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Alles im Blick

Markus Schmidt (Geschäftsführer der Intergerma Marketing GmbH & Co. KG) über veränderte Anforderungen im MICE-Segment und die damit verbundene Bedeutung von Kostenkontrolle, Prozessoptimierung sowie flexiblen Lösungen

Sekretariat, Travel Management, Einkauf oder Fachabteilung – ganz gleich, wer das Reise- oder Veranstaltungsmanagement von Unternehmen abwickelt, es ist im aktuellen Marktumfeld eine große Herausforderung, die Bereiche MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Events) und Geschäftsreisen zu konsolidieren. Tatsache ist, dass sich Buchungswege im MICE-Segment derzeit drastisch verändern. So hat sich im Rahmen des Konsolidierungsprozesses in den Unternehmen gezeigt, dass die gängigen Instrumente und Webtools zur Reiseorganisation nicht ohne Weiteres anwendbar sind.

Ein Grund dafür ist zum Beispiel, dass die einzelnen Abteilungen in den Unternehmen unterschiedliche Zielsetzungen und Anforderungen an die diversen Veranstaltungen haben – dies gestaltet die Vereinheitlichung der Prozesse nach wie vor schwierig. Die Verknüpfung von Einkauf und Organisation ist jedoch unabdingbare Voraussetzung für eine erfolgreiche und alltagstaugliche Zusammenführung der Bereiche. In der Praxis war das bislang kaum darstellbar, weil für die Buchung des passenden Tagungshotels nicht nur rein sachliche Bedarfsfakten wie Termin, Lage, Kapazität und Budget zugrunde liegen – darüber hinaus spielen individuelle Bedürfnisfaktoren eine wichtige Rolle: Botschaft und Zielsetzung, Motivationsaspekte sowie Anforderungen an Stimmung und Atmosphäre, die aufgrund der emotionalen Komponente nicht eindimensional erfassbar, nicht schematisierbar sind und somit nicht per Standard- Formular abgefragt werden können.

Wie also auf veränderte Anforderungen reagieren und eine Vereinheitlichung der Prozesse so einfach wie möglich gestalten? Der Veranstaltungsspezialist Intergerma hat ein eigenes webbasiertes Reportingtool, Intergerma Analytics, entwickelt, um die Organisation und die Buchungsabläufe des MICE-Bereichs in Unternehmen sinnvoll zu konsolidieren und dabei die Bündelung des Einkaufsvolumens, die Optimierung der Arbeitsprozesse sowie die Erzielung von Qualitätssteigerung im Blick zu behalten. Auf der webbasierten Plattform werden Reportings mit sämtlichen Filterfunktionen für wichtige Kennziffern in Echtzeit erstellt. Dabei stellt das Projekt-Team die Erfassung von Bedarfs- und Bedürfniskomponenten sicher. Sämtliche Informationen und Kennziffern werden im Reportingtool hinterlegt und können so durch individuell einstellbare Filter je nach Unternehmensanforderungen dargestellt werden. Der wesentliche Unterschied von Intergerma Analytics gegenüber anderen Reportingtools besteht darin, dass alle Kennziffern nicht einfach automatisiert, sondern persönlich vom Projektleiter eingepflegt werden und somit nur geprüfte Zahlen Bestandteil der Statistik sind.

Die neue Plattform wurde eigens für Kunden mit höherem Veranstaltungsvolumen entwickelt. Neben der Erfüllung der Qualitäts- und Service-Anforderungen können erstmals alle konsolidierten Veranstaltungsinformationen und Kosten eins zu eins an das Travel Management übertragen werden.

Ein weiterer Pluspunkt von Intergerma Analytics ist die mögliche Schnittstelle zum unternehmensinternen Buchhaltungssystem. So können zur Erfolgskontrolle erstmals geplante, tatsächlich realisierte und geprüfte Umsätze auf den firmeneigenen Systemen zusammengefasst und gegenübergestellt werden. Unternehmen, die im Rahmen der Konsolidierung von MICE- und Geschäftsreiseprozessen nach einer flexiblen, webbasierten Lösung zur Volumenbündelung, Prozessoptimierung, Kostenkontrolle und Qualitätssicherung suchen, finden in Intergerma Analytics ein innovatives und besonders anwenderfreundliches Hilfsmittel.

 

Markus Schmidt/Intergerma

Markus Schmidt ist Geschäftsführer der Intergerma Marketing GmbH & Co. KG, die die Printversionen „Hotels und Tagungsstätten in Deutschland, Österreich und der Schweiz“ und „Eventlocations“ herausgibt. Der Tagungsspezialist hat eine neutrale Informations- und Buchungsplattform für Unternehmen und Tagungsveranstalter entwickelt und konzentriert sich zudem auf individuelle Angebote und ganzheitliche Lösungen rund um Tagungsservice und Veranstaltungsorganisation von Unternehmen.

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