Rechtliche Anforderungen bei der Fahrzeugeinsteuerung und dem Flottenbetrieb (UVV, DSGVO, Fahrerunterweisung, Fahrereinweisung)

Die Durchführung der Fahrerunterweisung nach den Unfallverhütungsvorschriften UVV ist für Arbeitgeber gesetzlich verpflichtend und muss mindestens einmal jährlich durchgeführt werden. Hintergrund ist, dass ein Dienstfahrzeug ein Arbeitsmittel darstellt, welches bei unsachgemäßer Verwendung die Arbeitssicherheit der Kraftfahrer gefährden kann. Das Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber nicht nur dazu, nur sichere Arbeitsmittel bereitzustellen, sondern auch seinen Mitarbeitern den korrekten Umgang mit den Arbeitsmitteln nahe zu bringen. Insbesondere sollen die von den Arbeitsmitteln ausgehenden Gefahren aufgezeigt werden. Gleichzeitig minimieren Unternehmen dadurch ihre Haftungsrisiken.

Konkretisiert werden die Anforderungen an die Fahrerunterweisung nach UVV durch die DGUV Vorschrift 70 „Fahrzeuge“. Diese beinhaltet weitere Regelungen zum Betrieb von Fahrzeugen im Unternehmen und zum Umgang mit diesen.

Wichtig zu wissen ist, dass die staatlichen Regelungen zum Arbeitsschutz den Unfallverhütungsvorschriften vorrangig sind (siehe auch § 2 DGUV Vorschrift
1). Zum staatlichen Arbeitsschutzrecht gehört unter anderem das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) sowie das Jugendarbeitsschutzgesetz (JarbSchG). Die DGUV-Vorschriften konkretisieren das staatliche Arbeitsschutzrecht im Bereich der Unfallverhütung.

1. Unfallverhütungsvorschriften (UVV) und technische Sicherheit

Die UVV regeln die Pflichten der Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz, dazu gehört auch der Platz hinter dem Steuer eines Firmenfahrzeugs. Die DGUV Vorschrift 70 kommt für alle Firmenfahrzeuge zum Tragen, da der Pkw ein Arbeitsmittel darstellt. Nach Abschnitt 1.3 zu § 1 Abs. 1 „Fahrzeuge als Arbeitsmittel“ der Leitlinien gehören alle Fahrzeuge, die vom Arbeitgeber bereitgestellt und von den Beschäftigten bei der Arbeit benutzt werden, zu den Arbeitsmitteln gemäß § 2 BetrSicherheitsV. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um fest zugeordnete Dienstwagen oder Poolfahrzeuge handelt. Für Transporter und Lkw gelten diese Vorschriften ebenso. Ausgenommen sind lediglich Privatfahrzeuge, auch wenn der Mitarbeiter zum Beispiel mit seinem eigenen Fahrzeug zu einem dienstlichen Termin fährt. Diese Privatfahrzeuge gelten nicht als vom Arbeitgeber bereitgestellt und gehören nicht zu den Arbeitsmitteln.

Nach § 22 Abs. 1 Satz 1 SGB VII hat eine Firma grundsätzlich immer dann Sicherheitsbeauftragte zu bestellen, wenn regelmäßig mehr als 20 Beschäftigte arbeiten. Die Sicherheitsbeauftragten haben den Unternehmer bei der Durchführung der Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten zu unterstützen. DGUV Vorschrift 1 konkretisiert dies dahingehend, dass der Unternehmer zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich damit beauftragen kann, ihm nach Unfallverhütungsvorschriften obliegende Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen.

Im Fahrzeugbereich werden die Halterpflichten im Rahmen der Unfallverhütungsvorschriften meistens und typischerweise an den Flottenmanager delegiert. Dieser wiederum kann im Rahmen des Fuhrparkmanagements zu erledigende Aufgaben über ein Outsourcing delegieren. Dies kann beispielsweise die Einweisung der Mitarbeiter durch das ausliefernde Autohaus sein oder die jährliche Prüfung der Fahrzeuge auf Betriebsund Arbeitssicherheit. Ebenso gibt es zwischenzeitlich etliche online Tools für die Unterweisung.

Jedes Fahrzeug der Flotte muss gemäß § 29 der Straßenverkehrs-ZulassungsOrdnung (StVZO) regelmäßig geprüft werden. Dazu gehören die Hauptuntersuchung (HU) und die Sicherheitsprüfung (SP). Die Intervalle für diese Prüfungen sind gesetzlich vorgegeben und müssen strikt eingehalten werden. Bei Nutzfahrzeugen können zusätzliche Prüfungen nach den Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) erforderlich sein, insbesondere nach DGUV Vorschrift 70 (früher BGV D29).

Die Fahrzeuge müssen mit der gesetzlich vorgeschriebenen Ausstattung versehen sein. Dazu gehören unter anderem: Warndreieck, Verbandskasten (gemäß DIN 13164), Warnweste, ggf. Winterausrüstung (Schneeketten, Frostschutzmittel und Feuerlöscher (bei bestimmten Fahrzeugtypen).

Alle durchgeführten Prüfungen, Wartungen und Reparaturen müssen lückenlos dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient nicht nur als Nachweis gegenüber Behörden, sondern auch als Schutz im Schadensfall.

Ein Bestandteil der DGUV 70 ist die jährliche Fahrzeugprüfung durch einen Sachkundigen gemäß § 57 DUGV Vorschrift
70. Hiernach hat jeder Unternehmer seine durch Mitarbeiter gewerblich genutzten Fahrzeuge bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich, durch eine befähigte Person auf ihren betriebssicheren Zustand prüfen zu lassen. Mindestens einmal im Jahr heißt nicht erst nach Ablauf von zwölf Monaten, sondern bereits vor erstmaligen Betrieb und Übergabe an den Mitarbeiter, da dieser ein auf Arbeitssicherheit geprüftes Arbeitsmittel erhält.

Sachkundiger ist jeder, der aufgrund seiner fachlichen Ausbildung und Erfahrung ausreichende Kenntnisse auf dem Gebiet der Fahrzeugtechnik hat und fachlich in der Lage ist, den arbeitssicheren Zustand eines Arbeitsmittels zu beurteilen. Das kann ein Mitarbeiter innerhalb der Firma sein, aber auch ein Prüfer von externen Dienstleistern oder Werkstätten.

Zusätzlich muss nach § 36 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70 eine Fahrzeugprüfung durch das Fahrpersonal stattfinden. Der Fahrer muss zu Beginn jeder Arbeitsschicht vor Inbetriebnahme des Fahrzeugs die Wirksamkeit der Betätigungs- und Sicherheitseinrichtung prüfen.

Er muss eventuelle Mängel mitteilen und bei Gefährdung der Betriebssicherheit den Fahrzeugbetrieb einstellen.

2. Datenschutz nach DSGVO

Personenbezogene Daten von Fahrern, wie Führerscheinnummer, Fahrtenbücher, GPS-Daten oder Arbeitszeiten, unterliegen den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Daten dürfen nur für den vorgesehenen Zweck (Abrechnung, Sicherheit, Compliance) erhoben und verarbeitet werden.

Fahrer müssen über die Erhebung und Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. In vielen Fällen ist eine ausdrückliche Einwilligung der Fahrer erforderlich, insbesondere wenn sensible Daten wie GPS-Positionsdaten erfasst werden.

Daten, die nicht mehr benötigt werden, müssen gelöscht werden. Es empfiehlt sich, klare Löschfristen festzulegen und diese einzuhalten. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen (zum Beispiel Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen) geschützt werden.

3. Fahrerunterweisung nach UVV

Die Fahrerunterweisung nach UVV ist Teil des gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsschutzes. Durch die Unterweisung soll sichergestellt werden, dass alle Fahrer im Umgang mit den Fahrzeugen des Unternehmens vertraut sind – unabhängig zur Fahrerlaubnis.

§ 35 DGUV Vorschrift 70 gibt vor, dass der Arbeitgeber mit dem selbstständigen Führen von maschinell angetrieben Fahrzeugen nur versicherte (Mitarbeiter) beschäftigen darf, die im Führen des Fahrzeugs unterwiesen sind und ihre Befähigung hierzu ihm gegenüber nachgewiesen haben.

Die Fahrerunterweisung musst jährlich durchgeführt werden. Sie muss der Gefährdungsbeurteilung im Unternehmen entsprechen. Dabei können Themen wie das Verhalten beim Einweisen, Maßnahmen beim Be- und Entladen, Umgang mit Gefahrgut, Verkehrsregeln und -zeichen, Bedienung von Sicherheits- und Assistenzsystemen, die korrekte Sicherung von Unfallstellen, das Verhalten bei Unfällen und Pannen bis hin zu Themen wie zu schnelles Fahren, riskante Überholmanöver, Fahren unter Alkohol-, Drogen- und Medikamenteneinwirkung thematisiert werden.

Jede Unterweisung muss schriftlich dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte enthalten: Datum der Unterweisung, Name des unterwiesenen Fahrers, Name des Unterweisenden und Inhalte der Unterweisung.

Neue Fahrer müssen vor dem ersten Einsatz umfassend unterwiesen werden. Dies gilt auch für Aushilfsoder Leihfahrer.

4. Fahrereinweisung

Jeder Fahrer muss vor erstmaliger Übergabe in die Bedienung und Besonderheiten des jeweiligen Fahrzeugs ebenso wie in bestimmte Verhaltensregeln (Verhalten bei Unfall, Ladungssicherung) eingewiesen werden. Dies gilt insbesondere für Fahrzeuge mit spezieller Ausstattung oder besonderen Anforderungen (wie Lkw, Gabelstapler, Elektrofahrzeuge). Bei Bedarf sollte eine praktische Einweisung erfolgen, bei der der Fahrer das Fahrzeug unter Anleitung bedient. Dies ist besonders wichtig bei Fahrzeugen, die der Fahrer bisher nicht gefahren ist. Dabei ist es nicht ausreichend, lediglich Unterlagen auszuhändigen. Die Inhalte sind verständlich zu vermitteln, und der Verantwortliche muss prüfen, ob der Mitarbeiter die Inhalte verstanden hat. Die Fahrereinweisung muss dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte enthalten: Datum der Einweisung, Name des eingewiesenen Fahrers, Name des Einweisenden, Typ und Kennzeichen des Fahrzeugs und Inhalte der Einweisung.

5. Rechtsfolgen bei Verstößen

Bei Verstößen drohen erhebliche Folgen, sowohl zivil-, versicherungs-, bußgeld- oder strafrechtlicher Natur.

Kommt es zu einem Verkehrsunfall, kann der Haftpflicht- oder auch Kaskoversicherer bei einem unfallkausalen UVV-Verstoß eine Mithaftung einwenden. Ferner sind die Berufsgenossenschaften als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Arbeitsunfälle von Mitarbeitern zuständig. Ist hier nicht ausgeschlossen, dass Unfallverhütungsvorschriften nicht eingehalten wurden, können diese die Versicherungsleistung verweigern. Ebenso drohen bei fahrlässig oder vorsätzlichen Verstößen gegen die Unfallverhütungsvorschriften Bußgelder. Kommt es in Folge von Verstößen zu Verletzen oder Getöteten drohen strafrechtliche Konsequenzen im Sinne von fahrlässiger Körperverletzung, § 229 StGB, oder fahrlässiger Tötung, § 222 StGB.

Fazit: Die Einhaltung der oben beschriebenen rechtlichen Vorgaben ist essenziell für den sicheren und complianten Betrieb einer Fahrzeugflotte. Durch regelmäßige Schulungen, sorgfältige Dokumentation und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vermeiden Unternehmen nicht nur Bußgelder und Haftungsrisiken, sondern erhöhen auch die Sicherheit ihrer Mitarbeiter.

Rechtsanwältin Stefanie Moser ist Fachanwältin für Verkehrsrecht mit Kanzlei in Bad Wörishofen und Mitglied der ARGE Verkehrsrecht im deutschen Anwaltverein. Als Autorin hat sie zahlreiche Publikationen zur Unfallregulierung veröffentlicht, unter anderem in den Fachzeitschriften NZV, (Neue Zeitschrift für Verkehrsrecht), DAR (Deutsches Autorecht) und SVR (Straßenverkehrsrecht). Seit 2017 ist sie ausschließlich in der Unfallregulierung und im Schadensmanagement tätig und vertritt sowohl private Unfallgeschädigte als auch Firmen mit Fahrzeugflotten. 2021 hat sie den ersten Platz beim Soldan Kanzleigründerpreis erreicht. Sie ist zudem auf der Liste des F.A.Z. Instituts der Top Anwälte 2026 im Bereich Verkehrsrecht vertreten.