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Zwischen zehn und 30 Prozent der Leasingverträge werden während ihrer Laufzeit angepasst, teilen uns die befragten Leasinggesellschaften mit. Dabei spielen sämtliche Konstellationen eine Rolle: Laufleistungen sollen nach oben oder unten modifiziert, Laufzeiten verkürzt oder verlängert werden. Die Leasinggesellschaften zeigen sich dabei flexibel und gehen auf die Wünsche und Anforderungen ihrer Kunden ein, allerdings nicht immer uneingeschränkt. Für wenig sinnvoll erachten einige Anbieter eine zu frühe Anpassung, etwa in den ersten zwölf Monaten seit Beginn der Leasingdauer, wie es Arval und Alphabet sehen. „Häufig reguliert sich das Fahrverhalten über den weiteren Vertragszeitraum, sodass eine Anpassung zu diesem frühen Zeitpunkt nicht ratsam ist und unnötigen Aufwand für beide Seiten bedeutet“, so Uwe Hildinger, Leiter Vertrieb und Marketing bei der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH. Bei der Daimler Fleet Management empfiehlt man eine Vertragsänderung auch erst nach mindestens zwölf Monaten und legt nahe, dass wichtige Gründe wie strukturelle Veränderungen des Unternehmens, geänderte Außendienststrukturen oder Ähnliches und signifikante Anpassungen, die eine Veränderung der Parameter von 20 Prozent und mehr beinhalten, vorliegen sollten. Darunter rät der Leasinggeber seinen Kunden eher zu einer Abrechnung über Mehr- oder Minderkilometer, diese seien gemäß Unternehmensangaben sehr fair berechnet. Die Deutsche Leasing Fleet betrachtet sogar die ersten 18 Monate als nicht empfehlenswert für eine Modifikation.

Vertragsumstellung
Ist eine Anpassung erforderlich beziehungsweise vom Kunden gewünscht und von der Leasinggesellschaft akzeptiert, kann die Vertragsumstellung erfolgen. Karsten Rösel, Geschäftsführer ALD AutoLeasing Deutschland GmbH: „Wir passen die monatliche Leasingrate zum Zeitpunkt der Vertragsumstellung rückwirkend zum Vertragsbeginn als einmalige Rechnung oder Gutschrift an. Dann berechnen wir bis zum Vertragsende die neue Rate.“ So verfahren auch Athlon Car Lease, Arval, Deutsche Leasing Fleet, GE Capital Auto Service Leasing und Hannover Leasing Automotive, ebenso die Daimler Fleet Management GmbH, die die Anpassung auf Basis der damaligen Restwerttabellen vornimmt und somit gegenüber dem Kunden größtmögliche Fairness und Transparenz beweist. Alphabet bietet zwei Varianten an: entweder, dass der Vertrag zum Vertragsbeginn modifiziert wird oder zu einem bestimmten Stichtag. „Wird rückwirkend zum Vertragsbeginn modifiziert, unterstellen wir, dass der Vertrag von Beginn an mit der neuen Laufzeits/Laufleistungskombination berechnet wurde. Zum Modifikationszeitpunkt erfolgt eine Nachbelastung beziehungsweise Gutschrift der Ratendifferenzen ‚alte zu neuer Rate‘. Mit dem nächsten Fakturalauf wird die neue Rate monatlich vorschüssig berechnet. Wird zum Stichtag modifiziert, erfolgt die Berechnung der neuen Leasingrate zum Modifikationszeitpunkt. Es gibt keine Nachbelastung beziehungsweise Gutschrift für den vergangenen Vertragszeitraum. Die Anpassung wird komplett über die Restlaufzeit auf die neue Leasingrate verteilt“, so Uwe Hildinger. Ähnliche zwei Möglichkeiten offeriert auch LeasePlan den Kunden. Bei Sixt Leasing erhält der Kunde auf Anfrage ein entsprechendes Vertragsanpassungsangebot, das seinen Wünschen nachkommt. Volkswagen Leasing rechnet die Anpassung zur nächsten Fälligkeit oder rückwirkend zum Vertragsbeginn. „Bei nur noch drei zu berechnenden Leasingraten oder weniger erstellen wir keine Angebote mehr“, so Gerhard Künne, Sprecher der Geschäftsführung der Volkswagen Leasing GmbH.

Prävention
Um von Vertragsanpassungen so selten wie möglich Gebrauch machen zu müssen, sollten Leasingnehmer im Vorfeld einiges beachten: Vor Abschluss sollte sich der Fuhrparkleiter ausführlich damit beschäftigen, welche Faktoren auftreten, die die Laufzeit beziehungsweise Laufleistung des Fahrzeuges beeinflussen können. Dabei sollte nicht nur die aktuelle Ist-Situation Berücksichtigung finden, sondern auch die Vergangenheit und die nahe Zukunft betrachtet werden. Uwe Hildinger von Alphabet nennt konkrete Fragen: „Ist die private Nutzung des Pkw erlaubt? Wie viele Kilometer nutzt der Fahrer das Fahrzeug geschäftlich und darüber hinaus privat? Wie hat sich die Laufleistung des Fahrzeugnutzers in der Vergangenheit entwickelt? Stehen im Zeitraum des Leasingvertrages firmeninterne Veränderungen an, die Einfluss auf die Laufleistung haben? Vergrößert oder verkleinert sich das Einsatzgebiet? Steht ein Tätigkeitswechsel, alternativ der Ruhestand beziehungsweise ein Arbeitgeberwechsel des Fahrzeugnutzers an?“

In enger Abstimmung zwischen Fuhrparkleiter und Leasinggesellschaft beziehungsweise Händlerpartner lassen sich dann die Anforderungen ermitteln. Häufig spielen hier die langjährigen Erfahrungen aus der Kundenbeziehung und die bisher erhobenen Fuhrparkdaten mit herein. „Durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Fuhrparkleitern gelingt in beinahe allen Fällen die adäquate Einstufung der Leasingverträge bereits von Anfang an. Vertragsanpassungen kommen dabei immer wieder vor und werden unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Gesichtspunkte für den Kunden vorgenommen“, weiß Gero Goetzenberger, Geschäftsführer bei Daimler Fleet Management. Bei Neukunden muss sich der Leasinggeber auf die gelieferten Daten verlassen, deshalb sei an dieser Stelle einmal mehr auf das fuhrparkeigene Datenmanagement mittels Fuhrparkmanagement-Software hingewiesen, die Auswertungen und exakte Daten nach Bedarf liefern kann, welche wiederum die Basis für eine optimale Leasingvertragsgestaltung bilden. Die Laufzeiten und Laufleistungen aus vorherigen Verträgen erweisen sich ebenfalls als hilfreich. Gunter Glück, Geschäftsleitung Vertrieb und Kundenbetreuung LeasePlan Deutschland, weist auf die Wichtigkeit eines professionellen Kraftstoffmanagements hin: „Wichtig für die Bestimmung der jährlichen Laufleistungen sind korrekte und regelmäßige Kilometerangaben, die am häufigsten bei Tankvorgängen gesammelt werden können. Die gelieferten Daten bilden die Grundlage für vielfältige Fuhrparkanalysen.“

Hilfestellung
Während der Vertragslaufzeit haben die Leasinggesellschaften in regelmäßigen Abständen ein Auge auf die Laufleistungsdaten. Ebenso sind dem Kunden seitens der Leasinggesellschaft Möglichkeiten via Reporting-Tools an die Hand gegeben, selbst die Übersicht zu behalten. „Die ALD Automotive teilt dem Kunden permanent die Ergebnisse des Monitorings in umfassenden Reportings mit. Deuten sich während der Vertragslaufzeit auffällige Abweichungen an, stellen wir das schnell fest und finden gemeinsam mit dem Kunden passende Lösungen, die bei Bedarf auch zur Anpassung der Vertragsparameter führen können“, so Geschäftsführer Karsten Rösel. Über Alphabet Online erhält der Alphabet-Kunde Reportings, die die aktuellen Kilometerlaufleistungen des geleasten Fuhrparks aufzeigen und die Differenzen zum Sollzustand ermitteln. Ist die Nutzung von Alphabet Online nicht mit dem Kunden vereinbart, besteht auch die Möglichkeit über den Ansprechpartner in den Geschäftsstellen einen entsprechenden Report anzufordern. Darüber hinaus geht Alphabet auch direkt auf den Kunden zu, falls Auffälligkeiten bei der Kilometerentwicklung des Fuhrparks festgestellt werden, und unterbreitet dem Kunden ein unverbindliches Angebot zur Vertragsanpassung. Mit einigen Kunden sind regelmäßige, feststehende Termine im Jahr vereinbart, in denen Abweichungen und die sich hieraus ergebenden Möglichkeiten besprochen werden.

Athlon Car Lease führt generell jedes Quartal eine Ausreißerkontrolle aller Kundenfuhrparks durch. Arval Deutschland stellt laut Klaus Pfeiffer, Commercial Director, ebenfalls regelmäßige Laufleistungsanalysen respektive Ausreißeranalysen zur Verfügung. Bei der Daimler Fleet Management setzt man auf das Online-Reporting der Fuhrparkverwaltung von xFleet, in dem Kilometerausreißer jederzeit auf Abruf ersichtlich sind. Auch die Auswertung von Tankabrechnungen und Servicerechnungen gibt einen Überblick über die zu erwartenden Kilometer am Vertragsende. Michael Velte, Geschäftsführer Deutsche Leasing Fleet GmbH, zur Praxis in seinem Unternehmen: „Wir stellen auf der einen Seite unser System Fleet Live zur Verfügung, mit dem der Kunde seinen Fuhrpark analysieren kann und auf Vertragsabweichungen hingewiesen wird. Unabhängig davon weisen wir über unseren Außendienst in regelmäßigen Gesprächen mit unseren Kunden auf mögliche Ausreißer hin und machen auch gleichzeitig einen wirtschaftlich sinnvollen Alternativvorschlag.“ Die GE Capital Auto Service Leasing GmbH geht folgenden Weg: „Neben der strategischen Fuhrparkberatung KeySolutions bieten wir mit unserem FlexKey-Produkt die Möglichkeit, die maximale Flexibilität bei absoluter Kostentransparenz zu nutzen, da alle gewünschten Laufzeit-/Laufleistungskombinationen bereits Vertragsbestandteil sind. Dadurch entfällt eine Vertragsanpassung. Zudem stellen wir über unseren Außendienst sicher, dass der Fuhrpark unserer Kunden an die Bedürfnisse angepasst wird. Automatisiert wird die Entwicklung der tatsächlichen Laufleistungen überwacht, ergänzt unter anderem durch regelmäßige Review-Meetings und Online-Reportings mit tagesaktuellen Ausreißeranalysen“, fasst Ludger Reffgen, Vertriebsleiter und Mitglied der Geschäftsführung von ASL Fleet Services zusammen.

Bei LeasePlan analysieren die Kundenbetreuer ein- bis zweimal jährlich die Fuhrparks hinsichtlich Laufleistungsabweichungen. Bei signifikanten Differenzen, also jenseits der von Lease- Plan festgelegten Grenze von zehn Prozent Abweichung nach oben oder unten, unterbreitet der Leasinggeber Vorschläge für Vertragsanpassungen, die mit der neuen Laufleistung den optimalen Austauschzeitpunkt berücksichtigen. „Kundenindividuelle Vereinbarungen, insbesondere zu maximalen Laufzeiten finden selbstverständlich Berücksichtigung“, so Gunter Glück. Der Key-Account-Manager der Sixt-Leasing- Kunden ermittelt durch regelmäßige Analysen ebenfalls einen Vergleich zwischen vereinbarter und prognostizierter Gesamtlaufleistung. „Sollten sich dabei Diskrepanzen ergeben, wird der Kunde proaktiv darüber informiert und das weitere Vorgehen bezüglich der notwendigen Vertragsanpassungen abgestimmt. Daneben hat der Kunde die Möglichkeit, im Reporting-Tool Fleet Intelligence taggenau auf einen Klick eine Übersicht über die prognostizierten Kilometerausreißer zu erhalten. In einem mit dem Kunden abgestimmten Turnus erstellen wir einen Management-Report, in dem wir ebenfalls aktiv auf den möglichen Bedarf von Anpassungen hinweisen“, erklärt Dr. Rudolf Rizzolli, Vorstand Sixt Leasing AG. Den Kunden von Volkswagen Leasing steht neben der Inanspruchnahme entsprechender Beratungsleistungen durch den Außendienst beziehungsweise die Händlerpartner das Reporting-Tool FleetCARS zur Verfügung. Durch dessen Nutzung können sie sich regelmäßig Ausreißerlisten generieren und auf einen Blick erkennen, für welche Fahrzeuge Anpassungen notwendig werden.

Frühzeitige Vertragsanpassungen durch Laufzeit- oder Laufleistungsoptimierung helfen dem Fuhrparkleiter, Geld zu sparen. In erster Linie sind seine Erfahrung und sein Datenmanagement dabei gefragt, denn wesentlich für die möglichst genaue, auf die Bedürfnisse des einzelnen Dienstwagennutzers ausgerichtete Vertragsgestaltung sind möglichst präzise Daten. In zweiter Linie bringen die Leasinggesellschaften nicht nur eigene Erfahrungen mit ein, sondern auch eigene Controlling-Mechanismen wie Reporting-Tools. Denn, darauf subsummiert es sich ja häufig, nur ein zufriedener Kunde ist ein treuer Kunde.