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Kraftstoffpreise auf Rekordniveau, Diesel teurer als Super-Benzin und keine Besserung in Sicht! Eine Schreckensmeldung jagt die nächste. Zusammen mit einer, inzwischen leider schon gewohnt vagen Ankündigung der Regierung, den CO2-Ausstoß künftig als das Maß aller Dinge für die Kfz-Besteuerung heranzuziehen, entdecken viele urplötzlich ihr ökologisches Gewissen. Andere verfallen gar in Panik, wenn sie an die Entwicklung ihrer Fuhrparkkosten denken. Keine Frage – der Preis für Diesel ist seit 2006 um circa 30 Prozent gestiegen. Eine Umlage auf die Preise der Produkte oder Dienstleistungen ist nicht immer und kurzfristig meist überhaupt nicht möglich. Aber ganz offen gesagt: Gründe und Möglichkeiten, die Kraftstoffkosten zu senken, gab es schon immer genug. Dafür brauchte es nicht erst die aktuellen Preisrunden an der Zapfsäule. Genau genommen ist es eine der Hauptaufgaben eines Fuhrparkverantwortlichen, derlei Kosten stets zu optimieren. Wie also auf die steigenden Kosten reagieren?

An die Vernunft der Fahrer appellieren? Eco- Trainings verknüpft mit Prämiensystemen anbieten? Autobahn-Tankstellen meiden? Reifen mit geringerem Rollwiderstand verwenden? Mittelfristig auf andere Fahrzeugkonzepte oder auf alternative Antriebe setzen? Was diese Entscheidung so schwer macht, ist die Tatsache, dass häufig eine kostensenkende Maßnahme zu Mehrkosten an einer anderen Stelle führen kann. Diese Zusammenhänge zu erkennen, ist eine Sache – sie auch quantifizieren zu können eine völlig andere! Um eine sinnvolle Zukunftsplanung zu betreiben, sind in allererster Linie detaillierte Vergangenheitsdaten als Basis nötig. Allgemeine Benchmarks helfen selten und werden meist nur herangezogen, weil eigene Daten nicht in ausreichender Qualität vorliegen. Wer jetzt Hilfe in der Finanzbuchhaltung sucht, vergisst leider, dass die Buchhaltung nicht als Controlling- In-strument, sondern aus schlichter Notwendigkeit für das Finanzamt bedient wird. Sie ist nicht für das Fuhrpark-Controlling ausgelegt, bietet nicht die notwendigen Auswertungen und nicht alle nötigen Details. Deshalb behelfen sich viele Fuhrparkverantwortliche mit gesonderten Aufzeichnungen. Das geht von der handschriftlichen Notiz über Kopien von Fahrzeugrechnungen bis hin zu mehr oder weniger kunstvoll selbst geschaffenen Lösungen auf dem PC.

Zusätzlich bieten noch die meisten Leasinggesellschaften Kostenübersichten via Internet an. Eigentlich ist alles vorhanden, möchte man meinen. Doch wo liegt dann das Problem? Ganz einfach: In der Vollständigkeit und in der Geschwindigkeit, mit der die Daten konsolidiert und ausgewertet werden können. Neben den direkten Kosten gibt es noch jede Menge indirekter Kosten. Zum Beispiel die Prozesskosten der Fuhrparkverwaltung, Gemeinkosten oder auch versteckte Kosten. Wer kennt schon seine aufgrund von Unfallschäden verursachten Umsatzverluste oder die Kosten von daraus resultierenden krankheitsbedingten Ausfällen? Solvency II lässt grüßen – ein Thema, das in Kürze auf jeden Fuhrparkverantwortlichen zukommen wird.

Wer diese Kosten in der Buchhaltung sucht, wird nicht fündig werden. Die Daten aus mehreren Quellen sinnvoll zusammenzuführen, ist ein enormer Aufwand. Hier kann sehr schnell schon alleine der Versuch, Kosteneinsparpotenziale zu finden, zum unwirtschaftlichen Unterfangen werden. Eines ist sicher: Die Kosten im und rund um den Fuhrpark werden weiter steigen. Wer sich die Aufwendungen für die Qualifizierung seiner Fuhrparkmitarbeiter und für professionelle Controlling-Instrumente im Fuhrpark spart, hat einen großen Vorteil: Er muss sich nicht über die verlorenen Einsparpotenziale aufregen, schließlich kann er sie schon gar nicht erkennen. Regen Sie sich lieber einmal auf und gehen Sie die Verbesserung Ihres Controllings konsequent an!