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Die SMS group ist ein Zusammenschluss von internationalen, führenden Unternehmen des Anlagen- und Maschinenbaus zur industriellen Verarbeitung von Stahl, Aluminium und NE-Metallen. Sie gliedert sich in die Unternehmensbereiche SMS Demag und SMS Meer, die beide integrierte Lösungen für metallurgische Prozesstechnik, Gieß- und Walztechnik sowie weitere Umformungs- und Veredelungsverfahren anbieten. 2008 beispielsweise errichtete die SMS group unter anderem auch wieder für Thyssen Krupp ein großes Walzwerk in den USA, 2007 wurde mit rund 7.600 Mitarbeitern ein Jahresumsatz von nahezu drei Milliarden Euro erwirtschaftet. Für die strategische Planung, Führung und Kontrolle der SMS group ist die geschäftsführende Holding SMS GmbH mit Sitz in Düsseldorf verantwortlich. Innerhalb des Unternehmensbereiches SMS Demag wird auch das Fuhrparkgeschehen organisiert. Hier ist in Kooperation mit der DB Rent GmbH in Frankfurt/Main inzwischen auch ein Gehaltsumwandlungsmodell für die Mitarbeiter der sogenannten ersten und zweiten Berichtsebenen eingerichtet worden.

Zur angemessenen Gesamtbeurteilung dieser Konstruktion sei an dieser Stelle darauf verwiesen, dass Gehaltsumwandlungsmodelle bei weitem noch nicht von allen Fuhrparkmanagement- Dienstleistern angeboten werden. Im Vergleich zu anderen Dienstleistungen entbehren sie in der Abwicklung nicht einer gewissen Komplexität. Die von den engagierten Anbietern propagierte Win-win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erschließt sich aber, wenn Dienstleister und Interessent im Zuge der Beratungsgespräche im Vorfeld und während der Einführung dieses Modells alle an der Umsetzung Beteiligten per Start „mit ins Boot nehmen“ und im interessierten Unternehmen einige Voraussetzungen für die Umsetzung schaffen.

„Auch bei der SMS Demag“, berichtet Peter Langner, Leiter Fachbereich Personalwesen in Düsseldorf, „ist lange vor meiner Zeit das Gehaltsumwandlungsmodell schon einmal geprüft und abschlägig beschieden worden.“ Es bestanden aber sehr gute, regelmäßige Kontakte zur DB Rent GmbH, die bereits für diverse herkömmliche Leasingmodelle bei den SMS-Tochterunternehmen und für die Abwicklung des Mietwagengeschäfts innerhalb dieses Konzerns Vertrags- und Ansprechpartner war. „In einem Beratungsgespräch“, erinnert sich Jörg Thomassek, als Regionalleiter Mitte Vertrieb bei der DB Rent GmbH ständiger Betreuer des Kunden, „habe ich das Thema Gehaltsumwandlungsmodell noch einmal beiläufig angeschnitten und die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer skizziert. Herr Langner zeigte sich sehr interessiert.“

Peter Langner wiederum wusste seine Geschäftsleitung im Rücken, die in Düsseldorf schon traditionell allem aufgeschlossen gegenüber steht, was für die Mitarbeiter im Sinne sogenannter „Cafeteria“-Modelle in das Bruttogehalt übernommen werden kann. Die entsprechende Anforderung des Vorsitzenden der Geschäftsführung, Dr. Heinrich Weiss, beinhaltet unter anderem allerdings die Bedingung, dass diese Modelle für das Unternehmen „kostenneutral“ ausfallen müssen. Auf jeden Fall liegt damit aber auch in Düsseldorf eine wesentliche Voraussetzung für die Prüfung eines solchen Vorhabens und die Möglichkeit der Umsetzung Firmenwagen über Gehaltsumwandlung vor – das grundsätzliche „Go“ von oben.

Peter Langner und Jörg Thomassek starteten bei SMS mit ersten Vorschlägen an die Steuerabteilung des Unternehmens, stellten anhand von Beispielrechnungen umfassend dar, wie es funktionieren könnte. Eine ebenfalls frühe Grundsatzentscheidung in diesem Zusammenhang war, die zuständige Finanzbehörde per Start zu involvieren. „Das ist ein ganz wichtiger Schritt“, weiß Jörg Thomassek aus Erfahrung. „In diesem Fall hat sich die Steuerbehörde von vornherein intensiv mit der Thematik auseinandersetzen können, wir haben seitens DB Rent bei der Anhörung unterstützt. Die Beamten konnten hier viele interessierte und interessante Fragen stellen. Wenn die Finanzbehörde bereits im Vorfeld eingeschaltet ist, führt das auch auf dieser Seite zu positiven Reaktionen. Nach den Erörterungen konnten wir alle das vorläufige Fazit ziehen: Die Umsetzung des Gehaltsumwandlungsmodells bei der SMS fällt gar nicht so schwierig aus.“

Anschließend entwickelte Personalchef Peter Langner die Richtlinien für die Umsetzung und informierte alle Berechtigten im Unternehmen, das waren zunächst rund 120 Mitarbeiter der zweiten Berichtsebene wie beispielsweise Fachbereichsleiter oder Projekt-Direktoren. „Das Modell lag zunächst einmal grundsätzlich auch gut im Vergleich zu unseren Mietwagenkosten, so haben wir Probeläufe gestartet“, berichtet Langner. „Ich habe in jedem einzelnen Fall vorgerechnet, was nach Abzug der Full Service- Leasingrate für den Firmenwagen vom Gehalt verbleibt.“

Die Idee sei mit stetig wachsender Begeisterung aufgenommen worden. „Bei jeder positiven Entscheidung eines Mitarbeiters haben wir unsererseits kostenlos für ihn eine Tankkarte dazu gelegt“, so Langner weiter. „Das hat hier hernach auch eine gewisse Eigendynamik entwickelt, das Gehaltsumwandlungsmodell sprach sich herum. Inzwischen laufen in unserem Unternehmen über 80 Fahrzeuge nach diesem Modell.“ Es sei ein wichtiger Punkt in der Verwirklichung gewesen, dass die Fahrzeuge bei DB Rent im Full Service-Leasing laufen. „Wir wollten unbedingt erreichen,“ motiviert Langner, „dass die Fuhrparkverwaltung in unserem Hause so weit wie möglich entlastet würde. Die Dienstwagenfahrer sollten in die Lage versetzt sein, den Betrieb ihres Fahrzeugs weitestgehend mit Unterstützung durch DB Rent selbst abzuwickeln.“

Im DB Rent-Konfigurator können sich die Mitarbeiter des Unternehmens im Rahmen einiger grundsätzlicher SMS-Vorgaben für die Modellauswahl das entsprechende, gewünschte Fahrzeug zusammenstellen. Für die erste Berichtsebene sind Fahrzeuge der Oberen Mittelklasse erlaubt, der zweiten Berichtsebene steht die Mittelklasse inklusive größerer Vans zur Verfügung. Geländegängige Fahrzeuge, Coupés, Cabrios und Sportwagen sind generell ausgeschlossen. Die Sonderausstattung, so Langner, könne der SMS-Mitarbeiter selbst festlegen, „so weit es sein Gehalt hergibt“.

„Bezüglich der Markenwahl gibt es unsererseits keine Einschränkungen, es ist grundsätzlich innerhalb der von uns vorgegebenen Grenzen jedes Auto wählbar, das verfügbar ist“, detailliert Langner. „Es ist allerdings feststellbar, dass die Wünsche sehr stark in Richtung deutsche Hersteller fokussieren. Das mag vielleicht auch daran liegen, dass unser Unternehmen sehr stark mit dem Zeitalter der Motorisierung hierzulande gewachsen ist, die meisten Importmarken verfügen einfach in Deutschland über keine Tradition, die 60 oder 80 Jahre zurückreicht.“

„Wir haben den Konfigurator punktgenau auf die individuellen Bedürfnisse der SMS abgestimmt“, ergänzt Jörg Thomassek für DB Rent. „So sind auch die speziellen Nachlässe aufgrund der Rahmenvereinbarungen der SMS mit den Fahrzeugherstellern und als ein besonderes Kennzeichen der SMS-Hausphilosophie ökologische Gesichtspunkte eingeflossen. Ferner sind überstarke Motorisierungen ausgeschlossen, das erspart dem Unternehmen hernach eine Menge Diskussionen mit den Mitarbeitern.“

Nachdem sich der Dienstwagenfahrer sein Wunschfahrzeug konfiguriert hat, erhält er in der Abteilung Personalwesen bei der Vertragsübergabe den Gehaltsumwandlungsbrief und eine Service-Telefonnummer bei der DB Rent in Frankfurt/Main, die zunächst die weitere Abwicklung bis zu Auslieferung des Fahrzeugs übernimmt. Mit der Fahrzeugübergabe liefert der Full Service-Leasinggeber ein Bordbuch an den Nutzer, in dem auch sämtliche wichtigen Ansprechpartner, wie beispielsweise Fachwerkstätten und Reifendienstleister, aufgelistet sind. Mit der DB Rent-Servicekarte kann er die Werkstatt oder den Reifenhändler seiner Wahl aufsuchen, die Werkstätten rechnen mit DB Rent ab. „Ich erlebe,“ schildert Peter Langner, „dass die Mitarbeiter das regelrecht genießen, wenn sie beispielsweise im Falle eines Falles über die DB Rent auch einen Ersatzwagen bekommen können.“

„Das Bordbuch enthält auch einen DIN A5-Werkstatt- Bogen, die Fachwerkstatt ist verpflichtet, ihn ausgefüllt bei uns einzureichen“, ergänzt Jörg Thomassek. „Das hat einen gewissen erzieherischen Wert. So können wir überprüfen, ob es sich um den berechtigten Dienstwagenfahrer handelt. Wird der Bogen nicht eingereicht, rechnet DB Rent nicht mit der Werkstatt ab. Ansonsten verfolgt unsere Fachabteilung nicht zuletzt im Sinne unseres Kunden eine hemmungslose Rechnungsprüfung. Ich möchte nur als ein Beispiel, das regelmäßig zu Abzügen durch unsere Fachabteilung führt, die berühmten ‚Kleinmaterialien‘ für beispielsweise 35 Euro nennen. Welche Mutter ist so teuer, wenn sie denn nicht aus Edelstahl ist?“

Peter Langner bestätigt die Entlastung für SMS durch die intensive Rechnungsprüfung seitens DB Rent: „Ein Vorteil für uns besteht darin, dass wir hier nur noch auf Extrapositionen schauen, um beispielsweise zu prüfen, ob der Mitarbeiter in der Werkstatt eventuell Umbauten veranlasst hat, die entweder zu seinen Lasten oder zu Lasten der Firma gehen.“

Zum umfangreichen Dienstleistungsangebot der DB Rent gehören auch spezielle Hotlines „Technik“ und „Schaden“, letztere zur Auslösung aller notwendigen Maßnahmen des Schadenmanagements. DB Rent kann hier auch einen 24h-Service in Kooperation mit dem AvD einsetzen. „Das ist insgesamt betrachtet ein Service, der den Dienstwagennutzer weitestgehend von allen Abwicklungsunwägbarkeiten freistellt“, umreißt Jörg Thomassek das Angebot. „An 365 Tagen im Jahr wird der Mitarbeiter nicht allein gelassen.“

Im Hinblick auf das bei SMS Demag verwirklichte Gehaltsumwandlungsmodell hatte die DB Rent eine entsprechende Ausschreibung gegen vier weitere Wettbewerber gewonnen. „Wir verfügen in den Abteilungen Einkauf und Travelmanagement über sehr viel Erfahrung, wenn es um Ausschreibungen für Mobilität oder Produkte geht, und wir kennen die relevanten Player am Markt“, erklärt Peter Langner. „Wesentliche Vorgabe an die Anbieter war die Aufbereitung eines Gehaltsumwandlungsmodells auf Basis des Full Service- Leasings über drei Jahre Laufzeit bei diversen Durchchnittswerten für die Lauf leistungen mit möglichst wenig Problemen bei der Fahrzeugrückgabe. Dabei war es uns wichtig, dass sich die ausgewählten Dienstleister auch bei uns im Haus persönlich vorstellten.“

„Heute ist das Angebot der Leasinggesellschaften am Markt sehr homogen, die Entscheidung A oder B kann nur noch im Hinblick auf Details fallen, in denen sich die Spreu vom Weizen trennt“, weiß Jörg Thomassek. „Wenn ich nicht gewisse Elemente und genügend Faktoren vor 36 Monaten eingehend betrachtet und diskutiert habe, führt das beim Leasingnehmer zu Frust statt Lust, weil ein großer Anteil Verantwortlichkeit bei ihm verbleibt, was er genau nicht wollte. Abgesehen davon war es für uns hier sicher auch von Vorteil, dass wir langjährige Erfahrungen mit dem Gehaltsumwandlungmodell in unserem eigenen Unternehmen einbringen konnten und dass wir in der persönlichen Vorstellungsrunde seitens SMS gezielt gestellte Detailfragen ausführlich und qualifiziert beantworten konnten. Das ist so in einem Ausschreibungsformular nicht möglich.“