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„Leasen kann man nicht einmal gerade eben so, ein Glas Pils schon“, sagte dieser Tage noch ein Fuhrparkmanager. Und er meinte damit den Zeitaufwand, den er zwischenzeitlich für die optimale Gestaltung eines Full Service-Leasingvertrages und ergänzender Fuhrparkmanagement- Dienstleistungen im Hinblick auf bestmögliche Lösungen für den Fuhrparkbetrieb investieren müsse. „Denn vor den Erfolg“, stöhnte er, „haben die Götter ja noch die ‚Ausschreibung’ gesetzt.“ Und wenn dieser Begriff auch ähnlich harmlos klingen mag wie der für die Erläuterung einer Abkürzung, die professionelle „Ausschreibung“ eines Leasingnehmers gegenüber den für ihn in Frage kommenden Leasinggebern zwecks Aussortierung vor Vertragsabschluss kann heute ein Interview-Katalog von gut und gern 15, 20 oder mehr DIN A4-Seiten sein. Seine vorausschauende Abfassung auf Seiten des Flottenbetreibers und seine qualifizierte Beantwortung durch den Leasinggeber stellt regelmäßig eine größere Herausforderung für beide Parteien dar. Das liegt zunächst einmal in der Natur der Sache selbst begründet.

Denn die Analyse seiner Ist-Situation und seines Bedarfs bilden für den Flottenbetreiber die Grundlage vor dem Start der Ausschreibung. Dabei können ihm folgende Fragen helfen, den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen festzustellen:

- Gibt es eine Car Policy mit Vorgaben für die Fahrzeugauswahl, wäre das gegebenenfalls ein Anlass, eine zu erstellen (Allgemeine Infos zum Fuhrpark, Fuhrparkstruktur, Dienstwagenrichtlinie, Verteilung auf Fahrzeughersteller und Mitarbeiterebenen, beispielsweise Verkaufs-Außendienst, Innendienst, Servicetechniker-Fuhrpark, Pool, Geschäftsleitung)?

- Anzahl der Fahrzeuge, Fahrzeughaltedauern und Laufleistungen, wo liegen die optimalen Ersatzzeitpunkte?

- Welche Nachlässe (die des Kunden, beispielsweise über einen Großkundenvertrag mit dem Fahrzeughersteller, oder des Leasinggebers) sollen genutzt werden?

- Finanz- oder Full Service-Leasing, gegebenenfalls nur einzelne Service-Module, gegebenenfalls wie müssen die Service- Module im einzelnen konzipiert sein?

- Welche Beschaffungsformen für den kurzfristigen Spitzenbedarf sind notwendig (Langzeitmiete, flexibles Leasing etc.)? Bietet sich alternativ die Einrichtung eines Fahrzeug-Pools an, wie groß müsste der sein?

- Werden Leasing-Rückläufer auch den Mitarbeitern angeboten?

- Ist Outsourcing von zusätzlichen Fuhrparkmanagement- oder Fuhrparkverwaltungs- Aufgaben gewünscht oder erforderlich, wenn ja, von welchen? 

 

Schon dieser grobere Fragenkatalog zeigt auf, dass der Flottenbetreiber bereits bei der Analyse zwangsläufig sehr in die Details gehen muss. Das gilt im besonderen im Hinblick auf die eventuell abzuschließenden Service-Module. Schon allein hierfür müssen zunächst einmal alle Fuhrparkkosten sauber statistisch erfasst werden. Das gilt eigentlich auch für die indirekten Kosten in der Fuhrparkverwaltung, die in ihrem Umfang allerdings schwerer zu definieren und damit weniger eindeutig und einfach zu ermitteln sind.

Wichtig ist auch das Anforderungsprofil

Hinzu kommt, dass sich der Flottenbetreiber auch für alle denkbaren Eventualitäten, die im Fuhrparkbetrieb vorkommen können, absichern und möglichst viel vornweg geregelt wissen will. Schließlich soll der Vertrag mit dem Dienstleister hernach, wenn schon die wesentliche Intention Outsourcing so weit wie möglich war, auch mit eindeutig formulierten Vertrags-Inhalten eine wirkliche Entlastung bringen. 

Ist der Bedarf analysiert, sollte ein Anforderungsprofil erstellt werden. Die richtige Partnerwahl darf sich nicht auf den Vergleich von Leasingraten oder anderen Kosten beschränken. Ein „Best Offer“-Management schließt den Vergleich von Leistungen ebenso ein wie das Abwicklungsprozedere und kundenorientiertes Verhalten des potenziellen Leasinggebers. Ein auf den ersten Blick günstiger Anbieter kann sich am Ende noch als Kostentreiber erweisen. Genau das aber wiederum ist nicht unbedingt allein über den Fragenkatalog einer Ausschreibung auszumachen.

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte sich der Kunde vorab Referenzen einholen und sich dabei auch danach erkundigen, wie lange die Flotten jeweils von einem bestimmten Leasinggeber betreut werden. „Wir laden die in Frage kommenden Leasinganbieter vor Abfassung einer konkreten Ausschreibung ein“, empfiehlt Erika Kauling, Fuhrparkmanagerin bei der Bertelsmann AG, „und fragen sie, worin sie sich auszeichnen und was ihre Stärken sind. So lernen wir sie auch besser kennen.“ 

Der Teufel steckt gelegentlich in den Details

Worin kann im einzelnen die Problematik bestehen? Beim reinen Finanzleasing beispielsweise ist der Vergleich der Raten zwar einfach. Neben der Laufzeit ist hier der kalkulierte Restwert die entscheidende Kenngröße. Setzt der Leasinggeber allerdings den Restwert relativ hoch an, um den Kunden durch niedrigere Raten zu ködern, muss der Kunde bei Vertragsende mit höheren Nachzahlungen rechnen. In diesen Fällen sollte er sich also vor Vertragsabschluss erläutern lassen, wie der Leasinggeber zu seiner (optimistischen) Restwert-Prognose kommt. 

Beim Full Service-Leasing, insbesondere in der geschlossenen Abrechnung, fließen in die Kalkulation verschiedene Dienstleistungs-Module wie Wartungs- und Reparaturmanagement mit Rechnungsprüfung oder Terminüberwachung, Kraftstoffmanagement oder Reifenservice/-ersatz mit ein. Diese Dienstleistungsmodule können je nach Leasinggeber aber auch noch unterschiedlich gestaltet sein, so dass der Vergleich der Monatsraten allein hier keine Klarheit über das Angebot im Detail liefern kann. „Die Crux ist, dass in den Ausschreibungs-Antworten die Dienstleistungen von der Präsentation her oft gleich oder ähnlich benannt werden müssen“, erklärt Johannes Posala, Bereichsleiter Sales Services & Contracts bei der Sixt Leasing AG, „daraus lässt sich aber noch nicht unbedingt die Qualität der Dienstleistung ablesen.“

In punkto Prozesse wiederum zeichnet sich beispielsweise beim Reporting ein guter Dienstleister zum einen dadurch aus, dass die Statusberichte transparent aufgebaut sind und einen schnellen Überblick verschaffen. Zum anderen sollte es dem Kunden möglich sein, per Internet nach individuellen Zuordnungskriterien selbst Zugriff auf die Auswertungen haben zu können.

Besonderes Augenmerk verdienen auch vor allem die Kosten, die sich in der Regel im Kleingedruckten verstecken beziehungsweise mit dem ausliefernden Händler verhandelt werden können. Hierzu gehören beispielsweise:

- Bewertung von Rückgabeschäden,

- Kosten für Fahrzeuggutachten,

- Kosten für Fahrzeugauslieferung und -rückholung,

- Modalitäten für Vertragsanpassungen,

- Kosten sowie Storno- und Bearbeitungsgebühren bei vorzeitigen Vertragsauflösungen

- Kosten für Fahrzeugummeldungen während der Vertragslaufzeit

- Abrechnung von Mehr-/Minderkilometern am Vertragsende. 

 

Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Wahl der optimalen Leasinggesellschaft ist die Entscheidung herstellerunabhängig/herstellerabhängig (siehe auch Seite 22). In der Regel kann sich nur ein herstellerunabhängiger Dienstleister seinen Aufgaben widmen, ohne auf die Interessen eines Fahrzeugherstellers Rücksicht nehmen zu müssen. Bei Abschluss eines Vertrages mit einer herstellerabhängigen Leasinggesellschaft ist der Fahrzeughersteller auf Dauer schon daran interessiert, möglichst viele eigene Automodelle im jeweiligen Fuhrpark unterzubringen. Das Benchmark der Leasingkonditionen sollte in der Auswahl von zwei bis höchstens drei Leasingpartnern mit sauber verhandelten Rahmenverträgen, zeitlich fixierten Leasingfaktoren, festgelegten Übernahme- und Rückgabemodalitäten sowie klar definierten Schadenkatalogen wie beispielsweise dem Prinzip der „Fairen Fahrzeugbewertung“ liegen.

Dem Leasinganbieter keine Interpretationsspielräume geben Für den Leasinggeber wiederum besteht die wesentliche Herausforderung in der möglichst umfangreichen und treffsicheren Beantwortung der Ausschreibung. Das liest sich einfacher als es ist. „Es kommt immer wieder vor,“ weiß auch Matthias Vogel, Verkaufsleiter Deutschland bei der Sixt Leasing AG, „dass einzelne Anfragen einen größeren Interpretations- Spielraum zulassen können. Daher empfehlen wir den Kunden, vor Verfassung einer Ausschreibung grundsätzlich sorgfältig zu prüfen, ob ein bestimmtes Kriterium am Markt überhaupt klar beschrieben ist und im Sinne des Marktes dargestellt und bewertet werden kann.“

Aus seinen Erfahrungen heraus bietet Vogel den folgenden Leitfaden für die Abfassung einer Ausschreibung an:

- keinen Interpretationsspielraum einräumen,

- klare Erläuterung der weiteren Vorgehensweise (zeitlich, organisatorisch etc.),

- umfangreiche, aktuelle Daten zum Fuhrpark zusammenstellen,

- möglichst genaue Prognose der Austausch-Potenziale

- dem Anbieter Alternativ-Vorschläge ermöglichen und

- den Rahmenvertrag eindeutig vorgeben, oder bei Ausschreibungsbeginn den Rahmenvertrag des Anbieters einfordern. 

 

Bei aller Sorgfalt in der Vorgehensweise, der Auswahl-Prozess kann sich über Monate hinziehen, wird sich letztlich aber nicht alles durch eine noch so umfangreiche Ausschreibung im Vorfeld vorhersehen und vorab klären lassen. Ein gewisses Maß an Vertrauens-Vorschuss muss wohl bleiben, bevor dann beide Parteien gemeinsam ins Rennen gehen. Wichtig ist, dass auch in der Folge der offene Umgang miteinander die Handlungs-Maxime ist. Die eine oder andere Optimierung ergibt sich dann ohnehin aus der zielorientierten Zusammenarbeit über die Vertragsdauer.