Andere Länder, andere Sitten. Was so viel heißt wie: Es ist eine hohe Kunst, Fuhrparks unterschiedlicher Länder von übergeordneter Stelle aus zu managen. Denn dazu gehört weitaus mehr, als den Einkauf zu bündeln und somit Kostenvorteile zu generieren. Die wahren Kostenvorteile ergeben sich nämlich aus der Verschlankung von Prozessen bei Erhöhung der Transparenz. Deshalb sollten als Analysegrundlage stets die Total Cost of Ownership in Betracht gezogen werden.
Vorbereitend müssen die Fuhrparkverantwortlichen der Länder gemeinsam festlegen, welche Ziele sie mit der zentralen Steuerung von Fuhrparkangelegenheiten mittel- und langfristig verfolgen wollen. Dann geht es darum, zum einen die Prozesse zu identifizieren, bei denen es Sinn macht, sie zentral zu überwachen, und zum anderen diejenigen, die besser in der jeweiligen Landesverantwortung bleiben. Schließlich hat der Fuhrpark nicht in jedem Land die gleiche Bedeutung und Funktion, nicht die gleiche Struktur und Ausstattung, es herrschen andere gesetzliche Voraussetzungen und Finanzierungsvorlieben. Und hier entstehen auch die größten Probleme hinsichtlich der gewünschten Einheitlichkeit. Nicht zuletzt Sprachbarrieren können den reibungslosen Ablauf stören.
Bei dieser Mammutaufgabe, die länderübergreifendes Leasing und Fuhrparkmanagement darstellt, bieten eine Vielzahl von Unternehmen ihre Unterstützung an, die mittels jahrelanger Erfahrung, entsprechender internationaler Aufstellung und spezialisierten Abteilungen ihr Know-how weitergeben wollen. Für die Kern- und Nebenmärkte (Deutschland, Großbritannien und Frankreich teilen sich zu nahezu gleichen Teilen etwa drei Viertel des europäischen Firmenfahrzeugmarktes) stehen auf der einen Seite die unabhängigen Leasing- und Fuhrparkmanagementgesellschaften, die europaweit über Standorte verfügen, ebenso die herstellerabhängigen Anbieter. Daneben positionieren sich reine Fuhrparkmanagementanbieter, deren Portfolio von der Beschaffung über die Verwaltung bis hin zur Aussteuerung und zum Remarketing der Fuhrparkfahrzeuge reicht. Diese Dienstleister empfehlen einheitlich zu Anfang der Geschäftsbeziehung eine eingehende Analyse des Ist- Zustandes, die alle Anforderungen und Besonderheiten des Fuhrparks berücksichtigt, und ein sich daraus ergebendes individuelles Dienstleistungskonzept.
Viele der anbietenden Unternehmen registrieren in der Tat eine zunehmende Internationalisierung im Bereich der Fuhrparkverwaltung und hier vorrangig bei der Steuerung des Fuhrparks. „Hieraus resultierend verzeichnen wir in den letzten Jahren eine deutlich gestiegene Nachfrage nach einem internationalen Reporting“, bestätigt Karsten Rösel, Geschäftsführer der ALD AutoLeasing D GmbH. Die ALD Automotive bietet ihren Kunden ergänzend zu dem lokalen Reporting ein breites internationales Management- Reporting an, welches ideal als Grundlage zu strategischen Entscheidungen herangezogen werden kann. Bei der LeasePlan Deutschland GmbH stellt Gunter Glück, Geschäftsleitung Vertrieb und Kundenbetreuung, fest, dass selbst Kunden, die zurzeit noch ausschließlich in Deutschland vertreten sind, sich bereits für internationales Fuhrparkmanagement interessieren, weil sie in den nächsten Jahren im Ausland expandieren möchten. Der nationale Leasinggeber wird somit zur ersten Anlaufstelle für die Betreuung einer geplanten Fuhrparkerweiterung auf europäischer Ebene.
Welche weiteren Punkte für ein gut funktionierendes länderübergreifendes Fuhrparkmanagement wesentlich sind, wissen die Entscheider verschiedener dienstleistenden Unternehmen aus Erfahrung am besten: Online-Tools sind das A und O einer erfolgreichen Fuhrparksteuerung. Was für nationale Belange gilt, wird auf internationaler Ebene geradezu unverzichtbar, da hier eine weitaus höhere Datenmenge anfällt. „Der betreffende Dienstleister ist für aussagekräftige Auswertungen aller Fahrzeuge eines Unternehmens daher umso mehr gefordert, die wirklich wichtigen Daten herauszufiltern und aufzubereiten“, so Reinhard Happel, Ressortleiter Direct Sales bei der Arval Deutschland GmbH. „Schließlich muss das Reporting nationale Kostenaufstellungen ebenso bieten wie Kostenvergleiche zwischen den verschiedenen Ländern. Ebenso ein absolutes Muss: ein internetbasiertes Reporting mit ausschließlichem Zugang für einen vorab festgelegten Personenkreis.“
Von Seiten der GE Capital/ASL Fleet Services spricht sich Andreas Lackner, Mitglied der Geschäftsführung der GE Auto Service Leasing GmbH, dafür aus, die lokalen Entscheider von Beginn an in die internationalen Themen einzubeziehen und deren Input für die neue Struktur zu berücksichtigen. „Unser Key Solutions Team stimmt den Aktionskatalog sowohl mit den internationalen als auch mit den lokalen Ansprechpartnern ab. Ziel ist es, einen gemeinsamen Nenner zu finden, der sowohl die zentral zu steuernden Anforderungen als auch die lokalen Gegebenheiten optimal zusammenführt.“
„Für viele internationale Firmen macht es Sinn, zur Steigerung der operativen Effizienz, Kostenvorteilen und zur Umsetzung internationaler Emissionsziele unternehmensweit eine möglichst einheitliche Car Policy und ein einheitliches Flottenmanagement zu implementieren. Da sich aber die Besteuerung von Dienstfahrzeugen sowie die Reglementierungen bezüglich CO2-Emissionen europaweit stark unterscheiden, sollte Raum für Flexibilität bleiben, um die jeweiligen Marktanforderungen berücksichtigen zu können“, gibt Mathias Kobes, Leiter Sonderkunden und internationale Großkunden bei der Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH, zu bedenken. Lokale Besonderheiten lassen sich am besten durch das Know-how der jeweiligen Landesvertretungen in die Rahmenverträge und Prozesse einbinden. Das ist auch das Ziel der Volkswagen Financial AG, wie Leiter International Fleet Knut Krösche erläutert: „Sprachliche und kulturelle Unterschiede machen bis heute in manchen Unternehmen eine Zentralisierung unmöglich. Wir versuchen hier, mit unseren Kunden eine ganzheitliche Lösung zu schaffen mit eigenen Internationalen Key Account Managern und Internationalen Implementation Managern, die sich eng mit der Kundenzentrale abstimmen, und lokalen einheimischen Kundenbetreuern, die den Kunden im Land betreuen. Manche Produkte oder Prozesse können in anderen Ländern gar nicht oder nur mit deutlichen Veränderungen ein- oder durchgeführt werden. Es gehört daher zu unserer Verantwortung, unsere Kunden über diese Marktbesonderheiten aufzuklären.“
Die lokale Präsenz bringt zudem andere Vorteile mit sich, wie es auch Daimler Financial Services auf den Punkt bringt: Dadurch haben die Kunden die Möglichkeit, Fahrzeuge direkt im Zielland zu beziehen und in einem Leasing- oder Full-Service-Leasingvertrag über den Dienstleister zu finanzieren. Somit haben sie auch Ansprechpartner direkt im Einsatzland des Fahrzeugs und können viele Risiken von vorneherein vermeiden, die zum Beispiel durch die Versteuerung oder die Zulassung der Fahrzeuge in einem Drittland entstehen.
Auch unabhängige Fuhrparkmanagementdienstleister wie Car Professional Management, Fleet Company/Fleet Logistics, HPI Fleet und Sixt Mobility Solutions bearbeiten den europäischen Markt und zählen zu den erfahrenen Dienstleistern, die neben der Beratung und dem Management beispielsweise bei einem Kauffuhrpark ebenfalls die Prozesse der Beschaffung sowie des Remarketings koordinieren können.
In der Mehrheit sprechen sich die Dienstleister für die Vorteile einer zentralen Fuhrparksteuerung aus. Von Seiten der Fleet Logistics lauten hierzu die Empfehlungen folgendermaßen: Eine zentrale Steuerung wirkt sich generell vorteilhaft aus. Lokal verbleiben sollten dagegen Prozesse wie die Bestellfreigabe und rechnungsbezogene Themen. Im Rahmen einer übergeordneten Car Policy sollte die Motivationsfunktion eines Firmenwagens jedoch nicht ignoriert werden. Aufgrund von lokalen Präferenzen und Erwartungen seitens der Arbeitnehmer lassen sich allerdings Konzepte wie ein einheitliches Fahrzeugmodell für alle Mitarbeiter in Europa kaum umsetzen. Ebenfalls weist das Unternehmen, das seit Kurzem zum TÜV Süd gehört, darauf hin, dass die Ausstattung der Fahrzeugmodelle in den verschiedenen Ländern variiert. Natürlich sollte berücksichtigt werden, dass es länderspezifische Faktoren gibt, durch die sich eine Leasingrate relativ verteuert, zum Beispiel Luxussteuern und ähnliches. Ein direkter Ländervergleich von Fuhrparkkosten ist daher komplex und nicht ganz einfach.
Fazit: Wer also sein Fuhrparkmanagement auf europäischer Ebene ansiedeln will, muss – die Unterstützung aller involvierten Länder vorausgesetzt – anhand von validen Daten und mithilfe von spezialisierten Dienstleistern Prozesse entwickeln, die in jedem Land abbildbar sind sowie zu nachhaltiger Kosteneinsparung führen. Es ist ergo eine wahre Gratwanderung, die die Fuhrparkleiter mit ihren Dienstleistern bewältigen müssen und deren Brisanz nicht unterschätzt werden darf.
Internationales Leasing
Cross-Border-Leasing: Der international agierende Kunde least beispielsweise am Standort Deutschland bei einem inländischen Leasinggeber die Fahrzeuge für seine Mitarbeiter in den einzelnen europäischen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften. Der Standort des Leasinggebers ist unter anderem wichtig bei der Entscheidung für einen Leasinggeber, da er für die steuerliche Behandlung des Leasingfahrzeugs maßgeblich ist.
Vendor-Leasing: Der international agierende Kunde least direkt bei den Niederlassungen oder bei Kooperationspartnern des deutschen Leasinggebers die Fahrzeuge in dem jeweiligen Land, in dem er sie für seine Mitarbeiter benötigt. Idealerweise wird er hierbei von seinem Hauptleasinggeber begleitet.
Quelle: VMF – Verband markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften e.V.
