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Wer auch privat einen Dienstwagen fahren darf, muss den dadurch von seiner Firma gewährten geldwerten Vorteil versteuern. Grundsätzlich gilt dafür die Ein-Prozent-Regelung: Jeden Monat muss der Arbeitnehmer pauschal 1 Prozent des Listenneupreises versteuern zuzüglich 0,03 Prozent für die Wege-Kilometer Wohnung – Arbeitsstätte. Hinzu kommen Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dem kann er entgehen, indem er das Verhältnis der privaten Fahrten zu den übrigen mittels eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches nachweist. Für den Steuerpflichtigen ist das häufig die günstigere, jedoch aufwändigere Variante. Wenn Außendienstmitarbeiter Beginn und Ende ihrer Dienstfahrten an den Ort ihrer Wohnung anstatt an den des Arbeitsplatzes legen, um damit Fahrtzeiten zu sparen und die Nettoarbeitszeiten zu erhöhen, fällt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn an. Vorausgesetzt, dass das Fahrzeug belegbar nicht für Privatfahrten genutzt wird.

Diese durch zahlreiche höchstrichterliche Urteile geprägten Aussagen beschreiben zum Einem das Dilemma und zum Anderen die Möglichkeiten, die sich durch die Dienstwagenüberlassung ergeben. Am einfachsten und bequemsten in vielen Fällen, insbesondere in nahezu allen Fällen des Außendienstes, ist die Ein-Prozent-Regel – aber dies ist auch die teuerste Variante. Für viele ist nicht nur zur Steuerreduzierung, sondern auch zum Nachweis der ausschließlich betrieblichen Nutzung das Führen eines Fahrtenbuches zwingend notwendig. Aber darüber, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen hat, gibt es oft Streit mit dem Finanzamt, denn im Gesetz steht nicht, wie ein derartiges Buch zu führen ist. Das hat zur Folge, dass das Finanzamt bei einer Prüfung das Fahrtenbuch nicht anerkennt und der dann unterstellte geldwerte Vorteil nach der Ein-Prozent-Regel zu versteuern ist. Insofern werden Fahrtenbücher und das Ausfüllen von Unternehmen und Mitarbeitern gehasst. Auch, weil Lohnsteueraußenprüfer bei ihren Prüfungen regelmäßig aufdecken, dass die Eintragungen im Fahrtenbuch nicht mit der betrieblichen Fahrpraxis übereinstimmen.

Kriterien der Fahrtenbuchführung?
Dazu muss zunächst der Kriterienkatalog der steuerlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch klar sein. Neben lückenlosen Einträgen ist eine Unterscheidung nach dienstlicher und privater Nutzung zwingend. Das Fahrtenbuch muss manipulationssicher sein – daher auch keine Excel-Tabelle – und es muss vor allem zeitnah geführt werden. Einmal im Jahr reicht nicht.

Wie sieht die Wirklichkeit aus?
Da Beginn und Ende jeder Fahrt verzeichnet sein müssen – Pausen können hierbei als Fahrtbestandteil angesehen werden – ist es für Außendienstmitarbeiter bereits nach wenigen Tagen nicht mehr möglich, sich an jede einzelne Fahrt zu erinnern und diese in der korrekten Reihenfolge mit den jeweils korrekten Kilometerständen im Fahrtenbuch zu erfassen. Das nutzen Prüfer aus, indem sie sich im Rahmen des elektronischen Steuerprüfverfahrens aus der Buchhaltung Belege wie Reparaturrechnungen oder Tankabrechnungen herunterladen und die dort verzeichneten Kilometerstände mit den Eintragungen im Fahrtenbuch vergleichen. Dies führt dazu, dass rund 90 Prozent aller Fahrtenbücher vom Fiskus abgelehnt werden. In Großunternehmen bedeutet dies bei einer Flotte von 500 Fahrzeugen nicht abgeführte Lohnsteuer für die dann unterstellte private Nutzung von über einer Million Euro im Jahr. Hinzu kommen Nachzahlungen an die Sozialversicherungen, da in der Regel viele Mitarbeiter unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegen. Die Konsequenzen münden zunehmend in Steuerfahndungsverfahren, wenn die Behörden von Vorsatz ausgehen.

Die Lösung für dieses Dilemma ist die Automatisierung der Fahrtenbucheintragungen durch GPS-gestützte Systeme. Idealerweise verfügen sie über eine Verbindung zur Fahrzeugelektronik, um die echten Kilometerstände ohne Rechenoperationen ermitteln zu können. Die moderne Webtechnik macht darüber hinaus die Installation von zu wartenden EDV-Programmen überflüssig, da man sich seine Fahrtdaten und sein Fahrtenbuch von jedem internetfähigen PC der Welt aus ansehen und ergänzen kann.

Big Brother… ?
Regelmäßig tauchen am Anfang von Einführungsprojekten Abwehrreflexe auf, da – im redlichen Fall – auch Manager argumentieren, sie wollen doch ihre Mitarbeiter nicht permanent überwachen – und – um die Manipulationsmöglichkeit zu erhalten – die vermeintlich bequeme Art, die verdeckte Privatnutzung auf die dienstliche Nutzung zu verteilen, am herkömmlichen Papierfahrtenbuch festgehalten werden soll. Ausgereifte Systeme ermöglichen den Fahrern, Teilfahrten zu einer Fahrt zusammen zu fassen, da Eintragungen nur den Anfang und das Ende einer Fahrt dokumentieren müssen. Mehrere Pausen auf einer längeren Dienstfahrt müssen nicht erfasst beziehungsweise dargestellt werden. Dem Fiskus ist auch die Länge einer Fahrt nicht wichtig. Umwege könnten allerdings auffällig sein. Hier könnte bei einer entsprechenden Ausdehnung möglicherweise eine private Abzweigung unterstellt werden. Moderne Systeme sind ebenfalls in der Lage, die Privatnutzung so darzustellen, dass keine Rückschlüsse auf Details wie Zeiten und Ortsangaben möglich sind. Das lästige manuelle Ausfüllen der Fahrtenbücher entfällt, ebenfalls der komplette Prozess der Beschaffung, Aushändigung, des Einsammelns und Aufbewahrens der Fahrtenbücher und damit zusammenhängende Buchungsvorgänge. Zusätzlich entfällt die notwendige Prüfung und Kontrolle aller Fahrtenbucheintragungen, da moderne Systeme Plausibilitätschecks durchführen. Lediglich der Zweck der geschäftlichen Fahrt muss noch anschließend ergänzt werden. Auch diese manuellen Eingaben können von intelligenten Systemen in einem Dialog zwischen elektronischem Fahrtenbuch und Auftragssteuerung mit sehr hohem Automatisierungsgrad entfallen.

Mehr Kosten als Nutzen?
Wahrscheinlich liegt bereits ohne die Eliminierung des Steuerrisikos der Nutzen eines derartigen elektronischen Fahrtenbuchsystems deutlich über den Kosten für Anschaffung und Betrieb. Hier lohnt eine Betrachtung der mit dem Führen von Fahrtenbüchern verbundenen Prozesskosten. Alleine die Aufbewahrung von 500 Fahrtenbüchern könnte das Anmieten einer Hochregalreihe notwendig machen, aus dem sich ein Lohnsteueraußenprüfer dann lediglich eine kleine Stichprobe vorlegen lässt. Immerhin dürften einige Tausend Exemplare in jedem Prüfungszeitraum beschrieben werden. Entscheidender sind allerdings die über das Führen eines Fahrtenbuches hinaus mit einem derartigen System verbundenen Möglichkeiten. Wie erwähnt ist alleine das zur Verfügung Stellen eines Dienstwagens lohnsteuerpflichtig, wenn nicht zweifelsfrei die ausschließliche dienstliche Nutzung belegt werden kann. Insoweit ist es unverständlich, wenn bei erlaubter Privatnutzung Mitarbeiter die 1-prozentige Pauschalversteuerung akzeptieren, auch in Fällen, in denen die dienstliche Nutzung eindeutig überwiegt. Dies gilt insbesondere für den kaufmännischen Außendienstmitarbeiter. Ganz besonders problematisch wird es in den unzähligen Fällen der Servicetechniker, die das Auto in der Regel nur zum dienstlichen Gebrauch überlassen bekommen. Sie sind allerdings nicht bereit, die 1-prozentige Pauschalversteuerung zu akzeptieren, da hier sehr schnell Steuerbelastungen von 2.000 bis 3.000 Euro im Jahr zu Buche schlagen.

Betriebliches CarSharing
Die Lösung liegt in einer modernen Car Policy in Verbindung mit einer zeitgemäßen Personalpolitik. Wenn schon die betriebliche Nutzung mit Hilfe eines elektronischen Fahrtenbuches zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, so kann die private Nutzung auf gleiche Weise zweifelsfrei ermittelt werden. Hierbei ergibt sich auch ein betriebswirtschaftlicher Vorteil für das Unternehmen. Wenn die Privatnutzung offiziell gestattet wird, sinkt relativ der Kostenanteil für die dienstliche Nutzung. Dies führt im Umkehrschluss dazu, dass der privat gefahrene Kilometer dem Mitarbeiter zu sehr attraktiven Konditionen in Rechnung gestellt werden kann. Moderne Systeme haben hierzu Schnittstellen, die die Daten in die Gehaltsabrechnung übertragen.

Vollkasko kann entfallen
Ein erstaunlicher Vorteil stellt sich zudem ein. Sobald man für etwas bezahlen muss, steigt die Wertschätzung. Das führt zu einer höheren emotionalen Bindung, zu einem pfleglicheren Umgang mit dem anvertrauten Firmenfahrzeug und damit zwangsläufig zu einer Reduzierung der Schadenquote. Wer immer noch kein Mittel gefunden hat, die Notwendigkeit eine Vollkaskoversicherung zu prüfen, kann diese Frage in dem beschriebenen Zusammenhang prüfen. Teure und oft nach kurzer Zeit wieder verpuffte Fahrertrainings werden dann entbehrlich.