Ausschreibungen gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben von Fuhrparkmanagern – nicht nur, wenn sich wichtige Rahmenbedingungen ändern, sondern auch, um sich einen aktuellen Marktüberblick zu verschaffen oder um sicher zu sein, dass die Leasing- und Servicebedingungen der Flotte noch wirtschaftlich attraktiv sind. Eine Standardvorlage für Fuhrparkausschreibungen kann diese Arbeit erheblich erleichtern.
Die Parameter für eine Ausschreibung selbst zu erstellen, ist sehr aufwendig, da dieses selten Teil der täglichen Arbeit ist. Schnell werden wichtige Kriterien vergessen oder die Anforderungen ungenau formuliert, so dass sich die Antworten der Leasinggesellschaften bei der späteren Analyse nicht valide vergleichen lassen. Rückfragen und Korrekturen verzögern so den Auswertungsprozess unnötig.
Mit einer guten Standardvorlage ist eine Zeitersparnis von bis zu 30 Prozent und mehr realisierbar. Außerdem lassen sich so nachvollziehbare Kosten sparen, wenn Fuhrparkmanager eine professionelle, auf die Bedürfnisse der eigenen – also ausschreibenden – Firma adaptierbare Vorlage nutzen. Das ist die Erfahrung des Verbands der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) und der Kunden seiner Mitglieder.
Die Nutzung einer Standardvorlage, wie sie zum Beispiel der VMF auf seiner Homepage unter www.vmf-fuhrparkmanagement.de/fuhrparkausschreibung. html kostenlos anbietet, macht das Projekt Ausschreibung übersichtlich. Das Muster enthält unter anderem Angaben zum Leasingnehmer und zum Leasinggeber. Der Leasinggeber kann Fragen zur Organisation und zur Erreichbarkeit des Ansprechpartners beantworten. So erhält der potenzielle Kunde – das ausschreibende Unternehmen – einen Eindruck über die Arbeitsweise seines möglichen zukünftigen Anbieters. Das ausschreibende Unternehmen gibt für den Dienstleister wichtige Informationen wie gewünschte Leasingart oder Sonderkonditionen bei bestimmten Herstellern an, so dass dieser ein optimales Angebot abgeben kann.
Durch die Vorlage kann der Fuhrparkmanager gerade bei der Auswertung erheblich Zeit sparen. Der gesamte Prozess wird vereinfacht und die Transparenz sowie Vergleichbarkeit bei der Auswahl der in Frage kommenden Dienstleister werden unterstützt. In der Standardausschreibung des VMF sind alle wichtigen Kriterien berücksichtigt. Die Anpassung auf die eigenen Belange ist simpel und, da Formeln in der Vorlage hinterlegt sind, einfach vergleichbar. Das erhöht die Tiefe der Auswertung und die Erkennbarkeit auch von kleineren Abweichungen.
Auch die Leasinggesellschaften sparen bei der Beantwortung Zeit, so dass sich der gesamte Prozess nochmals beschleunigt und das Angebot schneller beim Fuhrparkmanager ankommt.
Aus den Erfahrungen der VMF-Mitglieder und deren Kunden wurden „Goldene Regeln“ für eine erfolgreiche Ausschreibung entwickelt.
Wichtig ist, sich Gedanken über die folgenden Punkte zu machen (als kostenloser Download für die Fuhrparkausschreibung ausformuliert abrufbar):
1. Ziel der Ausschreibung
2. gewünschte Eigenschaften des Leasinggebers
3. maximal sechs Leasinggesellschaften pro Ausschreibung
4. Analysekriterien festlegen
5. Titelseite und Profil des Leasingnehmers
6. nur entscheidungsrelevante Kriterien bei Leasinggeberprofil und Kalkulationsschema abfragen
7. Listenpreise inklusive der Ausstattungswünsche eintragen
8. Projektplanung „Ausschreibung“
Warum also als cleverer Fuhrparkmanager selbst aufwendig kreativ werden und wertvolles Potenzial vergeuden, wenn es standardisiert einfacher, konkreter und schneller geht?
Michael Velte, Vorsitzender des VMF – Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet GmbH
