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Jeder administrative Aufwand, der sich an eine andere Instanz delegieren lässt, fällt nicht mehr dem Fuhrparkleiter zur Last. Nach diesem Motto scheinen auch die Flottenbetreiber zu verfahren, die nach der Umgestaltung des Rundfunkbeitrags stets der Gebührenverwaltung über die Leasingverträge vertrauen. Das ergab eine spontane Umfrage unter einigen unserer Leser. Und das ist auch der Tenor, den uns ausgewählte Leasinggesellschaften vermittelten. Auf die Dienstleistungsübernahme durch den Leasinggeber setzen die Flottenbetreiber wie gehabt.

Das heißt, der Leasinggeber übernimmt die Anmeldung der Fahrzeuge für die Rundfunkgebühr sowie die laufende Abrechnung des Beitrages pro Vertrag. Dass diese Art der Abwicklung nach wie vor möglich bleibt, hat die Volkswagen Leasing GmbH gemeinsam mit dem Bundesverband Deutscher Leasingunternehmen in Gesprächen mit den Verantwortlichen des ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservices ausgehandelt. „Mit der Einigung über die zukünftige Abwicklung des Rundfunkbeitrags für gewerblich genutzte Pkw im Rahmen des Full-Service-Leasings nimmt die Volkswagen Leasing GmbH eine Vorreiterrolle in der Branche ein. Denn das gemeinsame Übereinkommen können auch andere Leasingunternehmen für sich nutzen, um die GEZ-Abwicklung im Dienstleistungsportfolio aufrechtzuerhalten”. Die einzige Einschränkung, die die Kunden mit der Abwicklung im Full-Service-Leasing auf sich nehmen müssen, ist, dass der Vorteil des beitragsfreien Fahrzeugs pro Betriebsstätte nicht realisiert werden kann.

Und so haben die bekannten Full-Service-Leasinggesellschaften kurz nach dieser Einigung begonnen, ihre Kunden über die Änderungen und Neuerungen zu informieren. Innerhalb des vierten Quartals 2012 mussten sich die Fuhrparkleiter dann entscheiden, ob sie weiterhin die Servicekomponente in Anspruch nehmen wollten oder nicht. Rund 95 Prozent der Kunden sämtlicher Leasinggesellschaften sprachen sich für die Beibehaltung des Services aus und mussten dafür ergänzend zum Erhebungsbogen für die Rundfunkanstalt eine Mitteilung an die GEZ über die Teilnahme am Full-Service-Leasing mit der jeweiligen Teilnehmernummer des Leasinggebers ausfüllen. Dieser übernahm beziehungsweise übernimmt weiterhin die Anmeldung aller beitragspflichtigen Fahrzeuge inklusive der relevanten Daten. Als beitragspflichtige Fahrzeuge gelten im Sinne des Rundfunkbeitragsstaatsvertrages alle zugelassenen Personen- und Lastkraftwagen sowie Omnibusse (Fahrzeuge der EGKlassen M, M1-3, N und Symbol G). Änderungen des Fahrzeugbestands sind umgehend mitzuteilen, was die Leasinggesellschaft bei Einschluss der Dienstleistung dann übernimmt.

Die Leasingverträge wurden dann zum 01.01.2013 an die geänderten Bedingungen angepasst. Sprich, wünscht der Kunde eine Fortführung der Beitragsabwicklung, erhält er eine neue Vorausrechnung beziehungsweise eine entsprechende Differenzratenrechnung für die betroffenen Leasingverträge, da sich der Rundfunkbeitrag von monatlich 5,67 auf 5,99 Euro pro Fahrzeug erhöht hat. Kunden, die sich gegen eine Abwicklung durch die Leasinggesellschaft entschieden haben, erhielten eine außerordentliche Kündigung aufgrund der geänderten gesetzlichen Rahmenbedingungen, die Fahrzeuge wurden abgemeldet. Die bestehenden Leasingverträge sowie die weiteren Servicekomponenten je Fahrzeug blieben von der Kündigung unberührt.

Die Abgabe der Rundfunkgebührenabwicklung lohnt sich grundsätzlich für alle Kunden, da der administrative Aufwand somit aus einer Hand erfolgt und entsprechend der Komplexität der Prozesse möglichst gering gehalten wird. „In besonderer Weise trifft dies auf Flottenkunden zu, die kaum Freifahrzeuge anrechnen können“, sagt Dr. Rudolf Rizzolli, Vorstand Sixt Leasing AG. Bei Arval gibt man zu bedenken, ob die zusätzliche Ersparnis durch den Freibetrag für ein Fahrzeug pro Betriebsstätte den Mehraufwand für die Eigenverwaltung des Rundfunkbeitrags für die Gesamtflotte rechtfertigen würde. „Leasingnehmern mit einem großen Fuhrpark und wenigen Betriebsstätten raten wir, auf die Gebührenfreiheit zu verzichten und den Beitrag über uns abzuwickeln. Zur selbstständigen Abwicklung des Beitrags tendieren eher die kleineren Fuhrparks.“ So lässt es sich auf einen Nenner bringen: Gemäß rein wirtschaftlicher Aspekte lohnt sich die Übertragung der Abwicklung an einen Dienstleister vor allem für größere Unternehmen mit mehrere Betriebsstätten und einem großen Fahrzeugbestand, eventuell sogar mit höherer Fluktuation.

Auch während der Vertragslaufzeit lassen sich die Verträge noch ändern, das bestätigen uns alle befragten Leasinggesellschaften. Größtmögliche Flexibilität hinsichtlich Einbezug oder Abwahl der Dienstleistung „Rundfunkgebührenabwicklung“ bieten alle an. Bei der ALD können die Kunden zu jeder Zeit den Service für ihre Fahrzeuge hinzu- oder abwählen. Es bedarf einer Vertragsänderung und bei neu hinzukommenden Kunden und Betriebsstätten einer Information an den „ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice“. Dieses Verfahren ist für die Kunden der ALD mit einem sehr geringen einmaligen Aufwand verbunden. Alphabet wie auch Arval geben diesbezüglich keine weiteren Vorgaben bekannt. Daimler Fleet Management bietet eine Änderung zum vom Kunden gewünschten Stichtag an. Zum Ersten des gewünschten Monats wird der Vertrag angepasst durch Aufnahme oder Ausschluss der Servicekomponente zum Stichtag. Die Deutsche Leasing Fleet erbittet eine geringe Vorlaufzeit zur Abwicklung, ansonsten steht dem Kunden jederzeit eine Änderung zur Wahl. Monatlich kann sich der Kunde von GE Capital/ ASL für oder gegen die Komponente Rundfunkbeitrag entscheiden, die Anpassung wird zum nächsten Monatsrechnungslauf umgesetzt. Der Kunde erhält eine entsprechende Vertragsänderung. Jeweils zum nächsten Quartal kann die Hannover Leasing Automotive die Umstellung eines Vertrages mit oder ohne Abwicklung der Rundfunkgebühr veranlassen. Da die Beiträge quartalsweise im Voraus abgeführt werden, sollte sich der Kunde mindestens vier Wochen vor Quartalsbeginn bei seinem Berater melden. Bei einer Vertragsumstellung werden dann Kunde und Rundfunkanstalten über die jeweilige Änderung informiert. Bei Sixt Leasing erbittet man vom Kunden die Information, inwiefern der Vertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt umgestellt werden soll, darüber hinaus informiert der Leasinggeber auch den Beitragsservice über die Umstellung. Volkswagen Leasing bietet die Umstellung jederzeit an, zum vereinbarten Zeitpunkt wird die Dienstleistung ein- oder ausgeschlossen.

Da sich der Rundfunkbeitrag sowohl auf Flottenfahrzeuge als auch auf die Mitarbeiterzahl bezieht, gibt es wohl in jedem Unternehmen trotzdem noch eine Instanz, die sich um die Abwicklung mindestens der mitarbeiterabhängigen Gebühren kümmert. Wer also auch die Flotte ebenfalls unter diese Gebührenverwaltung stellen möchte, sollte einige Punkte beachten: Bei fehlenden Angaben zur Flottengröße erhält das Unternehmen von der Rundfunkanstalt für 2013 eine pauschale Abrechnung. Unter bestimmten Voraussetzungen kann wie bisher in sogenannten Großkundenvereinbarungen festgehalten werden, dass Änderungen nur einmal jährlich gesammelt zu erfolgen haben. Sonderregelungen bestehen für bestimmte Einrichtungen insbesondere gemeinnützige sowie für gemeinnützige eingetragene Vereine und Stiftungen, Schulen und Hochschulen wie auch Feuerwehr, Polizei, Bundeswehr, Zivil- und Katastrophenschutz.

Neben dem hoffentlich einmaligen Mehraufwand, der mit der Umstellung in den Unternehmen einherging, beklagen die selbst verwaltenden Betriebe natürlich auch die gestiegenen Kosten, nicht nur die von 5,67 auf 5,99 Euro. Denn es gibt keinen Unterschied mehr zwischen Fahrzeugen mit eingebautem beziehungsweise ohne eingebautes Radio. Und als fuhrparkfahrzeugberechtigter Mitarbeiter kann man immer noch nur einfach den Rundfunk nutzen, entweder am Büroarbeitsplatz oder im Fahrzeug.