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Die Verweildauer eines Autos in Flotten beschränkt sich in der Regel auf drei bis vier Jahre. Flankiert wird dieser Zeitraum von der Ein- und Aussteuerung in den Fuhrpark, inklusive aller damit verbundenen Formalitäten. Lassen sich diese bei kleineren Firmen noch ohne fremdes Zutun erledigen, greifen die Betreiber größerer oder dezentral aufgestellter Flotten gerne auf die Hilfe der Leasinggesellschaft und / oder spezialisierter Logistikunternehmen zurück. Das beginnt bei der Bestellung der Autos, geht über deren Anlieferung, bis hin zur Abmeldung und dem Rücktransport.

Hat sich der Fuhrparkentscheider erst einmal für ein oder mehrere Modelle entschieden und sie über die Leasinggesellschaft geordert, schlägt die Stunde der Logistiker. Zunächst überwachen sie die rechtzeitige Anlieferung und haken nach, falls es zu Terminschwierigkeiten kommen sollte. Gerade im Flottenbereich ein nicht zu unterschätzender Service, können doch verspätet ausgelieferte Pkw mit erheblichem Mehraufwand verbunden sein. Ist die Bestellung dann beim Händler angekommen, gilt es eine Reihe von Formalitäten zu erledigen, wie zum Beispiel das Organisieren der Zulassungspapiere und deren Verteilung auf die Fahrzeugnutzer, die Verbringung an die Einsatzstandorte und das Reklamieren eventueller Transportschäden. Auch eine Einweisung des zukünftigen Fahrers für „sein“ Dienstfahrzeug wird oft von den überbringenden Firmen erledigt und muss aus sicherheitstechnischen Gründen auch in Anspruch genommen werden. Viele Dienstleister, wie beispielsweise der DAD, bieten im Rahmen der Einsteuerungen zudem an, alle fahrzeugspezifischen Informationen und auch Fotos des Pkw elektronisch zu erfassen, um sie per Internet abrufbar zu machen. Durch die Fotos lässt sich der Zustand des Wagens bei der Einsteuerung dokumentieren und mit seinem späteren Zustand vergleichen.

Hat ein Firmenwagen seinen ersten Lebenszyklus beendet, erfolgt die nicht weniger komplexe Aussteuerung. Bei geleasten Fahrzeugen bieten die Logistiker die Vermittlung eines Gutachters für die Erstellung des Restwertgutachtens an, und auch bei gekauften Pkw hilft ein Gutachten oder zumindest eine Zustandsbeschreibung beim Wiederverkauf. Zudem kann der temporäre Besitzer des Gefährts mit solch einem Papier dokumentieren, in welchem Zustand es seinen Grund und Boden verlassen hat, um so späteren Regressansprüchen begegnen zu können. Nach Vertragsende ist es wichtig für eine zügige Rückgabe und Abmeldung zu sorgen, denn andernfalls fallen Steuern und Versicherungskosten für ein nicht mehr genutztes Fahrzeug an. Außerdem beansprucht der Wagen dann keine Kapazitäten mehr für einen Stellplatz und dessen Überwachung. Die meisten Dienstleister bieten deshalb an, ein ausgesteuertes Fahrzeug bis zur endgültigen Übergabe an die Leasinggesellschaft oder den neuen Besitzer auf ihrem Firmengelände sicher zwischenzulagern. Nicht zu vernachlässigen ist auch der juristische Aspekt, schließlich endet die Halterhaftung erst mit der Abmeldung des Vehikels. Allein schon aus diesem Grund ist, bei aller gebührenden Sorgfalt, Eile geboten.

In der Regel sind mit all diesen Vorgängen viele verschiedene Stellen befasst, die alle separat Protokolle und Bestätigungen anfertigen, um ihre Tätigkeit zu dokumentieren. Es sammelt sich also im Laufe der Zeit ein Berg an Schriftstücken an, den die Logistiker auf Wunsch verwalten und über das Internet einsehbar machen. Generell können sie auch alle anderen Aktivitäten rund um das Thema Ein- beziehungsweise Aussteuerung übernehmen, ihre Servicedienstleistungen lassen sich entweder einzeln oder im „Rundum-Sorglos“-Paket buchen. So kann der Fuhrparkbetreiber oder die Leasinggesellschaft nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen, denn bei einer professionellen Betreuung werden diese Prozesse effizienter erledigt, als wenn sie nur als „lästiges Beiwerk“ einem Fuhrpark- Mitarbeiter aufgebürdet werden. Wichtig ist die Überlegung, welchen Teil man outsourcen will, und welchen man lieber aus Kosten- oder firmenpolitischen Gründen betriebsintern handhabt. Laut DAD sind hier Einsparungen bis zu 30 Prozent möglich.

In der untenstehenden Tabelle sind einige Logistikdienstleister mit einer Auswahl ihrer Services aufgeführt. Es wurden nur solche Angebote mit in die Tabelle aufgenommen, die auch unmittelbar dem Bereich Ein- / Aussteuerung zuzuordnen sind, obwohl viele der aufgeführten Unternehmen auch darüber hinaus weitere Dienstleistungen anbieten. Fast alle offerieren über eine Internetseite und einen gesicherten Kunden-Login spezielle Tools, mit denen ein Kunde den Status seiner Aufträge und / oder die Fahrzeugdaten einsehen kann. Diese wurden nicht aufgeführt, da sie kein Alleinstellungsmerkmal darstellen.

Wenn so mancher Fuhrparkverantwortliche angesichts des umständlichen Prozederes einer Ein- beziehungsweise Aussteuerung die Hände über dem Kopf zusammenschlägt, dann sei er an den Roy Black-Schlager aus den 60igern erinnert: „Du bist nicht allein“. Es stehen Dienstleister zur Verfügung, die ihm die Arbeit ganz oder teilweise abnehmen können.