Car Policy: Geltungsbereich, Inhalt, Schäden, Gehaltsumwandlung

Die Car Policy ist nicht gleichzusetzen mit dem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Letzteren können die Parteien, also Arbeitgeber und Arbeitnehmer, im Rahmen der arbeitsrechtlichen Möglichkeiten frei ausgestalten. Er legt für alle Fahrer individuell fest, welche Rechte und Pflichten sie mit Erhalt seines Dienstwagens haben. Die Car Policy dagegen behandelt Rechte und Pflichten im Umgang mit dem Firmenwagen, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten. Dennoch ergänzen sich beide: Die Car Policy schafft den Rahmen, der Überlassungsvertrag regelt die Details im Einzelfall.

Die zentrale Aufgabe einer Dienstwagenrichtlinie ist es, Transparenz und Einheitlichkeit im Fuhrpark zu schaffen. Alle Mitarbeiter wissen damit, welche Regeln gelten, unabhängig von Position oder Abteilung.

Welche Inhalte gehören in eine Dienstwagenrichtlinie beziehungsweise Car Policy

Nutzungsüberlassungsverträge sind ein wichtiges Instrument im Fuhrparkmanagement. Daher sollten diese rechtlich aktuell und an der Rechtsprechung orientiert sein. Vorgefertigte Musterverträge sind meist unflexibel und passen nur in Auszügen auf die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse. Deshalb ist es besser, die entsprechenden Vertragswerke individuell auf den Fuhrpark anzupassen.

Vor allem nachfolgende Punkte sollten sich als Regelungen darin wieder finden: 
• Welche Fahrzeuge dürfen als Firmen wagen genutzt werden? (bestimmte Marken, Kostenobergrenzen oder Nachhaltigkeitsziele wie Hybrid- und Elektrofahrzeuge) 
• Wer hat Anspruch auf welche Fahrzeugklasse? Die Car Policy kann eine Hierarchie vorgeben, sodass beispiels weise leitende Angestellte Fahrzeuge mit einem höheren Wert erhalten. 
• Standards für Auswahl, Ausstattung und Beschaffung der Fahrzeuge 
• Klare Angaben zum Versicherungs schutz: Haftpflicht, Vollkasko und Selbstbeteiligung 
• Private Nutzung: Regeln für Privatfahrten, Auslandsfahrten oder die Überlassung an Dritte 
• Kostenregelungen: Wer trägt Betriebskosten wie Treibstoff, Wartung oder Versicherung? 
• Besondere Regelung bei Leasingfahrzeugen 
• Wartung und Pflege, Reparatur 
• Treibstoffkosten und Fahrtenbuch 
• Ersatzfahrzeug, Austausch des Dienstwagens durch den Arbeitgeber 
• Haftung • Versteuerung der Dienstwagennutzung 
• Verhalten bei Unfällen 
• Melde- und Anzeigepflichten (Versicherung und Leasingvertrag) 
• Verhalten bei Fahrzeugverlust 
• Umgang mit Dienstwagen 
• technische oder optische Veränderungen 
• Besonderheiten bei Reduzierung der Arbeitszeit auf Teilzeit 
• Beendigung der Dienstwagenüberlassung 
• Vorgaben zur Fahrzeugrückgabe 
• Krankheit, Urlaub, Elternzeit, Freistellung 
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses 
• Mitteilungspflicht bei Fahrerlaubnisbeziehungsweise Führerscheinverlust

Es gibt zudem die Option, Standards für die Fahrzeugbeschaffung zu definieren. Dabei wird durch die Fuhrparkleitung entschieden, welche Mitarbeiter einen Anspruch darauf haben, einen Wagen der Firmenflotte zu fahren oder einen eigenen Firmenwagen zu konfigurieren. Bei Firmenwagen, die nur von einer einzigen Person gefahren werden, sollte die Geschäftsführung oder das Fuhrparkmangement bestimmen, welche Anspruchsgruppen der Mitarbeiter welche Autos fahren dürfen. Da die Anforderungen an Autos von Geschäftsführern in der Regel andere sind als von Vertrieblern oder Beratern, kann auch festgelegt, werden in welchem Rahmen die Mitarbeiter ihre Autos konfigurieren dürfen. Die Mitarbeiter wählen aus bereits vorsortierten Listen von Marken und Modellen, so wie Motorisierungen und Ausstattungsmerkmalen aus. Dabei kann es Mindestanforderungen, aber auch Grenzen geben, die unter anderem durch das zur Verfügung stehende Budget limitiert sind.

Grundsätzlich sollte auch explizit festgehalten werden, wie laufende Kosten zwischen dem Halter des Fahrzeugs, also dem Unternehmen, und den Fahrern aufgeteilt werden. Bei einer hauptsächlich berufsbedingten Nutzung des Fahrzeugs ist das Unternehmen in der Verantwortung, die Kosten der Standhaltung zu tragen und es den Fahrern zu ermöglichen, die Pflege des Wagens unkompliziert durchzuführen. Im Falle eines Firmenwagens, der hauptsächlich der Motivation der Mitarbeiter dient und überwiegend privat bewegt wird, muss klar definiert werden, welche laufenden Kosten der Arbeitgeber auf sich nimmt.

Gerade in Unternehmen mit mehreren Dienstwagen trägt eine Car Policy entscheidend zur Effizienz und Transparenz bei. Die Vorteile liegen auf der Hand: Klare Abläufe bei Beantragung, Auswahl und Übergabe von Dienstwagen, Vermeidung von Missverständnissen, beispielsweise bei der privaten Nutzung, Zeitersparnis durch einheitliche Prozesse und Sicherheit im Streitfall oder bei Unfällen.

So geht man mit Schäden um – Arbeitnehmerhaftung/Regress

Es sollte außerdem schriftlich fixiert werden, welche Leistungen der Versicherungsschutz umfasst, wie im Schadenfall zu verfahren ist, welche Fristen für die Schadenmeldung zu beachten sind und wer für Schäden während der Laufzeit aufkommt.

Insbesondere bei vom Arbeitnehmer selbstverschuldeten Unfälle mit dem Dienstwagen kommt schnell die Frage auf, ob der Arbeitnehmer am Schaden beteiligt werden kann.

Festzuhalten ist, dass die Regressmöglichkeiten gegen einen Mitarbeiter stark eingeschränkt sind. Hier ist es am sinnvollsten, von vornherein Klauseln in den Dienstwagenüberlassungsvertrag einzubauen. Dabei ist zu unterscheiden, ob der Schaden bei einer Dienst- oder bei einer Privatfahrt entstanden ist.

Bei einer Privatfahrt haftet der Arbeitnehmer in der Regel voll für selbstverschuldete Schäden, sofern dies so auch entsprechend im Dienstwagenüberlassungsvertrag vereinbart ist.

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Durchführung seiner dienstlichen Pflichten ein Fahrzeug zur Verfügung stellt, stellt diese Dienstfahrt eine gefahrengeneigte Tätigkeit dar. Entsteht der Schaden während solch einer Dienstfahrt, sind die Regelungen über den sogenannten innerbetrieblichen Schadensausgleich anwendbar. Hier erfolgt bei jeder betrieblichen Tätigkeit eine von der Rechtsprechung entwickelte Abstufung der Haftung des Arbeitnehmers. Es ist wie folgt zu unterscheiden:

Für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schäden, haftet der Arbeitnehmer voll. Bei grober Fahrlässigkeit tritt allerdings keine Vollhaftung ein, wenn ein Missverhältnis zwischen Schadensrisiko und Einkommen des Mitarbeiters gegeben ist. Bei mittlerer Fahrlässigkeit ist der Schaden unter Berücksichtigung aller Umstände quotal zu verteilen. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer nicht.

In der Praxis kann man sich die Fahrlässigkeitsstufen wie folgt merken: 
Grobe Fahrlässigkeit liegt vor, wenn die im Verkehr erforderliche Sorgfalt in besonders schweren Maße verletzt wurde und das nicht beachtet wurde, was eigentlich jedem einleuchten muss. Ein Merksatz hier: „wie kann man nur!“

Mittlere Fahrlässigkeit ist beispielsweise bei einem Auffahrunfall oder einer normalen Vorfahrtsverletzung gegeben.

Leichte Fahrlässigkeit sind geringfügige und leicht entschuldbare Pflichtwidrigkeiten, wie zum Beispiel eine geringfügige Überschreitung der zulässigen Geschwindigkeit. Ein Merksatz hier: „das kann ja jedem mal passieren!“

Folgende Urteile veranschaulichen dies: BAG, Urteil vom 23.1.1997, Az. 8 AZR 893/95: Alkoholbedingt eingeschlafener Fahrer eines Enteisungfahrzeugs auf dem Flughafen. Verschuldensgrad grobe Fahrlässigkeit, Schaden 150.000 DM, Haftungsquote 2/15, es wurde ein deutliches Missverhältnis zwischen Schaden und Entgelt angenommen.

BAG, Urteil vom 12. 11. 1998, Az. 8 AZR 221/97: Rotlichtverstoß eines Fahrers wegen Ablenkung durch Handytelefonat mit dem Arbeitgeber. Verschuldensgrad besonders grobe Fahrlässigkeit, Schaden 6.700 DM, Haftungsquote, 100 Prozent, aber Obergrenze ein Bruttomonatseinkommen, kein Mitverschulden des Arbeitgebers.

BAG, Urteil vom 16.03.1995, Az. 8 AZR 898/93: Motorschaden aufgrund arbeitsvertraglich übertragener, aber unterlassener Ölstandskontrolle durch einen Lkw-Fahrer, Verschuldensgrad grobe Fahrlässigkeit, Schaden 20.000 DM, Haftungsquote 30 Prozent.

Von den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung darf nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers abgewichen werden, da diese zwingendes Arbeitnehmerschutzrecht sind, vgl. BAG, Urteil vom 5.2.2004, Az. 8 AZR 91/03.

Eine Vollkaskoversicherung muss der Arbeitgeber für Firmenfahrzeuge nicht abschließen, er muss aber den unterlassenen Vertragsschluss im Schadensfall gegen sich gelten lassen. Im Regelfall haftet der Arbeitnehmer in solchen Fällen dann nur bis zur Höhe der üblichen Selbstbeteiligung.

Zusammenfassend sind all diese Punkte auch im Urteil des BAG vom 24.11.1987, Az. 8 AZR 66/82 festgehalten.

Gehaltsumwandlung

Bei der Gehaltsumwandlung mit Dienstwagen verzichtet ein Arbeitnehmer auf einen Teil seines Bruttogehalts und erhält im Gegenzug das Recht, einen Firmenwagen – meist auch privat – zu nutzen. Der Arbeitgeber schließt in der Regel einen Leasing- oder Kaufvertrag für das Fahrzeug ab und trägt zunächst die Fahrzeugkosten. Die Leasingrate beziehungsweise Fahrzeugkosten werden ganz oder teilweise aus dem umgewandelten Bruttolohn finanziert. Dieser Vorgang wird als Gehaltsumwandlung bezeichnet. Die Gehaltsumwandlung sollte vertraglich geregelt sein. Zudem müssen sich alle Beteiligten über die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Auswirkungen dieses Modells im Klaren sein.

In der Praxis führt dies dazu, dass sich die Struktur des Einkommens verändert: Ein Teil der Vergütung wird nicht mehr als Geldlohn, sondern in Form eines Sachbezugs – nämlich der Nutzung des Fahrzeugs – gewährt.
Für Arbeitnehmer kann dieses Modell attraktiv sein, weil sie ein Fahrzeug nutzen können, ohne es selbst anschaffen oder finanzieren zu müssen. Häufig übernimmt der Arbeitgeber neben der Bereitstellung des Fahrzeugs auch Kosten wie Versicherung, Wartung oder Reparaturen. Zudem können sich steuerliche Vorteile ergeben, insbesondere wenn bestimmte Fahrzeugarten genutzt werden, etwa Fahrzeuge mit elektrischen Antrieben, für die teilweise reduzierte Bewertungsregeln gelten.

Gleichzeitig ist zu bedenken, dass sich das sozialversicherungspflichtige Einkommen verringern kann, da ein Teil des Bruttogehalts umgewandelt wird. Dies kann langfristig Auswirkungen auf die Leistungen haben, die sich am Bruttogehalt orientieren, beispielsweise auf Rentenansprüche oder bestimmte Lohnersatzleistungen. Außerdem ist die Nutzung des Fahrzeugs meist an das bestehende Arbeitsverhältnis gebunden, so dass der Wagen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden muss.

Die private Nutzung des Dienstwagens wird steuerlich als sogenannter geldwerter Vorteil behandelt. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer durch die Möglichkeit der privaten Nutzung einen zusätzlichen Vorteil erhält, der dem steuerpflichtigen Einkommen zugerechnet wird. Obwohl der Arbeitnehmer kein zusätzliches Geld ausgezahlt bekommt, betrachtet das Steuerrecht die private Fahrzeugnutzung als Teil der Vergütung. Dieser geldwerte Vorteil wird daher bei der Berechnung von Einkommensteuer und gegebenenfalls Sozialabgaben berücksichtigt. Durch die Gehaltsumwandlung reduziert sich das steuer- und sozialversicherungspflichtige Einkommen.

Gleichzeitig muss der geldwerte Vorteil, der durch die private Nutzung entsteht, versteuert werden. Das passiert entweder nach der Ein-Prozent-Pauschalmethode oder nach der Fahrtenbuchmethode. Bei der Ein-Prozent-Regelung werden monatlich 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises (zum Zeitpunkt der Erstzulassung) als geldwerter Vorteil angesetzt. Zusätzlich werden 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuert. Bei der Fahrtenbuchmethode werden alle Fahrten (beruflich, privat, Arbeitsweg) lückenlos dokumentiert. Der geldwerte Vorteil basiert auf den tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs.

Autorin:
Rechtsanwältin Stefanie Moser