Die Welt rückt immer näher zusammen. Dank Internet, Videokonferenzen und direkten Flugverbindungen kann der Mensch in einer Zeitspanne von wenigen Clicks bis hin zu wenigen Stunden persönlich oder virtuell nahezu jeden Punkt auf der Erde erreichen. Das eröffnet unkomplizierte Möglichkeiten, sich noch enger mit Firmenstandorten im Ausland zu vernetzen und die Planungen zentral zu steuern. Nicht zuletzt Einkaufsbündelung und daraus entstehende Vorteile kommen dem Unternehmen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zugute. Im Firmenwagengeschäft liegt nach wie vor ein starker Fokus auf Europa, Märkte außerhalb arbeiten bislang noch nicht mit Flottenmodellen und -strategien.
Entscheidet sich ein Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, den Einkauf von Flottenfahrzeugen zentral zu steuern, bieten sich Rahmenabkommen mit den Fahrzeuglieferanten an. Damit die Prozesse nicht nur reibungslos, sondern auch mit Kostenvorteilen ablaufen können, übernehmen hier in der Regel Abteilungen, die auf europäischer oder internationaler Ebene agieren. Wir haben deutsche Hersteller sowie Importeursmarken nach ihrem Vorgehen befragt:
Innerhalb der BMW Group laufen Prozesse, die ein Einkaufsvolumen von mehr als 100 BMW Group Fahrzeuge pro Jahr betreffen, über die BMW International Corporate Sales (ICS). Diese arbeitet übergeordnet in der Zentrale und stellt die entsprechenden Kontakte in den Märkten her für Verhandlungen vor Ort. Im Falle einer Ausschreibung und eines entsprechenden Abnahmegesamtpotenzials übernimmt BMW ICS den Lead und konsolidiert beispielsweise Informationen und Konditionen für den anfragenden Großkunden. Die deutsche Großkundenabteilung bleibt insofern involviert, als dass sie – wie auch alle weiteren eingebundenen Märkte – die marktspezifischen Konditionen abbildet. Bei Ford handhabt jeder Markt sein Großkundengeschäft autark. Sind mehrere europäische Ford-Märkte in den Auftrag eingebunden, gibt es entsprechend auch mehrere Verträge mit möglicherweise unterschiedlichen, länderspezifischen Konditionen. Die Aufgabe der Ford-Europa-Organisation ist es, den ergänzenden Rahmenvertrag mit dem Kunden abzuschließen.
„Sobald ein Kunde international aufgestellt ist, informieren wir unser International Key Account Management Team, um dann gemeinsam mit dem Kunden die richtige Strategie pro Land festzulegen“, erläutert Frank Kemmerer, Leiter Flottenmanagement Pkw, Mercedes-Benz Vertrieb Deutschland. „Meist macht es Sinn, einen International Framework Agreement (IFA) auf Basis der Abnahmevolumina pro Land zu zeichnen. Dort werden pro Land und in Abhängigkeit von Abnahmevolumen eine individuelle Konditionsmatrix mit einer festen Gültigkeit hinterlegt. Als Voraussetzung verpflichtet sich der Kunde, die Fahrzeuge eine bestimmte Zeit zu halten.“ Der Key Account Manager bleibt Bindeglied zwischen dem internationalen Bereich, dem lokalen Retailer und der Daimler Fleet Management und sorgt mit seiner kundenspezifischen Konditionierung dafür, dass in Abhängigkeit von der jeweiligen Fuhrparkregelung die Mercedes-Benzund smart-Produktpalette wettbewerbsfähig positioniert ist.
Drei Voraussetzungen entscheiden bei Opel darüber, dass der europäische Großkundenbereich die Führungsrolle bei der Großkundenbetreuung übernimmt: 1. Der Kunde muss eine reelle Kontrolle über seinen Fuhrpark in den europäischen Ländern besitzen, um dort Entscheidungen voran zu bringen. 2. Der Fuhrpark muss in Summe aus mindestens 1.000 Fahrzeugen bestehen. 3. Der Kunde muss in mindestens vier europäischen Ländern aktiv sein. Die europäische Großkundenbetreuung arbeitet sehr nah und verzahnt mit den lokalen Abteilungen zusammen. Für effiziente Prozesse werden monatlich Telefonkonferenzen geführt, in denen die Großkunden analysiert und Folgeschritte besprochen werden. Andererseits werden Eins-zu-Eins-Gespräche eingesetzt, die sich mit besonderen Anfragen der Großkunden beschäftigen. Ein weiterer Punkt für die erfolgreiche Zusammenarbeit besteht darin, dass Entscheidungspunkte der Großkunden klar kommuniziert werden, beispielsweise, ob es eine rein „Total Cost of Ownership“-getriebene Vergabe ist oder ob andere Punkte wie das vorhandene Händlernetzwerk oder besonders umweltfreundliche Fahrzeuge mit niedrigen CO2- Werten im Portfolio entscheidend sind.
Im Volkswagen Konzern mit den Hauptmarken Audi, Seat, Škoda und Volkswagen gelten folgende Einstiegsgrößen für einen internationalen Rahmenvertrag: Die Fuhrparkgröße muss über 2.500 Fahrzeugen liegen, das Mindesteinkaufsvolumen pro Jahr bei 300 Konzernfahrzeugen, die Beschaffung sollte für mindestens drei Länder erfolgen. „Ziel ist es, das Geschäft in allen Ländern über den nationalen Partner beziehungsweise Volkswagen-Importeur abzuwickeln, dieses begründet sich in der Betreuung vor Ort und der heterogenen Struktur der einzelnen Länder“, so Martin Jahn, Managing Director Volkswagen Group Fleet International. Internationale Anfragen, unabhängig vom Kundensitz, laufen über das Key Account Management von Volkswagen Group Fleet International und werden in der Regel mit den betreffenden Vertriebsorganisationen in den betreffenden Ländern abgestimmt. Bei internationalen Angeboten und Geschäftsbeziehungen arbeitet der Vertrieb Großkunden Deutschland wie auch die Importeursorganisation in allen anderen Ländern eng mit dem internationalen Vertrieb an Großkunden zusammen. Das bedeutet unter anderem Information des Kunden sowie Identifizierung und Übermittlung der Kundenbedürfnisse an den Vertrieb Internationale Großkunden. Volkswagen sieht insgesamt einen Trend bestätigt, die Beschaffung von Fahrzeugen nach wie vor national zu gestalten, allerdings unter verstärkter Steuerung durch internationale Rahmenbedingungen wie etwa dem CO2-Ausstoß oder Preisklassen je Mitarbeiter und Managementstruktur beim Kunden.
Ähnliche Prozesse laufen auch bei den hier in Deutschland als Importeure bekannten Marken ab, die internationale Anfragen in der Zentrale in einer übergeordneten Abteilung koordinieren. Bei den PSA-Marken Citroën und Peugeot wird die Anfrage an alle B2B-Verantwortlichen der Länder gestellt, von dort werden die jeweiligen „Landeskonditionen“ in ein Tool eingespielt. Der Kunde erhält dann in einem Feedback die Konditionen für alle von ihm angefragten Länder übermittelt. In der internationalen Flottendatenbank IFDB sind diese Informationen hinterlegt und je nach Autorisierung ersichtlich. „Als eine der ersten europäischen Marken hat Renault bereits 1999 eine Direktion für internationalen Verkauf an Firmenkunden eingerichtet“, erzählt Beate Mader, Direktorin Flotten bei der Renault Deutschland AG. Mit dieser Corporate Sales Division tritt die deutsche Flottendirektion in Kontakt, sobald es um einen Kunden mit einem Fuhrpark in mindestens drei verschiedenen Ländern geht, der mindestens 3.000 Fahrzeuge insgesamt umfasst. Während der Verhandlungen über den Fuhrpark des Kunden spielt die deutsche Direktion Flotten eine wichtige Rolle, was Modell-auswahl, Einkaufskonditionen und Serviceangebote betrifft. Sie ist grundsätzlich anwesend bei Treffen internationaler Einkäufer und des zentralen International Key Account Managements.
Als weitere europäische Marke bündelt Volvo die internationalen Anfragen über die Volvo Car International Sales (VCIS). „Wir unterstützen und begleiten den Kunden bis zum Abschluss eines internationalen Vertrages und bleiben für lokale Konditionen in Deutschland Hauptansprechpartner des Großkunden“, weiß Rüdiger Hüttemann, Leiter Vertrieb Großkunden bei der Volvo Car Germany GmbH. „Wir stellen immer öfter fest, dass sich unsere Großkunden bereits im Vorfeld über unsere Großkundenseite informieren, von dort aus können sie auch auf den internationalen Volvo Großkundenbereich gelangen mit weiteren, internationalen Informationen.“
Auch bei den asiatischen Herstellern erfolgt das europäische Flottengeschäft im Wesentlichen gemäß der aufgezeichneten Schritte. Kai Hesselbach, Leiter Großkunden/Gebrauchtwagen der Hyundai Motor Deutschland GmbH: „Die europäischen Verträge entsprechen den nationalen Anforderungen, berücksichtigen jedoch länderspezifische Preisstrukturen und gestatten gegebenenfalls die Möglichkeit eines Leistungsbonus. Europäische Verträge werden in der Regel mit der europäischen Zentrale vereinbart und bilden ein Dach über ergänzende nationale Vereinbarungen.“
Die Musik spielt im jeweiligen Markt, das machen die Vertreter aller Marken deutlich. Dennoch sind die Koordination von Vertriebsprozessen sowie die Kommunikation auf europäischer Ebene wesentlich für die zunehmenden grenzüberschreitenden Aktivitäten von Unternehmen. Dem Wunsch nach Ansprechpartnern, die sich in Fragen den internationalen Fahrzeugeinkauf betreffend auskennen, kommen die Marken gerne nach.
