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Seit vielen Jahren werden altbekannte Prozesse in neuen Verpackungen als die ultimative WIN-WIN Konstellation angepriesen. Oftmals stellt sich dann aber im operativen Betrieb heraus, dass auch hier nur Altbekanntes mit hübschem Marketingaufwand als die ultimative Lösung verkauft wird.

Schon seit vielen Jahren steht der Fuhrparkmarkt vor der großen Herausforderung, die Werkstattleistungen zur Erbringung von Wartungs- und Verschleißarbeiten einer systematischen Steuerung in Partnerwerkstätten und einem ebensolchen strukturiertem Prüfprozess zu unterziehen. Bislang konnten sich hier keine Lösungen am Markt durchsetzen.

Worum geht es?
Sowohl Fuhrparkhalter als auch Dienstleister die mit der Fuhrparkabwicklung beauftragt sind stehen regelmäßig vor der Herausforderung, dass diese Wartungs- und Verschleißarbeiten gegenüber den ausführenden Werkstätten freigeben müssen, dass heißt dass sie eine verbindliche Kostenübernahmeerklärung abgeben müssen. Oftmals haben Fuhrpark und Dienstleister aber auch spezifische „Werkstatt-Netzwerke“ aufgebaut, in denen Sie Sonderleistungen und Sonderkonditionen erhalten. Diese umfassen neben klassischen Fuhrparkleistungen wie Hol- und Bringservice, Ersatzwagen, Wagenwäschen Außen und Innen, UVV-Prüfungen auch Sonderkonditionen, da die Auftraggeber Ihre Volumen bündeln und somit den den Werkstätten eine kontinuierliche Werkstattauslastung garantieren.

Betrachten wir nunmehr die Vielzahl an Prozessen mit einer ebensolch großen Anzahl an Marktteilnehmern so kommen wir sehr schnell zum Fazit, dass dies nur mit IT-Unterstützung zu stemmen ist. Diverse Anbieter stellen sich derzeit mit Ihren Lösungen am Markt auf und propagieren die „ultimative Lösung“ zur Kosten- und Prozessoptimierung für Leistungen in Vertragswerkstätten aber auch in freien Fachwerkstätten. Hierbei gilt es wie immer im Leben einen genauen Blick auf die Leistungen der potentiellen Partner zu werfen.

Über eine webbasierte Plattform wird es den Marktteilnehmern ermöglicht, den Reparaturfreigabeprozess abzuwickeln. In diesem Fall würde die Werkstatt (mit der im Vorfeld einen entsprechende Leistungs- und Konditionsvereinbarung getroffen wurde) die Reparatur in strukturiertem Format bei dem Auftraggeber (Fuhrpark oder Dienstleister) zur Erteilung einer „Reparaturfreigabe anfragen“. Diese „Anfragedaten“ werden nunmehr mit den individuell zwischen Werkstatt und Auftraggeber abgestimmten Konditionsparametern, den AW-Vorgaben der Automobilhersteller sowie den Original-Ersatzteilpreisen der jeweiligen Ersatzteilhersteller abgeglichen und es wird bei einem 100% den Absprachen gemäßen Reparaturfreigabeantrag eine unmittelbare elektronische Freigabe, gleichbedeutend mit einer Kostenübernahmeerklärung, erzeugt. Bei Abweichungen würde eine individuelle Absprache zwischen Werkstatt und Auftraggeber erfolgen. Die Werkstatt kann somit Ihre Arbeit beginnen und hat eine Sicherheit, dass die abgestimmten Leistungen zu den fest vereinbarten Konditionen auch ohne etwaige Rücksprachen zügig bezahlt werden.

Mit solch einer Prozessmanagementlösung kann nunmehr der Fuhrpark seine Fahrzeuge in gezielte Partnerwerkstätten steuern, mit denen er Sonderleistungen & Konditionen vereinbart hat. Ebenfalls kann er über die webbasierte Prozessmanagementlösung eines unabhängigen Dienstleisters die Sicherheit erlangen, dass seine Rechnungen inhaltlich und rechnerisch den Originalvorgaben der Automobilhersteller sowie der Ersatzteilproduzenten entsprechen. Er ist somit in der glücklichen Lage seine direkten und indirekten Kosten zu senken. Somit haben wir bereits einen GeWINner dieser neuen Dienstleistungsinnovation.

Evolutionäre Marktentwicklungen sind nicht aufzuhalten, von daher sichern sich sowohl Markenwerkstätten als auch freie Fachwerkstätten mit solchen Prozessmanagementlösungen und den dazugehörigen Leistungs- und Konditionsvereinbarungen Kunden und somit Werkstattauslastung. Die Werkstätten verschlanken signifikant ihre administrativen Prozesse, reduzieren erheblich die Rechnungsreklamationen und am verfügen über eine Leistungsgrundlage mit Ihren Kunden eine schnelle Zahlung der Rechnung zu vereinbaren. Die Profiteure solch eines innovativen Ansatzes werden jene Unternehmen sein, die frühzeitig eine Prozessmanagementlösung als eine echte WIN-WIN-Konstellation etablieren.

Oliver Rehbeil,
Geschäftsführer fleet-network