Teure Dienstreisen

In der Einkommenssteuererklärung können Geschäftsreisende Pauschalen für Übernachtung und Verpflegung geltend machen. Allerdings sind die Finanzbeamten nicht unbegrenzt großzügig. Mehr als die länderspezifischen Höchstsätze werden nicht akzeptiert. Sobald der Arbeitgeber den Mitarbeitern diese Pauschalen als Spesen bezahlt oder sie womöglich verköstigt, ist der Fiskus raus. Prinzipiell ist es jedem Arbeitgeber freigestellt, ob und in welcher Höhe er seine Mitarbeiter auf Reisen finanziell unterstützt. In den folgenden Beispielen gehen wir davon aus, dass er sich an den offiziellen Pauschalen der Finanzbehörden orientiert.

Grundsätzlich hängt die Höhe des Verpflegungsmehraufwands immer von der Länge der Reise ab. Für Deutschland gilt: 
• Eintägige Reisen unter 8 Stunden: keine Werbekosten/Spesen 
• Eintägige Reisen von 8 bis 24 Stunden: 14 Euro 
• Ganztägige Reisen: 28 Euro

Beispiel: Herr Maier startet morgens um 8 Uhr, um zu einer Messe zu fahren, und kommt am übernächsten Tag um 19 Uhr wieder zu Hause an. Für An- und Abreisetag setzt er je 14 Euro und für den Messetag 28 Euro an. Eine Sonderregelung gilt für nächtliche Kurzreisen über Mitternacht hinaus. Dauert eine Liefertour von 20 Uhr bis 5 Uhr morgens, werden gegenüber dem Finanzamt die Zeiten beider Tage addiert. Bei acht und mehr Stunden gibt’s 14 Euro. Bekommt Herr Maier allerdings unterwegs eine Mahlzeit gestellt, so werden die Werbungskosten beziehungsweise die vom Arbeitgeber bezahlten Spesen gekürzt.

Kürzung der Verpflegungspauschale:
• Frühstück: minus 20 Prozent beziehungsweise 5,60/2,80 Euro
• Mittag- und Abendessen: jeweils minus 40 Prozent beziehungsweise 12,20/5,60 Euro

Beispiel: Herr Maier frühstückt an beiden Tagen im Hotel. Am ersten Messetag lädt ihn ein Kunde zum Mittagessen ein, am zweiten sein Abteilungsleiter. Abends isst Herr Maier auf eigene Kosten im Restaurant. So muss er rechnen:
• Anreisetag: 14 Euro
• Erster Messetag: voller Tagessatz (28 Euro) minus Frühstück (5,60 Euro)
• Zweiter Messe- beziehungsweise Abreisetag: reduzierter Tagessatz (14 Euro) minus Frühstück (2,80 Euro) und Mittagessen (5,60 Euro)

Diffiziler wird’s, wenn die Mitarbeiter von Geschäftspartnern eingeladen werden. Hier kommt es auf die Spesenregelung des Arbeitgebers an. Viele Unternehmen legen fest, dass die Mitarbeiter solche Einladungen angeben müssen. Dann werden die Tagessätze ebenfalls um die entsprechenden 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen gekürzt. Das Finanzamt ist da kulanter. In diesem Fall können die Beschäftigten die 40 Prozent als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung ansetzen.

Auslandsreisen
Bei Reisen ins europäische Ausland liegen die Sätze fast durchgehend höher als in Deutschland, etwa 42 Euro für Italien, 50 Euro für Österreich oder 59 Euro für Belgien. Bei eintägigen Reisen werden die Spesen des zuletzt besuchten Landes angesetzt, bei mehrtägigen Reisen gilt für den ersten Tag die Pauschale für das Land, das erreicht wird. Auch bei der Rückreise gilt der Satz des zuletzt besuchten Landes.

Beispiel: Herr Maier startet um 12 Uhr von München nach Italien und übernachtet dort. Am nächsten Tag fährt er in die Schweiz, übernachtet aber abends in Deutschland nahe der Grenze. Am dritten Tag reist er nochmals kurz in die Schweiz und kommt um 20 Uhr wieder zu Hause in München an. So muss er rechnen:
• Anreisetag: 28 Euro (reduzierter Satz Italien)
• Zweiter Tag: 64 Euro (Tagessatz Schweiz) 
• Dritter Tag: 43 Euro (reduzierter Satz Schweiz)

Der Frühstückstrick
Viele Mitarbeiter denken, dass der Arbeitgeber die gesamten Kosten fürs Frühstück auf Dienstreisen übernehmen muss, genauso wie die Übernachtung. Steuerlich greifen für den morgendlichen Snack aber auch die Regeln des Verpflegungsmehraufwands. Taucht also auf der Hotelrechnung der pauschale Begriff „Übernachtung mit Frühstück“ oder „Übernachtungsarrangement“ auf, so reduziert sich durch das Frühstück der Spesen-Tagessatz um 20 Prozent. Solche Formulierungen lohnen sich insbesondere bei Hotels mit teurem Frühstücksbuffet.

Beispiel: Herr Maier übernachtet auf einer zweitägigen Kurzreise. Auf der Rechnung stehen 30 Euro fürs Frühstück. An Spesen überweist der Chef aber nur den um 20 Prozent gekürzten Verpflegungsmehraufwand, also 11,20 Euro. Auf den restlichen 18,80 Euro bleibt Herr Maier sitzen. Manche Unternehmen erstatten die tatsächlichen Kosten allerdings trotzdem als Gefälligkeit.

Hotelkosten
Auch für Übernachtungen gibt es Pauschalen. In Deutschland beträgt sie 20 Euro. Arbeitgeber zahlen entweder diese Pauschale aus oder einigen sich mit ihren Mitarbeitern auf einen höheren Betrag beziehungsweise die tatsächlichen Kosten. Allerdings sollte man vorher abklären, wie teuer ein Hotel sein darf. Oder es gleich von der Reiseabteilung buchen lassen. Selbstständige setzen keine Pauschale an. Sie verrechnen die tatsächlichen Hotelkosten als Betriebsausgaben. Entsprechend der Verpflegungspauschale liegen auch die Sätze für Übernachtungen im Ausland meist höher.