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Die FleetCompany GmbH in Oberhaching bei München feiert als Fuhrparkmanagement- Dienstleister in diesem Jahr das zehnjährige Jubiläum. Inzwischen werden dort mit 45 Mitarbeitern 150 Konzernkunden intensiv betreut, die insgesamt derzeit rund 35.000 Fahrzeuge einsetzen. Das Erfolgsrezept des Unternehmens liegt im Dienstleistungskonzept. „Aktuell besteht eine hohe Nachfrage nach Fuhrpark-Konzepten, mit denen der Kunde gerade auch in Zeiten eines starken Marktumbruchs und steigenden Kosten noch mehr Flexibilität generieren kann“, erläutert Thilo v. Ulmenstein, Geschäftsführer der FleetCompany. „Es kommt jetzt sicher auch auf die Intelligenz an, sich am Markt neu zu orientieren und den Fuhrpark an den veränderten Gegebenheiten auszurichten.“ Und Geschäftsführer Roland Vogt pflichtet bei: „Wir spüren bereits sehr positiv, dass Unternehmen uns ansprechen, um mit unserer Unterstützung eine höhere Flexibilität bei dauerhafter Sicherung marktgerechter Konditionen zu erreichen.“

Das Kerngeschäft der FleetCompany ist die Unterstützung und Beratung von Unternehmen mit Firmenwagenflotten im Rahmen eines effizienten Fuhrparkkostenmanagements. Die FleetCompany gestaltet sowohl Fuhrparkmanagement-Konzepte unabhängig von Fahrzeugart (PKW, Nutzfahrzeuge und Sonderfahrzeuge) und Finanzierungsart (Kauf und/ oder Leasing), als auch die kundenindividuelle Fuhrparkberatung. Im Kundenstamm befinden sich Flotten ab 10 Fahrzeugen bis rund 3.000 Fahrzeugen. „Schon bei Flotten ab 30 Fahrzeugen kann das Fuhrparkmanagement im jeweiligen Unternehmen kaum noch nebenher geleistet werden“, weiß Tanja Ross, Teamleiterin Fuhrparkberatung /KeyAccount Management in Oberhaching. „Wir bieten neben den operativen Vorteilen eines professionellen Fuhrparkmanagements Unterstützung und Beratung bei der strategischen Entwicklung und Steuerung der Firmenwagenflotte.

Unsere Kunden profitieren dabei von unseren Erfahrungen und unserer Marktkenntnis. Wir erleben immer wieder, dass sogar bei mittelständischen Fuhrparks mit Excel- Listen gearbeitet wird und dadurch die Komplexität des Fuhrparks kaum mehr zu bewältigen ist.“

„Wir bereiten alle Anforderungen bis zur Entscheidungsgrundlage auf“
Die Abteilung Fuhrparkberatung ist die Schnittstelle zum Markt, die zunächst einmal mit dem Kunden gemeinsam analysiert, welche Fuhrparkmanagement- Aufgaben die FleetCompany übernimmt und was er weiterhin im eigenen Haus abbilden wird. FleetCompany nimmt als Dienstleister die Kundeninteressen beispielsweise gegenüber Fahrzeugherstellern, Leasinggebern, Mineralölgesellschaften, Werkstätten, Reifenlieferanten, Behörden und im Hinblick auf Versicherungsfragen wahr. „Wir verfügen über die Fachkompetenz und das politische Know how,“ so Tanja Ross weiter, „sowie über die notwendigen, permanent in unserem Hause weiterentwickelten IT-Lösungen und die hochqualifizierten Mitarbeiter, um für den Kunden alle Fuhrparkmanagementanforderungen bis zur Entscheidungsgrundlage aufzubereiten.“ Wesentlich findet die Fuhrparkberatung in den Bereichen Fuhrpark- und Kosten-Analysen, Entwicklung oder Überarbeitung von Firmenwagenregelungen, fortlaufende Prozess-Optimierung sowie Umsetzung von Gehaltsumwandlungsmodellen statt.

Ein spezielles Beratungs-Produkt ist die Durchführung von Ausschreibungen für Leasing- Kunden. Grundsätzlich spricht die Fleet- Company hier Empfehlungen aufgrund von Benchmark-Studien aus. Dabei wird zunächst gemeinsam mit dem Kunden festgelegt, welche Anforderungen an die zukünftigen Leasingpartner gestellt werden, aber auch, welche für den betreffenden Fuhrpark gerade notwendig und sinnvoll sind. „Natürlich kann eine Ausschreibung auf 15 DIN A4-Seiten oder mehr verfasst werden“, verdeutlicht Tanja Ross. „In Einzelfällen stellt sich dann aber doch die Frage, ob tatsächlich alle Antworten vonnöten wären und nicht allein durch den Umfang der Ausschreibung die Auswertung unnötig erschwert würde.“

Bei der FleetCompany wird die stetige Weiterentwicklung der internen Software und aller IT-Lösungen für den Kunden eigenständig in Oberhaching geleistet. So sind beispielsweise die Abrechnungsschnittstellen nach der Maßgabe konzipiert, den Kunden mit so wenig Buchungsvorgängen wie möglich zu belasten. Dabei wird die vorhandene Buchhaltungsschnittstelle des Kunden genutzt, so dass die Rechnungsdaten elektronisch importiert und verbucht werden können.
Brandaktuell befindet sich gerade das modernisierte Reportingsystem „FleetOnlineReporter“ in einer Pilot-Phase mit Testkunden. Im Einzelnen können tagesaktuelle Daten flexibel nach Themenbereichen ausgewertet werden, wie z.B. Kraftstoff- und Reparaturkosten, CO2-Ausstoss, Verbrauchsabweichungen, Kilometerkosten. „Mit dem ‚FleetOnline- Reporter’ liefern wir alle erdenklichen Daten tagesaktuell und dies auf Wunsch mehrsprachig“, fasst IT-Teamleiter Michael Reit zusammen. „Eine sehr wichtige Vorgabe bei der Entwicklung war, mit einfacher Bedienbarkeit schnell komplexe und aussagekräftige Auswertungen zu erhalten. Darüber hinaus kann der Kunde eigene Auswertungsreports definieren.“

„Augenmerk auf die Berechnungsmethodik bei Rückgabeschäden“
In der Abteilung „Fuhrparkmanagement“ werden die Kunden professionell auf Dauer an die Hand genommen. Abseits kleiner Lagebesprechungen übers Jahr, die zum Tagesgeschäft der Kundenbetreuer gehören, findet einmal jährlich das sogenannte „Reviewmeeting“ beim Kunden statt, wo die FleetCompany umfangreiche Auswertungen zum Fuhrparkbtrieb zur Ver fügungstellt. Diese umfassen Informationen zur Bestandsentwicklung, zum umsatzvolumen gegen über Lieferaten, Hauptkostent reibern, der Entwicklung der Leasing-Nebenkosten im Hinblick auf Auslieferungen oder ein Benchmark darüber, wo er sich mit seinen vereinbarten Leasing-Faktoren gegenüber einer vergleichbaren Flotte des FleetCompany- Kundenstamms bewegt. „Hierbei teilen wir ihm auch mit,“ ergänzt Sigrid Reschke, Teamleiterin Fuhrparkmanagement bei der FleetCompany, „wie sich die Leasinggeber bei Rücknahme verhalten haben. Ein besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Berechnungsmethodik der Leasingrücknahmeschäden.“

Ein weiterer Bestandteil ist das Zahlenmaterial zum Kraftstoffbereich, beispielsweise Verbrauchsabweichungen zu den Herstellerangaben in Prozent, aber auch Einsparungen aus Kraftstoff-Nachlässen. Der Kunde erhält auch eine Übersicht zum CO2-Ausstoss der aktuellen Fahrzeugflotte.
Die detaillierten Auswertungen werden zusätzlich als Gesamtübersicht in der „Flottenkostenampel“ dargestellt und auf Basis der Km-Kosten dem Vorjahreszeitraum gegenüber gestellt. Veränderungen werden so auf einen Blick deutlich und jede Kostenart kann einer genauen Analyse unterzogen werden. „Eines der größ ten Probleme ist, dass in den meisten Unternehmen keine detaillierte Verbuchung der Kosten vorgenommen wird, weshalb nicht gezielt auf Kostensteigerungen reagiert werden kann“, führt Sigrid Reschke aus. „Schließlich unterbreiten wir auf Basis aller unserer Informationen dem Kunden auf seinen Fuhrpark zugeschnittene Handlungsempfehlungen, wie Prozessoptimierungen, Einsparmöglichkeiten, aber auch Anpassungen der Car Policy.“

Ein Teil der Basisdaten für die Statistiken wird auch in der Abteilung „Technischer Service/ Schadenmanagement“ gewonnen, die wesentlich für die Kunden die konkrete Rechnungsprüfung vornimmt. Die Dienstwagennutzer des Flottenbetreibers erhalten von der FleetCompany eine Servicekarte, die sie im Falle von Wartungs- und Reparaturarbeiten, im Pannenfall oder nach Unfällen beim jeweiligen Vertragspartner oder beim Abschleppdienst vorlegen können. Dadurch haben die Nutzer die Möglichkeit bargeldlos in den Erhalt von Dienstleistungen zu kommen. Für die Rechnungsprüfung liegen von allen Fahrzeugherstellern die technischen Leitfäden und Arbeitswerte für alle Reparatur- und Wartungsarbeiten vor. Ein weitrer Baustein der Rechnungskontrolle ist die technische Fahrzeughistorie im System der Fleet- Company. „Unsere Mitarbeiter sind ausgesprochene Fachkräfte aus der Kfz- Branche“, betont Team leiter Bernhard Dietl, „denen können Werkstätten kein X für ein U vormachen. Die Flottenbetreiber können in aller Regel die nicht unerheblichen Einsparpotenziale in Werkstatt-Rechnungen gar nicht erkennen. Unsere Rechnungsprüfung erschließt erhebliche Einsparpotenziale.“

„Wir haben auch schon Einspar-Quoten von 35 Prozent erzielt“
Das Schadenmanagement beinhaltet wie der Technikbereich eine Hotline, die 24-stündige Erreichbarkeit garantiert. Die Organisation von Abschleppdienst und Ersatzwagen ist somit rund um die Uhr gegeben. Die Beauftragung von qualifizierten Sachverständigen und die Nutzung des FleetCompany Partner- Werkstattnetzes für hervorragende und kostengünstige Reparaturen ist ein zusätzlicher Gewinn für Fleetcompany-Nutzer. Alle Werkstattpartner sind zertifiziert. Letztlich rechnet die FleetCompany mit den Versicherern ab. „Auch hier zieht unser qualifiziertes Personal immer wieder alle Register des Könnens“, beschreibt Dietl die Arbeitsvorgänge. „Wenn beispielsweise eine Schutzbriefleistung besteht, nutzen wir das selbstverständlich, um Abschlepp- und Mietwagenkosten so gering wie möglich zu halten. Wir haben hier auch schon Einspar-Quoten von 35 Prozent erzielt, was dem Kunden dann auch deutlich günstigere Versicherungsprämien generierte.“

Das Produktportfolio und das Dienstleistungsprogramm der FleetCompany wird stetig um fuhrparkrelevante Module bereichert. So wurde beispielsweise durch eine Partnerschaft mit der TÜV Card Service GmbH die Dienstleistung „Elektronischer Führerschein-Check“ entwickelt, bei dem der Firmenwagenfahrer per Post, E-Mail oder SMS in festgelegten Intervallen die Mitteilung erhält, seinen Führerschein an einem Terminal registrieren zu lassen. Der Fuhrparkleiter wiederum erhält im Rahmen monatlicher Reportings eine Aufstellung aller durchgeführten Registrierungen. Falls erforderlich, können zusätzliche Führerschein- Checks auch außer der Reihe durchgeführt und dokumentiert werden. „Der entscheidende Vorteil unseres Systems im Vergleich zu anderen ist,“ erläutert Roland Vogt, „dass eine sehr hohe Missbrauchsicherung vorhanden ist. Das genutzte ,Trust Track Siegel‘ ist hauchdünn und wird bei dem Versuch des Ablösens sofort zerstört. Die Terminal wurden zudem mit einer Auslesemöglichkeit für Fahrerkarten und Unternehmenskarten versehen, so dass auch mit geringem Aufwand den Verpflichtungen für Fahrzeuge jenseits der 3,5 Tonnen nachgekommen werden kann. Diese Geräte stehen neben ausgewählten TÜV Stationen auch bundesweit an 330 Euromaster- Stationen, die beispielsweise zweimal im Jahr wegen des Reifenwechsels angefahren werden. Bei diesen Gelegenheiten kann dann auch die Führerscheinkontrolle oder Fahrerkartenauslesung bundesweit erfolgen.“

„Dienstleistungen so konzipiert, dass sie eine sinnvolle Ergänzung darstellen“
Das Engagement der FleetCompany findet sich auch im GreenFleet®-Modul wieder. Seit 2006 bietet FleetCompany aufsetzend auf Fahrertrainings des ADAC oder des TÜV SÜD ein nachhaltiges Firmenwagenfahrer-Motivationssystem an, welches sicherstellt, dass die erlernten Fähigkeiten der Fahrer im Laufe der Zeit nicht verblassen sondern weiter ausgebaut werden. Zusätzlich sieht das System GreenFleet® auch vor, dass aus den erzielten Einsparungen neben der Amortisation der Schulungsinvestitionen, der Erfolgsbeteiligung für die Mitarbeiter, der Kosteneinsparung für das Unternehmen auch noch die Möglichkeit besteht, das Fahrzeug unter Einsatz von zertifizierten VER-Projekten CO2-neutral zu stellen. Das Dienstleistungsmodul ist für den Kunden ohne Mehraufwand im eigenen Unternehmen umsetzbar, da FleetCompany beisielsweise das monatliche individuelle Fahrer-Reporting oder die jährliche Bonusberechnung elektronisch aus dem ITSystem erstellt. Ein TÜV SÜD Zertifikat kann die eingesparten Mengen bis hin zur CO2-Neutralität auch nach außen hin dokumentieren. Erstmals konnte im vergangenen Dezember gemeinsam mit dem TÜV SÜD auch ein Green- Fleet® Award für herausragendes Engagement in diesem Bereich verliehen werden. Die Bewerbungen für den diesjährigen Award können bereits wieder eingereicht werden.

Vor zehn Jahren ist die FleetCompany GmbH als Gemeinschaftsunternehmen der GE Auto Service Leasing GmbH und der TÜV SÜD Auto Service GmbH ins Leben gerufen worden. Welche Bilanz kann nach zehn Jahren FleetCompany gezogen werden? „Ein wichtiger Baustein unseres Erfolgs liegt in der Tatsache, dass wir nicht als ,Outsourcing-Unternehmen‘ agieren,“ stellt Thilo v. Ulmenstein fest. „Die Dienstleistungen der FleetCompany sind so konzipiert, dass sie für jedes Fuhrpark-Konzept eines Unternehmens eine sinnvolle Ergänzung darstellen, gleichgültig ob eine interne Fuhrparkabteilung oder ein einzelner Flotten-Koordinator vorhanden ist. In diesem Sinne blicken wir gerade auch wieder auf ein sehr erfolgreiches Jahr 2008 mit einer Steigerungsrate der Neukunden von 12 Prozent zurück.“
„Und die sieben Gründungs-Mitarbeiter von 1999“, unterstreicht Roland Vogt die Konstanz des Personalstamms, „sind heute noch im Haus. Ansonsten befinden wir uns bei unseren Vorlaufzeiten gedanklich bereits mittendrin im elften Jahr.“