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Die Merck KGaA mit Hauptsitz in Darmstadt ist ein weltweit tätiges Pharma- und Chemieunternehmen mit einer Geschichte seit bereits 1668. Das begann einmal damit, dass Friedrich Jacob Merck seinerzeit die Engel-Apotheke erwarb. Rund 150 Jahre später baute Heinrich Emanuel Merck die Firma vom Apothekerhandwerk zum forschenden Industrieunternehmen aus, seit 1900 befindet sich Merck auf allen fünf Kontinenten. Derzeit arbeiten rund 40.000 Mitarbeiter in 67 Ländern für Merck, sie haben 2010 einen Jahresumsatz von rund 9,3 Milliarden Euro erwirtschaftet. Am Unternehmen ist die Familie Merck gegenwärtig immer noch zu rund 70 Prozent mittelbar beteiligt.

Der Merck-Fuhrpark in Deutschland besteht momentan aus rund 650 Fahrzeugen insgesamt, davon entfallen 522 Einheiten auf den Pkw- Bereich. Außerdem sind 25 Transporter, 41 Lkw und 51 Feuerwehr-Fahrzeuge im Einsatz (Stand Februar 2011). Wesentlich handelt es sich hierbei um einen geleasten Fuhrpark, teils sind die Fahrzeuge aber auch gekauft, wenn sie im Fuhrpark auf höhere Laufzeiten bis hin – in Einzelfällen - zu zehn Jahren kommen.

Zweidrittel aller Fahrzeuge laufen im klassischen Full Service-Leasing
Im reinen Pkw-Fuhrpark sind gegenwärtig ausschließlich deutsche Fabrikate unterwegs, verteilt auf die Marken Mercedes (28 Prozent), Volkswagen (24 Prozent), Audi (19 Prozent), BMW (18 Prozent) und Opel (11 Prozent). Während die Opel-Versionen als funktionale Abteilungs- Fahrzeuge zum Zuge kommen und durchaus auch von mehreren Mitarbeitern bewegt werden, handelt es sich bei den anderen um Außendienst- und Management-Fahrzeuge. Im Außendienst werden in 36 Monaten Laufzeit im Durchschnitt 150.000 Kilometer Gesamlaufleistung erreicht, die Innendienst-Fahrzeuge erreichen in 48 Monaten durchschnittlich 120.000 Kilometer, die Abteilungs-Fahrzeuge kommen im Mittel auf 100.000 Kilometer Gesamtlaufleistung in 60 Monaten.

Im Hinblick auf die Finanzierungsarten und die Ausgestaltung der Verträge im einzelnen ergibt sich derzeit folgendes Bild: Zweidrittel aller Fahrzeuge (68 Prozent) laufen im klassischen Full Service-Leasing inklusive Versicherung. Der einzige Baustein, der hier aktuell nicht enthalten ist, ist die Abwicklung der Kfz-Steuer. Die andere Handhabung bei Merck auf diesem Gebiet liegt begründet in Erfahrungen aus der Unternehmens- Historie. 17 Prozent der Fahrzeuge laufen im reinen Finanzleasing, zwei Prozent der Verträge enthalten Teile des Full Service-Leasing. 13 Prozent des Fuhrparks sind gekauft.

„Leasing ist nicht in jedem Fall die sinnvolle Methode“, schlüsselt Jörn Ziethmann, Fuhrparkverantwortlicher bei Merck auf. „Bei langen Laufzeiten und niedrigen Laufleistungen kann es nicht in Frage kommen. Im übrigen setzen wir einige Fahrzeuge ohne Zulassung ausschließlich auf dem Werksgelände ein und betreiben zudem hier eine eigene Kfz-Werkstatt, schon allein aus dem Grunde, weil wir auch Lkw- und Flurförder- Fahrzeuge in Betrieb haben.“

Größere Vorteile in Geschäftsbeziehungen mit Captives
Im Nachgang zur Finanzkrise beschloss Merck zu Beginn des Jahres 2010 im Hinblick auf die Leasinggesellschaften einen größeren Wechsel. Bis dahin wurde das Unternehmen wesentlich durch einen herstellerunabhängigen Anbieter beraten und betreut. Bedingt durch die Ereignisse des Jahres 2009 wurden nunmehr aber größere Vorteile in Geschäftsbeziehungen mit herstellerabhängigen Captives gesehen. Dadurch verschoben sich auch noch einmal die Anteile der einzelnen Fahrzeughersteller im Fuhrpark.

Im Zuge dessen fiel die Auswahl auch auf die Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH mit Sitz in München, eine hundertprozentige Tochter der BMW AG, als markenübergreifenden Anbieter in den Bereichen Finanzierung, Full Service-Leasing sowie Fuhrpark- und Flottenmanagement. Alphabet agiert europaweit und hat es sich zur Kern-Aufgabe gemacht, individuelle und nachhaltige Lösungen zu entwickeln sowie ein hohes Maß an Transparenz, die ganzheitliche Betrachtung der Fuhrparkkosten, vielfältige Full Service- Leistungen und andere Fuhrparkmanagementund Fuhrparkverwaltungs-Produkte zu bieten.

Zur Umsetzung der Kundennähe operiert Alphabet im Bundesgebiet über sieben Geschäftsstellen und betreut heute international betrachtet markenübergreifende Pkw-Flotten in 13 Ländern. Die Kunden können einzelne oder vernetzte Service-Leistungen wählen für eine individuelle Gesamtfuhrparklösung aus einer Hand. Insbesondere verweist der Dienstleister auch auf ausgefeilte Online-Tools, wie beispielsweise den AlphaConfigurator oder die Online Schadensprozesssteuerung mit den Schadenreporting-Tools ESR und GSR.

„Wir haben von Alphabet für alle Marken sehr gute Angebote bekommen“
„Letztendlich hat hier die Kosten-Struktur den Ausschlag gegeben“, motiviert Jörn Ziethmann das Zustandekommen der Geschäftsbeziehung mit Alphabet. „In unserem Unternehmen ist der Fuhrpark der Abteilung Einkauf angegliedert, der Fokus liegt also stark auf den Kosten. Ob es vorn einen Großmengenrabatt von 20 Prozent oder hinten einen Restwert von 45 Prozent gibt, das sind für uns sekundäre Größen. Entscheidend sind die Total cost of ownership der Fahrzeuge betrachtet über die Laufzeit, wir schauen uns die monatlichen Gesamtraten an. Hier haben wir von Alphabet für alle Marken sehr gute Angebote bekommen.“

Theoretisch könnte man sich bei Merck die Abwicklung der Bereiche Wartung und Reparatur sowie Reifenmanagement auch entbündelt vorstellen, „wir liebäugeln allerdings“, so Ziethmann weiter, „eher mit einem klar kalkulierbaren Gesamtpaket. Tatsächlich wird die Finanzierung für Mercedes derzeit über die DaimlerFleet geliefert.“

„Zudem stand bei Entscheidung für Alphabet im Vordergrund, „ ergänzt Marius Gredel, Gebietsleiter Flotte bei der Alphabet-Geschäftsstelle in Frankfurt und direkter Betreuer des Firmenkunden Merck, „dass für die Mitarbeiter dieses Unternehmens eine insgesamt einheitliche Leasing-Abwicklung geschaffen wurde. So können alle Nutzer ihre Fahrzeuge fabrikatsübergreifend über Alphabet kalkulieren und unabhängig von der finalen Fahrzeugmarkenwahl auf unsere einheitlichen Service-Bausteine wie den Alphabet Technik Service und den Alpha Fuel Service zurückgreifen.“

„Jedes andere Handling ist ja auch aufwendiger, und es ist immer auch ein Frage des Aufwandes“ bestätigt Jörn Ziethmann. „Wir bekommen hier die Kalkulationsdaten unentgeltlich (Konfigurator) zur Verfügung gestellt und konnten so nahezu den gesamten Bestell-Prozess in die Hände der Nutzer auslagern. Zudem geben wir ihm ein Fahrerhandbuch mit auf den Weg. Vom Prinzip her haben wir eine Leasinggesellschaft gesucht, die eine einheitliche Betreuung und einen markenübergreifenden Angebotsprozess darstellen kann. Wichtig war uns eine Kosten-Matrix, die alle Finanz-Faktoren liefert, um Angebotstransparenz und Kalkulations-Sicherheit über die gesamte Leasinglaufzeit zu gewährleisten.“

„Hohe Transparenz und Zuverlässigkeit in allen Abwicklungen“
„Unsere Geschäftsbeziehung zu Merck ist Mitte 2009 entstanden“, geht Marius Gredel anschließend auf die historische Entwicklung näher ein. „Ganz am Anfang stand das reine Finanz-Leasing im Vordergrund, das aber dann seitens Merck relativ schnell in Richtung Full Service-Leasing ausgebaut wurde. Wir konnten uns von vornherein über eine sehr offene und partnerschaftliche Kommunikation und Verhandlungen freuen, es gab im Vorfeld viele Abstimmungsprozesse mit Merck und mit den Alphabet-Fachbereichen in der Zentrale. Es war immer wieder sorgfältig zu prüfen, was wünscht sich der Kunde, was können wir anbieten, was können wir vielleicht auch nicht oder momentan noch nicht anbieten. Ein stabiles Element in den Beratungen mit dem Kunden war seine stetige Forderung nach hoher Transparenz und Zuverlässigkeit in allen Abwicklungen. Diese Abstimmungsprozesse werden permanent auf allen Ebenen fortgesetzt mit dem Ziel, gemeinsam weitere Verbesserungs-Potenziale zu erschließen.“

Zu den wesentlichen gemeinsamen Entwicklungen in der Zusammenarbeit mit dem Kunden gehörten seither unter anderem die Abbildung der Finanz-Faktoren eines anderen Finanz-Leasinggebers (Daimler Fleet) sowie die Individualisierung des Car-Konfigurators für die verschiedenen Untergesellschaften des Unternehmens Merck mit den jeweils unterschiedlichen Berechtigungsstufen sowie Fahrzeugausstattungsvorgaben und -Ausschlüssen. „Merck ist in dieser Beziehung vergleichsweise schon kein einfacher Kunde,“ attestiert Jörn Ziethmann, „weil es in unserem Unternehmen durchaus unterschiedliche Car Policies mit noch unterschiedlichen Referenzfahrzeugen und Regelungen gibt. Alphabet hat sich dieser besonderen Herausforderung gestellt und sie ausgezeichnet gemeistert.“ Und Marius Gredel ergänzt: „Wir konnten hier unseren Car Konfigurator nach den Prämissen aller Beteiligten auf ein sehr anspruchsvolles Niveau bringen und permanent weiterentwickeln.“
Auch für Merck ist die CO2-Optimierung im Fuhrpark jetzt ein Thema. „Es gibt ständig neue Entwicklungen, und es ist grundsätzlich nicht einfach im Hinblick auf die Konzeption der Car Policy damit Schritt zu halten“, beschreibt Jörn Ziethmann. „Was wir wohl bereits integriert haben, sind entsprechende Malus-Regelungen für bestimmte Mitarbeiter-Gruppen dahingehend, dass der Mitarbeiter pro g CO2 über 180 g/km fünf Euro pro Monat zuzahlen muss. Das Management konnte grundsätzlich auch Benziner fahren, hat aber Abstand dazu genommen, weil vergleichbare Benziner vom CO2-Ausstoß hier höher liegen als die entsprechenden Diesel-Versionen.“

„Ein Fuhrparkmanagement-Dienstleister steht und fällt mit den Menschen“
Grundsätzlich ist der Fuhrparkverantwortliche bei Merck auch beeindruckt von der Betreuung durch Alphabet, insbesondere auch von der täglichen operativen Kundenbetreuung durch die festen Ansprechpartner in der Alphabet Geschäftsstelle Frankfurt: „Ein Fuhrparkmanagement- Dienstleister steht und fällt auch mit den Menschen, die für ihn arbeiten. Wenn unsere Mitarbeiter nicht richtig informiert werden, sind sie nicht motiviert und können auch schon einmal die Lust verlieren.“ Marius Gredel unterstreicht hierzu: „Das ist auch für uns ein ganz wichtiger Punkt im Alltagsgeschäft. Die einwandfreie Funktionstüchtigkeit des operativen Handelns ist immer wieder auch abhängig von den jeweiligen Schnittstellen, und da kommt immer wieder der Mensch ins Spiel. Zudem können wir bei Merck auch auf bereits jahrelang eingespielte und bewährte Händlerpartnerschaften für alle im Fuhrpark vertretenen Marken zurückgreifen, was sich immer wieder für alle Beteiligten auszahlt.“ Gegenwärtig denken beide Seiten darüber nach, wie sich dieses in Deutschland gut eingeführte und gut geführte Fuhrparkmanagement-System auf andere Länder übertragen lässt. Die Überlegungen sind insoweit zum Ergebnis gekommen, als dass nicht der größte Vorteil darin gesehen wird, auf nationaler oder auch internationaler Ebene mit lediglich einer Leasinggesellschaft zusammen zu arbeiten, weil die Gegebenheiten in den einzelnen Ländern zu unterschiedlich sind. „Wir sind aber zuversichtlich, mit Alphabet unter anderem einen geeigneten Leasinggeber für derartige Herausforderungen an unserer Seite zu wissen.“