Feng-Shui hat bei der Gestaltung und Umsetzung der Firmenarchitektur und des Areals der centrotherm photovoltaics AG im schwäbischen Blaubeuren eine große Rolle gespielt. Ziel der Lehre des Feng-Shui soll eine Harmonisierung des Menschen mit seiner Umgebung sein. Nach harmonischem Arbeiten strebt auch Peter Kurz, zuständig für das Fuhrparkmanagement, weswegen er ständig die Augen und Ohren offen hält, um die Abläufe zu optimieren.
Sein Ressort ist der Fuhrpark der centrotherm photovoltaics, der an verschiedenen Standorten in Deutschland aufgestellt ist. Die Fahrzeuge laufen im Full-Service-Leasing für rund 36 Monate mit einer Gesamtlaufleistung von etwa 30.000 Kilometern jährlich. Lieferant und direkter Kontakt für den Bezug der Fahrzeuge ist der örtliche Volkswagen-Händler. Einen Teil des Fuhrparks bildet ein Fahrzeugpool von Servicefahrzeugen, die in Blaubeuren, Hannover und Dresden den Mitarbeitern für Geschäftstermine zur Verfügung stehen.
Vor drei Jahren galt es, die Buchungsvorgänge dieser Poolfahrzeuge praktikabler und transparenter zu machen. Bislang fanden Reservierungen und Buchungen per E-Mail oder per Telefon statt. Das Fuhrparkmanagement vermerkte die Anfragen und koordinierte so die temporäre Nutzung. Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter eines Pooling-Tools bediente sich Peter Kurz erst einmal des Internets. Neben weiteren Softwareprodukten fand er dort die Beschreibung der Software FleetInform des Braunschweiger Fuhrparkberatungsunternehmens FleetFriend Service GmbH, die sein Interesse weckte.
Eine Besonderheit dieser Fuhrparkverwaltungssoftware ist nämlich genau das Pooling-Tool, das extra für den Fall von wechselnden Fahrzeugnutzern programmiert wurde. „Gute Fuhrparksoftwares gibt es einige, aber in Kombination mit einem Pooling-Tool fallen für uns viele wieder aus der Auswahl heraus“, beschreibt Peter Kurz seine Erfahrung. Nachdem alle Aspiranten in Augenschein genommen und die jeweiligen Testversionen auf Herz und Nieren geprüft worden sind, entschied sich Peter Kurz in Zusammenschluss mit der Einkaufsabteilung für das Angebot von FleetFriend. „Das Produkt hat sich im Alltagsbetrieb einfach als das schlüssigste und passendste erwiesen. Es hat alle Merkmale, die mir für die Fuhrparkverwaltung wichtig sind und weitere, die in der Einkaufsabteilung Zustimmung fanden”, beschreibt er die Auswahlprozesse. Nach drei Jahren Nutzung gibt es noch kein Argument, das gegen die Software spricht.
Die alte Verwaltung per Excel-Dateien hat ausgedient, und welchen Unterschied die neuen Möglichkeiten mithilfe der Software bieten, erfährt Peter Kurz tagtäglich, denn der Zugriff auf die Software erfolgt häufig. „Früher wurden Excel-Tabellen geführt, die teilweise erklärungsbedürftig waren. Heute gibt das System konform Datenmasken vor, so dass sich jeder, der darauf zugreifen muss, damit zurecht kommt. Übersichtlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz sind mit der Software deutlich besser geworden”, so Peter Kurz. Ob suchen oder hinterlegen, ob Daten für die Steuer oder Versicherung eingeben, alles geht wesentlich schneller und praktischer. Durch den direkten Zugriff auf die elektronischen Akten spart es sogar Wegstrecken, die auf dem weitläufigen Gelände von centrotherm nicht gerade kurz ausfallen. Für jedes Fahrzeug erhält der Nutzer nun direkte Präsenz auf einer Seite: Kosten, sämtliche Dokumente, Unterlagen, Verträge, Rechnungen, Termine, alles auf einen Blick.
Die Software läuft derzeit als Webinterface über FleetFriend, nachdem das Unternehmen die Einhaltung sämtlicher Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsstandards noch einmal gegenüber centrotherm bestätigt hat. „Wenn der Kunde es möchte, kann FleetInform auf einem Webserver beim Kunden betrieben werden”, ergänzt Hans Glaentzer, Leiter Vertrieb bei FleetFriend. Er bestätigt zudem anhand eigener Zahlen, dass die Serververfügbarkeit bei FleetFriend bei 99 Prozent liegt. „Das hört sich gut an, denn wenn es um das Pooling-Tool geht, müssen wir im Prinzip jederzeit auf das System zugreifen können, um Buchungen in den Online-Kalender einzupflegen, aber früher ging es ja auch per Telefon oder E-Mail, da können wir uns helfen”, ergänzt hier der Fuhrparkleiter. Wer ein Fahrzeug braucht, schickt eine E-Mail, berechtigte Mitarbeiter pflegen die Termine in den FleetInform-Kalender ein, jedoch mit einer grauen Unterlegung für „vorläufig“. „Am Ende des Arbeitstages wird kontrolliert, welche Fahrzeuge vorgemerkt sind, diese Buchungen kann ich dann freigeben und bei Bedarf noch organisieren, falls ein Fahrzeug doch noch nicht zurückgekommen ist.” Hans Glaentzer ergänzt hierzu: „In der Kalenderfunktion kann man sehen, ob das Fahrzeug nur reserviert oder ob es fest gebucht ist, Überschneidungen können auch eingegeben werden, müssen aber separat freigegeben werden. Die Vorgabe war irgendwann einmal das Vier-Augen-Prinzip zur eindeutigen Nachvollziehbarkeit.“ Mittels der Software können die Fahrzeuge dann auch automatisch den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden. Nach erfolgter Führerscheinkontrolle mit Vermerk in der Software durch die Mitarbeiter des Fuhrparkmanagements erhält der Poolfahrzeugnutzer den Autoschlüssel.
„Dank der Software sehen wir jetzt auch, wie die Auslastung unserer Poolfahrzeuge aussieht, wir liegen bei über 80 Prozent und konnten durch die vereinfachten Buchungsvorgänge die Auslastung steigern. Ein Grund besteht zudem darin, dass vorher die Fahrzeuge bestimmten Abteilungen zugeordnet waren, mittlerweile laufen sie abteilungsübergreifend. Ich kann nun nachverfolgen, wenn jemand öfter Fahrzeuge vormerkt und kurzfristig wieder absagt”, hebt Peter Kurz weitere Vorteile hervor, die ihm die Arbeit nun erleichtern. Ebenso kann er Überschneidungen eintragen und sichtbar machen.
Zur Verwaltung des Fuhrparks nutzt centrotherm nun die Software, um Statistiken bezüglich der Kilometer-Kosten in Echtzeit, der Laufleistung und auch Auskunft über die restliche Vertragsdauer komfortabel auf Knopfdruck zu erhalten. Rechtzeitig vor Vertragsende muss nämlich die Bestellung des Neufahrzeugs in die Wege geleitet werden. Alternativ, wenn das Fahrzeug länger als 36 Monate gefahren wird, muss für die Hauptund Abgasuntersuchung gesorgt werden. Das kommt gelegentlich vor, wenn sich die Lieferzeiten von Neufahrzeugen verzögern.
Die Fahrerkarten- und Führerscheinterminverwaltung läuft ebenfalls über das System, um hier Ablauftermine regelmäßig im Blick zu haben. Alle die Fahrzeuge betreffenden Rechnungen werden für die Auswertungen eingespielt. Die Daten der Tankkarte importiert Peter Kurz ebenfalls, um genaueste Angaben zu Spritverbrauch und Lebenszykluskosten aufgezeigt zu bekommen, allerdings muss er aufgrund von Fehleingaben bei Kilometerständen oft nacharbeiten. Abhilfe könnte hier eine GPS-gesteuerte Datenübermittlung leisten, die insbesondere für die Poolfahrzeuge in Frage käme. In FleetInform gibt es nämlich noch die Möglichkeit, ebenfalls mithilfe der GPS-Daten ein Fahrtenbuch zu führen, das eine Alternative zur Ein-Prozent- Versteuerung darstellt. Im System können Privat- und Dienstfahrten eingestellt werden, bei Privatfahrten ist keine Änderung mehr möglich, außerdem werden sämtliche Detaildaten zu dieser Fahrt gelöscht. „Das System ist zudem in der Lage, Prognosen bezüglich der Kilometerstände zu bestimmten Zeitpunkten wie Jahresende oder Vertragende zu erstellen”, wirft Hans Glaentzer ein. „Kosten für Mehr- oder Minderkilometer können ebenfalls hinterlegt werden, das System kann diese Differenzen dann mit einberechnen.“ Eine Warnfunktion fände Peter Kurz hier hilfreich, und auch Hans Glaentzer spricht sich für einen Hinweis aus: „Wenn man sieht, welche Preise für Mehr- oder Minderkilometer aufgerufen werden, scheint sie sehr sinnvoll.“ Er will sich darum kümmern.
Am Anfang der Kundenbeziehung stand eine Schulung für die Mitarbeiter, die mit FleetInform arbeiten müssen, Spezielleres wurde dem Fuhrparkleiter, der „tief in der Materie der Software drin ist“ wie er sagt, von den FleetFriend-Spezialisten beigebracht, damit er auch als erster Ansprechpartner bei Problemen, die Mitarbeiter mit dem System haben, fungieren kann. „Ich bemerkeund teste auch direkt neue Funktionen“, lächelt er verschmitzt. Bestimmte Funktionen werden von anderen Kunden gewünscht und umgesetzt, sollen aber Nutzwert für alle Anwender haben. So lautet auch die Philosophie, die hinter den Neuerungen durch FleetFriend steckt. Nach drei Jahren Zusammenarbeit ist der Kontakt zwischen Peter Kurz und seinem Ansprechpartner bei FleetFriend, Michael Hübner, sehr intensiv geworden; Peter Kurz bezeichnet das Verhältnis als sehr kollegial. Manchmal kommt es sogar zu telefonischen Sitzungs-Marathons, aber man kommt immer zu einem Konsens. „Auf Seiten des Dienstleisters wird sehr schnell gehandelt, wenn wir ein Anliegen haben. Ich bin sehr zufrieden damit“, schildert der Fuhrparkleiter die Zusammenarbeit. Auch hier steht Hans Glaentzer mit einer Zahl parat: „Aktuell liegt unser Tempo bei Neuprogrammierungen auf Kundenwunsch bei einer Woche, so lautet unsere eigene Vorgabe.“
Der übrige Baukasten der FleetFriend-Dienstleistungen, die auch centrotherm offen stehen, ist reichlich gefüllt. Neben den Fuhrparkverwaltungsangeboten mit beispielsweise Reparatur- und Wartungssteuerung oder Reifenmanagement bietet FleetFriend zeiteffiziente Prozesse und Logistik von der Beschaffung bis zur Ein- und auch Aussteuerung von Fahrzeugen, wie zum Beispiel Zulassung, Beklebung, Einbauten und Gutachten, an. Zudem offerieren sie über das Netzwerk „Schadenmeile.de“ ein professionelles Schadenmanagement inklusive Schadensteuerung, Ersatzteilbeschaffung und anwaltliche Unterstützung. „Wir können dem Fuhrparkkunden im Prinzip alles abnehmen, lediglich den Fuhrparkleiter wollen wir nicht ersetzen“, so Hans Glaentzer. Die anfallenden Kosten werden entweder als Pauschale oder pro Fahrzeug monatlich abgerechnet, zusätzlich fallen Einrichtungs- und Serverpflege- sowie Supportkosten an. Dass eine Fuhrparksoftware den Zeitfaktor in der Fuhrparkverwaltung reduziert, weil die Abbildung der relevanten Faktoren und Prozesse vereinfacht wird, scheint bislang unbestritten. Bei centrotherm hat die Umstellung auf die Software FleetInform in jedem Fall zu wesentlichen Verbesserungen der Arbeitsprozesse geführt.
FleetFriend Service GmbH
Werkstatt-, Fuhrpark- und IT-Kompetenz verbinden sich bei dem Braunschweiger Unternehmen FleetFriend mit der juristischen Kompetenz der Kanzlei FleetAdvokat zu einem innovativen Konzept der Leistungserbringung. Zum Dienstleistungsangebot zählt unter anderem das umfassende Fuhrparkmanagement und -controlling inklusive Straf-, Termin-, Kfz-, Fahrer-, Kosten-, Beleg-, Schaden-, Vertrags-, Versicherungs-, Service-, Reifen-, Stammdaten- und Reportmanagement. Betriebswirtschaftliche Auswertungen im Detail mit Untergliederungen über Firma, Fuhrpark, Servicecenter, aktuellem Status des Kfz, Fahrer, Kostenstelle, Kostenträger, Kostengruppe, Kostenart oder einfach nur Kennzeichen sowie aktives Schadenmanagement und Schadensteuerung gehören zum weiteren Portfolio. Eine eigene, leistungsstarke Software für Flotte und Werkstatt, Fuhrpark- und Automobilrecht über die Kanzlei FleetAdvokat, Schulungen und Trainings für Flotten, Fahrer, Werkstätten und Autohäuser, eine zentrale bundesweite Unfallschadenhotline mit Sofort-Komplettservice und die bundesweite Zusammenarbeit mit zertifizierten Partnerwerkstätten runden das Angebot des Dienstleisters ab. Dafür besteht das Team aus Experten für alle Bereiche: Kfz-Meister und Sachverständige, Leasing- und Versicherungsfachleute, EDV-Spezialisten, Fuhrparkmanager und Rechtsanwälte.
centrotherm photovoltaics AG
Die centrotherm photovoltaics AG ist ein weltweit führender Technologie- und Equipmentanbieter der Photovoltaikindustrie. Mit über 30-jähriger Erfahrung sowie einer breiten und fundierten Technologiebasis auf nahezu allen Stufen der solaren Wertschöpfungskette versteht sich das Unternehmen als Wegbereiter der Branche. Die Entwicklung neuer Technologien und Innovationen sowie deren Umsetzung in moderne Produktionsanlagen und effiziente Prozesse zählt zu den Stärken des Unternehmens. centrotherm stattet namhafte Solarunternehmen und Branchen-Neueinsteiger mit schlüsselfertigen („Turnkey“) Produktionslinien und Einzelanlagen für die Herstellung von Silizium, kristallinen Solarzellen und -modulen aus. An den deutschen Standorten sowie in den internationalen Service- und Vertriebsgesellschaften sind derzeit rund 1.400 Mitarbeiter beschäftigt.
