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Arbeitnehmer müssen ihren Firmenwagen monatlich pauschal mit 1 Prozent des Brutto-Listenneupreises inklusive aller Extras und der gesetzlichen Mehrwertsteuer versteuern, wenn auch die Möglichkeit der privaten Nutzung besteht. Das wird auch als sogenannter geldwerter Vorteil bezeichnet.

Abweichungen von der relativ teuren pauschalen Versteuerung akzeptiert das Finanzamt nur, wenn die Nutzung des Fahrzeugs lückenlos durch ein Fahrtenbuch belegt werden kann. Nach Führung eines solchen muss sich der Nutzer des Firmenwagens nur den Teil anrechnen lassen, den er tatsächlich privat gefahren ist. Allerdings stellt einerseits die immer noch gebräuchlichste, handschriftliche Führung eine Tortur dar, während wiederum Excel-Tabellen nicht zulässig sind, da hier die Daten beliebig manipulierbar sind.

Elektronische Fahrtenbücher hingegen, wie sie seit dem Jahrtausendwechsel angeboten werden, sind eine vergleichsweise bequeme und praktische Lösung. Sie ermitteln über einen GPS-Empfänger, das ist die entscheidende Innovation, die aktuelle Fahrzeugposition. Das Kabel kann unauffällig in den Fugen bis zum eigentlichen Gerät verlegt werden. Etwas kniffliger wird es bei der Elektrik, denn die Geräte benötigen Bordspannung und lassen sich nicht immer einfach in den Zigarettenanzünder einstecken. Das liegt daran, dass neben einer dauerhaften Stromversorgung auch ein Signal benötigt wird, das durch Drehen des Zündschlüssels geschaltet wird. In jedem Fall sollten diese Arbeiten einem Fachmann überlassen werden.

„Ansonsten beschränkt sich der Geräteeinbau auf die Anschlüsse Dauerplus, Zündstrom und Masse sowie die Anbringung der GPS-Antenne“, erklärt beispielsweise Wolfgang Heidemann, Vertriebsleiter bei der Heedfeld Elektronik in Bielefeld. „Nach Einbau des Elektronischen Fahrtenbuches und der Installation der Software auf dem PC wird der Kilometer- Stand des Fahrzeuges in die Software übernommen. Auf einer CF-Karte im Fahrzeuggerät werden alle fahrrelevanten Daten wie Datum, Uhrzeit, Koordination, Starts und Stopps aufgezeichnet. Mit Hilfe eines Kartenlesers werden diese Daten in die Software übernommen, wo nur noch die Kundennamen und der Grund des Besuches erfasst werden müssen. Nachträgliche Änderungen in der Software müssen protokolliert werden, damit das System auch den Anforderungen der Finanzbehörden genügt.“

Heedfeld Elektronik befasst sich seit Ende 2000 mit Elektronischen Fahrtenbüchern. Die Entwicklung wurde durch die langjährige Erfahrung mit GPS-gestützten Taxi-Vermittlungssystemen geprägt, hier zählt sich das Unternehmen zu den Marktführern in Deutschland. „Im Übrigen“, so Heidemann weiter, „gibt es bei uns seit langem GPRS-Geräte für die Flottensteuerung, optional mit Bildschirm inklusive Navi und der zur Disposition notwendigen Software. Die Einrichtung eines eigenen Servers erfordert einen permanenten Internetzugang mit fester IP-Adresse. Es besteht auch die Möglichkeit, die Fahrzeuge auf unserem Web-Server anzumelden.“

Ob die Fahrten dienstlich oder privat sind, lässt sich über einen Schalter eingeben. Start und Stopp, Wege und Uhrzeiten hingegen ermittelt das System aus den Daten der Satelliten-Navigation. Auf einer CF-Card speichert das HE 2000 die fahrrelevanten Daten nur als geografische Positionen, denen noch eine Adresse zugeordnet werden muss. Danach werden die Fahrten in einer nicht mehr veränderbaren Liste auf der Festplatte des PC gespeichert, der Ausdruck kann ohne weiteres dem Finanzamt vorgelegt werden. Für Flottensteuerung und Management kann das System durch ein GSM-Modem erweitert werden, so dass die Zentrale jederzeit auch die Fahrzeugpositionen feststellen kann.