Kostenmanagement im Fuhrpark: Zwischen Pflicht und Potenzial

Dabei ist der Fuhrpark meist nicht nur ein erheblicher Kostenfaktor, sondern auch ein strategisches Instrument mit hohem Wirkungsgrad. Wer als Geschäftsführer oder Mobilitätsentscheider heute klug handelt, kann nicht nur Ausgaben senken, sondern auch Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Der Fuhrpark als blinder Fleck im Unternehmen
Viele Unternehmen haben den Spagat zwischen unternehmerischer Mobilität und Kostenkontrolle noch nicht bewältigt. Obwohl Fahrzeuge – ob Poolfahrzeuge, Dienstwagen oder Lieferflotten – nach den Personalkosten oft den zweitgrößten Kostenblock darstellen, fehlt es in zahlreichen Unternehmen an einem strukturierten, professionellen Fuhrparkmanagement. Besonders in mittelständischen Betrieben ist der Fuhrpark häufig „nebenbei“ angesiedelt – verwaltet von Mitarbeitenden, die weder über das nötige Fachwissen noch die zeitlichen Ressourcen verfügen, um den Anforderungen gerecht zu werden.

In der Folge werden Chancen vertan und teure Fehler gemacht: Überhöhte Leasingraten, unpassende Vertragslaufzeiten, schlecht verhandelte Versicherungsbedingungen, ineffizientes Schadenmanagement und ungenutzte Steuerpotenziale sind keine Ausnahmen – sie sind die Regel. Und sie summieren sich selbst bei mittleren Flotten oft auf sechsstellige Beträge pro Jahr.

Kosten steigen – Komplexität auch
Der Anteil gewerblich zugelassener Pkw an den Neuzulassungen ist in den vergangenen zwei Jahrzehnten kontinuierlich gestiegen. Lag er 2005 noch bei rund 58 Prozent, so betrug er 2023 bereits über 66 Prozent – mit Spitzenwerten von bis zu 68 Prozent in einzelnen Jahren. Damit dominiert das gewerbliche Segment heute klar den Neuwagenmarkt in Deutschland. Parallel dazu sind die durchschnittlichen Kosten je Fahrzeug deutlich stärker gestiegen als die allgemeine Inflation. Neue Fahrzeugtechnologien, die Transformation hin zur Elektromobilität, zunehmende Digitalisierung und strengere steuerliche Vorgaben erhöhen die Komplexität zusätzlich.

Für Entscheider bedeutet das: Das Thema Fuhrpark ist längst nicht mehr nur eine rein operative Frage – es ist ein strategischer Bereich mit Auswirkungen auf Finanzen, Personal, Nachhaltigkeit und Reputation.

Qualifikation: Der entscheidende Hebel
Ein zentrales Problem liegt in der fehlenden Qualifikation der verantwortlichen Personen. Während für nahezu jede betriebliche Funktion heute spezifisches Fachwissen erforderlich ist, wird die Verantwortung für den Fuhrpark häufig Personen übertragen, die fachfremd sind – aus dem Einkauf, der Buchhaltung oder der Verwaltung.

Dabei reichen grundlegende IT-Kenntnisse oder Erfahrung mit Excel nicht aus, um ein modernes Fuhrparkmanagement zu führen. Leasingmodelle, steuerliche Richtlinien, Elektromobilitätsförderung, Versicherungsverträge, Reporting und Compliance – das sind Themenfelder, die ein professioneller Fuhrparkverantwortlicher kennen und sicher handhaben muss. Wer hier spart, zahlt am Ende oft doppelt.

Ein Problem sind fehlende Zeit und Überlastung
Viele Fuhrparkverantwortliche sind schlichtweg überfordert. Sie kümmern sich primär um das Tagesgeschäft: Autos bestellen, austauschen, Rechnungen prüfen. Aber strategische Fragen – etwa ob man durch geänderte Finanzierung Geld sparen könnte – bleiben liegen. Für Controlling fehlt einfach die Zeit.

Meine Überzeugung lautet: Es ist gefährlicher und teurer, wenn jemand ohne Schulung im Unternehmen bleibt, als wenn jemand nach einer Schulung das Unternehmen verlässt.

Beratung: Kostenfaktor oder Investition
Nicht jedes Unternehmen braucht einen hauptamtlichen Fuhrparkleiter oder Fuhrparkmanager in Vollzeit. Bei 50 Fahrzeugen wäre das beispielsweise übertrieben.

Aber jedes Unternehmen braucht jemanden mit ausreichend Kapazität und dem notwendigen Know-how. Oder dem Zugang zu kompetenter Beratung. Viele Geschäftsführer zögern, externe Beratung in Anspruch zu nehmen – aus Sorge vor Kosten oder weil sie die Komplexität unterschätzen. Dabei ist die Realität eine andere: Eine einmalige Analyse durch unabhängige Experten kann oft bereits große Potenziale offenlegen.

Ein gutes Beratungsangebot erkennt man nicht an der Hochglanzpräsentation oder dem niedrigsten Tagessatz, sondern an drei Kriterien:

1. Neutralität – keine Abhängigkeit von Herstellern, Leasinggesellschaften oder Versicherern.
2. Nachvollziehbarkeit – alle Empfehlungen sind faktenbasiert und nachvollziehbar dokumentiert.
3. Ergebnisse – es geht nicht um PowerPoint-Folien, sondern um konkret messbare Effekte und praktikable Optimierungsvorschläge.

Der unterschätzte Wert strategischer Mobilität
Ein modern geführter Fuhrpark ist mehr als ein Kostenblock – er ist ein Wettbewerbsfaktor. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann eine kluge Fahrzeugstrategie ein wichtiges Element im Employer Branding sein. Dienstwagenregelungen, E-Auto-Angebote oder Mobilitätsbudgets steigern die Attraktivität für qualifizierte Bewerber – insbesondere bei jungen Zielgruppen mit Fokus auf Nachhaltigkeit und Flexibilität.

Gleichzeitig bieten neue Mobilitätsformen – wie Carsharing, E-Bikes, digitale Flottenplattformen oder Mobilitätsbudgets – die Möglichkeit, Kosten zu senken und gleichzeitig moderne Arbeitsmodelle zu unterstützen.

Fazit: Fuhrparkkosten sind kein Schicksal
Wer die Mobilität im Unternehmen strategisch denkt, kann viel erreichen. Transparenz schaffen, Prozesse optimieren, Kosten senken und Mitarbeitende begeistern – das alles ist möglich, wenn das Thema Fuhrpark nicht stiefmütterlich behandelt wird. Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung. Es ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wie“. Denn eines ist sicher: Fahrzeuge kosten – aber wie viel, das bestimmen Sie. Es ist höchste Zeit, dem Thema die Aufmerksamkeit zu schenken, die es verdient.

Die 5 größten Kostentreiber im Fuhrpark 

1. Leasingkosten und Fahrzeugbeschaffung 
Fehlende Vergleichbarkeit, schlechte Konditionen oder überdimensionierte Fahrzeugklassen verursachen unnötig hohe monatliche Raten und Restwertprobleme. 
2. Kraftstoff und Energie 
Fehlende Tank- oder Ladepolitik, keine Kontrolle über private Nutzung und keine Optimierung der Verbrauchswerte lassen hier hohe Einsparpotenziale ungenutzt. 
3. Versicherungen 
Zu hohe Prämien, unpassende Modelle (Einzelfahrzeug vs. Flottenvertrag), fehlendes Schadenmanagement – viele Unternehmen verschenken hier bares Geld. 
4. Schäden und Reparaturen 
Fehlendes Riskmanagement, unkoordiniertes Schadenmanagement, zu lange Standzeiten und keine professionelle Steuerung verursachen unnötige Werkstattkosten und Ausfallzeiten. 
5. Fehlende Transparenz und Steuerung 
Ohne Kennzahlen, Auswertungen und strategische Ziele ist ein nachhaltiges Kostenmanagement schlicht nicht möglich.

AUTOR

MARC-OLIVER PRINZING ist seit 2010 Vorstandsvorsitzender des von ihm mitinitiierten und mitgegründeten Bundesverbandes Betriebliche Mobilität e. V. (vormals Bundesverband Fuhrparkmanagement e. V.). Kernaufgabe des Verbandes ist, die fachlichen, betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Belange und Interessen der Mitglieder zu vertreten. Der Verband ist mit rund 650 Mitgliedsunternehmen das größte Netzwerk rund um Themen der betrieblichen Mitarbeitendenmobilität.