Der Dienstwagenüberlassung

In den meisten Unternehmen werden üblicherweise Firmenwagen den Führungskräften und Mitarbeitern ab einer bestimmten Hierarchiestufe sowie Außendienstlern zur Verfügung gestellt. Es empfiehlt sich, unbedingt bereits vor der Überlassung von Dienstwagen die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters, dem ein solches Fahrzeug überlassen werden soll, möglichst detailliert zu regeln. Denn fehlende Regelungen und Unklarheiten gehen zulasten des Unternehmers. Wer also nicht vor der Fahrzeugüberlassung möglichst genaue Regelungen für die Fahrzeugnutzung trifft, kann seinem Unternehmen im schlimmsten Fall sogar Schaden zufügen. Nur wer hier frühzeitig vorsorgt, hat im Schaden- oder Streitfall nicht das Nachsehen. Und der kommt schneller, als man denkt: Der Manager, der seinen Firmenwagen gerne für eine längere Urlaubsreise durch Osteuropa nutzen möchte, kommt im wirklichen Leben genauso vor wie der Auslieferungsfahrer, der mit dem Lieferwagen
der Firma auch noch im Nebenjob ausliefert, oder der Vollzeitmitarbeiter, der
in Teilzeit wechselt, aber trotzdem sein bisher auch privat genutztes Geschäftsfahrzeug behalten möchte. Was tun bei der Hiobsbotschaft, dass die schwangere Außendienstmitarbeiterin gerne den praktischen Kombi auch nach der Entbindung privat weiter nutzen möchte? Ändert sich etwas an der Beurteilung, wenn das Fahrzeug kein Arbeitsmittel, sondern Gehaltsbestandteil zur Mitarbeitermotivation ist? Es ist zwar nicht alles im Geschäftsleben vorhersehbar, aber vieles regelbar, um hier ansonsten drohenden Ärger beizeiten aus dem Wege zu gehen. Der nachfolgende Beitrag zeigt, auf welche Punkte man bei der Gestaltung von Dienstwagenüberlassungsverträgen besonders achten muss.

Vor der eigentlichen Vertragsgestaltung sind zunächst die Prämissen klarzustellen. Ein Dienst- oder Firmenwagen kann jedes Fahrzeug sein, das anlässlich oder in Ausübung eines Dienstverhältnisses genutzt wird. Vollkommen unerheblich ist dabei, ob das Fahrzeug dem Arbeitnehmer oder dem Arbeitgeber gehört und ob es vom Arbeitgeber zur dienstlichen Nutzung, zur dienstlichen und privaten Nutzung oder nur zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Der Begriff des Dienstwagens ist damit prinzipiell recht weit. Damit ist aber auch klar, dass bei der Vertragsgestaltung der Dienstwagennutzung regelmäßig mehrere Nutzungsvarianten (Arbeitgeberfahrzeug – Arbeitnehmerfahrzeug) zu berücksichtigen sind, die jeweils eine unterschiedliche und differenzierte Ausgestaltung der Überlassungsverträge und Nutzungsvereinbarungen erfordern.

Welche Regelungsmodelle sind für die Fahrzeugüberlassung möglich und üblich

Der klassische Fall der Fahrzeugüberlassung ist derjenige, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen individuellen Anspruch auf Überlassung eines arbeitgeberseitig gestellten Dienstwagens bereits im Arbeitsvertrag einräumt. Aus dieser ausdrücklichen, in den Arbeitsvertrag integrierten Regelung ergibt sich dann, welche Art von Firmenwagen der Arbeitnehmer beanspruchen kann. Eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Überlassung eines Firmenwagens kann aber auch außerhalb eines schriftlichen Arbeitsvertrages, nämlich stillschweigend, erfolgen. Ferner kann sich unter dem Gesichtspunkt des Gleichbehandlungsgebotes – einem Sonderfall – ebenfalls ein Anspruch auf Fahrzeugüberlassung ergeben, beispielsweise dann, wenn der Arbeitgeber regelmäßig für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern (zum Beispiel Abteilungsleiter) Dienstwagen zur Verfügung stellt. Um hier spätere Streitigkeiten um den Dienstwagen zu vermeiden, sollte also die Überlassung von Fahrzeugen bereits im Arbeitsvertrag klar und eindeutig geregelt werden. Die in vielen Arbeitsverträgen enthaltene pauschale Formulierung, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug auch zur privaten Nutzung zur Verfügung stellt, kann gerade bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen erhebliche Probleme bereiten. Deshalb sollten möglichst weitergehende eindeutige Regelungen zur Fahrzeugüberlassung getroffen werden, die neben dem Fahrzeugtyp auch Haftungsfragen, die Kostentragungspflicht und die Rückgabeverpflichtung einschließen.

Unabhängig hiervon können individuelle Regelungen zur Fahrzeugüberlassung aber auch neben dem Arbeitsvertrag in Form eines gesonderten Dienstwagenüberlassungsvertrags getroffen werden. Hier besteht dann auch die Möglichkeit, neben einer umfassenden Fahrzeugüberlassung auch die gegebenenfalls nur zeitweise dienstlich notwendige Überlassung eines Geschäftsfahrzeugs für bestimmte Zwecke oder Zeiträume klar zu regeln.
Je nach Verbreitung von Dienstwagen in einem Unternehmen bietet es sich möglicherweise an, die Dienstwagenüberlassung nicht mehr individuell, sondern abstrakt und generell für alle beziehungsweise für bestimmte Mitarbeiter zu regeln. Die kollektive Einräumung eines Nutzungsanspruchs in Bezug auf Dienstwagen kann beispielsweise in einer Dienstwagenordnung oder DienstwagenRichtlinie – einer sogenannten „Car Policy“ – getroffen werden. Hierbei ist danach zu unterscheiden, ob die Richtlinien der Fahrzeugbenutzung einseitig vom Unternehmen aufgestellt werden oder ob es sich um durch den Betriebsrat mitbestimmte Nutzungsordnungen in Form von Betriebsvereinbarungen handelt.

Demgegenüber ist es aber auch möglich, dass der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug faktisch für dienstliche Zwecke einsetzt. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn die Sekretärin auf dem Heimweg abends noch eben die Geschäftskorrespondenz zum Briefkasten bringt. Ein Anspruch des Arbeitgebers darauf, dass der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug solchermaßen für betriebliche Zwecke einsetzt, besteht nur in den Fällen einer entsprechenden – schriftlichen oder mündlichen – Vereinbarung zwischen den Arbeitsvertragsparteien. Solche mündlich getroffenen Abreden sind jedoch regelmäßig nur schwer beweisbar. Umgekehrt kann der Arbeitgeber aus dem freiwilligen Einsatz des Privatfahrzeugs des Arbeitnehmers aber ohne eine ausdrückliche Vereinbarung keine arbeitsvertragliche Verpflichtung des Arbeitnehmers herleiten, dies auch künftig und dauerhaft zu tun.

Der Schwerpunkt der nachfolgenden Tipps für die Vertragsgestaltung liegt auf den individuellen Dienstwagenüberlassungsverträgen beziehungsweise entsprechenden Regelungen, die in den Arbeitsvertrag integriert werden können. Sofern eine Car Policy vorliegt, sollte zur Vermeidung von Wertungswidersprüchen sowie zur Vermeidung unwirksamer Klauseln unbedingt auf einen inhaltlichen Gleichlauf geachtet werden.

Diese Regelungen sollten in keinem Dienstwagenüberlassungsvertrag fehlen:
Vertragsparteien – Konzernvorbehalt – Auslandseinsatz

Die Vertragspartner sollten genau bezeichnet werden. Empfehlenswert ist auch die Vereinbarung eines Konzernvorbehalts, soweit ein Vertragswechsel auf eine konzernzugehörige Gesellschaft in Betracht kommt, welche anstelle oder neben dem Arbeitgeber die vertragliche Position des Arbeitgebers im Arbeitsverhältnis übernimmt. Sinnvoll ist ebenfalls eine Regelung zum eventuellen dienstlichen Auslandseinsatz. In der Praxis hat sich zudem die Klausel bewährt, dass das Dienstfahrzeug nur nach vorheriger Genehmigung des Arbeitgebers zu dienstlichen Zwecken im Ausland genutzt werden darf.

Genaue Fahrzeugbezeichnung als Gegenstand der Überlassung

Das Fahrzeug sollte unbedingt nach Typ, Marke und amtlichem Kennzeichen sowie mit der Fahrgestellnummer individuell und eindeutig bezeichnet werden. Nicht zu empfehlen ist die Beschränkung nur auf eine bestimmte Marke („Fahrzeuge des Herstellers XY“) oder auf eine Kategorie (beispielsweise die pauschale Formulierung „Mittelklassewagen“), weil dies beim Austausch von Fahrzeugen sehr schnell zum Streitpunkt werden kann. Pauschale Begriffe sind dehnbar und daher leicht Ursache für Meinungsverschiedenheiten in Bezug auf das zu beanspruchende Fahrzeug. Der Hinweis, dass die Überlassung des Fahrzeugs nur im Rahmen dieser Überlassungsvereinbarung erfolgt, grenzt mögliche Streitpunkte von vornherein aus.

Private Nutzung und Überlassung an Dritte

Dass ein Geschäftsfahrzeug hauptsächlich zu dienstlichen Zwecken genutzt werden soll, versteht sich eigentlich von selbst, sollte aber trotzdem ausdrücklich im Vertrag erwähnt werden. Sofern der Arbeitgeber darüber hinaus auch die private Nutzung zulassen möchte, sollte diese ebenfalls genau geregelt werden. Der im Rahmen der zulässigen Privatnutzung erlaubte Fahrer sollte beschränkt werden, beispielsweise auf den Ehepartner des Mitarbeiters und gegebenenfalls auch die in seinem Haushalt lebenden Familienangehörigen mit Fahrerlaubnis. Über diesen Kreis hinaus sollte jedoch eine weitere Überlassung des Fahrzeugs an Dritte zur Schadenbegrenzung schlicht als unzulässig ausgeschlossen werden: jede weitere Überlassung des Fahrzeugs an Dritte ist unzulässig.

Der Mitarbeiter sollte ferner dazu verpflichtet werden, vor der Nutzungsüberlassung an „zugelassene“ Dritte wie Familienangehörige festzustellen, ob diese überhaupt eine für dieses Fahrzeug gültige Fahrerlaubnis besitzen. Bei Personen mit Fahrerlaubnis auf Probe sollte die Nutzung des Fahrzeugs aufgrund der unübersehbaren Schadenrisiken in jedem Fall auch rechtlich ausgeschlossen werden.

Für die Mitnahme von dritten Personen als Fahrer oder Mitfahrer des Mitarbeiters bei Dienstfahrten sollte der Hinweis erfolgen, dass dies nur dann gestattet wird, wenn dies auch im Interesse des Arbeitgebers liegt.

Versteuerung der Privatnutzung

Die Versteuerung der Privatnutzung des Fahrzeugs richtet sich nach den jeweils geltenden steuerlichen Vorschriften. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils werden dem steuerpflichtigen Arbeitsentgelt der Mitarbeiter derzeit monatlich folgende Beiträge hinzuaddiert:
- 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises, 
- 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer (einfache Wegstrecke) zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. 
Sinn macht stets der Hinweis, dass ein Wohnungswechsel dem Arbeitgeber unverzüglich unter Angabe der Entfernungskilometer anzuzeigen ist. 
Abwandlungen der Bemessungsgrundlage (0,25 beziehungsweise 0,5 Prozent) ergeben sich bei der Nutzung von Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeugen.

Rechte Dritter

Der Mitarbeiter sollte dazu verpflichtet werden, das Fahrzeug von Rechten Dritter freizuhalten. Mit anderen Worten darf das Fahrzeug weder verkauft, verpfändet, verschenkt, vermietet, verliehen noch zur Sicherung übereignet werden.

Ersatzfahrzeug

Dem Arbeitgeber sollte das Recht vorbehalten werden, das Fahrzeug jederzeit durch ein anderes gleichwertiges Fahrzeug auszutauschen. Für den Fall der Freistellung des Mitarbeiters sollte das Recht des Arbeitgebers vorgesehen werden, anstelle des überlassenen Fahrzeugs ein anderes Fahrzeug zur ausschließlichen privaten Nutzung zur Verfügung zu stellen, das auch von geringerem Wert sein kann. Die Fortgeltung des bereits geschlossenen Überlassungsvertrages für das neue Fahrzeug sollte gleich mit geregelt werden.

Wartung, Reparaturen und Verhalten bei Unfällen

Der Arbeitgeber trägt prinzipiell die Kosten des Betriebes sowie die Kosten für Reparatur und Wartung des Fahrzeugs. Allerdings sollte der Mitarbeiter verpflichtet werden, das Fahrzeug entsprechend dem Serviceplan des Herstellers warten zu lassen und dafür Sorge zu tragen, dass sich das Fahrzeug stets in betriebs- und verkehrssicherem Zustand (Reifen, Lenkung, Bremsen, Beleuchtung) befindet. Fällige Wartungen (Inspektionen, Service-Überprüfungen und Ähnliches) sollten unaufgefordert in Abstimmung mit dem Arbeitgeber durchgeführt werden. Sinnvoll ist überdies auch eine Reifenregelung dergestalt, ob ein Satz Winterreifen und ein Satz Sommerreifen (eventuell nur bei hoher Kilometerleistung) in der Ausstattung enthalten sein sollen.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Qualität der Wartungen und Reparaturen gelegt werden. Diese sollten grundsätzlich nur in einer vom Hersteller autorisierten Vertragswerkstatt durchgeführt werden. Soweit die Hilfe einer solchen autorisierten Vertragswerkstatt nicht oder nur unter unzumutbaren Schwierigkeiten erreicht werden kann, muss es dem Mitarbeiter jedoch gestattet sein, die Arbeiten auch in einer anderen Kfz-Reparaturwerkstatt durchführen zu lassen.

Bei fabrikneuen Fahrzeugen sollte die Klausel nicht fehlen, dass der Mitarbeiter berechtigt und verpflichtet ist, die Gewährleistungsansprüche bei den Markenvertragswerkstätten des Herstellers geltend zu machen.

Schließlich sollte die Durchführung von Reparaturen von der Zustimmung des Arbeitgebers abhängig gemacht werden. Ausnahme: es sei denn, es handelt sich um eine dringende Reparatur, die für die Sicherstellung der Verkehrssicherheit erforderlich ist. Hier sollte eine baldige Benachrichtigung des Arbeitgebers ausreichend sein.

Eine Meldepflicht für den Fahrzeugverlust ist zur Vermeidung von Versicherungsausfällen beziehungsweise versicherungsrechtlichen Obliegenheitsverletzungen mit der eventuellen Folge der Leistungsfreiheit des Versicherers unabdingbar. Der Mitarbeiter sollte daher verpflichtet werden, Entwendungen, Beschädigungen oder Verlust des Fahrzeugs unverzüglich der Polizei zu melden und dem Arbeitgeber mitzuteilen. Der Arbeitgeber verständigt sodann die Leasinggesellschaft und die Versicherung. Unterbleibt die rechtzeitige Mitteilung durch den Mitarbeiter, so sollte die Haftung übergewälzt werden – dieser trägt dann die Haftung für die entstehenden Schäden.

Bei Unfallschäden sollte der Mitarbeiter – ohne Rücksicht auf sich zunächst ergebende Schuldbeurteilungen und eventuelle strafrechtliche Konsequenzen – verpflichtet werden, die Polizei zur Protokollierung des Schadensfalls hinzuzuziehen. Ein Schuldanerkenntnis sollte aber keinesfalls abgegeben werden – dies kann auch vertraglich untersagt werden. Empfehlenswert ist auch, aufzunehmen, dass die Schadensmeldung unverzüglich an die Leasinggesellschaft zu übersenden und eine Kopie an den Arbeitgeber auszuhändigen ist.

Treibstoffkosten und Fahrtenbuch

Sofern mittels Tankkarte der Sprit für die Dienstfahrten bezahlt werden kann, ist dies ebenfalls zu regeln. Der Mitarbeiter sollte dann aber nur berechtigt sein, die betrieblich veranlassten Treibstoffkosten damit zu bezahlen. Sofern der Mitarbeiter die Tankkarte ausnahmsweise zum Ausgleich für Treibstoffkosten für Privatfahrten nutzt, sollte eine Meldung an den Arbeitgeber verpflichtend sein, damit dieser gegebenenfalls Kostenerstattung geltend machen kann. Zur Vereinfachung der Abwicklung der Erstattung von privaten Treibstoffkosten sollte der Arbeitgeber berechtigt sein, diese Kosten vom Gehalt des Mitarbeiters einzubehalten.

Ferner bietet es sich an, sogleich den Vorbehalt der Fahrtenbuchauflage auszusprechen. Der Arbeitgeber sollte berechtigt sein, dem Mitarbeiter das Führen eines Fahrtenbuchs aufzuerlegen, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist oder aus steuerrechtlichen Gründen geboten oder sinnvoll erscheint.

Haftung

Ein besonders wichtiger Punkt sind die Haftungsfragen. Der Mitarbeiter sollte für die Einhaltung aller jeweils gültigen Vorschriften, insbesondere der des Straßenverkehrsgesetzes (StVG), der Straßenverkehrsordnung (StVO) und der Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO), verantwortlich sein. Bei Fahrten ins Ausland muss der Mitarbeiter verpflichtet werden, sich über die dort gültigen Vorschriften vor der Einreise kundig zu machen und diese auch zu beachten. Hier kann auch gleich geregelt werden, dass Geldstrafen und Bußgelder vom Mitarbeiter zu tragen sind.

Zur Vermeidung umständlicher Streitigkeiten um die Haftungsverteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Unfällen ist folgende Regelung sinnvoll: Im Falle der Beschädigung des Fahrzeugs während einer betrieblich veranlassten Tätigkeit haftet der Mitarbeiter für alle vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Beschädigungen des Fahrzeugs in vollem Umfang. Bei durch sogenannte mittlere Fahrlässigkeit verursachten Schäden erfolgt eine Quotelung des Haftungsumfangs anhand des Grades des Verschuldens. Bei Schäden, die durch leichte Fahrlässigkeit verursacht wurden, trägt der Arbeitgeber den Schaden. Diese Regelung hält auch der arbeitsrechtlichen Haftungsverteilung stand.

Sinn macht aber eine ergänzende Haftungsregelung für den Fall der Überlassung des Fahrzeugs an unberechtigte Dritte oder bei der Mitnahme von Dritten ohne berechtigtes Interesse der Gesellschaft: hier kann die Haftung des Arbeitgebers für jeden Schaden ausgeschlossen werden.

Vorsorge sollte auch gleich für den Fall der Beschädigung des Fahrzeugs während einer Privatfahrt getroffen werden: Hier haftet die Mitarbeiterin uneingeschränkt und unabhängig vom eigenen Verschulden für die Beschädigung des Fahrzeugs sowie für dessen Verlust. Dies sollte in gleicher Weise gelten für Schäden am Fahrzeug, die durch gewaltsame oder unsachgemäße Behandlung entstehen (wie ein Motorschaden wegen ungenügenden Ölstands).

Beendigung der Überlassung und Widerrufsvorbehalt

Die Rückgabe des Fahrzeugs ist ebenfalls ein besonders wichtiger und daher eingehend zu regelnder Punkt. Der Mitarbeiter sollte verpflichtet werden, bei Beendigung des Anstellungsverhältnisses das Fahrzeug herauszugeben, da spätestens dann die Gebrauchsüberlassung endet. Zusatzausstattungen, die der Mitarbeiter auf seine Kosten mit Zustimmung des Arbeitgebers in das Fahrzeug hat einbauen lassen, sollten vor der Rückgabe des Fahrzeugs sachgerecht entfernt werden. Nicht zu vergessen ist, dass die Kosten für diese Arbeiten der Mitarbeiter trägt.

Ein gesondertes Widerrufsrecht für die Fahrzeuggewährung stärkt die Position des Arbeitgebers immens: sowohl die Möglichkeit der dienstlichen als auch der privaten Nutzung des Fahrzeugs sollte vom Arbeitgeber – mit einer angemessenen Ankündigungsfrist von zum Beispiel 2 Wochen
– widerrufen werden können. Im Fall des Widerrufs hat der Mitarbeiter das Fahrzeug unverzüglich herauszugeben, wobei dann für die bisherige Privatnutzung dem Mitarbeiter eine zeitanteilige Nutzungsausfallentschädigung in Höhe des geldwerten steuerlichen Basis-Nutzungsvorteils (derzeit 1 Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat) für den entsprechenden Zeitraum gezahlt werden muss. Bedeutsam ist in jedem Fall, die Widerrufsgründe, sprich die Gründe für den Widerruf der Überlassung des Dienstwagens, möglichst genau aufzuzählen, damit der Fahrzeugnutzer von vornherein Bescheid weiß, unter welchen Voraussetzungen er das Fahrzeug wieder herauszugeben hat. Das ist bedeutsam unter dem Gesichtspunkt der Bestimmtheit und Transparenz der Widerrufsklausel nach AGB-Recht. Denn das Transparenzgebot nach § 307 Absatz 1 Satz 2 BGB verlangt vom Verwender, die sich aus dem Vertrag ergebenden Rechte und Pflichten möglichst klar und durchschaubar darzustellen. Bei Intransparenz der Klausel besteht eine unwiderlegliche Vermutung für die unangemessene Benachteiligung. Eine Klausel muss im Rahmen des rechtlich und tatsächlich Zumutbaren die Rechte und Pflichten des Vertragspartners des Klauselverwenders daher so klar und präzise wie möglich umschreiben. Sie verletzt das Bestimmtheitsgebot, wenn sie vermeidbare Unklarheiten enthält und Spielräume eröffnet. Die Voraussetzungen und der Umfang der Leistungspflicht müssen so bestimmt oder zumindest so bestimmbar sein, dass der Vertragspartner des Verwenders bereits bei Vertragsschluss erkennen kann, was gegebenenfalls auf ihn zukommt (BAG, Urteil vom 21.08.2012, Az. 3 AZR 698/10; LArbG Hamm, Urteil vom 23.01.2024, 6 Sa 1030/23).

Wird der Mitarbeiter von der Arbeitsleistung freigestellt – so beispielsweise aufgrund einer Kündigung oder nach Abschluss eines Aufhebungs- oder Abwicklungsvertrages – sollte ebenfalls die Pflicht zur unverzüglichen Herausgabe des überlassenen Fahrzeugs statuiert werden. Auch hier gilt das oben Gesagte zur Nutzungsausfallentschädigung wie im Widerrufsfalle. Bei Abschluss eines Aufhebungs- oder Abwicklungsvertrages sollte die Pflicht bestehen, das Fahrzeug zum vertraglich festgelegten Beendigungszeitpunkt herauszugeben, soweit keine andere Vereinbarung geregelt wird.