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Reifen sind nicht nur schnödes Gummi, das dürfte jedem Autofahrer bewusst sein. Für den Fuhrparkmanager bedeuten sie eine Menge Arbeit und Entscheidungen. Dabei kann man die Management-Aspekte einmal Fuhrpark-übergeordnet und dann noch einmal Dienstwagenbezogen betrachten.

Im Leasing oder nicht?
Generell muss entschieden werden, ob das Reifenmanagement in das Full Service-Leasing integriert wird. Die Vorteile bestehen beispielsweise darin, dass das Unternehmen von den Großmengenrabatten der Leasinggesellschaften profitieren kann, dass die Aufwendungen bargeldlos über die Servicecard abgerechnet werden, dass die Reifenwechsel idealerweise über die bundesweit verbreiteten Reifenhandelsgesellschaften organisiert und abgewickelt werden und keine zusätzlichen Rechnungen anfallen.

Offene oder geschlossene Rate?
Wenn der Reifenservice also in der Leasingrate eingeschlossen ist, besteht die Wahl zwischen einer offenen oder einer geschlossenen Abrechnung. Bei der offenen Abrechnung zahlt der Leasingnehmer die Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten und den gemäß Laufleistung und Laufzeit vereinbarten Abschlagszahlungen. Das heißt, verbraucht der Fahrer mehr Reifen als angenommen oder wählt er teurere Varianten, dann gehen die Mehrkosten zu Lasten des Leasingnehmers. Fallen jedoch geringere Kosten an, winkt eine Rückzahlung. Bei der geschlossenen Rate trägt der Leasinggeber das Risiko von Mehrkosten, aber auch die Chance, Geld einzusparen.

Reifenrate
In der Reifenrate wird festgelegt, wie viele Sätze Ganzjahres- oder Sommerreifen und wahlweise Winterreifen inklusive Wechsel und Wuchten während der Laufzeit anfallen. Ebenso können Vorgaben wie eine Auswahl von drei Premiumfabrikaten gemacht werden. Es ist sehr ratsam, einen finanziellen Rahmen zu fixieren, in dem sich der Dienstwagennutzer bewegen darf, wenn er neue Reifen benötigt. Bei vielen Reifenhandelsunternehmen lassen sich diese Einschränkungen, die auch für Reifengrößen gelten können, hinterlegen. Apropos Größen: Bereits in der Dienstwagenordnung sollte bestimmt werden, welche Reifen und Felgen für welche Dienstwagengruppen erlaubt sind, beziehungsweise welche nicht. Schließlich ist der Dienstwagen so etwas wie die Visitenkarte des Unternehmens, der zumindest neutral sein oder einen positiven Eindruck hinterlassen sollte. Alufelgen werden übrigens oftmals in günstigen Kompletträderpaketen angeboten, so dass sie kaum teurer sind, als Reifen mit Stahlfelgen und Radkappen (plus Ersatzradkappen im Laufe der Zeit). Zudem erhöhen Alufelgen den Restwert.

Des Weiteren kann über die Reifenrate eine Einlagerung der Pneus, Reifenwäsche, Befüllung mit Reifengas oder andere Dienstleistungen vereinbart werden.

In- oder Outsourcing?
Fällt die Entscheidung gegen das Full Service- Leasing beziehungsweise handelt es sich um einen Kauffuhrpark, muss der Fuhrparkleiter überlegen, ob es komplett inhouse erledigt wird, beziehungsweise mit dem örtlichen Reifenhändler, der Vertragswerkstatt oder ob eine der deutschlandweit operierenden Reifenhandelsunternehmen ein komfortables Management aus einer Hand liefern darf. Hier spielt es natürlich eine Rolle, wie groß der Fuhrpark ist, wo sein Einsatzgebiet liegt, welchen Reifenbedarf die Flotte hat und ob auch Autoservice durchgeführt werden soll. Einer der Flottenmanagement- Redaktionsbeiräte gab folgende Gründe für den Wechsel weg vom Reifenmanagement im Full Service-Leasing zu einem Reifendienstleister an: Einsparungen, bessere organisatorische Abwicklung und kostengünstige Winterkompletträder, mehr Transparenz, Einschränkungen bei der Reifenbeschaffung inklusive Freigabeprozedere über Partner möglich.

Reifenpauschalen
Auch ohne Leasingunternehmen im Rücken kann der Fuhrparkmanager mittlerweile auf Reifenraten zurückgreifen. A.T.U. bietet eine monatliche Reifen- und Räderpauschale an, die je Fahrzeug definiert wird. Zum Vertragsende werden Einnahmen und Ausgaben in Relation gesetzt und entsprechend verrechnet. Der Fuhrparkleiter kann gezielt Einfluss auf die Kosten nehmen, indem er die Reifenwahl einschränkt, Geschwindigkeitsindizes sowie Auflagen zu den Dienstleistungen bestimmt. Zusätzlich erhält er die volle Kostentransparenz, wie Manfred Koller, Bereichsleiter Fleet bei A.T.U., versichert. Im oben genannten Fuhrpark des erwähnten Beiratsmitglieds überlegt man übrigens mittlerweile, nach anfänglicher ISTKostenabrechnung mit den damit verbundenen Kostenschwankungen, zur besseren Planung eine Flatrate einzuführen, welche aber nicht identisch mit der Leasingpauschale ist.

Weitere Entscheidungen, die von uns befragte Fuhrparkentscheider im Reifenmanagement inhouse zu treffen haben: ab welcher Mindestprofiltiefe sollten Reifen ersetzt werden? Funktioniert es, nur eine Reifenmarke vorzugeben?

Saisonaler Wechsel?
Dass der saisonale Wechsel von Sommer- auf Winterreifen und umgekehrt oder zumindest die Wahl von Ganzjahresreifen mit dem Schneeflockensymbol für Dienstwagenfahrer unerlässlich sein sollte, haben wir oft genug erwähnt. Letztlich hat der letzte Winter auch die Notwendigkeit aufgezeigt. Aber ebenfalls die Statistik zeigt: Die Umrüstquote steigt, wie eine Umfrage der Goodyear Dunlop Tires Germany bestätigt. Hatten im Winter 2008/2009 noch 83 Prozent der Fahrer auf Winterreifen umgerüstet (8 Prozent fuhren mit Ganzjahresreifen, 9 Prozent mit Sommerreifen), so lag die Quote im vergangenen Winter bei 87 Prozent (stabile 8 Prozent für Ganzjahresreifen, nur noch 5 Prozent für Sommerreifen). Die Dienstwagenfahrer gehören sowieso nicht zu den Wechselmuffeln, wie uns Walter Krause von der EFR verriet. „Das Schneechaos im Februar 2010 hat in der Masse die Privatkunden erwischt.“ Wenn schon nicht gewechselt wird, weil Ganzjahresreifen zum Zuge kommen, dann aus dem Grund, dass die Witterungseinschränkungen im Einsatzgebiet nicht so drastisch ausfallen und dass somit der Wechselaufwand auf ein Minimum reduziert wird.

Dienstwagenspezifische Tipps
Steht für den Dienstwagennutzer ein neues Fahrzeug an, sollte die Organisation rund um die Räder schon anfangen. Bereits bei der Fahrzeugbestellung lässt sich festlegen, ob das Fahrzeug, wenn es im Herbst ausgeliefert wird, auf Winterreifen kommt. Die Nutzer selber sollten sensibilisiert werden, Spritsparreifen einzusetzen. Wie der Selbsttest in Flottenmanagement 5/2009 (S. 56) gezeigt hat, ergibt sich tatsächlich eine nicht zu vernachlässigende Ersparnis von 0,33 Liter auf 100 km, vor allem auf die Jahreslaufleistung gerechnet. Werden die Reifen selbst gekauft, können die übrigen Saisonreifensätze beim Fahrzeugwechsel weitergenutzt werden, wenn sie noch nicht so viele Kilometer im Einsatz waren. Übrigens: Steht die Fahrzeugrückgabe oder der Verkauf an und verunstalten Kratzer und Dellen die sonst schmucken Alufelgen, gibt es auch seriöse Anbieter von SmartRepair für Felgen.

Letztlich kann der Fuhrparkmanager nur mittels eigener Ausschreibungen und Verhandlungen mit Reifendienstleistern und Leasinggesellschaften Aufschluss erhalten, wessen Angebot für ihn das preiswerteste ist. Nicht nur die Transparenz über die Reifenpreise, auch der Verwaltungsaufwand sollte bedacht werden. Alle Verträge lassen sich schließlich ändern oder beenden, Erfahrungen werden gesammelt, und die gegebenen Umstände machen sowieso öfter neue Handlungsweisen erforderlich.