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Ralph Wuttke, Chefredakteur DienstReisen-Management

Dienstreisen optimieren

Dienstreisen stellen einen großen Etatposten in deutschen Unternehmen dar. Auch wenn das Geschäft derzeit bei den meisten Firmen boomt, die Ausgaben aller Abteilungen stehen doch immer wieder auf dem Prüfstand. Gerade die Tatsache, dass 2009 gut zehn Prozent des Dienstreise-Etats eingespart werden konnte zeigte vielen Controllern, dass in diesem Posten noch Luft nach unten ist. Mit der Vorgabe, die Kosten trotz allgemeiner Preissteigerungen (beispielsweise Flugsteuer) zumindest nicht ansteigen zu lassen, kämpfen derzeit viele Travel Manager.

Bei all dem sollte aber auch der Dienstreisende als Person nicht aus den Augen verloren gehen: Flüge zur Unzeit, um Kosten zu sparen, zu viel Leerlauf oder zu wenig Schlaf – der Mensch ist kein Roboter. Er braucht einen festen Zeitrahmen und die Qualität der Dienstreise ist für den Mitarbeiter auch ein motivierender Faktor, an dem er direkt ablesen kann, wie wichtig er für sein Unternehmen ist. Und, neben der Motivation, er soll in den Verhandlungen oder Kundenkontakten schließlich auch Ergebnisse bringen. Dazu gehört eine entspannte Anreise und die Unterbringung in einem vernünftigen Hotel in der Nähe des Termins.

Ein besserer Ansatz ist vielleicht der, Quantität in Qualität umzuwandeln. Denn viele Dienstreisen sind in der heutigen Zeit nur noch eine – vielleicht sogar liebgewonnene – Gewohnheit, aber keine Notwendigkeit mehr. Videotelefonie und Videokonferenzen können viele Dienstreisen ersetzen. Und wer von vielleicht zehn Prozent eingesparten Dienstreisen die Hälfte des eingesparten Geldes in die Qualität der anderen 90 Prozent steckt, macht alle Beteiligten glücklich: Das Unternehmen, das einige Prozent der Kosten spart, die Dienstreisenden, die angenehmer oder zumindest ohne weitere Einschnitte reisen können und sicher auch diejenigen, die nunmehr öfter mal entspannt eine Videokonferenz halten können, statt sich den Reisestress anzutun.

Apropos Reisestress: Es muss auch nicht immer der Linienflug sein. Die Airlines fliegen seit Jahren zunehmend über sinnige und unsinnige Drehkreuze, um ihre Flieger besser auszulasten. Für den Vielreisenden bedeutet das aber auch, jedes Jahr hunderttausende von Meilen an Umwegen in Kauf nehmen zu müssen und unnötiges Umsteigen und Warten. Versüßt wird dies dem Reisenden nur durch zusätzliche Meilen oder andere Benefits pro Einzelstrecke, ansonsten nervt es leider nur. Eine gute Alternative ist hier der Charterflug: Sofern es sich um mehrere Personen handelt, sparen die Dienstreisenden nicht nur Zeit, sondern mitunter auch noch Geld. Von der Zusatzmotivation, in einem Privatjet fliegen zu dürfen, ganz zu schweigen.

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