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Zwar hat die Einführung der elektronischen Versicherungsbestätigung (eVB) im März 2008 den eigentlichen Zulassungs-Vorgang insofern etwas beschleunigt, als der Fahrzeughalter zuvor nun nicht mehr bei seinem Autoversicherer die berühmte sogenannte „Doppelkarte“ als dessen vorläufige Haftpflicht-Deckungszusage einholen muss. Seither erhält der Kunde eine individuelle Zahlenkombination zugeteilt; unter dieser eVB-Nummer werden die Daten, die bisher auf der Deckungskarte anzugeben waren, in einer zentralen Datenbank gespeichert. Bei der Zulassung werden sie von der Zulassungsbehörde abgerufen und sind sofort verfügbar. Und wie oft konnte man erleben, dass jemand seine Deckungskarte vergessen hatte und sich noch schnell eine beim Schilderdienst besorgen musste.

Aber der Rest der relativ zeitaufwendigen Prozedur auf dem Straßenverkehrsamt ist ja geblieben. Da mag sich der Inhaber eines Handwerksbetriebes mit fünf Transportern und zwei privaten Pkw diesen Verwaltungsvorgang vor Ort noch einmal im Jahr antun – ein Fuhrparkbetreiber mit dreistelliger Flottengröße und permanenten Fahrzeugwechseln über das Jahr wird sinnvollerweise auch noch diese Tätigkeit outsourcen. Das Internet beispielsweise ist mit entsprechenden Angeboten nur so gespickt. Hier tauchen natürlich vornweg auch viele markengebundene Autohäuser auf, deren Service allerdings höchstens für den regional engagierten Kleinflottenbetreiber mit ebenfalls markengebundenem Fuhrpark praktikabel ist. Darüber hinaus haben sich aber auch viele unabhängige Dienstleister auf dem Markt etabliert, die teilweise sogar ihre Angebotspalette für den Firmenkunden über die Bearbeitung der Kfz-Zulassungen hinaus deutlich ausgebaut haben.

Ob sie aber bundesweit operieren oder nicht, schränkt das Feld auch dieser potenziellen Dienstleister wieder auf wenige, in Frage kommende ein. Sie propagieren die grundsätzliche Zielsetzung, die Ein- und Aussteuerung von Fahrzeugflotten so unbürokratisch und schnell wie möglich zu gestalten, damit die Kunden Zeit, Aufwand und Nerven sparen würden und durch Auslagerung renditeschwacher Bereiche ihre Produktivität erhöhen könnten. Es kommt hinzu, dass ein bundesweit operierender Kfz-Zulassungsservice für Firmenkunden sein Angebot und die dazugehörige Logistik beispielsweise über Synergieeffekte bereits so weit ausgefeilt hat, dass er auch in den Konditionen für die jeweils anstehenden Dienstleistungen einen regional agierenden Konkurrenten noch unterbieten kann.

Es kann im ersten Moment in den konkreten Angebots-Auflistungen der entsprechenden Dienstleister leicht überlesen werden, aber nicht jeder Anbieter offeriert ausdrücklich den Hol- und Bring-Dienst für die Zulassungs- Dokumente. Wo das nicht aufscheint, sollte der Fuhrparkbetreiber danach fragen. Es kann sein, dass der Zulassungsservice lediglich die „Bereitstellung der Unterlagen zu den definierten Abholzeiten“ im Programm hat. Andere Dienstleister schreiben hinein, „bei Bedarf können sie auch unseren persönlichen Abhol- und Bringservice in Anspruch nehmen“. Wieder andere holen zwar die Unterlagen ab, bringen sie aber nicht automatisch zurück. Darüber hinaus sind nicht in jedem Portfolio erklärtermaßen die Überprüfung der Zulassungsdokumente auf ihre Richtigkeit und die Kontrolle der Unterlagen auf Vollständigkeit enthalten, obwohl die Beauftragung eines hier spezialisierten Dienstleisters diesen Service eigentlich per se beinhalten sollte.

Überhaupt differieren bei genauer Prüfung die ausdrücklich formulierten Dienstleistungsangebote stärker, so dass das Nachhaken beim einzelnen Zulassungsservice generell anzuraten ist. So können zwar auf den ersten Blick 15 oder gar 20 Positionen aufgelistet sein, die dann aber nicht unbedingt alle direkt mit der Fahrzeug-Anmeldung, -Abmeldung, -Ummeldung oder vorübergehenden Fahrzeug-Stillegung zu tun haben müssen. Manche Anbieter haben ihr Portfolio über die Zeit auch auf andere, vielleicht gerade nicht benötigte Fuhrparkmanagement- Dienstleistungen ausgedehnt, was erst einmal das Herausfiltern der gewünschten Zulassungs-Kern-Leistungen erforderlich macht. Was der Zulassungsservice für Fuhrparkbetreiber idealerweise beinhalten sollte, lässt sich auf Basis dessen, was standardmäßig im Angebot ist so aufzeichnen:

- Bundesweiter Zulassungsservice
- Hol- und Bringservice für die Zulassungsdokumente
- Überprüfung der Zulassungs-Dokumente auf Richtigkeit und Vollständigkeit
- Der Zulassungsservice überwacht alle Termine und sorgt dafür, dass sie eingehalten werden
- Der Zulassungsservice organisiert die Zuteilung von Wunsch- oder Serienkennzeichen
- Der Zulassungsservice organisiert die Feinstaubplaketten
- Der Zulassungsservice übernimmt alle An-, Ab- und Ummeldungen der Fahrzeuge sowie gegebenenfalls die vorübergehende Stillegung
- Vorfinanzierung der behördlichen Gebühren durch den Dienstleister
- Der Zulassungsservice sorgt dafür, dass alle Dokumente an den erforderlichen Standorten verfügbar sind.

Bei manchen Anbietern, wie beispielsweise dem TÜV Rheinland, können auch Zoll-Vorführungen und –Abwicklungen vereinbart werden. Darüber hinaus bietet der TÜV Rheinland integrierte Logistikkonzepte an. Der eine oder andere stellt Überführungsfahrten – auf eigener Achse oder/und per Transporter – zu allen gewünschten Orten des Fuhrparkbetreibers zur Verfügung. Der TÜV Süd verweist unter anderem auf sein Internet-Modul, über das der Kunde jederzeit Zugriff auf die Zulassungsvorgänge erhalten und Status-Informationen abfragen könne. Wiederum andere übernehmen auf Wunsch zusätzlich die Rückführung von Leasingfahrzeugen und können dabei gleich auch Gutachten erstellen. Die German Car Logistic beispielsweise bietet Servicemitarbeiter an, die im Auftrag und im Hause des Kunden die komplette Zulassungsabwicklung übernehmen können.
Seit 1986 ist das PS-Team mit Sitz in Walluf bei Wiesbaden auch traditionell auf diesem Dienstleistungsfeld unterwegs und hat es neben anderen Fuhrparkverwaltungs- und Fuhrparkmanagement-Konzepten innovativ weiterentwickelt. PS Logic ist hier das Modul, das mit einer Lösung alle Prozessbeteiligten einer Fahrzeugein- und –aussteuerung zentral koordiniert, alle notwendigen Informationen bündelt und den nächsten Schritt im voraus plant. PS-Team verweist darauf, dass die Leistungen prozessorientiert auch nach individuellen Vorgaben des Kunden entfaltet werden können.

Ebenfalls seit 25 Jahren steht die HARTMANN FLEET-Professionals GmbH in Niederaula mit heute 180 Mitarbeitern Fuhrparkbetreibern bundesweit unter anderem für zentrale und dezentrale Zulassungs- und Abmeldevorgänge zur Verfügung. Der Logistik-Dienstleister betont, dass auch hier Sicherheit bei allen Prozessen nicht zuletzt auf einer einwandfreien und lückenlosen Dokumentation beruhten. „Individuelle Vorgehensweisen erfordern ein hohes Maß an Erfahrung zur Steuerung dieser Leistungen“, verdeutlicht Geschäftsführer Wolfgang Hartmann. „Und wir verfügen einfach über eine enorme Erfahrung in diesen oft unterschiedlich gehandhabten Prozessen.“
Was die Dauer der Vorgänge anbetrifft, geben die Anbieter, je nach Umfang der Dienstleistungen zum Zulassungsservice, mit oder ohne Überführung und der individuellen Öffnungszeiten der Behörden, zwischen einem und fünf Tagen an. Die Preisangaben für Standard-Pakete (Hol- und Bringdienst, Unterlagenprüfung, Zulassungsservice, zwei Eurokennzeichen und StVA-Gebühren) schwanken zwischen ungefähr 50 und 80 Euro netto pro Pkw. Wunschkennzeichen und Anbringung der Feinstaubplakette können den Betrag jenseits von 100 Euro netto ansiedeln. Ein extra, beispielsweise auf 400 Euro-Basis eingestellter Mitarbeiter für diese Dienste kommt in aller Regel teurer.