstleistungslösung. Es gibt jedoch die Möglichkeit individueller Vereinbarungen, immerhin besteht das First-Stop-Netzwerk aus 1.700 Stationen in Europa. Auch bei Driver Fleet Solutions verweist man auf den Mangel an Nachfrage. Dennoch: Europäische Abkommen sind auf Online-Basis möglich. Christian Fischer, Leiter 4Fleet Group Deutschland, gibt ebenfalls fehlende Nachfrage an: „Im Pkw-Bereich bietet die 4Fleet Group momentan ausschließlich eine nationale Abrechnung an, da es bisher seitens der Kunden noch keine Forderung nach einer Abrechnungsmöglichkeit für Auslandsfahrten gab.“ Flottenfahrzeuge, die in Deutschland vertraglich mit der Abrechnungsplattform der Servicequadrat GmbH & Co. KG verbunden sind, sollten sämtliche Leistungen, die im Ausland beansprucht werden, in Verträgen und Vereinbarungen definieren. Die Berechnung dieser Leistungen erfolgt dann über die jeweilige Landeszentrale oder über die Servicequadrat. point S verfügt über rund 3.000 Betriebe in fast allen europäischen Ländern. Top Service Team ist in 14 europäischen Staaten mit mehr als 3.500 Outlets im TEN (Tyre European Network) vertreten. Auch die Kunden von Vergölst müssen Auslandsdienstleistungen individuell abstimmen. Die entsprechenden Länder werden dann ermittelt und für die Kunden das optimale Netzwerk und die Servicebausteine hinterlegt und kommuniziert.
Dass dringende Reparaturen, Pannen oder Unfälle mit Dienstfahrzeugen im Ausland vorkommen, lässt sich nur durch die Untersagung der Nutzung jenseits der deutschen Grenze verhindern. Aber das widerspricht eigentlich dem Motivationsgedanken bei User-Chooser-Fahrzeugen. Wie für das Inland auch, sind die Leasinggeber und anderen Flottendiensleister hierfür gut aufgestellt und sorgen unbürokratisch für Mobilität und andere Unterstützung.
